text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как регламентировать контроль представительских расходов

Цель представительских расходов – поддержание хороших отношений с партнерами и клиентами компании. Чтобы сотрудники компании их не завышали, не тратили лишние деньги, необходимо регламентировать контроль над ними.

Таким документом может стать регламент о контроле представительских расходов.

Его типовые разделы могут быть такими:

Что нужно указать в общей части регламента о контроле представительских расходов

В общей части регламента о контроле представительских расходов нужно раскрыть цель документа, ключевые термины, детально перечислить расходы, которые в компании относятся к представительским.

Также стоит указать, что регламент разработан в соответствии с внутренней политикой компании и распространяется на всех сотрудников.

Анна Глазкова , финансовый директор биотехнологической компании «ФОРТ»

Представительские расходы – расходы компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Документально подтвержденные расходы – это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством России, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Обычай делового оборота – это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Анна Глазкова , финансовый директор биотехнологической компании «ФОРТ»

«Утвердить следующий перечень представительских расходов:

Как регламентировать права сотрудников на получение денежных средств на представительские расходы

В этой части регламента о контроле представительских расходов нужно указать список лиц, которые имеют право получать деньги на представительские расходы. Это позволит избежать мошенничества и необоснованности расходов. Лучше всего указать название должностей без привязки к Ф. И. О., поскольку сотрудники могут из компании уволиться.

Как регламентировать порядок выдачи денежных средств на представительские расходы

Стоит регламентировать в деталях порядок выдачи денежных средств на представительские расходы: кто выдает, как выдает, какие документы для этого нужны. Как правило, вариантов выдачи денег на представительские расходы два: через кассу или безналичным путем.

В регламенте нужно не только закрепить список документов, необходимых для выдачи средств на представительские расходы, но и уделить внимание их содержанию.

Как регламентировать порядок подготовки отчета о представительских расходах

В регламенте о контроле представительских расходов стоит подробно описать, кому, как, в какой срок отчитывается сотрудник о потраченных денежных средствах на представительские расходы и какие документы для этого необходимо предъявить.

Как регламентировать порядок проверки сметы представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету

В регламенте лучше подробно описать порядок проверки сметы представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету, указать их предельные нормативы на одного человека, лимиты выдачи по категориям сотрудников. А также отразить, на какой срок они устанавливаются.

Также в этой части регламента необходимо закрепить список лиц, которые могут согласовывать сверхбюджетные или внебюджетные представительские расходы. Это актуально для крупных компаний.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

В компании «Альфа» регламентом о контроле представительских расходов закреплен следующий порядок проверки плановых представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету:

«1. Сотрудник компании, инициирующий затраты на представительские расходы, согласовывает расходы со своим непосредственным руководителем, составляет смету на затраты и предоставляет ее на проверку бюджетному контролеру.

2. Бюджетный контролер проверяет заявленные расходы на соответствие утвержденным в компании нормам и лимитам.

Проверка делается по нескольким параметрам:

3. Бюджетный контролер проверяет заявленные расходы на наличие их в утвержденном бюджете расходов по двум параметрам:

4. В случае если заявленная смета на представительские расходы соответствует всем перечисленным выше критериям, бюджетный контролер визирует ее и возвращает заявителю для предоставления в бухгалтерию.

5. В случае если заявка не прошла проверку на соответствие утвержденным в компании нормам и лимитам, она возвращается заявителю с указанием параметра несоответствия.

6. В случае если заявленная смета не предусмотрена бюджетом ЦФО или превышает сумму расходов по статье "представительские расходы", бюджетный контролер ставит на ней визу "Заявленные расходы не предусмотрены бюджетом ЦФО" или "Заявленные расходы превышают бюджет ЦФО на _____ руб." и также возвращает ее заявителю.

7. Инициатор заявки на представительские расходы либо корректирует смету до параметров, соответствующих бюджету ЦФО, либо согласовывает перерасход бюджета с руководителем, имеющим на это право (владелец бюджета ЦФО или генеральный директор).

8. После всех согласований утвержденная смета на представительские расходы предоставляется в бухгалтерию для оплаты или выдачи наличных денег в подотчет».

Как регламентировать процедуру контроля представительских расходов

В регламенте о контроле представительских расходов желательно указать, кто контролирует представительские расходы, какие контрольные процедуры для этого необходимы.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.