text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как составить отчет об общих, коммерческих и административных расходах

Отчет об общих, коммерческих и административных расходах составляется с целью объединения и анализа расходов, связанных с управлением предприятием, обслуживанием производства и компании в целом.

Чтобы подобрать ему удобную и наглядную форму, необходимо определить состав и глубину детализации статей, продумать, какие аналитические показатели в него включить, как обеспечить сбор данных и т. д.

Какую форму отчета об общих, коммерческих и административных расходах выбрать

Чтобы разработать универсальную форму для отчета об общих, коммерческих и административных расходах, нужно ответить на несколько вопросов:

От ответов будет зависеть состав статей расходов и степень их детализации. Остановимся на этом подробнее.

Как определить состав статей расходов. Если отчет предназначен для менеджмента холдинга и предполагает общий контроль расходов входящих в него компаний, их влияние на финансовый результат группы в целом, то статьи затрат могут быть укрупненными. Ведь при глубокой детализации придется учитывать специфику каждого бизнеса, а это нарушит единое отображение данных и усложнит их консолидацию.

Если отчет формируется для отдельной компании или однородной группы (например, филиалов), чтобы обеспечить оперативный учет и управление затратами, то статьи в форме можно сделать максимально подробными в зависимости от требований и пожеланий руководства. Чем полнее развернут отчет, тем он объемней и дольше составляется. Поэтому, прежде чем принять ту или иную детализацию, стоит оценить ее целесообразность.

Укрупненно состав статей расходов можно представить так:

Как детализировать статьи расходов. Общие и административные расходы относятся к условно-постоянным затратам компании – арендная плата, содержание автотранспорта, услуги связи, расходы на офис и т. д. Рассмотрим подробнее детализацию каждой статьи.

Расходы на персонал чаще всего разделяют на фонд оплаты труда и налоги. Однако в них можно включить и затраты на управление – развитие, поиск и подбор сотрудников, обеспечение мотивации нематериального характера и т. д. Если в полный пакет отчетности компании не входит отдельная форма по таким расходам, то будет нелишним включить их в детализацию этой статьи. Тогда ее структура будет выглядеть так:

Уточнять статьи до каждого отдела или сотрудника нецелесообразно, но можно выделить отдельно, к примеру, расходы на зарплату специалистов администрации производства (в нее войдут служба главного инженера, отдел качества, отдел развития производства, администрация и т. д.).

В расходы на содержание зданий и помещений включаются:

Коммунальные платежи можно уточнить до их назначения – плата за электроэнергию, водоснабжение, уборку и т. д. Для некоторых компаний это может оказаться существенной частью расхода, поэтому стоит продумать ее детализацию.

Услуги по охране чаще всего оформляются одной строкой, но если есть потребность в особом контроле, введите свои дополнения – к примеру, вневедомственная охрана и частные предприятия или наличный и безналичный расчет.

Данные об арендной плате имеет смысл разделить до зданий или помещений, если их несколько. Так можно вовремя обнаружить источник роста этой статьи расхода. Например, если в одном из офисов арендная плата повысится, а в другом, наоборот, уменьшится, общая сумма расхода по статье останется неизменной. Детализация до снимаемых объектов позволит своевременно выявить любые отклонения и принять меры (сменить местоположение, провести переговоры с арендодателем и т. д.).

К расходам на содержание оборудования и техники относятся:

Если здание находится в собственности компании, то ремонт и лифта, и принтера будет относиться к этой статье расходов. Сюда же войдет аренда телефонной станции или обслуживание пожарной сигнализации. Тогда можно уточнить назначение расходов – сформировать группы оборудования и техники. Но в рамках данного отчета чаще всего предложенной детализации оказывается достаточно.

Расходы на содержание автотранспорта, как правило, оформляются отдельным отчетом, где и раскрываются подробно. Здесь можно привести информацию:

Расходы на связь уместно детализировать, если они составляют весомую часть в общих расходах компании, например, если она активно сотрудничает с иностранными партнерами, имеет большой штат коммерческой службы и т. д. Тогда их можно будет представить в следующем виде:

Более глубокой детализации в рамках этого отчета не предусматривается.

В статью расходов на содержание компании входят все затраты, которые обеспечивают бесперебойную работу отдельных служб и компании в целом и отображаются в отчете в разрезе следующих данных:

В некоторых случаях представительские и командировочные расходы могут уточняться – например, по проектам или направлениям. Если административный персонал располагается в разных местах (к примеру, производство обособленно), можно разделить и хозяйственные расходы (хозяйственные, канцелярские товары, книги и т. д.).

Коммерческие расходы часто выделяют отдельным отчетом, поскольку, в отличие от общеадминистративных, их возможно распределить на каждый вид продукции (или группы) либо проект. К тому же подход к их планированию и оценке также будет отличаться. Но небольшие компании могут объединить эти отчеты. Тогда расходы на реализацию и продвижение продукции можно предложить следующим списком:

Расходы на услуги банков можно включить в отчет одной статьей либо, если компания работает с иностранными контрагентами, детализировать как:

В зависимости от того, какие налоги компания выплачивает, и выбирается детализация. Самый простой способ показать в отчете налоги и сборы – это разбить их на:

Амортизацию в отчете об общих, коммерческих и административных расходах можно представить как одной статьей, так и раскрыв подробней:

Как это реализуется на практике, можно посмотреть на примере.

Какие аналитические показатели предусмотреть в отчете о коммерческих и общеадминистративных расходах

Как правило, отчет об общих, коммерческих и административных расходах – отражение исполнения бюджета (подробнее о том, как можно составить бюджет, см. Бюджет административно-хозяйственных расходов). Поэтому основным аналитическим показателем в нем будут план-факт отклонения (расчетную формулу можно посмотреть здесь).

Однако этого не всегда достаточно. К примеру, как оценить, что выявленное отклонение критично. Некоторые компании устанавливают лимиты допустимых отклонений – 5–10 процентов в зависимости от своих требований и специфики деятельности. Но поскольку суммы статей отчета варьируются от крупных до незначительных, то и отклонение 10 процентов для одних окажется большим, для других – несущественным. Чтобы учесть этот фактор, в отчет можно ввести дополнительные параметры: индивидуальные нормы отклонений по каждой статье или лимиты (если они разработаны) либо привести расчеты долей каждой статьи в общей сумме расходов (что окажется менее трудоемким процессом).

Но и это не всегда показательно, ведь львиную долю в расходах могут занимать такие статьи, как зарплата и содержание помещений (аренда, коммунальные платежи и др.), на фоне которых отклонения меньших (но важных) статей могут затеряться. В этом случае в отчет можно добавить и отдельный расчет долей, исключив из общей суммы расходов затраты на персонал и содержание помещений. Так можно будет оценить критичность отклонений даже самых мелких статей, что может быть актуально в режиме минимизации расходов или при установлении лимитов. К тому же, накапливая такую аналитику, в будущем можно будет пересмотреть форму отчета и, возможно, скорректировать его детализацию – избавиться от чрезмерной подробности или, наоборот, развернуть некоторые статьи.

Еще одно дополнение, которое будет нелишним в отчете, – среднее значение общеадминистративных и коммерческих расходов за предыдущие периоды (либо, если в компании установлены лимиты расходов, то привести их). Лучше брать статистику не менее чем за год – период, за который, скорее всего, изменятся условия аренды, договоренности с поставщиками услуг, повысятся тарифы и т. д. Меньшие сроки покажут незначительные колебания, а слишком большие (3–5 лет) не учтут объективных факторов роста расходов (расширения бизнеса, повышения статуса компании и т. д.).

Тогда форму отчета можно представить следующим образом (см. таблицу 1. Отчет об общих, коммерческих и административных расходах (фрагмент)).

Если отчет разрабатывается для управляющей компании, то его можно представить, как показано в таблице 2. Здесь нужно предусмотреть не только вертикальный анализ отклонений, но и горизонтальный, например, показатель доли каждой компании в общей сумме расходов холдинга по этой статье. Это поможет оценить, насколько отклонения влияют не только на отдельную компанию группы, но и на финансовый результат всего холдинга. Однако делать это следует аккуратно, предусмотреть последующие корректировки внутригрупповых займов, услуг, если они оказывались между компаниями группы (подробнее см. Какие корректировки применять при консолидации управленческой отчетности, а также Как консолидировать отчетность по группе компаний).

Еще одним аналитическим показателем может стать регулярность и нерегулярность расходов (подробнее об этом см. Как планировать административно-управленческие расходы при подготовке бюджетов).

Отчет можно также дополнить информацией об ответственных за группу расходов – по отделам или должностным лицам.

С какой регулярностью составлять отчет об общих, коммерческих и административных расходах

Все фактические данные, необходимые для формирования отчета об общих, коммерческих и административных расходах, можно получить из бухгалтерской или управленческой учетной системы, договоров, счетов-фактур, актов и т. д. Сроки его составления во многом зависят от того, как быстро поступают и обрабатываются документы от поставщиков услуг (иногда на сборы уходит более двух недель), а если это сводный отчет, то и от работы менеджеров на местах. Чтобы ускорить процесс, можно, к примеру, ввести единую кодировку статей расходов (как быстро составить сводный отчет, можно посмотреть на примере Как быстро консолидировать бюджеты в Excel).

Чаще всего отчет формируется ежемесячно. Однако регулярность его составления зависит и от того, какой шаг планирования бюджетов принят в компании. Если бюджет разрабатывается на год с разбивкой по кварталам, то и отчет нужно делать по итогам каждого квартала и года (подробнее о том, как выбрать шаг планирования бюджета, см. Как определить горизонт и шаг планирования для бюджетов).

Желательно регламентировать все процедуры сбора, обработки и предоставления данных (например, как представлено в этой методике), назначить ответственных за каждый процесс (можно разработать отдельное Положение об управленческой отчетности), а также утвердить форму отчета и инструкцию по ее заполнению.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.