text
Журнал

Какой отчет поможет финансовому директору контролировать затраты на обучение персонала

Если затраты на обучение сотрудников компании значительны, контролировать и регулировать их поможет специальный управленческий отчет, форма которого представлена в таблице. Он позволит определять отклонения показателей от плановых значений или анализировать динамику затрат на развитие персонала, если включить в него данные за прошлые периоды. Финансовому директору предстоит решить, какие сведения должен содержать отчет, как часто его составлять, какие источники информации потребуются.

№ строки Показатели Всего Подразделение 1 Подразделение 2 Подразделение 3
План Факт Отклонение,
%
План Факт Отклонение,
%
План Факт Отклонение,
%
План Факт Отклонение,
%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
2 Затраты на обучение персонала всего, в том числе (руб.): 56 396 520 58 610 075 4 25 009 596 25 723 476 3 13 730 292 14 116 843 3 17 656 632 18 769 756 6
3 – затраты на услуги собственного учебно-курсового комбината 27 302 400 28 374 016 4 12 107 520 12 453 120 3 6 647 040 6 834 176 3 8 547 840 9 086 720 6
4 – затраты на услуги внешних подрядчиков 17 917 200 18 620 448 4 7 945 560 8 172 360 3 4 362 120 4 484 928 3 5 609 520 5 963 160 6
5 – затраты на сертификацию и аттестацию 3 498 120 3 635 420 4 1 551 276 1 595 556 3 851 652 875 628 3 1 095 192 1 164 236 6
6 – затраты на учебные пособия, материалы, литературу 4 607 280 4 788 115 4 2 043 144 2 101 464 3 1 121 688 1 153 267 3 1 442 448 1 533 384 6
7 – прочие затраты на обучение 3 071 520 3 192 076 4 1 362 096 1 400 976 3 747 792 768 844 3 961 632 1 022 256 6
8 Средняя за период численность основного производственного персонала (рабочих), чел. 1200 1250 4 570 548 -4 260 288 11 370 414 12
9 Количество сотрудников, прошедших обучение всего, в том числе (чел.): 333 346 4 128 156 22 82 74 -10 123 116 -6
10 – подтвердивших и повысивших рабочие разряды 221 232 5 92 135 47 48 38 -21 81 59 -27
11 – освоивших новые и смежные специальности 112 114 2 36 21 -42 34 36 6 42 57 36
12 Доля сотрудников, прошедших обучение всего, в том числе (%): 27,75 27,68 0 22,46 28,47 27 31,54 25,69 -19 33,24 28,02 -16
13 – подтвердивших и повысивших рабочие разряды 18,42 18,56 1 16,14 24,64 53 18,46 13,19 -29 21,89 14,25 -35
14 – освоивших новые и смежные специальности 9,33 9,12 -2 6,32 3,83 -39 13,08 12,50 -4 11,35 13,77 21
15 Средние затраты на обучение одного сотрудника, руб.
(стр. 2: стр. 9)
169 359 169 393 0 195 387 164 894 -16 167 443 190 768 14 143 550 161 808 13
16 Общее количество часов обучения, чел.-ч 28 432 22 580 -21 12 032 12 792 6 6314 6290 0 10 086 9976 -1
17 Среднее количество часов обучения на одного сотрудника, ч (стр. 16 : стр. 9) 85 65 -24 94 82 -13 77 85 10 82 86 5
18 Стоимость часа обучения, руб./чел.-ч (стр. 2 : стр. 16) 1984 2596 31 2079 2011 -3 2175 2244 3 1751 1881 7

Какие показатели включить в отчет о затратах на обучение персонала

В отчет о затратах на обучение персонала, помимо непосредственно сведений о затратах, можно включить следующие показатели:

Затраты на обучение. Затраты можно включить в отчет общей суммой (например, если компания использует услуги внешнего учебного центра и в договоре указана их стоимость). Но лучше представить данные в детализации по статьям – например, «Командировочные расходы» (если обучение проводится в другом городе), «Услуги подрядчиков», «Услуги собственного учебного центра», «Сертификация и аттестация», «Учебные пособия и литература» и т. д. Это позволит регулировать величину каждой составляющей.

Кроме того, необходимо решить, что именно относить к таким затратам. Например, включать ли в расчет выплаты, причитающиеся сотрудникам за время обучения, наставникам, проводившим их подготовку.

Средняя численность персонала. В рамках рассматриваемого отчета этот показатель вспомогательный. Используя его, можно определить долю сотрудников, прошедших обучение.

Количество сотрудников, прошедших обучение. В отчете можно представить количество всех сотрудников, которые проходили обучение, и только тех, которые достигли требуемых результатов (подтвердили свою квалификацию, повысили ее, получили новую специальность и т. д.). Разделять эти показатели имеет смысл, если запланированные результаты систематически не достигаются.

Доля сотрудников, прошедших обучение. Этот показатель используется, чтобы определить, какая часть персонала компании в течение рассматриваемого периода была вовлечена в процесс обучения. Он рассчитывается как отношение количества обучавшихся сотрудников и средней численности персонала за период.

Значение показателя и его динамику нельзя интерпретировать однозначно. Если оно высокое и увеличивается от периода к периоду, с одной стороны, это можно считать свидетельством того, что компания активно развивает свои трудовые ресурсы и повышает свой потенциал. С другой – это может говорить о том, что компетенция персонала не соответствует требованиям бизнеса и предприятие несет существенные затраты, чтобы ее повысить.

Например, по данным таблицы (стр. 12), как и планировалось, обучение прошло около 28 процентов рабочих основного производства. При этом в структурных единицах показатели различаются. В подразделении 1 наблюдается высокая текучесть персонала, привлекается большое количество новых сотрудников, что требует масштабных обучающих мероприятий. В подразделениях 2 и 3 трудовой коллектив стабилен, поэтому даже при увеличении средней численности по сравнению с планом приток нового персонала не очень велик и доля обучающихся оказалась меньше запланированной.

Средние затраты на обучение одного сотрудника. Затраты, приходящиеся на одного человека, определяются как частное общих затрат на обучение персонала и количества сотрудников, прошедших обучение (результат будет корректнее, если рассматривать всех, кто участвовал в мероприятиях, а не только тех, кто достиг запланированного результата).

Например, по данным таблицы (стр. 15), фактическое значение данного показателя в целом по производственному персоналу отличается от плана незначительно. При этом затраты на обучение одного сотрудника подразделения 1 уменьшились по сравнению с плановым значением, а на сотрудников подразделений 2 и 3, напротив, увеличились. Это связано с тем, что часть расходов на обучение носит постоянный характер (например, затраты на услуги собственного учебно-курсового комбината). Поэтому при увеличении количества обучаемых сотрудников, затраты, приходящиеся на каждого из них, будут снижаться (как в подразделении 1), а при сокращении количества обучаемых затраты на одного рабочего будут расти (как в подразделениях 2 и 3).

Общее количество часов обучения. Этот показатель определяется на основании регистров учета образовательных мероприятий – нужно умножить продолжительность каждого мероприятия, из проводившихся в рассматриваемом периоде, на количество участников, а затем просуммировать полученные значения.

Среднее количество часов обучения на одного сотрудника. Длительность и насыщенность реализуемых программ обучения можно оценивать с помощью этого показателя. Определить его можно, разделив общее количество часов обучения на количество сотрудников, прошедших его.

Подходы к интерпретации полученных значений зависят от того, какие задачи компания решает в части управления образовательными процессами. Если нужно максимально поднять уровень компетенции сотрудников, то о выполнении этой задачи будет свидетельствовать рост среднего количества часов обучения на одного человека. Если ставится задача интенсифицировать процесс развития персонала, снизить его трудоемкость и продолжительность, то среднее количество часов обучения на одного сотрудника снижается.

По данным таблицы (стр. 17), значение показателя оказалось меньше плана для персонала подразделения 1. Это произошло из-за высокой текучести рабочих этой структурной единицы и стремления снизить затраты на первоначальную подготовку новых сотрудников. Для этого была пересмотрена и сокращена программа обучения и повышена интенсивность процесса. Что касается подразделений 2 и 3, то значение рассматриваемого показателя, напротив, увеличилось. Это стало следствием внедрения новых технологий и нового оборудования, что привело к расширению программ обучения как уже работающих сотрудников, так и сотрудников, только принятых в компанию.

Стоимость одного часа обучения. Это средняя сумма затрат на обучение, приходящаяся на один час подготовки одного сотрудника. Она определяется как частное затрат и общего количества часов обучения за анализируемый период.

Чем ниже значение показателя, тем экономичнее процесс развития сотрудников. Однако следует помнить, что часть рассматриваемых затрат носит постоянный характер и изменение стоимости одного часа обучения может быть вызвано не столько изменениями в организации процесса подготовки персонала, сколько колебаниями в количестве часов проводимых мероприятий.

В каком формате представить данные отчета о затратах на обучение

Отчет о затратах на обучение можно составлять по персоналу компании в целом и отдельных ее структурных единиц, а также по различным категориям сотрудников.

Например, в таблице приведены данные о затратах на обучение основного производственного персонала – и в целом, и в детализации по подразделениям, относящимся к основному производству.

Для подготовки отчета потребуются данные из регистров учета затрат на обучение сотрудников, а также учета проведенных мероприятий. Плановые значения содержатся в бюджетах или в сметах затрат на обучение.

В предлагаемую форму можно вместо плановых показателей включить данные за прошлый период (периоды), если нужно проанализировать динамику затрат.

В дополнение к отчету желательно подготовить пояснительную записку с перечнем показателей, на которые нужно обратить особое внимание, а также с выводами, сделанными на основе анализа данных.

Как часто составлять отчет о затратах на обучение персонала

Периодичность составления отчета о затратах на обучение персонала зависит от интенсивности и равномерности проведения мероприятий по обучению, от того, насколько значимы для компании затраты на них, от потребностей руководства в информации.

Например, если необходим оперативный контроль этих затрат, отчет лучше формировать ежемесячно. Если мероприятия по развитию персонала в течение года проводятся неравномерно, то расходы на них за разные месяцы будут существенно отличаться. В таких случаях предпочтительна ежеквартальная отчетность.

Увеличивать периодичность ее формирования до полугода или года нежелательно, так как это не позволит принимать оперативные решения по управлению затратами на обучение персонала.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.