text
Журнал

Какие отчеты помогут финансовому директору разобраться в расходах на персонал

Чтобы разобраться в текущих расходах на персонал и наладить их контроль, финансовому директору может потребоваться один или несколько видов отчетов. Разработка шаблонов к таким документам поможет ускорить сбор нужной информации в удобной и наглядной форме. Для этого нужно определить, каковы цели отчета. От этого будут зависеть способ отражения затрат, их детализация, выбор аналитических показателей и т. д.

Для каких целей пригодится отчет о расходах на персонал

Отчет о расходах на персонал можно использовать:

От целей отчета зависит и способ отражения затрат. К примеру, для планирования платежей на предстоящий бюджетный период лучше использовать кассовый метод, а для защиты отчета за год – метод начисления.

Данные отчета о расходах на персонал чаще всего используют сотрудники отдела персонала, финансовой службы, руководство предприятия. Из внешних пользователей стоит отметить акционеров. Пригодится отчет и при подготовке пояснительной записки для налоговых органов, статистики.

Стоит выделить основные формы документов:

Получить необходимую для подготовки отчетов информацию можно из бухгалтерского, управленческого и кадрового учета.

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

Помимо данных о расходах на персонал, финансовому директору важно знать, насколько стабилен коллектив его службы, как часто увольняются сотрудники и по какой причине, как быстро отдел кадров находит кандидатов на размещенные вакансии и т. д. Все это даст возможность контролировать любые изменения штата и своевременно реагировать на них. К примеру, предотвратить текучесть, предусмотреть дополнительную мотивацию перед серьезным проектом и т. д.

В этом финансовому директору поможет отчет о движении персонала. Необходимую информацию для его составления можно получить из кадрового учета. Сюда войдут такие нематериальные показатели, как:

Какая информация нужна для отчета о расходах на персонал

Прежде чем приступить к разработке формы отчета и подбору аналитических показателей, стоит определить, какие статьи расходов относить на персонал и как их детализировать. Сюда можно отнести:

Как составить отчет о расходах на оплату труда сотрудников

Назначение отчета о расходах на оплату труда – отразить полные сведения о численности персонала и среднемесячной зарплате. Для этого стоит распределить весь штат сотрудников по категориям (или воспользоваться закрепленными в штатном расписании):

Сотрудников в списке можно перечислить поименно, группировать по должности или по подразделению. Далее нужно указать центр финансовой ответственности, к которому относится сотрудник, или тип подразделения, например:

Начисления зарплаты, доплат и прочих расходов можно представить таким списком:

Форма отчета о расходах на оплату труда может выглядеть как таблица 1. В ней же можно указать имя функционального директора – кому подчиняется данный сотрудник, а также, к примеру, управляющего мотивацией – того, кто ставит задачи и оценивает результат (это может быть функциональный или линейный руководитель).

Функциональный директор Ф. И. О. сотрудника Занимаемая должность ЦФО Категория ВИД Оплата по окладу ... Оплата больничного листка ... Отпуск очередной ... Итого начислено Фиксированная часть оплаты Премии, бонусы за месяц Итого зарплаты и премий
А.А. Леонов А.В. Иванов Ведущий специалист Финансово-экономическое управление Прочие специалисты, служащие, ИТР АУП 10 895,24 ... 5023,20 ... 0 ... 23 918,44 10 895,24 8000,00 18 895,24
А.А. Леонов М.К. Петров Начальник казначейства Финансово-экономическое управление Начальник отдела АУП 17 000,00 ... 0 ... 0 ... 26 000,00 17 000,00 9000,00 26 000,00
А.А. Леонов А.А. Львов Ведущий специалист Финансово-экономическое управление Прочие специалисты, служащие, ИТР АУП 8852,38 ... 0 ... 13 210,40 ... 30 062,78 22 062,78 8000,00 30 062,78
Л.Э. Цветков Г.И. Сидоров  Логист Департамент логистики Прочие специалисты, служащие, ИТР КП 20 000,00 ... 0 ... 0 ... 20 000,00 20 000,00 0,00 20 000,00
Л.Э. Цветков С.В. Озеров Декларант Департамент логистики Прочие специалисты, служащие, ИТР КП 11 523,81 ... 0 ... 18 643,52 ... 30 167,33 30 167,33 0,00 30 167,33
Л.Э. Цветков Е.И. Николаев Начальник отдела Департамент логистики Начальник отдела КП 36 190,48 ... 0 0 ... 45 900,06 41 163,06 4737,00 45 900,06
Л.Э. Цветков О.В. Анина Декларант Департамент логистики Прочие специалисты, служащие, ИТР КП 15 714,29 ... 4305,60 ... 0 ... 21 455,09 17 149,49 0,00 17 149,49
О.В. Моисеева М.Р. Седаков Ведущий специалист Отдел по организационному развитию Прочие специалисты, служащие, ИТР АУП 8333,34 ... 0 ... 14 655,04 ... 63 047,08 63 047,08 0,00 63 047,08
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Итого 222 282,40 0,00 16 708,13 ... 52 526,29 ... 408 420,30 321 275,17 70 437,00 391 712,17

Для получения большего объема информации стоит дополнить отчет план-факт отклонениями и оформить его как таблицу 2. В нем предложена аналитика по подразделениям, ответственным, категориям персонала. В такой форме можно отследить соотношение численности штата по категориям, определить структуру общего фонда оплаты труда, узнать среднюю зарплату одного сотрудника. Расчеты отклонений можно дополнить обоснованием их причин, закодировав их, если нужно (например, 1 – изменение штатного расписания, доведение оплаты труда до среднерыночной, 2 – не заполнены вакансии по штатному расписанию, 3 – уволены сотрудники, 4 – незапланированное повышение и др.). Составляя отчет для группы компаний, стоит добавить столбец с указанием каждого предприятия.

Фонд оплаты труда можно детализировать (на оклад, премию, дополнительную зарплату, социальные выплаты и др.) в зависимости от специфики и потребностей предприятия. Но лучше не усложнять отчет, а подготовить мини-формы по каждой категории персонала отдельно (например, если нужно проследить динамику продаж на одного сотрудника коммерческой службы без учета вспомогательного персонала – грузчиков, экспедиторов и др., входящих по штатному расписанию в коммерческие подразделения).

Категория, подразделение Ответственный за направление Специальность (разряд) Списочная численность Фонд оплаты труда Причина план-факт отклонений Среднемесячная зарплата Рыночная стоимость по специальности, руб. Отклонение от рыночной стоимости, %
План, руб. Факт, руб. Отклонение, руб. План, руб. Факт, руб. Отклонение, руб. Отклонение, % План, руб. Факт, руб. Отклонение, руб. Отклонение, %
Бухгалтерия 3 3 0 1 164 000 1 223 566 59 566 5,12 32 333 33 988 4964 15,35
Начальник отдела И.И. Иванов Главный бухгалтер 1 1 0 600 000 635 233 35 233 5,87 50 000 52 936 2936 5,87 55 000 -3,75
Прочие специалисты, служащие, ИТР И.И. Иванов Ведущий бухгалтер по ВЭД 1 1 0 300 000 333 333 33 333 11,11 Переработка 25 000 27 778 2778 11,11 30 000 -7,41
Прочие специалисты, служащие, ИТР И.И. Иванов Бухгалтер-кассир 1 1 0 264 000 255 000 -9000 -3,41 Отпуск за свой счет 22 000 21 250 -750 -3,41 22 000 -3,41
Заготовительный цех 6 6 0 1 848 000 1 841 891 - 6109 - 0,33 25 667 27 907 1422 5,54
Начальник отдела В.В. Петров Начальник цеха 1 1 0 360 000 400 000 40 000 11,11 Работа в выходные, праздничные дни 30 000 33 333 3333 11,11 40 000 -16,67
Вспомогательные рабочие В.В. Петров Мастер 2 2 0 600 000 655 632 55 632 9,27 Работа в выходные, праздничные дни 25 000 27 318 2318 9,27 30 000 -8,94
Вспомогательные рабочие В.В. Петров Старший мастер 1 1 0 336 000 336 236 236 0,07 28 000 28 020 20 0,07 30 000 -6,60
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Как подготовить отчет о дополнительных расходах на персонал

Помимо фиксированной части оплаты труда и премий, в затратах на персонал присутствуют и дополнительные расходы – прямые и косвенные.

Прямыми могут быть компенсации за автотранспорт, телефонную связь, Интернет и т. д. К косвенным затратам относят материальное и нематериальное стимулирование персонала – выплаты по социальному пакету трудовому коллективу, компенсационные выплаты прочим лицам, расходы на содержание объектов социальной сферы, проведение культурно-массовых мероприятий, благотворительность и прочие безвозмездные затраты (например, путевки, подарки и др.). Такие расходы, как правило, планируют на год. А поскольку для их реализации используют нераспределенную прибыль и другие фонды, отчет по ним лучше выделить отдельно, к примеру, в виде таблицы 3. Можно также составить такую форму.

Если отчет нужно подготовить для группы компаний, то стоит дополнить его аналитикой по юридическим лицам. Причем расходы, которые нельзя напрямую отнести к конкретной компании или к подразделению (например, проведение корпоративных мероприятий), лучше отражать как «без распределения».

Код Статьи Общий бюджет, тыс. руб. Фактически израсходовано средств в 2012 году, тыс. руб. Отклонение от бюджета, тыс. руб.
(гр. 7 – гр. 3)
Выполнение бюджета, %
(гр. 7 : гр. 3 × 100)
Примечание
Бухгалтерия Без распределения Итого
1 2 3 4   6 7 8 9 10
13000 Фонд использования прибыли 840 50 850 1020 180 121
13100 Материальное стимулирование 150 25 0 145 -5 97
13110 Компенсационные выплаты трудовому коллективу 150 25 0 145 -5 97
13111 Материальная помощь 0 0 0 0 0
13112 Оплата медицинских услуг 0 0 0 0 0
13113 Премия к профессиональным датам, юбилеям, праздникам 150 25 0 145 -5 97
13120 Прочие компенсационные выплаты 0 0 0 0 0
13121 Материальная помощь 0 0 0 0 0
13200 Нематериальное стимулирование 690 25 850 875 185 127
13210 Содержание социальной сферы 0 0 0 0 0
13212 Содержание базы отдыха 0 0 0 0 0
13213 Расходы на озеленение территории 0 0 0 0 0
13220 Проведение культурно-массовых мероприятий 610 25 700 725 115 119
13221 Спортивные мероприятия 30 25 0 25 -5 83
13222 Проведение праздников 580 0 700 700 120 121
13230 Благотворительность 80 0 150 150 70 188
13240 Прочее нематериальное стимулирование 0 0 0 0 0
13241 Подарки сотрудникам 0 0 0 0 0
13242 Подарки детям сотрудников 0 0 0 0 0
13243 Добровольное медицинское страхование 0 0 0 0 0

Как объединить информацию о расходах на персонал в один отчет

Объединяя информацию о расходах на персонал в один документ, с одной стороны, нужно показать максимальное число показателей, интересующих руководство, с другой – важно не перегрузить ими отчет. Поэтому стоит разделить необходимые данные на три основные группы.

Первая – количественные показатели:

Вторая – аналитические показатели. Они позволят определить структуру расходов, динамику их изменения. Здесь можно выделить:

Третья – экономические показатели. Рассчитав их, можно будет оценить эффективность системы оплаты труда (подробнее об этом см. Как оценить эффективность системы оплаты труда финансовому директору), к примеру:

Каждый из этих показателей важно рассматривать в динамике либо задавать им критический уровень – к примеру, оценивать изменения относительно прошлого периода или отклонения от установленных норм.

Для расчетов потребуется ввести дополнительные исходные данные о продажах, производстве готовой продукции, чистой прибыли и т. д. Их можно получить из соответствующих отчетов или учетных систем. Перечень экономических показателей можно дополнить или сократить в зависимости от потребностей пользователей отчета.

Основные показатели Ед. изм. План Бухгалтерия ... Без распределения Факт План-факт отклонение Выполнение бюджета, % Факт за прошлый период Изменение относительно факта прошлого года Примечание
Количественные показатели
1 Общая численность персонала, в том числе чел. 9 3 ... 9 0 100 8 13 Из отчета о численности и зарплате
1.1. рабочие чел. 5 0 ... 5 0 100 4 25
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.2. специалисты, служащие, ИТР чел. 4 3 ... 4 0 100 4 0
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.3. социальная сфера чел. 0 0 ... 0 0 0 0 0
1.4. администрация чел. 0 0 ... 0 0 0 0 0
2 Фонд оплаты труда, в том числе тыс. руб. 3012 1224 ... 0 3065 53 102 2900 6 Из отчета о численности и зарплате
2.1. рабочие тыс. руб. 1488 0 ... 0 1442 -46 97 1300 11
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.2. специалисты, служащие, ИТР тыс. руб. 1524 1224 ... 0 1624 100 107 1600 1
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.3. социальная сфера тыс. руб. 0 0 ... 0 0 0 0 0 0
2.4. администрация тыс. руб. 0 0 ... 0 0 0 0 0 0
3 Среднемесячная зарплата одного сотрудника, в том числе тыс. руб. 27,889 33,988 ... 0 28,384 0,495 102 30,208 -6 Уровень оплаты труда
3.1. рабочие тыс. руб. 24,800 0 ... 0 24,032 -0,768 97 27,083 -11
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
3.2. специалисты, служащие, ИТР тыс. руб. 31,750 33,988 ... 0 33,824 2,074 107 33,333 1
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
3.3. социальная сфера тыс. руб. 0 0 ... 0 0 0 0 0 0
3.4. администрация тыс. руб. 0 0 ... 0 0 0 0 0 0
4 Страховые взносы тыс. руб. 904 318 ... 0 871 -33 96 841 4
5 Дополнительные расходы на персонал, в том числе тыс. руб. 600 235 ... 920 1335 735 223 947 41
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
6 Итого расходов на персонал тыс. руб. 4516 1777 ... 920 5271 756 117 4688 12
Расчетные показатели
7 Объем выпуска готовой продукции тыс. руб. 8000 ... 8233 233 103 7900 4
8 Выработка на одного работающего (стр. 7 : стр. 1) тыс. руб. 889 ... 915 26 103 988 -7
9 Объем продаж тыс. руб. 8000 ... 8542 542 107 7963 7
10 Объем продаж на одного работающего (стр. 9 : стр. 1) тыс. руб. 889 ... 949 60 107 995  
11 Фонд оплаты труда на 1 руб. произведенной продукции (стр. 2 : стр. 7) тыс. руб. 0,38 ... 0,37 0 99 0,37 1
12 Соотношение темпов роста выработки к зарплате % 98 ... 99
13 Чистая прибыль тыс. руб. 200 ... 150 -50 75 230 -35
14 Чистая прибыль на одного работающего (стр. 13 : стр. 1) тыс. руб. 22,2 ... 16,7 -6 75 28,8 -42
15 Расходы на повышение квалификации на одного сотрудника (стр. 5.5 : стр. 1) тыс. руб. 25,6 50,0 ... 22,2 -3 87 12,5 78
16 Всего расходов на персонал на одного сотрудника (стр. 6 : стр. 1) тыс. руб. 502 592 ... 586 84 117 586 0 Эффективность использования человеческого фактора
17 Полная производственная себестоимость тыс. руб. 6400 ... 6456 56 101 6326 2
18 Удельный вес фонда оплаты труда (с налогами) в издержках ((стр. 2 + стр. 4) : стр. 17) % 61 ... 61     59   Рациональность организации зарплаты
19 Полная производственная себестоимость + фонд использования прибыли тыс. руб. 6580 ... 7476 896 114 7026 6
20 Удельный вес расходов на социальные выплаты в издержках ((стр. 5.1 + стр. 5.2) : стр. 19) % 3 ... 14     10   Степень социальной защищенности работающих
21 Удельный вес дополнительных расходов в издержках ((стр. 5.3 + стр. 5.4 + стр. 5.5 + стр. 5.6 + стр. 5.7) : стр. 19) % 6 ... 4     4   Степень социальной защищенности работающих
22 Удельный вес расходов на персонал в общих издержках производства (стр. 6 : стр. 17) % 69 ... 71 67 Эффективность использования человеческого фактора
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.