Цель представительских расходов – поддержание хороших отношений с партнерами и клиентами компании. Чтобы сотрудники компании их не завышали, не тратили лишние деньги, необходимо регламентировать контроль над ними.
Таким документом может стать регламент о контроле представительских расходов.
Его типовые разделы могут быть такими:
- общие положения (назначение документа, цель, основные термины, перечень представительских расходов);
- перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
- порядок выдачи денежных средств на представительские расходы;
- порядок подготовки отчета о представительских расходах;
- порядок проверки представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету;
- описание процедуры контроля представительских расходов;
- образцы документов.
Что нужно указать в общей части регламента о контроле представительских расходов
В общей части регламента о контроле представительских расходов нужно раскрыть цель документа, ключевые термины, детально перечислить расходы, которые в компании относятся к представительским.
Также стоит указать, что регламент разработан в соответствии с внутренней политикой компании и распространяется на всех сотрудников.
Представительские расходы – расходы компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Документально подтвержденные расходы – это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством России, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Обычай делового оборота – это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.
«Утвердить следующий перечень представительских расходов:
- затраты на прием посетителей в офисе (чай, кофе, конфеты, печенье);
- подарки к праздникам (Новый год, 8 марта, 23 февраля, профессиональный праздник) сотрудникам;
- подарки крупным поставщикам к торжественным датам, юбилеям;
- подарки к праздникам, торжественным датам, юбилеям клиентов;
- оплата деловой поездки учредителя компании за границу;
- деловые обеды во время переговоров с поставщиками;
- деловые обеды во время переговоров с покупателями;
- спонсорская помощь в проведении мероприятий, которые способствуют демонстрации продуктов (услуг) компании;
- спонсорская помощь в проведении мероприятий, которые способствуют улучшению имиджа компании;
- оплата услуг переводчика, не состоящего в штате компании».
Как регламентировать права сотрудников на получение денежных средств на представительские расходы
В этой части регламента о контроле представительских расходов нужно указать список лиц, которые имеют право получать деньги на представительские расходы. Это позволит избежать мошенничества и необоснованности расходов. Лучше всего указать название должностей без привязки к Ф. И. О., поскольку сотрудники могут из компании уволиться.
Как регламентировать порядок выдачи денежных средств на представительские расходы
Стоит регламентировать в деталях порядок выдачи денежных средств на представительские расходы: кто выдает, как выдает, какие документы для этого нужны. Как правило, вариантов выдачи денег на представительские расходы два: через кассу или безналичным путем.
«Для оплаты представительских расходов через кассу сотрудник (ответственное лицо за мероприятие) должен представить в казначейство (финансовый отдел, бухгалтерию) согласованную и утвержденную руководителем служебную записку и смету затрат на представительские мероприятия. На основании утвержденной сметы выдаются денежные средства подотчетному лицу в виде аванса по РКО».
«Для оплаты представительских расходов безналичным путем сотрудник (ответственное лицо за мероприятие) представляет в казначейство (финансовый отдел, бухгалтерию) согласованную и утвержденную руководителем смету затрат на представительские мероприятия, договор, счет для оплаты аванса, счет-фактуру, акт или накладную (для окончательной оплаты контрагенту). Представительские расходы безналичным путем оплачиваются в соответствии с регламентом проведения платежей компании».
В регламенте нужно не только закрепить список документов, необходимых для выдачи средств на представительские расходы, но и уделить внимание их содержанию.
«В приказе о планируемом мероприятии необходимо указать дату, его цель и место проведения, список ответственных лиц.
К приказу прилагается программа мероприятия с указанием даты, места и сроков проведения. В ней необходимо также отразить количество участников со стороны организации с указанием Ф. И. О., приглашенных лиц с указанием Ф. И. О.»
Как регламентировать порядок подготовки отчета о представительских расходах
В регламенте о контроле представительских расходов стоит подробно описать, кому, как, в какой срок отчитывается сотрудник о потраченных денежных средствах на представительские расходы и какие документы для этого необходимо предъявить.
Как регламентировать порядок проверки сметы представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету
В регламенте лучше подробно описать порядок проверки сметы представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету, указать их предельные нормативы на одного человека, лимиты выдачи по категориям сотрудников. А также отразить, на какой срок они устанавливаются.
Также в этой части регламента необходимо закрепить список лиц, которые могут согласовывать сверхбюджетные или внебюджетные представительские расходы. Это актуально для крупных компаний.
В компании «Альфа» регламентом о контроле представительских расходов закреплены следующие лимиты представительских расходов:
- генеральный директор – не более 15 000 руб./мес.;
- финансовый директор – не более 5000 руб./мес.;
- исполнительный директор – не более 5000 руб./мес.;
- директор по персоналу – не более 5000 руб./мес.;
- начальник коммерческого отдела – не более 5000 руб./мес.;
- начальник службы безопасности – не более 3000 руб./мес.
В компании «Альфа» регламентом о контроле представительских расходов закреплен следующий порядок проверки плановых представительских расходов на соответствие лимитам и бюджету:
«1. Сотрудник компании, инициирующий затраты на представительские расходы, согласовывает расходы со своим непосредственным руководителем, составляет смету на затраты и предоставляет ее на проверку бюджетному контролеру.
2. Бюджетный контролер проверяет заявленные расходы на соответствие утвержденным в компании нормам и лимитам.
Проверка делается по нескольким параметрам:
- наличие права у заявителя совершать представительские расходы;
- правомочность отнесения заявляемых расходов к представительским;
- соответствие планируемых расходов действующим нормам и лимитам для представительских расходов.
3. Бюджетный контролер проверяет заявленные расходы на наличие их в утвержденном бюджете расходов по двум параметрам:
- наличие представительских расходов в утвержденном бюджете ЦФО;
- наличие неиспользованного остатка по статье "представительские расходы" у данного ЦФО.
4. В случае если заявленная смета на представительские расходы соответствует всем перечисленным выше критериям, бюджетный контролер визирует ее и возвращает заявителю для предоставления в бухгалтерию.
5. В случае если заявка не прошла проверку на соответствие утвержденным в компании нормам и лимитам, она возвращается заявителю с указанием параметра несоответствия.
6. В случае если заявленная смета не предусмотрена бюджетом ЦФО или превышает сумму расходов по статье "представительские расходы", бюджетный контролер ставит на ней визу "Заявленные расходы не предусмотрены бюджетом ЦФО" или "Заявленные расходы превышают бюджет ЦФО на _____ руб." и также возвращает ее заявителю.
7. Инициатор заявки на представительские расходы либо корректирует смету до параметров, соответствующих бюджету ЦФО, либо согласовывает перерасход бюджета с руководителем, имеющим на это право (владелец бюджета ЦФО или генеральный директор).
8. После всех согласований утвержденная смета на представительские расходы предоставляется в бухгалтерию для оплаты или выдачи наличных денег в подотчет».
Как регламентировать процедуру контроля представительских расходов
В регламенте о контроле представительских расходов желательно указать, кто контролирует представительские расходы, какие контрольные процедуры для этого необходимы.
Контроль представительских расходов можно выстроить в три этапа.
На первом этапе бюджетный контролер проверяет заявляемые представительские расходы на соответствие утвержденным бюджетам и лимитам.
На втором этапе контролируется полнота и правильность документального оформления фактически совершенных затрат на представительские расходы. Такой контроль осуществляет бухгалтерия предприятия.
На третьем этапе финансовый директор проверяет соответствие совершенных представительских расходов требованиям законодательства и их экономическую целесообразность.
