text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Что проверить финансовому директору в договоре аренды офиса

Условия аренды могут меняться, важно зафиксировать все договоренности с арендодателем документально, чтобы не оказаться в ситуации, когда повышение арендной ставки, дополнительная плата за коммунальные услуги или (еще хуже) требование освободить офис окажется неожиданностью. Избежать этого можно, если тщательно изучить все существенные пункты договора на этапе его согласования. Так, в нем нужно проверить, как сформулировано описание арендуемого помещения, из чего складывается стоимость арендных платежей, каковы условия расторжения договора и т. д. Кроме того, следует уделить внимание таким, казалось бы, незначительным деталям, как предоставление парковочных мест, количество телефонных линий, обеспечение пожарной безопасности и прочее. Ведь все это может повлечь дополнительные затраты.

Как не допустить признания договора аренды недействительным

Ключевым поводом признать договор недействительным может стать некорректная формулировка его предмета, а именно: описание помещения, полученного в аренду.

Так, арендуемое помещение должно быть определено четко и однозначно. Сверьтесь, соответствует ли указанное описание реально предложенной площади. Это может быть особенно важно для тех компаний, которые планируют арендовать только часть здания или несколько кабинетов, находящихся на одном или разных этажах.

Также в раздел «Предмет договора» желательно включить пункт о целевом использовании помещения. Если компания планирует организовать в офисе небольшой выставочный зал для образцов продукции, проведение мастер классов или презентаций, небольшой склад, может появиться недовольство среди соседей-арендаторов или у самого арендодателя, а иногда и возникнуть внимание контролирующих органов. Поскольку нецелевое использование арендуемого помещения – еще одно из оснований для досрочного расторжения договора аренды (см. ст. 619 ГК РФ), проигнорировав этот пункт, можно потерять место. Всего несколько правильных формулировок помогут снизить риски и избежать претензий. А подписанный договор, в котором обозначены такие условия, будет гарантией, разрешающей вам использовать арендуемое помещение именно в нужных целях.

Убедитесь, что помещение или здание действительно принадлежит арендодателю. Для этого нужно удостовериться, что номер, серия, дата выдачи свидетельства, площадь и целевое ее назначение согласно свидетельству о регистрации права (или договору аренды – в случае субаренды) соответствуют указанным в договоре. Проверьте также, нет ли на здании каких-либо обременений (например, не передано ли оно под залог). Здесь же обратите внимание на то, как в свидетельстве о регистрации указана формулировка об объекте права – в документе обязательно должно быть отражено, что это нежилое помещение.

В случае субаренды нужно запросить договор аренды компании-арендодателя и проверить:

Как выявить риск внеплановых платежей по договору аренды

Одними из условий договора, требующими особого внимания со стороны финансового директора, можно назвать размер арендной платы и порядок расчетов с арендодателем. В этой части нужно проверить:

Валюта расчетов. Зачастую стоимость квадратного метра площади в договорах аренды указывается в условных единицах, где 1 у. е. равна величине в долларах или евро, тогда как фактически она рассчитывается в российской валюте. Чтобы избежать переплаты при изменениях курсов, проверьте, чтобы в договоре была указана не только итоговая сумма платежей в месяц (либо другой период) за все помещение в рублях, но и зафиксирован курс, по которому она вычисляется.

Сроки оплаты. Сроки оплаты могут быть как фиксированными, так и с плавающей датой. Нужно проверить, чтобы все суммы и сроки были установлены в графике платежей. Он может приводиться как в тексте документа, так и в приложении к договору. Чтобы избежать начисления штрафных санкций за несвоевременную оплату аренды (например, если деньги не дошли по вине банка, по причине системных сбоев и т. д.), убедитесь, что на платеж выделено хотя бы три рабочих дня.

Коммунальные платежи. Сумма возмещения коммунальных и эксплуатационных платежей может быть как фиксированной, так и рассчитываться по факту расходования ресурсов. В случае когда это постоянная величина, убедитесь, что она закреплена в договоре, а также проверьте, указаны ли условия ее пересмотра и каковы они.

Если оплата коммунальных услуг производится по факту, в договоре и его приложениях важно уточнить следующее:

Иные эксплуатационные расходы. Помимо стоимости площади и коммунальных услуг, в арендную плату могут быть включены иные эксплуатационные расходы – Интернет и телефония, охрана, вывоз мусора, уборка офиса и общей территории, парковка и другое (чаще всего подобные услуги включают в свои расчеты бизнес-центры). Такие расходы могут оказаться весьма внушительной статьей затрат для арендатора. Чтобы не возникло непредвиденных счетов, нужно проверить, какие дополнительные платежи будут входить в расчет ежемесячной арендной платы. Стоит оговорить не только возможность отказа от подобных услуг, но и право самостоятельного выбора иных (более устраивающих вас) компаний, оказывающих эти услуги. Некоторые арендодатели, например, ограничивают список интернет-провайдеров, что также может негативно сказаться на оперативной работе компании и увеличить статью расходов. Ограничения могут быть и по услугам технического обслуживания коммуникаций помещения, по уборке и т. д. (подробнее о том, как обеспечить наилучшие условия нового офиса, см. Как экономически обосновать необходимость переезда).

В обязанности арендатора и арендодателя законом вменяется содержание помещения. Без какого-либо уточнения в договоре арендодатель несет ответственность за капитальный ремонт, а арендатор – за текущий. Любые иные или дополнительные соглашения нужно прописать в договоре. К примеру, если арендуется помещение, которое нужно отремонтировать перед въездом, следует предусмотреть возможность арендных каникул – времени, в течение которого арендодатель не потребует оплаты (подробнее о том, с чем сталкиваются компании при переезде, см. Как составить бюджет расходов на переезд в другой офис). В зависимости от площади офиса, сложности ремонта и его объемов срок арендных каникул может составлять от месяца до полугода. Чтобы избежать негативных последствий, стоит условиться с арендодателем по каждому этапу ремонта в отдельности, согласовать перепланировки и внесение дополнительных элементов, что затем обязательно зафиксировать в договоре. Поскольку большинство ремонтных работ – так или иначе неотделимое улучшение, лучше сразу договориться и о включении потраченных сумм в счет арендной платы либо оговорить их возмещение в случае расторжения договора, в противном случае такие расходы не будут подлежать возврату. В договоре нужно указать и сроки, в течение которых следует предупредить арендодателя о проведении ремонтных или иных работ.

Пересмотр арендной ставки. Размер арендной платы может пересматриваться по соглашению сторон в сроки, которые предусмотрены договором, но не чаще одного раза в год (см. п. 3 ст. 614 ГК РФ). Избежать либо обойти это условие невозможно. Поэтому в договоре нужно предусмотреть возможность досрочного его расторжения в случае значительного повышения сумм арендных платежей. Иначе аннулировать обязательства даже в судебном порядке не получится, поскольку перечень оснований для досрочного расторжения договора по требованию арендатора установлен статьей 620 Гражданского кодекса РФ и изменение стоимости аренды в него не входит.

Обеспечительный платеж. Обеспечительный платеж либо страховой депозит – гарантия платежеспособности арендатора. Сумма такого платежа, как правило, равна размеру арендной платы за расчетный период по договору (обычно это месяц). Следует иметь в виду, что ни в Гражданском кодексе РФ, ни в Налоговом кодексе РФ не содержится правил уплаты обеспечительного платежа, требований к его размеру, порядку использования и возврату. При аренде его назначение может быть следующим:

При отсутствии претензий арендодателя к исполнению требований договора в первом и последнем случаях обеспечительный платеж возвращается арендатору на условиях, определенных в документе. Это значит, что оформлением этих условий на стадии заключения договора пренебрегать не стоит.

Совет:  проверяя договор аренды, уточните, чем, кроме штрафа, грозит опоздание с арендной платой

Инга Дагмар , независимый консультант

В российской практике коммунальные услуги часто оказываются способом манипуляции и давления на арендодателя. Поэтому, заключая договор, важно понимать, какие санкции, помимо денежных штрафов, он имеет право применять. В противном случае однажды по вине банка, задержавшего платеж, можно получить обесточенный офис. Снизить риски поможет следующая формулировка в договоре: «В случае просрочки перечисления коммунальных платежей более чем на 15 (пятнадцать) дней арендодатель имеет право ограничить подачу электроэнергии в помещение арендатора до момента полного погашения задолженности по платежам, уведомив о предстоящем отключении не менее чем за 2 (два) рабочих дня».

Необходимо помнить и то, что даже государственные тарифы на коммунальные услуги могут повышаться, к примеру, в середине года. Чтобы не оказаться в ситуации внезапной нехватки ресурсов, лучше своевременно заложить в бюджет расходов резерв на подобные обстоятельства.

Как предостеречь компанию от рисков при расторжении договора аренды

Договор аренды может быть расторгнут по инициативе арендатора либо арендодателя. Поэтому проверьте, в каких случаях арендодатель может «разорвать» контракт в одностороннем порядке. Чтобы это не стало в будущем способом манипуляций, убедитесь, что в документе указано, в какие сроки арендодатель обязуется уведомить вас о своем решении, в какой форме, и главное – выполнение или невыполнение вами каких условий может стать основанием. Нередки случаи, когда здание, в котором работают арендаторы, выставляется на продажу или переходит к другому собственнику. Законодательно сам переход права собственности не станет основанием для изменения условий или расторжения договора аренды, однако лучше заранее предусмотреть и тот риск, что новый арендодатель потребует освободить офис. К примеру, можно указать достаточно большой срок, за который арендодатель обязуется уведомить о предстоящем расторжении.

Не менее важно учесть право расторжения договора по инициативе арендатора. Так как в Гражданском кодексе РФ дано всего четыре основания для досрочного расторжения договора по инициативе арендатора, особое внимание нужно уделить формулировкам этого пункта. Важно понимать, что бы ни диктовал арендодатель, эта норма Гражданского кодекса РФ не строго обязательна, и арендатор всегда может включить в договор свои условия. Поэтому обязательно проговаривайте возможности досрочного расторжения по вашей инициативе отдельно на стадии переговоров по помещению или в процессе согласования договора.

Инга Дагмар , независимый консультант

Такое оформление пункта о расторжении договора в одностороннем порядке, как «Арендатор вправе досрочно расторгнуть договор в случаях, предусмотренных законом» либо «Арендатор вправе досрочно расторгнуть договор в соответствии с действующим законодательством», не защитит компанию от рисков.

Поскольку те условия, по которым Гражданский кодекс РФ предусматривает расторжение по инициативе арендатора, как правило, не так часто случаются в реальной жизни, лучше предложить следующие формулировки:

«Арендатор вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке. В этом случае он обязан известить арендодателя о своем желании расторгнуть договор за месяц до даты предполагаемого расторжения»

либо

«Арендатор вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке в случаях _________________. В этом случае он обязан известить арендодателя о своем желании расторгнуть договор за месяц до даты предполагаемого расторжения».

Последний вариант формулировки позволит вам указать свои условия, к примеру, повышение арендной платы, отсутствие в необходимости данного помещения и т. д.

В договоре стоит проверить и следующие пункты:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.