text
Журнал

Как написать техническое задание на реорганизацию управленческого учета

Техническое задание для проекта реорганизации (постановки) управленческого учета включает следующие разделы:

Что указать в разделе «Общие положения» технического задания на реорганизацию управленческого учета

Общие положения технического задания проекта реорганизации (постановки) управленческого учета содержат следующие пункты:

Как сформулировать предмет технического задания на реорганизацию управленческого учета

Поскольку техническое задание посвящено реорганизации (постановке) системы управленческого учета, то в качестве описания его предмета приводятся ответы на следующие вопросы:

О том, как определяется предмет и границы управленческого учета, см. С чего начать составление технического задания на реорганизацию управленческого учета.

Как в техническом задании на реорганизацию управленческого учета описать задачи и требования

Раздел «Задачи и требования» технического задания можно условно разбить на два блока, каждый из которых отвечает на определенный вопрос:

Описание задачи. Управленческий учет призван обеспечить эффективность бизнеса сегодня и достижение стратегических целей завтра – это задача первого уровня. Но есть еще и задачи второго уровня, помогающие выполнить предыдущую. Для подготовки качественного технического задания следует выйти именно на них. Сделать это несложно, если воспользоваться двумя рекомендациями:

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Рассмотрим подсистему оперативного планирования (бюджетирования). За счет чего эта подсистема поможет компании быть успешной в текущий момент и в будущем? Ответы могут быть такими:

Если рассуждать аналогично в отношении подсистемы учета затрат и результатов, то к ее задачам можно отнести обеспечение контроля деятельности отдельных структурных единиц, возможности сопоставления потраченных ресурсов и полученных результатов, мотивации руководителей и сотрудников и т. д.

Среди озвученных задач у обеих подсистем есть общая – обеспечение мотивации руководителей и сотрудников. В этом нет никакой ошибки. На выполнение одной и той же задачи могут работать две и более подсистемы управленческого учета.

Не стоит забывать, что управленческий учет – это совокупность взаимосвязанных подсистем. И потому среди его задач будут и вспомогательные, лишь косвенно связанные с решением главной. В частности, применительно к подсистеме учета затрат и результатов вспомогательной задачей будет обеспечение информацией о фактическом исполнении планов и бюджетов; она поможет полноценно работать подсистеме планирования (бюджетирования). В связи с этим следует упомянуть подсистему нормирования. Все реализуемые ею задачи носят вспомогательный характер.

Формулирование задач управленческого учета – сфера ответственности авторов технического задания, но принять в нем участие следует практически всем менеджерам высшего и среднего звена. Их нужно опросить с помощью анкетирования (подробнее об анкетировании см. С чего начать составление технического задания на реорганизацию управленческого учета).

Описание требований. Чтобы решать поставленные перед ним задачи, управленческий учет должен соответствовать определенным требованиям. Формулировать их будет легче, если по каждой из задач подсистем управленческого учета задать простой вопрос: «Как, за счет чего эта подсистема обеспечит решение данной задачи?»

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Одна из задач подсистемы оперативного планирования (бюджетирования) – обеспечение рентабельности деятельности. За счет чего она может быть реализована? За счет того, что среди используемых в подсистеме планов будет бюджет доходов и расходов. Отсюда требование – наличие бюджета доходов и расходов.

Еще одна задача той же подсистемы – обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности. Как можно решить ее? Благодаря тому, что среди используемых в подсистеме планов (бюджетов) будут те, что отражают потребность в необходимых ресурсах. В такой формулировке требование пока формально. Ведь наличие планов – необходимое, но не достаточное условие для решения рассматриваемой задачи. Не менее важно и то, что внутри них, как они были получены и т. д.

Допустим, в компании есть план потребности в основных материалах, но в нем всего одна строчка – «общая потребность на следующий месяц составляет __ млн руб.». Причем планируемая сумма получена путем «простого переноса» стоимости всех основных материалов, закупленных в прошлом месяце. Позволит ли такой план решить рассматриваемую задачу? Гарантированно нет. Во-первых, потребность в основных материалах нужно видеть в разрезе каждой номенклатурной единицы, и не только в стоимостном, а и в натуральном выражении. Во-вторых, она должна определяться нуждами будущей операционной деятельности, а не прошлыми закупками. Потребность в основных материалах будет следствием плана производства.

Но и это еще не все. Наличие только плана потребности не гарантирует, что необходимые основные материалы в назначенный срок и в нужном количестве окажутся на складе. Поэтому на его основании нужно составить план закупок, приняв во внимание складские остатки, а также время, необходимое для приобретения основных материалов.

Отсюда в общие требования, связанные с задачей «обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности», войдут:

Формирование требований – прерогатива авторов технического задания – специалистов, которые должны хорошо разбираться в сущности, содержании, особенностях каждой подсистемы, каждого инструмента управленческого учета.

Сформулированные задачи и требования удобно зафиксировать в виде таблицы (см. таблицу. Задачи подсистемы оперативного планирования и требования к ней), которую нужно сформировать отдельно для каждой подсистемы (или инструмента) управленческого учета.

Задачи подсистемы Требования к подсистеме
Обеспечение рентабельности деятельности Наличие среди перечня используемых планов бюджетов продаж, производственной себестоимости, общехозяйственных и коммерческих расходов, доходов и расходов
Обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности Наличие планов, отражающих потребность во всех наиболее значимых для компании ресурсах
Достаточная степень детализации указанных планов, позволяющих планировать отдельные виды (номенклатурные единицы) ресурсов
Потребность в ресурсах, определяемая в планах, должна быть обоснована запланированными параметрами операционной деятельности, для которой они предназначены
Наличие планов закупок, отражающих ресурсы, заготовление которых будет производиться в плановом периоде
При составлении планов закупок должны быть приняты во внимание уже ранее заготовленные, но еще не использованные ресурсы, а также возможные ограничения, сопровождающие процесс закупок

Что указать в разделе «Решения» технического задания на реорганизацию управленческого учета

Решения – это любые изменения, которые нужно внести в систему управленческого учета, чтобы обеспечить ее соответствие установленным требованиям (см. примеры разработки и описания решений в техническом задании). В техническом задании их удобнее раскрывать по группам:

Подход к формированию решений может быть следующим. Сначала проводится обследование системы управленческого учета, в процессе которого выявляются несоответствия между ее характеристиками и предъявляемыми к ней требованиями (подробнее о технике оценки текущего состояния отдельных систем (блоков) управленческого учета см. Как подготовить техническое задание на реорганизацию управленческого учета: порядок действий). Способы устранения таких несоответствий указываются в разделе «решения» технического задания.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Среди задач подсистемы учета затрат и результатов выделена такая: «Сопоставление (возможность сопоставления) потраченных ресурсов и полученных результатов». Ей соответствуют требования:

Необходимые решения напрямую следуют из выявленных несоответствий:

«… Методологические решения:

Организационные решения:

Технические решения:

Чтобы сформировать обоснованные и исчерпывающие решения, недостаточно изучить существующую систему управленческого учета. Необходимо обратить внимание еще на два источника информации. Первый – стратегические планы компании. Формулируя задачи управленческого учета и соответствующие им требования, в компаниях обычно ограничиваются текущими потребностями бизнеса. Долгосрочные задачи, связанные с достижением стратегических целей, неоправданно упускаются. Чтобы не допускать таких ошибок, нужно проанализировать стратегические планы компании, разобраться, не возникают ли в связи с ними новые задачи управленческого учета. Если такие задачи есть, для них разрабатываются требования, а потом и решения (подробнее об этом см. Как особенности стратегии компании влияют на требования к системе управленческого учета).

Не менее ценный источник возможных решений – практика применения управленческого учета в других компаниях. По сути, речь идет о бенчмаркинге в широком смысле этого слова: обмене опытом с коллегами, посещении семинаров и практических конференций, изучении профессиональных журналов.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Допустим, что проанализировав задачи, поставленные перед управленческим учетом, и требования, которым он должен удовлетворять, менеджмент компании пришел к выводу о целесообразности внедрения управления по бизнес-единицам (Business Unit Management, BUM). Как отразить в техническом задании это предлагаемое к реализации решение? Можно ограничиться короткой формулировкой: «Ввести в практику применения в компании управленческую концепцию «управление бизнес-единицами». Но этого недостаточно, так как нет описания результата, который нужно получить. В частности, может ли переход на трансфертные цены или то, что положения о подразделениях будут переписаны в положения о бизнес-единицах, свидетельствовать о внедрении новой технологии? Необходимо детализировать решение, выделить его слагаемые. С учетом этих замечаний постановка BUM может быть отражена в техническом задании так:

«…п. 4.3... Внедрение управленческой концепции «Управление бизнес-единицами». Использование этого решения обеспечит выполнение требований к системе управленческого учета благодаря следующим факторам:

Внедрение концепции «Управление бизнес-единицами» означает, что реализована совокупность частных решений.

1. Методологические решения:

2. Организационные решения:

3. Технические решения:

4. Регламентирующие решения:

Выше приведенное описание решений – почти точная цитата из реального технического задания. Несколько комментариев к нему.

Во-первых, среди решений наибольшая доля приходится на методологические. Это лишний раз подтверждает, что методология первична, и именно ей следует уделить максимум сил и времени.

Во-вторых, в описании решений очень важно обозначить регламентирующие документы, которые должны быть разработаны.

В-третьих, представленный фрагмент относится только к одному инструменту управленческого учета, а таких инструментов (подсистем) будет несколько. Поэтому раздел технического задания «Подготовленные (реализуемые) решения» может оказаться довольно объемным и трудоемким. Но не стоит идти по пути упрощений и сокращений. Чем четче будет описан результат (т. е. решение, которое мы собираемся реализовать), тем больше шансов получить его. А кроме того, потратив достаточно времени на разработку подробного технического задания, в дальнейшем можно будет выиграть время на подготовке последующей проектной документации.

И последнее. Следует обратить внимание на формулировки, которые использованы при описании решений: «сформированы», «определены», «разработаны». Это перечень действий, которые должны быть выполнены. Он пригодится, когда в дальнейшем нужно будет подготовить план-график работ по проекту. Нужно будет лишь перенести его в план-график, добавить сроки и исполнителей.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.