text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как составить отчет о закупках

Задача отчета о закупках – выяснить, не превысили ли расходы на них утвержденный бюджет, оценить, насколько были удовлетворены потребности компании в товарах, сырье и материалах, других ресурсах, как изменились условия работы с поставщиками, складские остатки и т. д.

Чтобы отчет был максимально информативным и актуальным, а главное, полезным, нужно определиться со следующими параметрами:

Насколько детальным должен быть отчет о закупках

Отчет о закупках можно составлять по номенклатуре и назначению приобретаемых товаров, сырья и материалов, поставщикам, подразделениям-заказчикам, видам деятельности и т. д. Степень его детализации зависит от потребностей и пожеланий получателей отчета, определяется спецификой компании, особенностями продукции, характером взаимоотношений с поставщиками. Но чтобы не усложнять подготовку документа, лучше выбрать один или два ключевых признака и ориентироваться на них. К примеру, если требуется оценить, насколько были удовлетворены заявки подразделений, отчет можно детализировать по центрам ответственности и номенклатуре закупок (см. таблицу 1. Ежемесячный отчет о закупках товаров по подразделениям). Если нужно понять, как изменились условия взаимодействия с контрагентами, – по группам товаров и поставщикам (см. таблицу 2. Ежемесячный отчет о закупках по группам товарно-материальных ценностей и контрагентам). При необходимости аналитику можно расширить до отдельных договоров поставки.

Товарно-материальные ценности Контрагент Статус контрагента Текущая
задолженность, руб.
Отсрочка платежа, дни Объем закупки, ед. Цена за ед. (с НДС), руб./ед. Сумма закупки (с НДС), руб.
(гр. 7 × гр. 8)
Срок поставки, дни Оплачено за отчетный период, руб. Остаток задолженности, руб.
(гр. 5 + гр. 9 – гр. 11)
Расходы на доставку товаров, руб.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
401 Сырье 1 141 694,00 3350 2 830 538 1 225 142 2 747 089,90 78 663
4011 Сырье 1 Поставщик 1 Действующий 196 014,00 30 700 560,04 392 028 10 176 413 411 629,40 9801
4011 Сырье 1 Поставщик 2 Действующий 0,00 45 200 540,00 108 000 28 0 108 000,00 5400
4011 Сырье 1 Поставщик 3 Действующий -49 000,00 0 200 490,00 98 000 10 44 100 4900,00 4900
4012 Сырье 2 Поставщик 1 Действующий 55 000,00 30 100 1100,00 110 000 10 49 500 115 500,00 5500
4012 Сырье 2 Поставщик 3 Действующий 416 000,00 40 650 1280,00 832 000 10 374 400 873 600,00 20 800
4013 Сырье 3 Поставщик 2 Действующий 523 680,00 45 1200 872,80 1 047 360 28 471 312 1 099 728,00 26 184
4013 Сырье 3 Поставщик 4 Новый 0,00 0 300 810,50 243 150 10 109 418 133 732,50 6079
403 Материалы и комплектующие 165 686,00 56 046 352 372 158 567 359 490,60 17 619
4031 Материал 1 Поставщик 5 Действующий 85 260,00 60 21 000 8,12 170 520 28 76 734 179 046,00 8526
4032 Материал 2 Поставщик 4 Новый 0,00 0 5000 4,20 21 000 14 9450 11 550,00 1050
4032 Материал 2 Поставщик 6 Действующий 67 500,00 30 30 000 4,50 135 000 14 60 750 141 750,00 6750
4034 Комплектующие Поставщик 7 Действующий 12 926,00 60 46 562,00 25 852 28 11 633 27 144,60 1293
405 Итого 1 307 380,00 3 182 910 3 106 580,50 96 282

Продумывая глубину детализации, нужно принять во внимание еще и специфику бизнеса. Так, если у компании большой ассортимент сырья и материалов, комплектующих и т. д., то отчет лучше составлять отдельно по каждому виду деятельности или бизнес-процессу:

Такой подход позволит учесть индивидуальные особенности каждого процесса и выбирать требуемую конкретно ему аналитику (подробнее о том, как планировать закупки, см. Как планировать закупки при составлении бюджета).

Какие показатели нужно включить в отчет о закупках

Показатели отчета о закупках можно разделить на две группы:

План-факт отклонения отражают степень исполнения бюджета закупок. Если речь идет о натуральных показателях, то здесь важно оценить, соответствует ли количество единиц закупленного товара планируемому. Анализ объема закупки в денежном эквиваленте позволит обнаружить изменения в стоимости товаров, а также выявить превышение или, наоборот, неисполнение всех запланированных расходов. Рассчитать их можно по соответствующей формуле, но одних отклонений для составления отчета недостаточно. К примеру, чтобы найти ошибки, совершенные еще на этапе планирования, нужно использовать дополнительные показатели. Если в компании установлены лимиты для страховых запасов, то в отчете хорошо бы показать отклонения от них, если таковые были. Отчет, который позволит это сделать, может выглядеть так, как представлено в таблице 3.

Товарно-материальные ценности План закупок ТМЦ
на I квартал 2013 года
Факт закупок ТМЦ
за I квартал 2013 года
Отклонения от плана закупок, % Анализ исполнения плана закупок
Объем, ед. Средняя цена за ед., руб./ед. Сумма, руб. Объем, ед. Средняя цена за ед., руб./ед. Сумма, руб. по объему по цене по сумме Превышение (расход) установленных лимитов, % Срок оборота запасов за отчетный период, дн. Динамика оборота запасов, %
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
401 Сырье 16 704 912,50 15 242 438 15 130 869,13 13 149 975 -9,42 -4,75 -13,73 27,06 14,57
4011 Сырье 1 3200 588,04 1 881 734 3700 559,40 2 069 775,00 15,63 -4,87 9,99 135,00 30,04 26,20
4012 Сырье 2 2304 1344,00 3 096 576 2090 1368,90 2 861 000,00 -9,29 1,85 -7,61 40,50 26,85 25,04
4013 Сырье 3 11 200 916,44 10 264 128 9340 880,00 8 219 200,00 -16,61 -3,98 -19,92 28,40 26,52 3,61
403 Материалы и комплектующие 179 347 6,63 1 189 010 170 150 6,67 1 135 500 -5,13 0,66 -4,50 24,67 2,66
4031 Материал 1 67 200 8,53 572 947 75 000 8,40 630 000,00 11,61 -1,48 9,96 92,00 26,26 3,96
4032 Материал 2 112 000 4,73 529 200 95 000 4,34 412 500,00 -15,18 -8,10 -22,05 -18,75 22,55 -2,52
4034 Комплектующие 147 590,10 86 863 150 620,00 93 000,00 1,90 5,07 7,07 -18,33 24,75 4,37
405 Итого 16 431 448 14 285 475      

Полная форма отчета содержит информацию об остатках сырья и материалов на начало и конец заданного периода, установленных лимитах остатков на складах, а также данные о фактических списаниях материалов в производство. Такую форму легко будет преобразовать в отчет о закупках товаров. Достаточно указать объемы отгрузки за отчетный период вместо списаний в производство ( форма отчета об исполнении закупок товаров).

Еще одним важным расчетным показателем может стать период оборота запасов по каждой позиции – количество дней, за которое купленные сырье и материалы передаются в производство, или коэффициент оборачиваемости товарных запасов. Это поможет обнаружить увеличение неликвидных позиций и сделать своевременные корректировки в планах на следующий период. К ним можно добавить и динамку изменения показателей – по сравнению с предыдущим периодом или с нормированной величиной.

Все это поможет оценить исполнение плана закупок, достоверность его составления и позволит избежать ошибок при принятии управленческих решений. Финансовой службе подобный отчет может быть полезен не только для обеспечения корректного бюджетирования и контроля, но и для эффективного управления запасами.

Дополнительные параметры при составлении отчета о закупках выбираются каждой компанией индивидуально. Например, если отчет разрабатывается по подразделениям (см. таблицу 1. Ежемесячный отчет о закупках товаров по подразделениям), то, помимо количества закупаемых единиц и их стоимости, в него можно включить информацию о сроках и дате поставки заказанных товаров. Если отчет составляется по поставщикам (см. таблицу 2. Ежемесячный отчет о закупках по группам товаров и контрагентам), то полезными будут данные:

При желании, отчет можно детализировать по формам оплаты (наличному или безналичному расчету), разбить по суммам (если работа ведется на условиях частичной оплаты) и т. д. (подробнее о том, какая информация об управлении запасами нужна финансовой службе, см. Что нужно знать финансовому директору об управлении запасами).

Как часто нужно составлять отчет о закупках

С какой регулярностью составлять отчет о закупках, зависит от того, для каких целей он нужен. Если цель отчета – анализ исполнения бюджета закупок, то формировать его следует так часто, как этого требует бюджет. К примеру, если он составлен с разбивкой по кварталам, то отчет должен быть по итогам каждого квартала (подробнее о том, как выбрать шаг планирования бюджета, см. Как определить горизонт и шаг планирования для бюджетов).

Если цель – контроль процесса закупок, то отчет лучше составлять чаще, например, ежемесячно или еженедельно. В этом случае его форма должна быть максимально простой и наименее трудоемкой.

Когда компания работает в быстро меняющихся условиях рынка и ей нужно отслеживать колебания цен поставщиков, чтобы своевременно корректировать бюджеты, искать новых контрагентов и т. д., то отчет можно составлять с регулярностью в неделю или меньше.

Если отчеты разбиваются по отдельным бизнес-процессам, подразделениям или типам товаров, то нужно предусмотреть возможность их консолидации (подробнее о том, как обеспечить быструю консолидацию отчетов, можно посмотреть на примере: см. Как быстро консолидировать бюджеты в Excel).

Как получить исходные данные для составления отчета о закупках

Информацию в отчете о закупках можно разбить на три группы:

Плановые показатели, как правило, содержатся в соответствующих бюджетах – плане закупок, платежном календаре, производственной программе, материально-стоимостном балансе и т. д.

Получить фактические данные о произведенных закупках можно из управленческой или бухгалтерской систем учета. Чтобы обеспечить быстрый сбор необходимой информации, можно разработать единую аналитику (например, кодировку номенклатуры или центров ответственности), которую легко увязать с отчетной системой.

Большая часть дополнительных параметров определяется расчетным путем из плановых и фактических данных. Информативные показатели – данные об отсрочках, предоставляемых поставщиками, условиях оплаты и о сроках поставки, можно найти в соответствующих договорах.

Чтобы обеспечить регулярность и своевременность сбора, обработки необходимой информации для составления отчета о закупках, нужно описать эти процедуры в соответствующих документах – положении о бюджетировании, регламенте представления отчетности подразделениями компании и т. д. Или разработать дополнительные регламенты, в которых бы жестко устанавливались требования к отчетам о закупках, методике их заполнения и консолидации, ответственность за предоставление данных и составление итоговой формы и т. д.

Совет:  если цены на сырье и материалы нестабильны, то к отчету о закупках стоит приложить аналитическую справку о динамике их изменения

Иветта Новикова , финансовый менеджер ООО «ТЕТ-а-ТЕТ»

Справку о динамике цен на сырье и материалы можно оформить обязательным приложением к отчету о закупках или бюджету. В ней нужно отобразить:

Такая справка наглядно продемонстрирует, как изменились условия работы с поставщиками по сравнению с первоначальными, насколько новые цены устраивают компанию. На ее основе можно сделать выводы о том, стоит ли продолжать взаимодействие с тем или иным контрагентом или пора искать новые каналы закупок, альтернативное сырье и т. д.

Эти данные лучше представить в форме таблицы (см. таблицу 4. Отчет о динамике цен поставщиков сырья и материалов (фрагмент)) за выбранный период – к примеру, квартал или год.

Как правило, подобные отчеты формируют менеджеры по закупкам. Финансовой службе они могут потребоваться, если:

Вид ТМЦ Контрагент Статус контрагента Сумма закупки за год Доля в общей сумме закупок Средняя цена за единицу
(с НДС), руб.
Средняя цена за период
(с НДС), руб.
Динамика цен, % Отношение цен на I квартал к среднему значению, %
I квартал
2012 года
I квартал
2013 года
I квартал
2012 года
I квартал
2013 года
1 2 3 4 5 6 7 11 12 13 17 18
4011 Сырье 1 3 - 7 176 336 20,34 471,88 530,01 497,80 6,29 4,67 6,47
4011 Сырье 1 Поставщик 1 Действующий 4 704 336 13,33 485,80 560,04 523,88 7,60 3,59 6,90
4011 Сырье 1 Поставщик 2 Действующий 1 296 000 3,67 490,91 540,00 511,15 5,70 4,68 5,64
4011 Сырье 1 Поставщик 3 Действующий 1 176 000 3,33 438,92 490,00 458,37 4,90 5,92 6,90
4012 Сырье 2 2 - 11 304 000 32,03 915,38 1190,00 1064,39 6,58 5,44 11,80
4012 Сырье 2 Поставщик 1 Действующий 1 320 000 3,74 846,15 1100,00 965,13 8,26 6,64 13,97
4012 Сырье 2 Поставщик 3 Действующий 9 984 000 28,29 984,62 1280,00 1163,65 4,90 4,44 10,00
4013 Сырье 3 2 - 12 811 470 36,30 476,54 750,00 568,19 5,70 31,74 32,00
4013 Сырье 3 Поставщик 2 Действующий 12 568 320 35,62 953,08 1200,00 1076,37 5,70 5,39 11,49
4013 Сырье 3 Поставщик 4 Новый 243 150 0,69 0,00 300,00 300,00 0,00 0,00 0,00
4031 Материал 1 1 - 2 046 240 5,80 6,75 8,12 7,40 5,50 6,91 9,73
4031 Материал 1 Поставщик 5 Действующий 2 046 240 5,80 6,75 8,12 7,40 5,50 6,91 9,73
4032 Материал 2 2 - 1 641 000 4,65 1,93 4,35 2,52 8,26 100,67 72,65
4032 Материал 2 Поставщик 4 Новый 21 000 0,06 0,00 4,20 4,20 0,00 0,00 0,00
4032 Материал 2 Поставщик 6 Действующий 1 620 000 4,59 3,86 4,50 4,20 5,00 3,80 7,17
4034 Комплектующие 1 - 310 224 0,88 442,31 562,00 488,55 8,00 13,86 15,04
4034 Комплектующие Поставщик 7 Действующий 310 224 0,88 442,31 562,00 488,55 8,00 13,86 15,04

Заполняя предлагаемую форму, нужно обратить внимание на следующие моменты:

Отчет лучше составлять не чаще, чем раз в квартал, так как это может оказаться достаточно трудоемко. Однако, если компания закупается еженедельно, а рыночные условия, в которых она работает, нестабильны, то можно вести такой отчет с ежемесячной регулярностью. Для этого лучше проанализировать весь имеющийся ассортимент сырья и материалов, динамику их цен и выбрать наиболее критические позиции.

Исходную информацию, которая потребуется для формирования такого отчета, можно получить от отдела снабжения или из управленческих и бухгалтерских учетных систем.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.