text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Что проверить в договоре на аутсорсинг инвентаризации

Перед подписанием договора на аутсорсинг инвентаризации финансовому директору стоит удостовериться, что все его условия соответствуют ожиданиям компании. Важно проверить, как описаны предмет договора и порядок проведения проверок, какая ответственность предусмотрена за разглашение конфиденциальной информации, а также от чего зависит стоимость услуг.

Как должен быть сформулирован предмет договора на аутсорсинг инвентаризации

Один из важнейших пунктов любого договора – его предмет, и соглашение на аутсорсинг инвентаризации не исключение. Прежде всего финансовому директору следует обратить внимание на используемые формулировки. Важно избегать общих фраз, чтобы описание было однозначным и подробным. Например, нужно конкретно указать вид товарно-материальных ценностей, которые будет проверять внешний исполнитель (основные средства, материалы, готовая продукция, финансовые активы и др.). Не менее важно четко определить месторасположение инвентаризируемых складов и помещений. Если проверяемых объектов много, то целесообразно составить приложение к договору, в котором все их перечислить. Внимание к таким деталям поможет избежать разногласий с аутсорсинговой компанией по поводу ее обязанностей.

Наталья Евдошенко , генеральный директор компании «Кволити Финанс»

Этапы проведения инвентаризации могут в себя включать:

Какие порядок и время проведения инвентаризации нужно указать в договоре на аутсорсинг

Чтобы инвентаризация проводилась без ущерба для основной деятельности компании (например, не пришлось временно закрывать склад или торговый зал), в договоре с аутсорсинговой компанией нужно четко прописать порядок ее проведения. В частности, следует указать основные этапы проверки, сроки начала, длительность каждого из них и список ответственных лиц как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Например, для розничных торговых сетей удобнее, чтобы инвентаризации проводились в ночное время, когда в магазинах нет покупателей. При этом важно в документах точно указать временной промежуток для проверки (например, с 23 до 2 часов).

Что влияет на стоимость услуг по договору на аутсорсинг инвентаризации

Как правило, в договоре на аутсорсинг инвентаризации указывают примерную стоимость услуг, способ формирования цены и тарифы. Это связано с тем, что заранее определить точный объем работ сложно. При этом на размер выплат могут влиять следующие факторы:

Также на окончательную сумму могут повлиять климатические условия (например, не отапливаемый в зимнее время склад), труднодоступность места, где проводится проверка, работа в ночное время и т. д.

По окончании инвентаризации компания-аутсорсер будет знать точные параметры для расчета цены и озвучит оставшуюся сумму доплаты либо уменьшит первоначальную стоимость. Чтобы итоговая сумма не стала неприятным сюрпризом, в соглашении можно прописать максимальную цену. Например, использовать следующую формулировку: «Цена, указанная в договоре, является предварительной. Окончательная цена договора будет посчитана исполнителем на основании данных о количестве единиц хранения, полученных в результате инвентаризации. Стороны договорились о том, что обоснованное (осуществленное на основании расчетов) увеличение цены не может быть произведено больше чем на 15 (пятнадцать) процентов от первоначальной цены договора».

Как сформулировать положение о конфиденциальности и безопасности в договоре на аутсорсинг инвентаризации

Отдельный вопрос, которому стоит уделить пристальное внимание при заключении договора на аутсорсинг инвентаризации, – конфиденциальность и информационная безопасность. Задача финансового директора – снизить риск разглашения данных об остатках товаров, ассортименте, о технологиях хранения и прочих особенностях учета, полученных в процессе инвентаризации. Для того чтобы нивелировать такой риск в договоре, важно указать ответственность компании-аутсорсера за разглашение любой полученной информации – причем не только в период проведения инвентаризации, но и после окончания срока ее действия.

Не лишним будет включить в соглашение с аутсорсерами пункт, защищающий компанию от хищений. Например, оговорить, что во время инвентаризации на складе будет присутствовать представитель заказчика, а на выходе все представители аутсорсинговой компании будут проверяться сотрудниками службы безопасности. Для этого в договоре можно указать следующее: «Для обеспечения безопасности проведения инвентаризации и сохранности имущества заказчика стороны предусматривают следующие меры:

Как в договоре на аутсорсинг инвентаризации прописать правила оформления результатов проверок

В договоре на аутсорсинг инвентаризации важно утвердить формат документа, в котором будут представлены результаты проверки. Если по ее итогам данные выгружаются в базу заказчика, необходимо указать, какое программное обеспечение используется и можно ли его синхронизировать с программным обеспечением компании-аутсорсера. Как правило, внешние исполнители берут такую работу на себя, но лучше отразить это условие в документах.

Если финансовый директор рассчитывает не только получить сведения о состоянии запасов, но и конкретные рекомендации, то результатом работы аутсорсинговой компании должен быть письменный отчет. В нем подробно описываются меры, необходимые для реорганизации систем складского хранения, советы по выбору оборудования и т. д. Чтобы избежать разногласий, в тексте договора не стоит применять общие фразы, такие как «Исполнитель передает заказчику результат работ в виде инвентаризационных описей и сличительных ведомостей», потому что эти описи и ведомости еще необходимо будет обработать и занести в базу данных. Нужно развернуто описать, что и в каком виде компания планирует получить. Например, так: «Результатом работы стороны договорились считать:

Наталья Евдошенко , генеральный директор компании «Кволити Финанс»

Сроки инвентаризации во многом зависят от того, проводится она вручную или с помощью специальных технических средств. Чтобы снизить трудозатраты и ускорить процесс, в договоре можно выделить раздел «Приемы и методы», в котором рекомендуется максимально подробно описать процесс проведения проверок: начиная от сбора данных и заканчивая передачей отчета, а также указать используемые технические средства и программное обеспечение. Например, так: «При проведении инвентаризации Исполнитель обязуется использовать технические средства и программное обеспечение, совместимое с программным обеспечением для ведения складского учета Заказчика. В работе будут использованы терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С: Предприятие» на основе Mobile SMARTS».

Также в этом разделе можно предусмотреть техническую возможность переноса информации, полученной в ходе инвентаризации, в базу данных компании-заказчика.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.