text
Журнал

Каких ошибок лучше избегать при постановке управленческого учета

Результат, который компания получит от постановки управленческого учета, во многом зависит от того, будут ли допущены исполнителями системные ошибки. К последним можно отнести:

Чем может обернуться отсутствие ясной цели постановки управленческого учета

Самая первая, основополагающая системная ошибка постановки управленческого учета – отсутствие четко определенных целей реализации этого проекта, а также утвержденного поэтапного плана действий.

Руководитель компании, видя недостаточность или некорректность доступной ему информации, а также несвоевременность поступления данных, нужных для принятия управленческих решений, может с готовностью откликнуться на предложение финансовой службы о постановке или модернизации системы управленческого учета, а иногда и сам инициирует начало подобного проекта.

Однако в конечном счете все может ограничиться заданием на разработку нескольких новых управленческих отчетов и более подробной детализацией уже существующих. Если при этом еще и не установлены конкретные сроки исполнения, то задача будет реализовываться по мере возможности, с учетом занятости финансового директора и программистов. В итоге у директора появляется несколько новых отчетов, которые по-прежнему будут содержать недостаточно корректную информацию и предоставляться несвоевременно.

Чтобы исключить возможность такой ошибки, в обязательном порядке нужно, во-первых, сформировать и утвердить цели проекта и задачи, которые призвана решить его реализация. Для этого будет полезно опросить топ-менеджеров и руководителей подразделений компании (письменно или в форме рабочих совещаний), чем им может быть полезен управленческий учет (подробнее о том, как организовать такой опрос, что включить в анкету, см. Как собрать и проанализировать требования менеджмента компании к системе управленческого учета). Задачи управленческого учета стоит детализировать, выделив несколько (два или более уровней), и включить их перечень в техническое задание на постановку системы управленческого учета (подробнее о том, как сформулировать задачи управленческого учета и требования к нему, см. Как написать техническое задание на реорганизацию управленческого учета).

Во-вторых, нужно составить план реализации проекта, перечислив основные этапы и указав критерии успешности каждого из них. Этапы могут быть следующие:

Такие достаточно простые меры позволят как контролировать ход выполнения работ по постановке управленческого учета, так и оценивать достигнутый эффект от реализации проекта.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Перед тем как приступать к постановке управленческого учета, необходимо выполнить следующие подготовительные работы:

1) разработать и утвердить нормативные и регламентирующие документы в области управленческого учета. К примеру, положение об управленческом учете, учетную политику, регламент документооборота, методику отражения хозяйственных операций. Это минимально необходимый набор. В дополнение к перечисленным нормативным документам каждая компания может разработать и другие исходя из особенностей своей деятельности;

2) сформировать команду проекта; составить план-график проведения работ; разъяснить руководителям и сотрудникам компании, почему необходимы изменения в организации деятельности компании и как они отразятся на их работе. При необходимости провести внутреннее или внешнее обучение персонала;

3) проанализировать существующую цепочку бизнес-процессов с точки зрения управляемости и возможности измерения (оценки) их результативности. Желательно, чтобы за каждую из стратегических и тактических целей предприятия отвечало конкретное подразделение и его руководитель;

4) выяснить у IT-специалистов, каков функционал используемого программного обеспечения, позволяет ли оно вести управленческий учет в соответствии с заданными к нему требованиями. Установить, нужно ли покупать ли новую учетную программу или можно будет доработать уже имеющуюся;

5) решить, как автоматизировать учетные процессы – собственными силами или с привлечением специализированной организации. От сделанного выбора во многом будет зависеть и стоимость проекта, и сроки его реализации.

Такая подготовительная работа позволит избежать ошибок при постановке управленческого учета:

Чем опасна слабая проработка состава и содержания управленческой отчетности

Одна из серьезных ошибок при постановке системы управленческого учета – отсутствие четкого понимания, какие отчеты, с какими показателями, а также с какой детализацией данных необходимы для решения управленческих задач (подробнее о требованиях к управленческой отчетности см. Как определить требования к управленческой отчетности). Как результат – руководство получает отчетность, данные которой не связаны со стратегическими целями компании (подробнее о том, как учесть особенности стратегии предприятия при постановке управленческого учета, см. Как особенности стратегии компании влияют на требования к системе управленческого учета), недостаточно информативные либо, наоборот, излишне подробные и дублирующие друг друга отчеты.

Отсутствие связи между данными управленческого учета и стратегическими целями компании. Если управленческая отчетность не содержит всех показателей, необходимых для того, чтобы в течение отчетного периода контролировать достижение стратегических целей предприятия, то результаты его работы, скорее всего, будут значительно отличаться от планов.

Чтобы система управленческого учета выполняла свое предназначение в качестве инструмента достижения целей компании, необходимо выстроить четкую взаимосвязь между каждой из целей, критерием измерения ее результативности и управленческой отчетностью. Так, например, если перед коммерческой службой поставили годовую цель повысить эффективность рекламных акций, то для этой цели необходимо установить критерий ее достижения – допустим, не менее 20 процентов от уровня эффективности акций по итогам прошлого года, а также предусмотреть отчет, который позволит оценивать фактические данные об эффективности рекламных акций и их помесячную динамику на протяжении отчетного года (подробнее о том, как разработать перечень показателей исходя из поставленных задач, см. Как сформировать перечень показателей, используемых в управленческой отчетности).

Излишняя детализация или обобщение данных отчетности. Если управленческий отчет содержит лишь обобщенные сведения, менеджеры и руководство компании видят только общую динамику показателей ее работы, но не понимают причины происходящих изменений и вынуждены постоянно обращаться к финансовой службе за расшифровками и аналитическими записками. Возможна и обратная ситуация, когда управленцы просто тонут в потоке информации, а сотрудники предприятия тратят слишком много времени на формирование пакета отчетности. В результате многие управленческие отчеты практически не используются, а малозначимые для результатов деятельности компании данные рассматриваются и обсуждаются на самом высоком уровне. Избежать такой ошибки можно, если, опять же, исходить из того, достижение каких целей нужно контролировать. Если, к примеру, для коммерческой службы годовая цель повысить эффективность рекламных акций на 20 процентов от уровня, достигнутого в прошлом году, конкретизирована по видам акций, покупателям, сотрудникам коммерческой службы, такую же детализацию данных нужно предусмотреть и в управленческом отчете.

Почему нельзя подменять постановку управленческого учета автоматизацией учета хозяйственных операций

Качество системы управленческого учета может не соответствовать требованиям компании из-за совершения такой ошибки, как подмена постановки управленческого учета автоматизацией учета хозяйственных операций. Довольно часто неэффективность существующей учетной системы на предприятии объясняют устаревшей версией программного обеспечения и рассчитывают, что переход на новую, более мощную программу позволит улучшить ситуацию. При этом управленческий учет рассматривают как инструмент фиксации хозяйственных операций предприятия, а не оперативного управления и достижения запланированных результатов деятельности компании.

В итоге предприятие, потратив значительные средства на новый программный продукт, обновление компьютеров и серверов, обучение сотрудников и оплату услуг сторонних организаций по автоматизации процессов, не получает ожидаемых результатов.

Чтобы избежать этого, постановку или модернизацию системы управленческого учета необходимо начинать не с выбора программного обеспечения, а с разработки и регламентации методологии этой системы. Только после того, как руководство и менеджеры компании определятся, какие данные управленческого учета им нужны, в какой аналитике и в какие сроки, можно решать, как это автоматизировать. Иначе, во-первых, потребности предприятия будут неизбежно подстраиваться под возможности функционала выбранной программы, а во-вторых, многие неэффективные процедуры и малоинформативные отчеты перекочуют из существующей базы данных в новую.

Как избежать параллельного ведения бухгалтерского и управленческого учета

Ошибкой внедрения управленческого учета можно считать, если он поставлен так, что хозяйственные операции вносят параллельно как в бухгалтерскую, так и в управленческую учетные программы, при этом записи об одних и тех же операциях дублируются. Вести два учета параллельно трудозатратно и расточительно. В результате же финансовая служба предприятия, собирая данные для управленческой отчетности, тратит много времени на поиск и выборку нужных данных, корректность которых к тому же не всегда можно проверить.

Чтобы подобная ошибка не возникла, в ходе постановки системы управленческого учета необходимо заранее определиться, как будет организовано движение информационных потоков для получения данных управленческого учета. Можно рекомендовать следующую схему: отражать хозяйственные операции на основе первичных документов сначала в управленческой базе данных, а в бухгалтерскую выгружать только те записи, которые требуются для формирования бухгалтерской отчетности. Нужно учесть, что некоторые операции (например, начисление налогов) придется вводить в бухгалтерской базе, а затем отражать в управленческой.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Если компания работает на рынке с высокой конкуренцией и необходим оперативный мониторинг результатов ее деятельности, то лучше формировать управленческую отчетность не позже 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Бизнес можно считать управляемым только тогда, когда руководитель знает, каковы результаты работы компании за прошедший месяц, уже через несколько дней после его окончания. Кроме того, у него есть данные о том, какие факторы на них повлияли, и он может принять меры для устранения негативных тенденций. Достоверность данных порядка 95 процентов в такой ситуации можно считать приемлемым уровнем. Обеспечить оперативную подготовку управленческой отчетности можно путем регламентации документооборота управленческого учета. В частности, можно предусмотреть следующие правила. Если, к примеру, счет за электроэнергию не поступил на момент формирования отчета, то сведения об этих расходах допустимо отразить в системе управленческого учета исходя из показаний счетчика и стоимости единицы электроэнергии, указанной в договоре поставки. Когда поступит счет от контрагента, в учетной программе нужно будет отразить разницу между суммой счета и уже учтенной величиной.

Если конкуренция на рынке невысокая и результаты деятельности предприятия стабильны, оно может позволить себе формировать управленческую отчетность позже, получая при этом более точные данные.

Алексей Шигин , финансовый директор ГК «Управление недвижимостью»

Если при внедрении и автоматизации управленческого учета компания сталкивается с сопротивлением персонала, этот факт не стоит игнорировать. Сотрудники могут опасаться, например, того, что после автоматизации процессов они перестанут быть ценными для предприятия.

Стоит объяснить, что автоматизация их участка работы даст дополнительный доход компании, что в результате статус их подразделения повысится. Очень важно дать понять сотрудникам, что их ценность только возрастет, так как увеличится их производительность труда, уровень компетенции, останется больше времени на анализ и принятие решений.

Желательно рассказать про незакрытые участки работы, которые очень важны для топ-менеджмента: к примеру, данные, которые требуются руководителям, поступают к ним с такой задержкой, что от них уже нет практической пользы.

Слова обязательно нужно подкреплять примерами – допустим, рассмотреть работу казначейства. Для управления денежными средствами важно знать, в какие моменты и в течение какого периода у компании будут излишки на счетах. Их размещение в краткосрочные финансовые инструменты позволит получить дополнительный доход.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.