text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что нужно учесть в договорах с покупателями

Чтобы минимизировать финансовые риски при выполнении договора поставки (или купли-продажи, который регламентируется ст. 506 ГК РФ), финансовой службе предприятия нужно постоянно контролировать взаимодействие с покупателями:

Договор поставки может составляться юридическим или коммерческим подразделением компании или инициироваться покупателем. Типовая форма документа, как правило, не требует тщательной проверки, так как она согласована ранее всеми службами, в том числе и финансовой, и учитывает интересующие ее условия. Договор поставки, разработанный покупателем, следует изучить подробно, особенно если контрагент новый. Когда клиент настаивает на оформлении договора по своей форме, соглашаться разумно только в тех случаях, если компания заинтересована в сотрудничестве с ним пусть даже и на менее выгодных и рискованных договорных условиях. Во всех остальных ситуациях предпочтительнее оформлять свой типовой договор.

В качестве примера можно привести федеральные и региональные розничные сети, которые всегда предлагают заключать договоры поставки в их типовых формах. Учитывая, что такие сети – самые крупные покупатели продукции и товаров в любом регионе страны, поставщики вынуждены соглашаться с их предложениями.

Если все-таки нужно оперативно проверить нетиповой договор поставки, необходимо обратить внимание на следующее:

Как оценить корректность описания предмета договора с покупателем

Если форма нетипового договора поставки предложена покупателем, то финансовому директору следует проверить, нет ли ошибок в описании предмета сделки. Поскольку в случае неточностей документ окажется недействительным, а расходы, которые понесет компания, нельзя будет возместить.

К предмету договора относится ассортимент продукции или товара, его вес, количество, а также упаковка или тара. Могут указываться технические характеристики, артикулы и технические условия. Обычно если договор поставки заключают на достаточно большой ассортимент продукции или товаров, то в самом договоре целесообразно указать более крупные товарные группы, а если покупатель все-таки настаивает на подробной расшифровке состава закупки, то этот перечень можно оформить отдельным приложением.

Если конкретные условия поставки определяются товарными спецификациями, то необходимо убедиться в том, что в договоре эти спецификации указаны как неотъемлемые части документа, особенно если оплата будет разбита в соответствии с ними.

Когда качество продукции определяется ГОСТами, то они также должны быть указаны в договоре, чтобы избежать возможных претензий со стороны покупателей и проверяющих органов.

Что проверить финансовому директору в условиях поставки и хранения продукции в договоре с покупателями

Чтобы снизить возможные дополнительные расходы, связанные с поставкой товаров компании, в договоре с покупателем перед его подписанием нужно проверить:

Порядок поставки. В этом пункте нужно обратить внимание на то, как будет доставляться товар со склада компании до покупателя – ее транспортом или самовывозом. Это поможет оценить объем транспортных расходов компании и правильно их запланировать. Здесь же уместно будет указать адрес грузополучателя, для того чтобы избежать разногласий в дальнейшем, например, если затраты на транспортировку значительно превысят первоначальные планы из-за некорректного местоположения (подробнее о том, как сэкономить на доставке, см.  Что выгоднее: создать собственное автотранспортное подразделение или пользоваться услугами сторонних компаний). Если форма договора инициирована покупателем, важно убедиться, что в этом пункте не отмечен конкретный вид транспорта, которым должна осуществляться доставка. Иначе компания рискует взять на себя обязательства доставить товар покупателю транспортом, которого у нее нет в наличии, что повлечет за собой дополнительные расходы на наем или приобретение такого транспортного средства либо штрафные санкции за несоблюдение условий договора.

Ответственность за недопоставку товара покупателю. В договорах с покупателями целесообразно предусмотреть возможность допоставки им товара, которого нет в наличии. Это позволит и не попасть на штрафные санкции за несвоевременную и полную поставку заказа, и сэкономить на содержании складских запасов для удовлетворения покупательского спроса. Иначе содержание на складе страхового товарного запаса широкого ассортимента приведет к замораживанию оборотных средств компании и снижению рентабельности ее деятельности. Многие сетевые покупатели в своих договорах устанавливают временной период от даты размещения заказа до даты поставки продукции на склад и предусматривают штрафные санкции за его нарушение. При заключении таких договоров компании стоит включить в них и свое условие: «Если поставщик в день получения заказа известил покупателя о невозможности его выполнения (полного или частичного), то невыполнение этого заказа не считается нарушением договора и не облагается штрафами».

Условия отказа от товара. При взаимодействии с покупателем необходимо обезопасить себя от случаев, когда он по какой-либо причине не принимает продукцию компании на свой склад. Это убережет от дополнительных расходов на транспортировку товара обратно и других сопутствующих затрат. Для этого в договоре поставки нужно зафиксировать исчерпывающий перечень оснований, по которым клиент имеет право отказаться от приемки товара. Тогда у компании будет больше оснований считать товар поставленным и требовать оплаты за него. Однозначно нужно включить в договор условие о том, что непринятый товар покупатель берет на ответственное хранение и обязуется в тот же день известить об этом компанию. Особенно такое условие актуально для поставок скоропортящейся продукции – оно дает поставщику возможность оперативно решить вопрос с товаром, например, переадресовать его другому клиенту.

Как правильно оформить в договоре порядок расчета с покупателями

Проверяя порядок расчета с покупателями, финансовому директору необходимо оценить корректность условий, которые влияют на размер дебиторской задолженности, своевременность поступления денежных средств, форму оплаты, сдачу отчетности и т. д.

Чтобы минимизировать риски роста просроченной дебиторской задолженности, а также последующего ее превращения в безнадежные долги, в договоре поставки необходимо:

Если договором поставки для покупателя предусмотрена отсрочка платежа, то финансовая служба предприятия должна проверить, соответствует ли период отсрочки в договоре требованиям положения об управлении дебиторской задолженностью компании (о том, какой срок будет эффективным, см.  Как определить срок, на который предоставить отсрочку платежа).

Также нужно обратить внимание на то, как определена в договоре форма расчетов за поставку товара. Если в документе прямо не указано, что платежи осуществляются как в наличной, так и в безналичной форме, то покупатель будет обязан производить расчеты только платежными поручениями. Если у компании есть клиенты из числа индивидуальных предпринимателей, которые берут товар небольшими партиями и предпочитают проводить расчеты именно наличными, то нужно закрепить в договоре специальное условие. Тогда финансовая служба сможет более корректно планировать денежные потоки и соблюдать кассовую дисциплину.

Когда форму договора предлагает покупатель, то в ней часто не только не предусмотрены штрафные санкции за просрочку платежа, но и не указан срок, в течение которого должна быть совершена оплата за полученную ранее продукцию. В этом случае необходимо настаивать на изменении текста договора в части порядка расчетов. В варианте договора покупателя может встретиться положение о том, что срок оплаты за поставку начинается с момента получения им счета-фактуры. Если компания согласится с этим условием, то впоследствии, для того чтобы иметь доказательства вручения покупателю счетов-фактур, она должна будет вести реестр передачи этих документов, а это дополнительные трудозатраты.

Можно отметить и еще один момент в порядке расчетов по договору поставки. Если в нем четко не указано, в каких днях исчисляется срок оплаты – банковских или календарных, то по умолчанию срок оплаты считается в календарных днях. Для поставщика такая ситуация, конечно, выгоднее, чем для покупателя, но для исключения дальнейших разногласий лучше четко указывать, в каких точно днях рассчитывается срок.

Как прописать в договоре порядок обращения покупателя в случае рекламаций

При анализе условий договора поставки важно уделить внимание случаям получения клиентом продукции или товаров ненадлежащего качества. Для этого в тексте договора нужно предусмотреть условия:

Претензии покупателя к качеству продукции компании могут привести к непредусмотренным расходам: на замену просроченных или бракованных товаров, на их транспортировку назад и т. д. Установив свои правила, можно будет сократить или избежать дополнительных затрат. Стоит также определить, кто за них понесет ответственность – покупатель (если продукция испортилась по его вине) или менеджеры отдела продаж – такой подход к форме договора поможет осуществлять внутренний контроль за качеством работы своих подразделений (как контролировать дефекты и брак, см.  Как составить отчет о дефектах и браке).

Условия возврата или замены продукции. Чтобы компания не понесла больших расходов в случае поставки покупателю продукции ненадлежащего качества (по своей вине, по вине подрядчиков или покупателя), в договоре нужно отметить, кто и в какие сроки должен известить ее об этом. Стоит закрепить за покупателем обязательство при получении партии товара, не соответствующей договорным требованиям, направлять в компанию письменное уведомление с описанием всех выявленных недостатков. А в правах поставщика закрепить обязанность устранить указанные недостатки или заменить товар ненадлежащего качества аналогичным, но без брака или повреждений.

Срок годности. Главными основаниями для возврата поставленной продукции можно назвать потерю товарного вида и истечение срока годности. Нередко покупатели специально заказывают больше товаров, чтобы получить бонус за объем, сохраняя при этом право на возврат просроченной продукции. Поэтому при согласовании договора финансовая служба должна проанализировать соотношение величины бонусов, полученных покупателем, и количества возвратов им продукции.

Некоторые покупатели в свои варианты договора поставки включают пункт о том, что оставшийся срок годности поставляемого им товара должен быть не менее, например, 50 процентов от общего. Если соглашаться с таким требованием, то нужно учитывать, что:

Дополнительная скидка и бонусы. Когда возвращать продукцию от покупателя для компании слишком затратно, можно вместо этого предложить дополнительную скидку (о том, какие скидки выбрать, см.  Какие скидки оправданно предоставлять покупателям). Например, если фактически возврат продукции составляет 3 процента от объема поставок, то компании гораздо выгоднее вместо того, чтобы забирать эту продукцию у покупателя, предложить ему дополнительную скидку на возврат в том же размере – 3 процента. При этом можно получить экономию в размере тех средств, которые были бы потрачены на вывоз просроченной продукции от покупателя, ее хранение на складе и утилизацию.

Какие дополнительные условия могут быть в договоре с покупателем

Если договор поставки предложен покупателем, то в нем обязательно нужно проверить раздел с дополнительными условиями: нет ли в нем неприемлемых для компании обязательств, на выполнение которых нужны дополнительные материальные расходы или трудовые затраты финансовой службы, особый контроль и т. д. Например, в документе могут встретиться такие требования:

Необходимо сравнить экономическую выгоду от исполнения договора с возможными убытками от различных комиссий и штрафных санкций при нарушении отдельных пунктов. К примеру, при согласовании договора поставки лучше предлагать покупателю дополнительные скидки, чем соглашаться на штрафные санкции. Это прежде всего связано с тем, что штрафы нельзя будет принять в зачет НДС или включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Как правильно оформить условия расторжения договора с покупателем

Оформляя условия расторжения договора с покупателем, необходимо задать четкие основания для одностороннего отказа от сотрудничества, чтобы минимизировать появление безнадежной дебиторской задолженности и сократить издержки в случае судебного взыскания долгов. Нужно убедиться, что в документе нет скрытых штрафных санкций или требований выплатить покупателю неустойку.

В качестве примера можно привести следующие условия, при которых возможен односторонний отказ от исполнения договора поставки.

1. Поставщик имеет право отказа в случаях, когда покупатель:

2. Покупатель имеет право отказа в случаях, когда поставщик:

В договорах поставки при описании оснований для отказа используются термины «частое» или «многократное» неисполнение каких-либо обязательств. Целесообразнее применять более конкретные числовые обозначения, так как в случае разбирательств в арбитражном суде представителю компании будет очень трудно доказать, что многократное нарушение сроков оплаты подразумевало именно 3, а не 10 случаев.

Иветта Новикова , финансовый менеджер ООО «ТЕТ-а-ТЕТ»

Даже если договор, представленный коммерческой службой, составлен в типовой форме, необходимо убедиться, что его условия актуальны на дату подписания. Однако, чтобы сопоставить его с соответствующими регламентирующими документами, может потребоваться время. Проводя регулярный мониторинг основных типовых договоров, можно существенно ускорить процедуру согласования. Частота проведения проверки будет зависеть от того, с какой периодичностью меняются условия взаимодействия с покупателями и т. д. (подробнее о том, как правильно регламентировать продажи, см. Как регламентировать продажи).

Запросив необходимые документы, регламентирующие процесс продаж, нужно проверить типовые формы договора поставки на соответствие их условий:

1) кредитной политике;

2) положению о работе с дебиторской задолженностью;

3) политике предоставления скидок и бонусов;

4) регламенту контроля взаиморасчетов;

5) порядку документооборота в компании.

Можно вести журнал проверки, где актуализировать информацию по изменениям.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.