Чтобы разобраться в текущих расходах на персонал и наладить их контроль, финансовому директору может потребоваться один или несколько видов отчетов. Разработка шаблонов к таким документам поможет ускорить сбор нужной информации в удобной и наглядной форме. Для этого нужно определить, каковы цели отчета. От этого будут зависеть способ отражения затрат, их детализация, выбор аналитических показателей и т. д.
Для каких целей пригодится отчет о расходах на персонал
Отчет о расходах на персонал можно использовать:
- для анализа расходов компании – постатейно или по проектам, направлениям деятельности и прочей аналитике. Это позволит оценить эффективность подходов к управлению персоналом в каждом подразделении. Полученные показатели можно будет сравнить как внутри компании, так и со сторонними организациями;
- для планирования бюджета и план-факт анализа;
- для принятия решения о передаче на аутсорсинг каких-либо функций (например, уборку помещений, бухгалтерские и юридические услуги, подбор персонала и др.);
- для оптимизации работы персонала;
- для разработки кадровой стратегии.
От целей отчета зависит и способ отражения затрат. К примеру, для планирования платежей на предстоящий бюджетный период лучше использовать кассовый метод, а для защиты отчета за год – метод начисления.
Данные отчета о расходах на персонал чаще всего используют сотрудники отдела персонала, финансовой службы, руководство предприятия. Из внешних пользователей стоит отметить акционеров. Пригодится отчет и при подготовке пояснительной записки для налоговых органов, статистики.
Стоит выделить основные формы документов:
- отчет о численности персонала и зарплате;
- отчет о дополнительных расходах на персонал;
- сводный отчет о расходах на персонал.
Получить необходимую для подготовки отчетов информацию можно из бухгалтерского, управленческого и кадрового учета.
Помимо данных о расходах на персонал, финансовому директору важно знать, насколько стабилен коллектив его службы, как часто увольняются сотрудники и по какой причине, как быстро отдел кадров находит кандидатов на размещенные вакансии и т. д. Все это даст возможность контролировать любые изменения штата и своевременно реагировать на них. К примеру, предотвратить текучесть, предусмотреть дополнительную мотивацию перед серьезным проектом и т. д.
В этом финансовому директору поможет отчет о движении персонала. Необходимую информацию для его составления можно получить из кадрового учета. Сюда войдут такие нематериальные показатели, как:
- текучесть кадров;
- количество свободных вакансий и рассмотренных резюме – эти данные отражают привлекательность предприятия на рынке труда;
- уровень удовлетворенности сотрудниками компании кадровой политикой – ее оценивают с помощью анкетирования и прочих показателей (в т. ч. с помощью коэффициента текучести кадров);
- количество подготовленных (переподготовленных) специалистов за период.
Какая информация нужна для отчета о расходах на персонал
Прежде чем приступить к разработке формы отчета и подбору аналитических показателей, стоит определить, какие статьи расходов относить на персонал и как их детализировать. Сюда можно отнести:
- оплату труда;
- выплаты по различным видам социального страхования (обязательные и добровольные отчисления с зарплаты);
- расходы, непосредственно связанные с работой, – мобильная связь, Интернет, компенсации за использование личного автотранспорта и прочего имущества;
- социальные выплаты и льготы (заводская пенсия, дотации на оплату жилья, оплата транспорта, оказание единовременной материальной помощи, оплата детских путевок в оздоровительные лагеря, проведение спартакиад, корпоративных мероприятий и др. – это так называемые расходы из фонда генерального директора (другое возможное название – фонд использования прибыли));
- содержание социальной инфраструктуры – содержание базы отдыха, профилакториев, детских садов, лагерей и т. д. – указанные затраты также, как правило, отражаются в отчете по расходам из фонда генерального директора;
- обучение и повышение квалификации персонала;
- аттестацию персонала;
- расходы на подбор и адаптацию персонала.
Как составить отчет о расходах на оплату труда сотрудников
Назначение отчета о расходах на оплату труда – отразить полные сведения о численности персонала и среднемесячной зарплате. Для этого стоит распределить весь штат сотрудников по категориям (или воспользоваться закрепленными в штатном расписании):
- рабочие (основные, вспомогательные);
- руководство, начальники отделов – отнести сюда руководителей и их заместителей, в том числе и относящихся к административному персоналу;
- прочие специалисты, служащие, инженерно-технические работники и т. д.;
- социальная сфера – в эту категорию войдут сотрудники подразделений, относящихся к инфраструктуре, – персонал здравпункта, профкома (если это основное место работы), базы отдыха, общежития, столовой и т. д.;
- администрация – как правило, закрытая категория, к которой относятся топ-менеджмент (коммерческий директор, генеральный директор, директор по производству и др.), управляющие бизнесом.
Сотрудников в списке можно перечислить поименно, группировать по должности или по подразделению. Далее нужно указать центр финансовой ответственности, к которому относится сотрудник, или тип подразделения, например:
- КП – коммерческие подразделения – все региональные представительства и прочие подразделения, связанные с коммерческой деятельностью;
- ОПП – основные производственные подразделения – непосредственно производят продукцию (в отчете о доходах и расходах фонд оплаты труда указанных подразделений относят на прямую себестоимость);
- ВПП – вспомогательные производственные подразделения – обеспечивают основной производственный процесс (в отчете о доходах и расходах фонд оплаты труда относят на косвенную себестоимость);
- АУП – административно-управленческие подразделения – прочие подразделения, не отнесенные к коммерческим, ОПП и ВПП.
Начисления зарплаты, доплат и прочих расходов можно представить таким списком:
- оплата по окладу;
- оплата праздничных и выходных дней;
- доплата за праздничные дни;
- выплата ежемесячной премии – сюда же можно отнести ежеквартальные или годовые бонусы;
- оплата по договору подряда;
- оплата больничного листка;
- оплата учебного отпуска;
- оплата очередного отпуска;
- выплата пособия по беременности и родам;
- выплата пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
- выплата компенсации при расторжении трудового договора по соглашению сторон;
- выплата единовременных пособий из соцстраха и т. д.
Форма отчета о расходах на оплату труда может выглядеть как таблица 1. В ней же можно указать имя функционального директора – кому подчиняется данный сотрудник, а также, к примеру, управляющего мотивацией – того, кто ставит задачи и оценивает результат (это может быть функциональный или линейный руководитель).
Для получения большего объема информации стоит дополнить отчет план-факт отклонениями и оформить его как таблицу 2. В нем предложена аналитика по подразделениям, ответственным, категориям персонала. В такой форме можно отследить соотношение численности штата по категориям, определить структуру общего фонда оплаты труда, узнать среднюю зарплату одного сотрудника. Расчеты отклонений можно дополнить обоснованием их причин, закодировав их, если нужно (например, 1 – изменение штатного расписания, доведение оплаты труда до среднерыночной, 2 – не заполнены вакансии по штатному расписанию, 3 – уволены сотрудники, 4 – незапланированное повышение и др.). Составляя отчет для группы компаний, стоит добавить столбец с указанием каждого предприятия.
Фонд оплаты труда можно детализировать (на оклад, премию, дополнительную зарплату, социальные выплаты и др.) в зависимости от специфики и потребностей предприятия. Но лучше не усложнять отчет, а подготовить мини-формы по каждой категории персонала отдельно (например, если нужно проследить динамику продаж на одного сотрудника коммерческой службы без учета вспомогательного персонала – грузчиков, экспедиторов и др., входящих по штатному расписанию в коммерческие подразделения).
Как подготовить отчет о дополнительных расходах на персонал
Помимо фиксированной части оплаты труда и премий, в затратах на персонал присутствуют и дополнительные расходы – прямые и косвенные.
Прямыми могут быть компенсации за автотранспорт, телефонную связь, Интернет и т. д. К косвенным затратам относят материальное и нематериальное стимулирование персонала – выплаты по социальному пакету трудовому коллективу, компенсационные выплаты прочим лицам, расходы на содержание объектов социальной сферы, проведение культурно-массовых мероприятий, благотворительность и прочие безвозмездные затраты (например, путевки, подарки и др.). Такие расходы, как правило, планируют на год. А поскольку для их реализации используют нераспределенную прибыль и другие фонды, отчет по ним лучше выделить отдельно, к примеру, в виде таблицы 3. Можно также составить такую форму.
Если отчет нужно подготовить для группы компаний, то стоит дополнить его аналитикой по юридическим лицам. Причем расходы, которые нельзя напрямую отнести к конкретной компании или к подразделению (например, проведение корпоративных мероприятий), лучше отражать как «без распределения».
Как объединить информацию о расходах на персонал в один отчет
Объединяя информацию о расходах на персонал в один документ, с одной стороны, нужно показать максимальное число показателей, интересующих руководство, с другой – важно не перегрузить ими отчет. Поэтому стоит разделить необходимые данные на три основные группы.
Первая – количественные показатели:
- численность персонала по подразделениям или по центрам финансовой ответственности;
- зарплата и отчисления с фонда оплаты труда (данные можно детализировать или показать одной суммой);
- дополнительные расходы на персонал;
- средняя месячная зарплата по компании.
Вторая – аналитические показатели. Они позволят определить структуру расходов, динамику их изменения. Здесь можно выделить:
- план-факт отклонения;
- процент исполнения бюджета;
- изменения фактических данных относительно прошлого года (либо другого периода, установленного заранее).
Третья – экономические показатели. Рассчитав их, можно будет оценить эффективность системы оплаты труда (подробнее об этом см. Как оценить эффективность системы оплаты труда финансовому директору), к примеру:
- выработка на одного сотрудника – показывает производительность труда;
- объем продаж на одного сотрудника;
- фонд оплаты труда на 1 руб. произведенной продукции;
- соотношение темпов роста выработки к зарплате – поможет определить, что растет быстрее: зарплата или производительность;
- чистая прибыль на одного сотрудника;
- расходы на повышение квалификации на одного сотрудника – позволит оценить уровень обучаемости;
- всего расходов на персонал на одного сотрудника – уровень мотивации;
- удельный вес фонда оплаты труда (с учетом отчислений с фонда оплаты труда и налогов) в издержках;
- удельный вес расходов на социальные выплаты в издержках;
- удельный вес дополнительных расходов в издержках;
- удельный вес расходов на персонал в общих издержках производства.
Каждый из этих показателей важно рассматривать в динамике либо задавать им критический уровень – к примеру, оценивать изменения относительно прошлого периода или отклонения от установленных норм.
Для расчетов потребуется ввести дополнительные исходные данные о продажах, производстве готовой продукции, чистой прибыли и т. д. Их можно получить из соответствующих отчетов или учетных систем. Перечень экономических показателей можно дополнить или сократить в зависимости от потребностей пользователей отчета.