text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как разработать политику управления дебиторской задолженностью

В политике управления дебиторской задолженностью зафиксируйте основные правила реализации товаров с отсрочкой платежа:

 

Образец документа. Скачайте политику управления дебиторской задолженностью

Каким клиентам допустимо предоставить отсрочку платежа

Отсрочка оплаты – хороший способ стимулировать продажи. Однако поставщику такая мера выгодна, только если клиенты своевременно перечисляют деньги. Чтобы застраховать компанию от просроченной дебиторской задолженности, примените к своим контрагентам банковские методы оценки заемщиков. Отгружайте товар с отсрочкой платежа только наиболее надежным покупателям.

Алгоритм оценки надежности покупателей, а также порядок принятия решений о кредитном лимите и длине отсрочки опишите в отдельном разделе политики. Разработайте анкету с вопросами для покупателя: общие сведения о компании, информация о бизнесе, предполагаемый объем и номенклатура закупок и т. д. Закрепите список регистрационных и отчетных документов, которые помогут оценить платежеспособность клиента.

Определите, как анализировать данные о покупателе. К примеру, в пользу надежности предприятия-партнера говорит то, что оно зарегистрировано более двух лет назад, владеет собственными складами, работает с западными брендовыми компаниями и имеет положительную репутацию на рынке. К рисковым характеристикам можно отнести, например, то, что уставный капитал не превышает минимальной суммы, определенной законодательством, или в уставе прописано множество видов деятельности, которыми организация не занимается. Подробнее о том, как проверять нового клиента, см.  Порядок проверки нового покупателя. Чек-лист.

Если основанием для принятия решений об отсрочке будет служить рейтинг благонадежности клиента, составьте перечень рисков, существенных для вашей компании. Для каждого задайте шкалу оценки – буквенную (A, B, C, D) или балльную, а также пороговые значения и соответствующие им условия отгрузки – с предоплатой, с отсрочкой и т. д. Определите и зафиксируйте в политике критерии оценки финансовой отчетности контрагентов. Подробнее об оценке платежеспособности покупателей см.  Как управлять риском неоплаты клиентами поставленных товаров, Как оценить кредитоспособность контрагента.

Бланк анкеты оформите приложением к политике, а порядок запроса данных и их анализа – отдельным положением в документе.

 

Образец документа. Скачайте образец анкеты клиента

 

На каких условиях можно поставлять продукцию с отсрочкой платежа

Определите условия работы с покупателями – порядок расчета, обоснования и пересмотра лимитов дебиторской задолженности, а также периода отсрочки, порядок исполнения обязательств и способы их обеспечения.

Кредитный лимит. Чтобы убедиться в надежности контрагента, стоит поработать с ним несколько месяцев на условиях 100-процентной предоплаты. Если за этот период он зарекомендует себя положительно, можно предоставить отсрочку платежа.

Есть различные подходы к определению кредитного лимита. Например, можно исходить из максимально допустимого размера дебиторской задолженности для вашего предприятия или из среднемесячного объема закупок конкретного клиента. Подробнее о методиках см.  Как определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности, Как определить кредитный лимит для компании-покупателя. В любом случае учитывайте такие факторы: финансовое состояние покупателя, рейтинг надежности, потребность в финансировании, кредитную историю, если уже есть опыт работы с отсрочкой. В рамках отдельного предприятия-поставщика методика расчета кредитного лимита должна быть единой. Для этого зафиксируйте ее в политике управления дебиторской задолженностью.

Определите, как и при каких условиях кредитный лимит покупателя необходимо пересмотреть. Подробнее об этом см.  Как определить кредитный лимит для компании-покупателя, Как управлять риском неоплаты клиентами поставленных товаров.

Период отсрочки. Определяя период отсрочки платежей, соотнесите сроки погашения дебиторской и кредиторской задолженности: покупатели должны расплатиться за товар раньше, чем сам продавец оплатит свои долги. Подробнее об этом см.  Как оценить качество управления кредиторской задолженностью перед контрагентами. Стоит также учитывать стоимость финансирования, которое придется привлекать продавцу на время отсрочки, подробнее см.  Как определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности, На какой срок выгодно предоставить отсрочку платежа.

Закрепите в политике управления дебиторской задолженностью, как определять периоды отсрочки, в виде методики расчета. Или, как вариант, этот показатель допустимо задавать в виде конкретного значения – например, не более 30 дней.

Если в компании есть особо важные клиенты, которых было бы нежелательно потерять, для них в политике можно предусмотреть исключительные условия по отсрочке. Например, рассчитывать ее с учетом того времени, которое необходимо им, чтобы реализовать товар и получить оплату за него, не принимая при этом во внимание период оборота кредиторской задолженности своей компании. Конечно же, это должны быть клиенты не только с самым крупным объемом закупок, но и с безупречной репутацией заемщика и устойчивым финансовым состоянием. Эти условия также укажите в политике.

Максим Тарасенко , финансовый директор компании ООО «Олимпас Москва» (OLYMPUS)

Пересмотреть кредитный лимит и период отсрочки стоит, если покупатель:

Если изменилась ситуация на рынке, это тоже потребует пересмотреть условия работы с покупателями.

Как именно менять длину отсрочек и лимиты – пропишите в политике управления дебиторской задолженностью, как и перечень ответственных лиц, которые будут вправе принимать подобные решения. Несанкционированных и неконтролируемых пересмотров условий отгрузки быть не должно. Закрепите в политике и порядок документирования всех решений по каждому клиенту.

Порядок исполнения обязательств по отгрузке. Условия отгрузки можно прописать как в договоре или дополнительном соглашении к нему, так и в документе на саму отгрузку. Первый способ исключает возможность недопонимания между сторонами, так как контракт подписывают и покупатель, и продавец. Так вы фиксируете условия на все время действия договора, их корректировка рискует обернуться длительной процедурой повторного согласования этого документа. Второй способ гибче и позволяет пересматривать отсрочку платежа хоть с каждой отгрузкой.

Условия оплаты. Закрепите в политике управления дебиторской задолженностью, как фиксировать договоренности по условиям оплаты. Эти условия допустимо прописать в договоре или документах на отгрузку. Если в договоре – то необходимо конкретно указывать, когда, в каком размере и при выполнении каких условий покупатель должен заплатить. Кроме того, предусмотрите санкции за полную или частичную неоплату. Штраф должен быть значительно выше существующей ставки банковского кредитования. Иначе покупателю будет выгоднее наращивать свою просроченную задолженность, чем обращаться в банк, брать заем и погашать свой долг. Подробнее о штрафах за просрочку оплаты см.  Как пересмотреть политику управления дебиторской задолженностью в кризис.

Способы обеспечения обязательств. Минимизировать риск возникновения проблемной дебиторской задолженности можно, потребовав у контрагента обеспечение обязательств: банковскую гарантию, поручительство или залог. Подробнее об этом Как избежать проблем с погашением дебиторской задолженности, Как пересмотреть политику управления дебиторской задолженностью в кризис.

Варианты обеспечения, порядок их согласования с клиентом, а также то, как отражать эти условия в договоре с покупателями, пропишите в политике управления дебиторской задолженностью.

Как распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью

Закрепите в политике управления дебиторской задолженностью, как распределены обязанности сотрудников компании по работе с долгами покупателей: кто собирает информацию, принимает решение об условиях отгрузки, контролирует платежную дисциплину и т. д. Это позволит повысить эффективность работы с дебиторкой и избежать конфликтов внутри компании.

Максим Тарасенко , финансовый директор компании ООО «Олимпас Москва» (OLYMPUS)

Процесс работы с покупателями удастся четко наладить, если каждый сотрудник будет точно знать, за что он отвечает и какие у него полномочия. Закрепите задачи персонала по работе с дебиторской задолженностью в регламенте – см.  таблицу 1. Ознакомьте сотрудников с этим документом. Так не придется постоянно регулировать ситуацию и давать личные указания.

Сотрудник компании Зона ответственности
Сотрудник 1
(отдел продаж)

собрать информацию для предоставления кредитных условий;

проинформировать заинтересованных сотрудников компании-покупателя в процессе переговоров о том, какие действия предпримет компания и в какие сроки;

взаимодействовать с клиентом в ходе работы с просроченной задолженностью

Сотрудник 2
(финансовый отдел)

отражать сведения о дебиторской задолженности в информационной системе;

информировать руководство о состоянии дебиторской задолженности;

следить за погашением просроченной дебиторской задолженности

Сотрудник 3
(финансовый отдел)

контролировать исполнение регламента отчетности и мониторинга дебиторской задолженности;

проверять соблюдение порядка информирования сотрудников и корректность отчетности о состоянии дебиторской задолженности;

контролировать соблюдение правил взаимодействия с менеджерами отдела продаж по вопросам просроченной дебиторской задолженности

Сотрудник 4
(юридический отдел)

составлять иски в адрес должников;

согласовывать договоры с кредитными условиями

Как контролировать дебиторскую задолженность

Политика управления дебиторской задолженностью определяет в том числе, как контролировать дебиторскую задолженность: что нужно делать, в каком порядке и с какой регулярностью, кто должен информировать руководство о текущей и просроченной дебиторке. Нужно, чтобы сведения о долгах покупателей поступали без специального запроса и в оговоренное время. Чтобы минимизировать риск злоупотреблений, контролировать задолженность контрагентов поручите сотруднику вне отдела продаж, например специалисту финансовой службы. Пропишите в политике последовательность действий и сроки реагирования ответственных лиц в случае, когда возникла просрочка.

Максим Тарасенко , финансовый директор компании ООО «Олимпас Москва» (OLYMPUS)

Если дебитор опоздал с оплатой на один день, кредитный контролер должен выделить в отчете ожидаемую сумму платежа красным цветом.

На 3-й день кредитный контролер должен отправить по электронной почте запрос о причинах возникновения просрочки платежа сотруднику, ответственному за работу с данным клиентом. При этом в копию необходимо поставить непосредственного руководителя сотрудника и финансового директора.

На 8-й день кредитный контролер должен запросить у сотрудника, ответственного за работу с клиентом, письменные гарантии и подтверждения от заказчика с графиком платежей либо гарантии оплаты в определенный срок. Когда от клиента поступит гарантийное письмо, кредитный контролер должен занести данные о сроках оплаты в строку «Комментарии» к соответствующему счету в ежедневном отчете.

На 10-й день просрочки юридический отдел должен подготовить письмо-напоминание в адрес клиента, которое должны подписать коммерческий и финансовый директора. Письмо нужно отсканировать и отправить в электронном виде покупателю, а затем отправить почтой.

На 15-й день просрочки при отсутствии гарантийных писем от клиента в его адрес необходимо отправить очередное письмо-напоминание. В этот же день кредитный контролер повторно должен запросить у сотрудника, ответственного за работу с клиентом, письменные гарантии и подтверждения от заказчика с графиком платежей либо гарантии оплаты в определенный срок.

На 20-й день юридический отдел должен подготовить претензию и выслать ее заказчику. Получив подтверждение доставки, юридический отдел должен подать материалы в суд.

Подготовьте инструкции для сотрудников компании, что делать на 5-й, 10-й, 20-й и т. д. дни просрочки оплаты покупателем. К примеру, сначала собрать информацию о причинах просрочки и напомнить контрагенту о необходимости оплаты – он мог просто забыть оплатить задолженность, временно находиться в затруднительном положении либо находиться в крайне затруднительном положении. Если покупатель снова не заплатит в установленный срок, предстоит перейти к более кардинальным мерам. Подробнее о том, как работать с проблемными долгами, см.  Как взыскать просроченную дебиторскую задолженность без суда, о том, когда стоит обращаться в суд, см.  Когда оправданно взыскивать дебиторскую задолженность через суд.

Регламентированные инструкции позволяют повысить эффективность работы с просроченной задолженностью – своевременно выявлять ее и добиваться скорейшего погашения. Их можно зафиксировать и в форме таблицы – см.  таблицу 2.

Порядковый номер уведомления Когда сделать Необходимые действия Ответственный сотрудник
Первое Когда поступит информация о наличии просрочки Напомнить клиенту о необходимости заплатить, телефонные переговоры Менеджер отдела продаж
Второе Не позднее чем через семь календарных дней после первого напоминания Подготовить и отправить письменное напоминание клиенту о необходимости заплатить, провести телефонные переговоры, получить письма от клиента с информацией о датах предстоящих платежей Менеджер отдела продаж
Третье Не позднее чем через семь календарных дней после второго напоминания Подготовить и отправить письменное напоминание клиенту о необходимости заплатить, провести телефонные переговоры, получить письма от клиента с информацией о датах предстоящих платежей, выяснить причины возникновения просроченной задолженности Менеджер отдела продаж
Четвертое Не позднее чем через семь календарных дней после третьего напоминания Подготовить и отправить официальное письмо с требованием погасить задолженность, собрать документы по взысканию Юрист

Кроме непосредственного описания порядка, как принимать решения о дебиторской задолженности и контролировать их исполнение, в политике стоит предусмотреть еще один важный блок – общие положения. Включите в этот раздел основные термины и определения, цели и задачи политики; требования к ней; основные принципы работы с покупателями; критерии, определяющие эффективность управления дебиторской задолженностью.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.