Контролировать затраты на эксплуатацию и обслуживание оборудования, их соответствие бюджету поможет специальный управленческий отчет, пример которого представлен в таблице.
Такой отчет пригодится как руководителям производственных подразделений, отвечающим за эксплуатацию и содержание оборудования, так и топ-менеджерам компании.
Регулярность составления отчета зависит от особенностей деятельности компании. В большинстве случаев целесообразно формировать его ежемесячно, это позволит оперативно реагировать на неблагоприятные тенденции – например, перерасход бюджета затрат на эксплуатацию и содержание оборудования. В некоторых случаях, когда суммы затрат на оборудование за разные месяцы значительно отличаются (например, расходные материалы закупаются раз в квартал, ремонты проводят раз в полгода и т. д.), можно составлять отчет ежеквартально. Увеличивать периодичность подготовки отчета до полугода или года не рекомендуется.
Как детализировать затраты на эксплуатацию и содержание оборудования
В зависимости от требований менеджеров компании в отчет о затратах на содержание и эксплуатацию оборудования можно включать все затраты, которые несет компания в связи с наличием и использованием конкретной его единицы (амортизационные отчисления, суммы имущественных налогов, затраты на страхование, проведение ремонтов, расходные материалы, двигательную энергию и т. д.). Допустимо также включать лишь некоторую их часть (например, только переменные).
Затраты нужно представить не в виде общей суммы, а с детализацией по статьям (подробнее о затратах на содержание и эксплуатацию основных средств см. Как оценивать затраты, возникающие при использовании внеоборотных активов).
Причем нужно учитывать, что одни статьи затрат носят переменный характер (по отношению к загрузке оборудования), а другие – постоянный. Поэтому, чтобы результаты анализа отчета были корректными, в случаях, когда какая-либо статья затрат несет в себе и переменную, и постоянную составляющую, желательно разделить ее на отдельные подстатьи.
Какие дополнительные показатели включить в отчет о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования
Чтобы оценить, насколько оправданы затраты на эксплуатацию и содержание оборудования, в отчет рекомендуется включить данные о выработке и стоимости машино-часа. При необходимости его можно дополнить и другими показателями, характеризующими результаты использования производственных фондов (например, количество бракованной продукции, произведенной на конкретной единице оборудования, и т. д.).
Выработка. Этот показатель позволяет определить, какой полезный объем работ выполнен оборудованием, то есть величину экономических выгод, полученных компанией от его использования.
Для оценки выработки могут применяться следующие виды единиц измерения:
- натуральные (штуки, литры и т. д.). Их можно использовать для измерения объема продукции (работ), производимой (выполняемой) на конкретном оборудовании, если на нем выпускается один вид продукции (выполняется один вид работ);
- условно-натуральные (условные тонны, условные литры и т. д.). Такие единицы подойдут, если на оборудовании производят однородную продукцию или выполняют однородную работу;
- условные (нормо-часы работы станка, моточасы работы строительной техники и т. д.). Их можно использовать, чтобы оценить загрузку оборудования, когда на нем производят разнородную продукцию или выполняют разнородные работы. Условные единицы универсальны и могут применяться в отношении любого оборудования. Поэтому в отчете о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования, представленном в таблице, используются именно эти единицы измерения.
Плановые значения выработки в условных единицах – отношение планового объема производства в соответствии с производственной программой к нормам времени работы оборудования в расчете на единицу продукта (из справочника нормативов компании).
Данные о фактической выработке могут быть получены:
- с помощью учета фактической загрузки (времени работы) оборудования;
- расчетным путем (нужно умножить количество фактически обработанных продуктов на нормы времени работы оборудования в расчете на единицу продукции).
Стоимость машино-часа. Чтобы определить, какие затраты возникают у компании при использовании единицы оборудования в течение одного часа, используется показатель «стоимость одного машино-часа».
Его нужно рассчитывать для каждой единицы оборудования: сумма затрат на эксплуатацию и содержание в течение периода делится на показатель загрузки (или выработки) за то же время.
Чем ниже стоимость машино-часа, тем меньше удельные затраты компании на то, чтобы получить полезный результат от эксплуатации оборудования. Однако слишком быстрое снижение этого показателя может быть следствием событий, которые в будущем обернутся негативными последствиями. Например, уменьшение затрат может объясняться экономией на планово-предупредительных ремонтах, что потом приведет к резкому увеличению затрат на ремонт и сокращению срока эксплуатации оборудования.
Кроме того, колебания в значениях этого показателя могут быть вызваны:
- изменением амортизационной политики;
- неравномерной загрузкой оборудования (из-за специфики деятельности предприятия);
- капитальными ремонтами и т. д.
В каком формате представить отчет о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования
Отчет о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования желательно формировать отдельно для каждой структурной единицы компании (например, для каждого цеха).
Информацию в нем можно представлять в детализации по группам оборудования или по отдельным его единицам (инвентарным объектам). Первый вариант применяется, если основные средства однородны по своим техническим и (или) технологическим характеристикам и, как следствие, затраты на их содержание и использование одинаковы (или отличаются незначительно).
Для тех объектов, затраты на эксплуатацию которых существенны для компании, можно использовать второй вариант, то есть представить их в отчете отдельно. Например, в таблице выделена печь сушильная: час ее работы значительно дороже, чем оборудования, входящего в группы 1 и 2.
В отчет рекомендуется включить плановые и фактические значения показателей, а также отклонения между ними в абсолютном и относительном выражении.
Информацию можно детализировать или дополнить за счет:
- сведений за предыдущий период (периоды). Это позволит анализировать динамику данных отчета;
- показателей, отражающих долю отдельных статей в общей сумме затрат на содержание и эксплуатацию оборудования.
К отчету рекомендуется подготовить пояснительную записку и указать в ней наиболее существенные отклонения (между плановыми и фактическими значениями, между значениями отчетного и предыдущего периодов) с объяснением их причин.
Желательно также сформировать диаграммы, отражающие динамику стоимости машино-часа для различных групп оборудования за несколько последних периодов.
Какие источники информации потребуются для подготовки отчета о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования
В отчет о затратах на эксплуатацию и содержание оборудования рекомендуется включать плановые и фактические показатели.
Информацию о планируемых затратах можно получить из смет на содержание и эксплуатацию оборудования, а также из дефектных ведомостей (в которых представлены данные о плановой трудоемкости и плановых затратах на ремонт). Сведения о фактических затратах содержатся в регистрах учета затрат.
Что касается показателей выработки и стоимости машино-часа оборудования, чтобы включить их в отчет, потребуются план загрузки оборудования и регистры учета выработки.
