Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как вести управленческий учет на основе плана счетов

Если собственник компании согласен использовать данные, полученные в соответствии с правилами российского бухучета, в качестве базы для принятия управленческих решений, то вести отдельно управленческий учет может быть нецелесообразно. Во многих случаях это приводит к повторному введению в информационную систему сведений об одних и тех же операциях и, как следствие, к необоснованному увеличению штата и лишним расходам. Этого можно избежать, если обеспечить:

Как обеспечить детализацию данных учета

Для детализации сведений об имуществе и обязательствах компании, о ее доходах и расходах можно использовать расширенную аналитику и дополнительные субсчета к счетам бухгалтерского учета. При этом нужно принимать во внимание, что количество уровней детализации данных ограничено и зависит от того, какую информационную систему применяют в компании.

Расширенная аналитика. Прежде чем приступать к разработке перечня дополнительных аналитик, необходимо согласовать с собственниками и руководством компании наиболее важные разрезы информации, необходимые для управленческой отчетности. Детализировать имеет смысл только данные по существенным для компании показателям (например, по затратам, которые составляют от 0,05% от всех расходов) либо по тем, которые представляют значимость в глазах менеджмента.

Например, аналитический признак «Заработная плата» можно разделить на статьи «Оклад», «Отпуск», «Бонусы», «Оплата за переработки», «Социальные налоги», аналитику «Командировочные расходы» – на статьи «Проезд», «Проживание», «Суточные», «Трансферт», «Представительские расходы». Если же, к примеру, сотрудники компании редко бывают в командировках, а затраты на деловые поездки составляют 0,005 процента от общей суммы расходов, детализированная информация вряд ли будет полезна для принятия управленческих решений, а значит, трата дополнительного времени на ее отражение в учете будет необоснованной.

Для анализа расходов по центрам финансовой ответственности можно ввести дополнительную аналитику, разделив, например, центры затрат на «Отдел продаж», «Отдел логистики», «Финансовый отдел» и т. д. Дополнительные аналитики можно создать и для видов продукции: «Продукт А», «Продукт Б», «Продукт В» и т. д. Так все расходы по каждому центру финансовой ответственности и по каждой статье затрат можно будет анализировать в разрезе видов продукции.

При использовании подхода, предполагающего применение дополнительных аналитик, вводя данные из первичного документа в информационную систему, сотрудник бухгалтерии должен отразить их в требуемой детализации. Например, отражая в учете сведения из документа «Авансовый отчет» по командировке сотрудника отдела продаж, связанной с продажей продукта Б, потребуется указать центр затрат «Продажи», разбить на отдельные статьи каждую строчку авансового отчета: «Проезд», «Проживание», «Суточные» и т. д., а также выбрать аналитику по виду продукции – «Продукт Б». Это упростит анализ результатов деятельности компании в разрезе статей расходов, видов продукции и центров финансовой отчетности.

Дополнительные субсчета к счетам учета. Помимо использования аналитических справочников, для детализации данных можно вводить дополнительные субсчета к счетам учета.

Для счетов, предназначенных для учета затрат, в большинстве случаев этого не понадобится – достаточно будет дополнительных аналитик. Субсчета полезно вводить для счетов учета выручки и себестоимости продаж – это позволит отражать данные по видам продукции и направлению продаж (экспорт, импорт). Удобно также применять субсчета к счетам учета основных средств и материалов по видам, НДС – по приобретенным ценностям, а также к счетам учета расчетов с поставщиками и покупателями, например, по видам поставщиков (поставщики сырья, оборудования, контрагенты, с которыми компания расплачивается в рублях, евро, долларах, для холдингов – внешние и внутренние контрагенты и др.) и товаров (работ, услуг).

Предположим, у компании есть несколько направлений бизнеса и ее руководство требует предоставлять данные о доходах и финансовом результате от каждого вида деятельности. Для этого в плане счетов создают субсчета к счету 90 «Продажи»:

Им соответствуют субсчета для учета себестоимости:

Если компания экспортирует часть товаров, данные о продажах можно разделить по географическому признаку:

При необходимости можно углубить детализацию по странам, но в этом случае лучше использовать дополнительную аналитику к субсчетам, а не увеличивать количество последних.

Как обеспечить оперативность отражения данных в учете

Отчетные периоды в бухгалтерском и налоговом учете закрывают в сроки, отведенные законодательством, но не отвечающие потребностям менеджмента компании.

Управленческая отчетность для руководства и собственников бизнеса должна быть актуальной. Добиться этого можно только путем сокращения сроков закрытия отчетного периода до двух–трех рабочих дней. Это означает, что бухгалтерии придется пересмотреть порядок подведения итогов за месяц, а остальные службы должны своевременно представлять необходимые документы и информацию. Желательно составить график подготовки данных с указанием ответственных лиц.

Одна из ключевых проблем при отражении расходов в бухгалтерском учете – отсутствие оригиналов первичных документов на момент закрытия периода. Возможное решение –

использование оценочных обязательств (начисления без первичных документов). Такой подход регулирует ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».

Оценочные обязательства отражают на счете учета резервов предстоящих расходов (счет 96 «Резервы предстоящих расходов» плана счетов бухгалтерского учета). При этом необходимо оформлять основание для признания такого обязательства, например, в виде бухгалтерской справки (см. рисунок. Бухгалтерская справка), которую могут составлять бухгалтеры компании на каждом участке учета.

Гаяне Асатрян , финансовый директор компании «CSI Vostok Россия»

Компания арендует офисное помещение, арендные платежи составляют 1 000 000 руб. в месяц без учета НДС. На момент закрытия отчетного периода первичные документы от арендодателя не поступили, бухгалтерия компании-арендатора начисляет оценочное обязательство на основании бухгалтерской справки, представленной на рисунке.

Зачастую первичные документы по электроэнергии приходят с опозданием. Чтобы отразить расходы в том месяце, к которому они относятся, можно рассчитать их ожидаемую величину. Допустимо предположить, что они будут сопоставимы с теми, что были в предыдущем месяце, и отразить их в текущем периоде в виде оценочного обязательства. В некоторых случаях уместно использовать среднюю величину расходов за текущий год. Если речь о производственной компании, продажи и, соответственно, выпуск продукции которой подвержены сезонным колебаниям, стоит использовать расчетную величину, равную произведению количества потребленной электроэнергии и величины тарифа. Информацию о потребленной электроэнергии можно запросить у главного инженера и других ответственных лиц.

Компания может договориться с поставщиками, чтобы они своевременно представляли первичные документы, если это затруднительно – отсканированные копии документов по электронной почте. На их основании можно отражать в учете оценочные обязательства либо сразу учитывать затраты, как если бы первичные документы были получены. Все зависит от сложившейся практики. К примеру, компания получает оригиналы документов от поставщиков в течение первой недели по окончании месяца, поэтому отражает затраты, не используя оценочные обязательства. Некоторые контрагенты могут представлять документы до закрытия месяца, так как сумма известна заранее, например, если речь о расходах на аренду и других фиксированных ежемесячных платежах.

Также существует возможность перехода на электронный документооборот, в этом случае обмен бумажными документами не происходит, а электронные оперативно поступают в информационную систему компании (подробнее об этом см.  Как организовать обмен электронными документами с контрагентами).

Один из способов оперативно отражать данные в учете – применение нормативной себестоимости продукции и услуг компании (подробнее о ней см.  Как классифицировать и калькулировать затраты, о нормировании цен на сырье и материалы – Как нормировать закупочные цены на сырье и материалы). При использовании такого подхода менеджмент может получать информацию о стоимости готовой продукции и незавершенного производства, а также о валовой выручке ежедневно, не дожидаясь окончания месяца.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.