text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как правильно организовать работу с дебиторской задолженностью

Когда финансовому директору предстоит организовать работу с дебиторской задолженностью (под последней понимаются долги покупателей и заказчиков за реализованную продукцию, товары, услуги), необходимо определиться со следующим:

Принципы и порядок управления дебиторской задолженностью фиксируются регламентом – например, кредитной политикой или политикой управления дебиторской задолженностью (подробнее о том, как создать такой документ, см. Как разработать политику управления дебиторской задолженностью).

Как разработать правила работы с покупателями на условиях отсрочки платежа

Чтобы обеспечить своевременное погашение дебиторской задолженности и обезопасить компанию от безнадежных долгов, следует сформулировать правила, которыми должны руководствоваться сотрудники компании при работе с клиентами. К таким правилам можно отнести:

Проверка добросовестности и финансовой устойчивости контрагентов. Необходимо установить, всех ли потенциальных клиентов компания будет проверять или только тех, кто закупает у нее свыше определенного объема продукции (товаров, услуг), а также на основе каких документов и показателей будет проводиться оценка, какие источники информации будут использоваться (подробнее об этом см. Как оценить кредитоспособность компании-покупателя). Прежде чем принять решение о продаже с отсрочкой платежа, нужно проанализировать обоснованность производимых в связи с проверкой покупателей затрат. Например, если прибыль от сделки составит 3 руб., а себестоимость оценки контрагента – 4 руб., то такая сделка (либо такая проверка) не целесообразна.

Во внутренний регламентирующий документ следует включить инструкции по оценке клиентов, прописав процедуры проверки в зависимости от суммы сделки.

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

1. Если общая сумма сделки в совокупности по всем договорам с контрагентом не превышает 100 000 руб., то у контрагента запрашиваются и проверяются учредительные документы (устав – все страницы, протокол (решение) о создании, свидетельство ОГРН, свидетельство ИНН, приказ (решение, протокол) о назначении генерального директора, доверенность на лицо, уполномоченное подписывать от имени юридического лица договорные документы в случае, если договор подписывает не генеральный директор) на предмет соответствия полномочий должностных лиц, подписывающих договор. Запрашивается выписка из ЕГРЮЛ и проверяется информация о наличии ИНН данного юридического лица в списке действительных ИНН, размещенном на официальном сайте ФНС России.

В случае положительного результата проверки указанной информации клиенту предоставляется отсрочка платежа в 14 календарных дней, что в свою очередь фиксируется в договоре. Исполнителем данного положения назначается ответственный менеджер, который работает с данным контрагентом. Менеджер запрашивает должным образом заверенные копии указанных документов у контрагента и передает их для анализа главному бухгалтеру. Главный бухгалтер назначается ответственным за правильное проведение проверки и принятие решения о работе с данным контрагентом.

Проверка проведена правильно, результат ее положительный, если имеются в наличии все должным образом заверенные копии указанных выше документов, на официальном сайте ФНС России ИНН данного юридического лица числится в списке действительных ИНН.

2. Если общая сумма сделки в совокупности по всем договорам с контрагентом более 100 000 руб., но не превышает 500 000 руб., то у контрагента запрашиваются и проверяются:

2.1. Учредительные документы (устав – все страницы, протокол (решение) о создании, свидетельство ОГРН, свидетельство ИНН, приказ (решение, протокол) о назначении генерального директора, доверенность на лицо, уполномоченное подписывать от имени юридического лица договорные документы в случае, если договор подписывает не генеральный директор) на предмет соответствия полномочий должностных лиц, подписывающих договор.

2.2. Запрашивается выписка из ЕГРЮЛ и проверяется информация о наличии ИНН данного юридического лица в списке действительных ИНН, размещенном на официальном сайте ФНС России.

2.3. Запрашивается и проверяется бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках) за последние три года. Бухгалтерская отчетность проверяется на предмет отсутствия необоснованного убытка у контрагента, а также анализируется текущая платежеспособность контрагента.

Исполнителем данного положения назначается ответственный менеджер, который работает с данным контрагентом. Менеджер запрашивает должным образом заверенные копии указанных документов у контрагента и передает документы, указанные в пунктах 2.1 и 2.2 для анализа главному бухгалтеру, а документы, указанные в пункте 2.3 – финансовому контролеру.

Финансовый контролер по итогам проведенного им финансового анализа бухгалтерской отчетности передает главному бухгалтеру аналитическую записку с положительным или отрицательным заключением по финансовой устойчивости данного контрагента. Главный бухгалтер назначается ответственным за правильное проведение проверки и принятие решения о работе с данным контрагентом. Проверка проведена правильно, результат ее положительный, если имеются в наличии все должным образом заверенные копии указанных выше документов, на официальном сайте ФНС России ИНН данного юридического лица числится в списке действительных ИНН и полученная аналитическая записка от финансового контролера содержит положительное заключение.

Кредитные рейтинги клиентов. Кредитные рейтинги необходимы для оценки вероятности неплатежа покупателями. Их можно классифицировать по степени риска – например, очень высокий, высокий, средний и низкий. Новые покупатели – самые рискованные. С развитием сотрудничества, если они исполняют вовремя свои обязательства по оплате, их рейтинг может меняться в положительную сторону. Когда риски продавца уменьшаются – у покупателя, как правило, увеличивается кредитный лимит и период отсрочки платежа. Если же риск неплатежей со стороны клиента увеличивается – отсрочку платежа вообще можно не предоставлять (подробнее о том, как устанавливать кредитный рейтинг покупателей, см. Как создать скоринговую систему оценки надежности контрагентов).

Лимиты дебиторской задолженности и периоды отсрочки платежей. Кредитный лимит покупателя можно установить в числовом значении (например, 150 000 руб.) или поставить в зависимость от суммы отгрузок и срока отсрочки платежа. Во втором случае для расчета можно использовать формулу.

Формула. Расчет кредитного лимита для компании-покупателя

Если у клиента изменяется кредитный рейтинг, необходимо установить ему новый лимит по дебиторке. В регламенте, как правило, предусматриваются разные лимиты для каждой группы кредитных рейтингов либо устанавливаются проценты их изменения в зависимости от того, как меняется рейтинг покупателя (подробнее о том, как можно организовать расчет лимитов дебиторской задолженности для клиентов, см. Как определить кредитный лимит для компании-покупателя).

Для каждого кредитного рейтинга необходимо также утвердить период предоставления отсрочки платежа (подробнее о том, чем руководствоваться при расчете периода отсрочки платежа, см. Как определить срок, на который предоставить отсрочку платежа).

Условия предоставления скидок покупателям. Чтобы стимулировать покупателей на скорейшее погашение своих обязательств, компании-продавцу следует разработать привлекательную систему скидок – например, скидки за предоплату, за досрочную оплату (подробнее о том, какие факторы должны лежать в основе расчетов, см. Что выгоднее: скидка или отсрочка платежа от поставщика). Можно также предусмотреть скидки и бонусы за большие объемы покупок, за долгосрочное сотрудничество, накопительными скидки.

Форма договора. Организация работы с дебиторской задолженностью включает разработку и введение в оборот грамотной формы договора с клиентом. В регламенте нужно установить, какие пункты обязательно должны быть в договоре, в случае если покупатель настаивает на своей форме или не соглашается с теми или иными условиями, предлагаемые поставщиком.

Сторонами обязательно должны быть согласованы следующие пункты договора:

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

Поскольку товарная накладная подписывается в день приема-передачи товаров, в договоре с покупателем не сложно установить сроки подписания этих документов. Затруднения могут возникнуть с актами приема-сдачи работ (услуг). На практике бывает, что акт отправляется клиенту курьером или почтой. В этом случае на подписание документов покупателем может уйти несколько дней. При этом сроки погашения дебиторской задолженности напрямую зависят от сроков приема-передачи работ (услуг). Поэтому в договорах юристы часто предусматривают следующую фразу: «…Исполнитель в течение 5 (пяти) рабочих дней c момента выполнения работ (оказания услуг) направляет заказчику акты приема-сдачи работ (услуг) для подписания, а также счета-фактуры. В течение пяти рабочих дней со дня представления исполнителем акта приема-сдачи работ (услуг) заказчик обязан подписать представленный акт либо направить исполнителю мотивированный отказ. В случае необоснованного уклонения заказчика от подписания акта приема-сдачи работ (услуг) работы (услуги) считаются надлежаще оказанными исполнителем в полном объеме, и иных доказательств об их выполнении не требуется…».

Способы обеспечения своевременной оплаты. Важно предусмотреть способы защиты от неуплаты. Например, страхование, поручительство или залог (подробнее об этом см. Как избежать проблем с погашением дебиторской задолженности).

Порядок пересмотра условий работы. Определяя условия сотрудничества с контрагентами, необходимо установить, в каком случае они могут быть пересмотрены, а также какими документами это будет фиксироваться. Например, если покупателю сократили кредитный лимит, необходимо подписать дополнительное соглашение об этом.

Как контролировать дебиторскую задолженность

Для контроля дебиторской задолженности достаточно буквально отчетов двух видов. Первый – реестр старения дебиторской задолженности в детализации по покупателям. Он поможет отследить негативные тенденции и вовремя принять решение о пересмотре условий сотрудничества (подробнее о том, как разработать форму отчета, позволяющего проводить ежедневный мониторинг задолженности, см. Как контролировать состояние дебиторской задолженности).

Второй отчет – о состоянии дебиторской задолженности в компании (по итогам месяца, квартала или года). Он может содержать информацию о соответствии фактического уровня дебиторской задолженности планируемому; о коэффициенте оборачиваемости и периоде оборота дебиторки, о структуре задолженности, долях просроченных и безнадежных долгов (см. пример такого документа Отчет о структуре дебиторской задолженности кондитерской фабрики «Красная звезда»).

Компаниям, работающим с умеренным количеством покупателей (до 100 контрагентов в год), пригодится еще один отчет о состоянии расчетов с каждым из покупателей – дебиторская карточка клиента. Такая карточка заводится на каждого клиента и ведется в течение года, может заполняться ежемесячно или ежеквартально. Она включает следующие данные:

Карточки можно группировать по кредитным рейтингам. Если кредитный рейтинг клиента меняется, его карточка переносится в другую группу. На основании дебиторских карточек удобно составлять сводный отчет по покупателям.

Как распределить ответственность за работу с дебиторами

Чтобы избежать проблем с дебиторской задолженностью, необходимо определить, какие функции должны выполняться при работе с дебиторами. Как минимум в них войдут:

Нужно назначить исполнителей и ответственных за все перечисленные работы, закрепив это во внутренних регламентирующих документах (приказах по предприятию). Правила выполнения перечисленных функций должны быть зафиксированы в политике управления дебиторской задолженностью (подробнее об этом см. Как разработать политику управления дебиторской задолженностью).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.