text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как организовать учет хозяйственных операций для целей бюджетного управления

Для контроля исполнения бюджета и план-факт анализа важно, чтобы данные системы управленческого учета полностью соответствовали требованиям системы бюджетирования. Синхронизация этих систем подразумевает:

Как обеспечить тождественность аналитических признаков в бюджетировании и учете

Требование тождественности аналитик планирования и учета удастся выполнить, если настроить справочники учетной программы так, чтобы первые (верхние) уровни полностью соответствовали структуре бюджетов компании (к примеру, см. таблицу 1. Справочник «Покупатели» для целей бюджетирования). В результате легко будет получать из учета данные для анализа исполнения плановых показателей.

Например, в таблице 1 для целей планирования выделена аналитика двух уровней – по группам и по подгруппам покупателей. Необходимо, чтобы аналитические признаки первых двух уровней справочника «Контрагенты» в учетной программе были точно такими же. При этом для оперативного управления процессами в учете можно использовать более глубокие уровни аналитики, например, добавить детализацию по конкретным клиентам.

Стоит также помнить: учетные данные могут быть подробнее, чем бюджетные, но не наоборот. Если для целей бюджетирования потребуется конкретизировать информацию по отдельным статьям движения денежных средств, затрат или доходов, то по аналогии нужно дополнить аналитики по этим же статьям в учетной программе компании (точно так же детализировать их).

Например, на предприятии для планирования и учета потерь применяется одна статья – «Потери» (подробнее о видах потерь см. Как учитывать непроизводительные затраты в управленческом учете). Чтобы планировать и контролировать непроизводительные затраты в бюджетах различных центров финансовой ответственности (ЦФО), а также чтобы выяснить, какие процессы деятельности компании протекают с наибольшими потерями, руководство предприятия решило детализировать статью «Потери» для целей бюджетирования. Значит, аналогичные изменения нужно внести и в справочник учетной системы, разделив непроизводительные затраты по видам, характерным для конкретного предприятия, например, как показано в таблице 2.

Как распределять накладные расходы при планировании и учете

Быстро сопоставлять бюджетные и фактические показатели можно, если косвенные (накладные) расходы компании распределять при планировании и учете по одной схеме (подробнее о распределении косвенных затрат см. Как распределять косвенные затраты в управленческом учете). Иначе подготовка данных о целесообразности и эффективности расходов в детализации по объектам учета затрат будет для финансовой службы сложной и трудоемкой задачей (подробнее о том, как настроить информационную систему для корректного распределения косвенных затрат в учете, см. Как регламентировать распределение косвенных расходов между проектами в строительных компаниях).

Поэтому для целей планирования и учета необходимо унифицировать и закрепить в регламентах компании:

В результате финансовая служба не только будет получать сопоставимые данные, но и обеспечит возможность качественного план-факт анализа по отдельным статьям бюджета (подробнее об анализе причин изменения себестоимости см. Как оценить влияние прямых и косвенных затрат на изменение себестоимости выпускаемой продукции, Как определить причины роста общей себестоимости выпускаемой продукции).

Например, достаточно просто определить отклонение фактического маржинального дохода от запланированного в бюджете. Однако чтобы получить данные о причинах (факторах), которые привели к такому результату, необходимо, чтобы в учете отражалось не только движение продукции или товаров, но и точно (в соответствии с планом) распределялись затраты на их себестоимость. Это позволит понять, почему компания получила доходов от реализации за отчетный месяц меньше, чем планировали (см. таблицу 3. Анализ отклонения фактического маржинального дохода от запланированного).

Как добиться оперативного контроля исполнения бюджета

Одна из самых сложных задач в организации учета хозяйственных операций для целей бюджетного контроля – обеспечить своевременность и полноту отражения данных. Если в компании учет ведут на основании первичных документов, то оперативно контролировать исполнение бюджетов и анализировать причины отклонений плановых показателей от фактических не всегда возможно.

Доступное решение – установить сроки закрытия отчетного периода. При этом можно отражать данные, например, на основе показаний приборов учета (коммунальные услуги), условий договоров (арендная плата, транспортные услуги), отсканированных копий первичных документов или электронных счетов (подробнее о том, как обеспечить оперативность отражения данных в учете, см. Как вести управленческий учет на основе плана счетов).

Как обеспечить синхронность изменений параметров бюджетирования и учета

Синхронность изменения параметров систем бюджетирования и учета (структуры аналитик, единиц измерения, методик расчета и т. д.) подразумевает, что, настроив их идентично, их нельзя менять независимо друг от друга. Например, изменив параметры учета хозяйственных операций, необходимо внести аналогичные корректировки в систему бюджетов. Иначе финансовая служба не сможет контролировать и анализировать исполнение последних, плановые и фактические данные будут несопоставимы.

Кроме того, внося изменения в эти системы, важно сохранить возможность получать сопоставимые данные в течение отчетного года. Недопустимо, чтобы показатели одних и тех же бюджетных форм в одном квартале формировались по одним параметрам учета, а в другом – по иным. Это может привести к ошибкам при анализе итогов за год.

Чтобы избежать несанкционированного изменения параметров систем бюджетирования и учета, стоит разработать регламент, в котором нужно указать порядок внесения корректировок и закрепить ответственных за это сотрудников (подробнее о том, как избежать несанкционированного изменения справочников, см. Как организовать консолидацию управленческой отчетности в группе компаний).

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Если компания внедряет бюджетирование, ей потребуется доработать систему учета, чтобы последняя отвечала требованиям бюджетного контроля, предоставляла необходимые данные в установленной детализации. Для этого нужно сделать следующее.

1. Совместить перечень центров финансовой ответственности со справочником подразделений компании, используемым в учетной системе (см. таблицу 4. Справочник подразделений компании с привязкой к ее финансовой структуре в учетной системе). Конечно, проще из существующего перечня подразделений сформировать идентичную ему финансовую структуру, однако корректнее сделать наоборот. Ведь для учета хозяйственных операций подчиненность подразделений не имеет большого значения. А для бюджетного управления структура центров финансовой ответственности – основа как для постановки целей, так и для контроля над их достижением. Кроме того, система мотивации компании строится, как правило, именно по центрам финансовой ответственности.


п/п
Код Наименование подразделения Наименование центра финансовой ответственности
  ФО145 ЗАО «Рассвет» Центр прибыли «Рассвет»
1. ФО146 Управление Группа центров финансовой ответственности «Управление»
1.1. ФО345 Служба администрации Центр финансовой ответственности «Администрация»
1.1.1. ФО325 Административно-правовой отдел Центр затрат «Юридический отдел»
1.1.2. Ф0358 Контрольно-ревизионное управление Центр затрат «Контрольно-ревизионное управление»
1.1.3. ФО286 Медпункт Центр затрат «Управление»
1.1.4. ФО193 Отдел экономической безопасности Центр затрат «Система безопасности»
1.1.5. ФО194 Отдел организационного развития Центр затрат «Управление»
1.1.6. ФО337 Отдел охраны труда и техники безопасности Центр затрат «Управление»
1.1.7. ФО195 Управление администрации Центр затрат «Управление»
1.2. ФО152 Финансовая служба Центр финансовой ответственности «Финансовая служба»
1.2.1. ФО188 Бухгалтерия Центр затрат «Бухгалтерия»
1.2.2. ФО189 Отдел казначейства Центр затрат «Финансы»
1.2.3. ФО328 Отдел производственного учета Центр затрат «Бухгалтерия»
1.2.4. ФО190 Отдел управленческого учета Центр затрат «Финансы»
1.2.5. ФО293 Планово-экономический отдел Центр затрат «Финансы»
1.2.6. ФО191 Управление финансовой службой Центр затрат «Финансы»
... ... ... ...

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Утвердить связь параметров планирования и учета хозяйственных операций можно с помощью положения о бюджетировании, регламента бюджетного документооборота и учетной политики управленческого учета.

Нелишним будет зафиксировать внутренними документами ответственность должностных лиц за соответствие учетных данных целям бюджетного управления и своевременность отражения хозяйственных операций в учетной системе компании. Такая регламентация позволит повысить эффективность бюджетного управления.

Распределение ответственности удобно оформить в виде матрицы с перечнем статей доходов и затрат, списком сотрудников компании, которые отвечают за планирование и фактические результаты по каждой из них, а также за отражение хозяйственных операций в учетной базе данных. Фрагмент такой матрицы представлен в таблице 5.

Статьи доходов и затрат Ответственные сотрудники
За планирование и исполнение бюджета За учет хозяйственных операций
Статьи доходов
Выручка, в т. ч.:
– по колбасным изделиям; Коммерческий директор Начальник отдела учета покупателей
– по кондитерским изделиям; Коммерческий директор Начальник отдела учета покупателей
– по овощному цеху; Коммерческий директор Начальник отдела учета покупателей
– по услугам Финансовый директор Заместитель главного бухгалтера
Статьи затрат
Заработная плата, в т. ч.:
– сдельная; Руководители центров финансовой ответственности Бухгалтер по зарплате
– повременная Руководители центров финансовой ответственности Начальник отдела учета зарплаты
Аренда, в т. ч.:
– земли; Финансовый директор Заместитель главного бухгалтера
– имущества, помещений; Директор по логистике Бухгалтер по учету основных средств
– торговых мест Менеджер розницы Главный бухгалтер
Налоги, сборы, штрафы, в т. ч.:
– социальные отчисления; Финансовый директор Начальник отдела учета зарплаты
– налог на имущество; Финансовый директор Главный бухгалтер
– налог на прибыль; Финансовый директор Главный бухгалтер
– НДС Финансовый директор Главный бухгалтер
Услуги сторонних организаций, в т. ч.:
– страхование, оценка имущества; Финансовый директор Бухгалтер по учету основных средств
– охрана; Коммерческий директор Заместитель главного бухгалтера
– услуги связи; Начальник службы информационных технологий Начальник отдела учета поставщиков
– ветеринарные услуги, услуги санитарно-эпидемиологической службы; Начальник службы качества Начальник отдела учета поставщиков
– контроль качества, сертификация; Начальник службы качества Начальник отдела учета поставщиков
– услуги банков, в т. ч.: Финансовый директор Бухгалтер системы «Клиент-Банк»
– % за пользование кредитами; Финансовый директор Бухгалтер системы «Клиент-Банк»
– услуги факторинга; Финансовый директор Начальник отдела учета покупателей
– пени, штрафы; Руководители центров финансовой ответственности Заместитель главного бухгалтера
– юридические услуги; Руководители центров финансовой ответственности Заместитель главного бухгалтера
– транспортные услуги Директор по логистике Начальник отдела учета поставщиков
Расходы на охрану труда и технику безопасности Главный инженер Начальник отдела учета поставщиков
Представительские расходы Руководители центров финансовой ответственности Заместитель главного бухгалтера

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

«В целях обеспечения корректности планирования затрат, достоверного отражения фактических расходов по статьям бюджета доходов и расходов в управленческой базе данных приказываю:

1. Ввести в действие матрицу ответственности сотрудников за планирование, использование денежных средств и учет затрат по статьям бюджета доходов и расходов начиная с формирования бюджета на апрель 2014 года.

2. Назначить руководителей подразделений, ответственных за качество планирования, фактическое использование средств компании по статьям бюджета расходов и доходов в соответствии с прилагаемой матрицей ответственности сотрудников.

3. Назначить сотрудников бухгалтерии, ответственных за своевременность и достоверность отражения хозяйственных операций по статьям бюджета доходов и расходов в управленческой базе данных в соответствии с прилагаемой матрицей ответственности сотрудников.

4. Контроль над выполнением приказа возложить на начальника отдела финансового контроля».

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.