text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что проверить в договоре на внедрение информационной системы

Приглашая для внедрения корпоративной информационной системы внешнего подрядчика, необходимо грамотно подготовить техническое задание и закрепить его условия в договоре. Все устные договоренности нужно документировать в виде четких и конкретных формулировок, которые смогут наиболее точно передать суть поставленных задач, очередность работ, порядок сдачи результатов и т. д. (о том, как выбрать информационную систему, подробнее см.  Как выбрать комплексную информационную систему).

Как правильно оформить свои требования в договоре на внедрение информационной системы

Подписывая договор на внедрение корпоративной информационной системы, необходимо четко сформулировать предмет предоставляемых услуг. В противном случае любые дополнительные обращения к подрядчику могут оказаться дорогостоящими и превысить бюджет всего проекта. Кроме того, желая минимизировать свои затраты, исполнитель постарается избегать тех задач, которые заранее не были зафиксированы в документах. Поскольку полный перечень требований к работам, порядку их проведения и сдачи прописан в техническом задании, в предмете договора необходимо сослаться на него, а само задание оформить приложением (о том, как оформить техническое задание, подробнее см.  Как подготовить техническое задание на внедрение информационной системы). В документе нужно перечислить основные работы или их этапы – их стоит сверить с техническим заданием. Необходимо убедиться, что обязательство исполнителя сдать информационную систему в промышленную эксплуатацию в полном объеме выделено в отдельный этап. В противном случае компания-заказчик может остаться с программным обеспечением, которое не сможет ввести в эксплуатацию или протестировать своими силами (к примеру, если своевременно не проверили функционал для разной категории пользователей).

За подрядчиком следует зафиксировать следующие основные задачи:

Функциональные области автоматизации могут различаться (о том, какие требования к системе стоит выделить, см.  Как подготовиться к выбору корпоративной информационной системы). В одном случае это автоматизация бухгалтерского и налогового учета, например, на программной платформе «1С». Более сложные проекты могут охватывать множество функциональных областей, например: закупки, продажи, производство, бюджетирование и бизнес-планирование, управление персоналом и т. д. (при внедрении ERP-системы весь этот объем можно автоматизировать в рамках одного проекта внедрения). Нужно убедиться, что в договоре отмечены все бизнес-процессы, требующие автоматизации.

Андрей Коптелов , директор по консалтингу компании «Логика BPM»

Чтобы убедиться, что процедура выбора консультанта для автоматизации была полностью прозрачной и плановые расходы на его услуги не выше средних расценок на рынке, финансовому директору стоит проверить:

Полный пакет рассмотренных предложений и аналитическую справку с выводами должен представить отдел информационных технологий.

Как обеспечить получение ожидаемых результатов внедрения информационной системы

Чтобы избежать ошибок при внедрении информационной системы, в договоре с подрядчиком нужно четко прописать желаемый результат проекта (подробнее о результатах см.  Как подготовиться к выбору корпоративной информационной системы). Это позволит компании получить полноценное решение под ключ, а не прототип информационной системы, который в дальнейшем придется дорабатывать самим. Формулируя порядок приемки выполненных работ (услуг), нужно отметить пункты о сдаче системы в опытно-промышленную эксплуатацию, об обеспечении ее загрузкой (выгрузкой) данных из действующих в компании программ и т. д. Кроме того, исполнитель должен осуществлять техническую поддержку системы в первые месяцы ее использования.

Требования к результатам проекта автоматизации должны быть прописаны детально. Например, если критично быстродействие системы, то нужно указать в договоре среднее время отклика на действия пользователя. Некоторые существенные условия, которые стоит зафиксировать:

Если проект автоматизации масштабный и захватывает региональные филиалы компании, важно зафиксировать ответственность исполнителя за развертывание системы в удаленных подразделениях – желательно, чтобы к договору был приложен план-график с точным указанием сроков этих работ. Необходимо также определить, кто и в какие сроки будет обучать пользователей и поддерживать систему в малонаселенных районах и т. д. – исполнитель или сам заказчик (чтобы упростить задачу, можно заранее подготовить сотрудников до внедрения системы, см.  Что придется поменять в работе финансовой службы компании до внедрения информационной системы).

Андрей Коптелов , директор по консалтингу компании «Логика BPM»

Чаще всего в качестве требований к результатам внедрения информационной системы выступают ключевые показатели эффективности проекта, которые закрепляются в техническом задании. Оценку соответствия полученных результатов техническому заданию проводят основные пользователи системы.

Формулировка может быть такой: «IT-решение, передаваемое в продуктивную эксплуатацию, должно соответствовать техническому заданию, согласованному ранее с ключевыми пользователями системы».

Иногда результатом автоматизации в договоре отмечают достижение целевого значения какого-либо показателя, которое необходимо изменить внедрением информационной системы. Например, сократить среднее время обработки кредитной заявки до четырех часов или обеспечить расчет себестоимости продукции в течение пяти дней.

Если для оценки качества внедрения информационной системы и минимизации проектных рисков привлекается внешняя компания-аудитор, то в договоре с подрядчиком нужно это отметить. Как правило, таким аудитором может выступить представитель поставщика программного обеспечения – он проверит проектные решения и поможет с экспертизой подрядчику, выполняющему проект. И хотя такой подход увеличивает стоимость проекта, это часто бывает оправданно (подробнее см.  Как провести аудит проекта по внедрению информационной системы).

Если такой возможности нет, то в договор можно внести такую формулировку: «В случае некачественного оказания услуг заказчик имеет право взыскать с исполнителя штрафную неустойку в размере 5 процентов от стоимости некачественно оказанных услуг. При этом исполнитель обязан за свой счет устранить выявленные недостатки в сроки, письменно согласованные с заказчиком». Сами критерии качества должны быть прописаны в техническом задании.

Как защитить интересы компании при внедрении информационной системы сторонним исполнителем

Заключая договор на внедрение информационной системы в компании, необходимо спланировать порядок взаимодействия с подрядчиками и его исполнителями, зафиксировать сроки сдачи этапов и ответственность за их соблюдение. Перед подписанием документа нужно также убедиться, что при передаче и получении данных будет соблюдаться конфиденциальность.

Сроки. Сроки проекта внедрения – ключевое условие договора. Порядок приемки и сдачи этапов лучше оформить отдельным приложением, где указать график окончания и передачи работ. Эти данные повлияют на длительность всего проекта, поэтому договоренности по ним важны как для подрядчика, так и для заказчика. Здесь же указываются штрафные санкции за нарушение сроков – как правило, это 0,1 процента от суммы не выполненных в срок обязательств за каждый день просрочки, но не более 10 процентов от общей стоимости внедрения. В зависимости от важности, сложности и стоимости проекта можно установить более высокие штрафы.

Отдельно нужно прописать сроки, в которые компания готова давать замечания на представленные подрядчиком документы, – в договоре на это можно предусмотреть три–пять дней. А также зафиксировать число циклов согласования значимых результатов проекта (отдельных этапов или работ) – лучше ограничиться двумя итерациями. Например, предложить такую формулировку: «Рассмотрение, согласование и утверждение проектных документов с учетом их соответствия указанным в настоящем договоре требованиям производятся заказчиком в течение пяти дней».

Проектная группа. Заранее выяснив квалификацию команды, которая будет внедрять информационную систему, компания-заказчик сможет избежать вероятности неисполнения поставленных задач. Опыт и профессионализм исполнителя должны подтверждаться сертификатами по внедряемому программному продукту, отзывами других заказчиков о реализованных у них проектах и т. д. В приложения к договору стоит включить список специалистов с указанием их квалификации и времени, которое они будут выделять на этот проект. Здесь же можно отметить сотрудников со стороны заказчика, отвечающих за взаимодействие со специалистами исполнителя (о том, как лучше организовать взаимодействие проектной группы, см.  Каких ошибок лучше избегать при внедрении корпоративной информационной системы).

Информационная безопасность. Чтобы сохранить конфиденциальность корпоративных данных, компании необходимо заключить соглашение о неразглашении информации подрядчиком. В договоре нужно закрепить обязательство исполнителя не распространяться о полученных им данных в течение определенного срока – в пределах трех–пяти лет. Список сведений, составляющих коммерческую тайну, можно оформить специальным приложением к договору.

Права при расторжении договора. В случае разрыва контракта с подрядчиком необходимо предусмотреть сохранность и доступность данных компании, находящихся в информационной системе. Особенно актуален этот вопрос для облачных IT-решений – когда система располагается на сервере исполнителя. Тогда в договоре или в приложении к нему нужно прописать процедуру передачи данных.

Лучше сразу установить все права на доработки, сделанные в ходе проекта информационной системы. В противном случае при расторжении договора их результаты окажутся недоступны для компании, а это приведет к невозможности в дальнейшем использовать установленный продукт. Пример текста договора может быть следующим: «Права на все результаты деятельности подрядчика (проектная документация, внесенные изменения, созданное программное обеспечение) будут являться предметом эксклюзивного права заказчика. Заказчик будет иметь право требовать предоставления всех результатов деятельности подрядчика. Подрядчик должен гарантировать лицензионную чистоту (отсутствие рисков судебных разбирательств) в отношении результатов деятельности подрядчика».

Как убедиться в обоснованности цены в договоре внедрения информационной системы

В договоре внедрения информационной системы может быть установлена фиксированная стоимость услуг либо плавающие ставки (повременная оплата или сдельная цена за каждый этап работ и др.). Понять, насколько обоснованы цены, можно, например, детализировав работы до отдельных трудозатрат подрядчика, а затем сравнив дневную или почасовую ставку сотрудников со ставками подобных специалистов других IT-компаний или с зарплатой экспертов с такой же квалификацией и опытом внедрения на открытом рынке (как не потратить лишнего, см.  Как избежать перерасхода при внедрении корпоративной информационной системы и Как сэкономить при внедрении комплексной информационной системы).

Лучше всего одновременно с договором подготовить и специальную форму, где будет подробно рассчитана стоимость владения информационной системой, – Total Cost of Ownership – ТСО (о том, как правильно ее определить, см.  Как оценить экономический эффект от внедрения комплексной информационной системы). Тогда, проверяя соблюдение условий, нужно удостовериться в наличии и правильном оформлении расчетов в приложениях к документу.

Чтобы оценить корректность указанных расходов на программное обеспечение, приобретение лицензий и т. д., нужно свериться с бюджетом проекта (о том, как разработать бюджет на внедрение корпоративной системы, см.  Как составить бюджет расходов на внедрение корпоративной информационной системы). Здесь следует убедиться в точности количества и типов закупаемого оборудования, лицензий, их стоимости и соответствии группам пользователей, которым оно предназначено (подробнее см.  Как подготовиться к выбору корпоративной информационной системы).

Андрей Коптелов , директор по консалтингу компании «Логика BPM»

Заключая договор на внедрение корпоративной информационной системы, лучше сразу определиться со временем приобретения лицензии. Покупку лучше оформлять не во время старта проекта, а на стадии опытно-промышленной эксплуатации отдельным договором. Тогда само внедрение будет выполняться на лицензиях подрядчика, что позволит придержать на время финансовые ресурсы компании. Да и в случае неудачи можно будет отказаться от покупки лицензий на информационную систему, которую не планируется использовать.

Если проект внедрения масштабный, то можно рассчитывать на скидки за лицензию около 10–20 процентов от ее стоимости.

Если лицензии на внедряемую информационную систему бесплатные, то нужно уточнить, не компенсируется ли такая щедрость дорогостоящей технической поддержкой и т. д. Если внедряемая система и (или) программное обеспечение принадлежат зарубежным разработчикам, то лучше проверить, возможно ли их поддерживать в России и какова будет стоимость такого сервиса.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.