Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как подготовить регламент договорной работы

В регламент (положение) о договорной работе включают единые правила подготовки и заключения контрактов, отражающие зоны ответственности структурных подразделений и обеспечивающие координацию их действий на каждом этапе движения договора. Это может быть единый документ или несколько связанных между собой локально-нормативных актов, регулирующих отдельные этапы (например, положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов и т. д.).

Регламент и иные документы утверждают приказом генерального директора, а кроме того, с ними в обязательном порядке следует ознакомить сотрудников.

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Настоящее положение определяет порядок заключения, регистрации, хранения и контроля исполнения договоров в ООО «Альфа» (далее – «Общество»).

2. Положение разработано в целях создания инструментов управления, обеспечивающих эффективность операционной деятельности в области правового обеспечения в Обществе, в том числе в целях:

3. Настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты (акцепта) выставленного счета на сумму не свыше 100,0 тыс. руб.».

Что включить в порядок проверки контрагентов

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов компании (например, выписки из ЕГРЮЛ на текущую дату, устава, свидетельств о постановке на учет и т. д.). Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«В отношении контрагента, с которым общество впервые вступает в договорные отношения, исполнитель формирует досье контрагента, включающее:

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров. А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта. Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента. Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом. Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Также стоит в этом порядке упомянуть, что для подготовки нестандартного сложного договора, для которого в компании или у контрагента нет готового шаблона, подразделение-инициатор должно обращаться непосредственно в юридический департамент.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту. Например, в него можно включить краткую характеристику договора (наименование сторон, предмет договора, необходимость заключения), цену договора и расчет цены, статью бюджета. Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования. Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Проект договора готовится одним из следующих способов:

2. В процессе осуществления договорной работы Инициатор договора обязан исходить из экономической целесообразности заключения договора и нести ответственность за своевременность и полноту действий, осуществляемых им в рамках договорной работы, а также за материальные последствия заключения договора.

3. На стадии подготовки договора Инициатором договора составляется справка – обоснование заключения договора (далее – ОЗД) о целесообразности его заключения для общества. ОЗД подписывается руководителем (заместителем) Инициатора договора, прикладывается к проекту договора.

4. В ОЗД дается обоснование целесообразности заключения договора, необходимости закупки (поставки) продукции, выполнения работ, оказания услуг, указываются объемы (количество) и сумма по договору, условия расчетов (процент предоплаты, сроки), а также реквизиты контрагента: юридический и почтовый адреса, название организации, Ф. И. О. руководителя, телефоны, наличие свидетельств о регистрации, в том числе в налоговом органе, расчетный счет, наименование банка и другие сведения, имеющие значение для заключения договора. В случае если проводились конкурентные процедуры, к ОЗД прилагается копия протокола закупочной комиссии».

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков. А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО. В качестве обязанностей юридического отдела стоит указать оценку правомочности контрагента, анализ условий контракта на предмет защиты интересов компании.

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Подготовленный и надлежащим образом оформленный проект договора до его подписания подлежит обязательному согласованию путем визирования структурными подразделениями Общества на листе согласования.

2. Завизированный ответственным лицом лист согласования с проектом договора и обоснование заключения договора направляются на рассмотрение и визирование в структурные подразделения Общества.

3. Визирование проектов договоров каждым структурным подразделением должно осуществляться в минимальные сроки, но в любом случае не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных и договоров большого объема – не более двух рабочих дней (16 часов).

4. При наличии замечаний визирующее подразделение должно сделать об этом отметку на листе согласования, изложить замечания на отдельном листе в форме (формулировке), позволяющей их учесть, приложить к проекту договора.

5. После устранения замечаний исполнитель обязан вновь получить визу структурного подразделения, сделавшего замечание. В случае несогласия исполнителя с замечанием, решение об исключении его принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени Общества.»

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

1. Согласованный проект договора вместе с листом согласований, а также обоснование заключения договора в установленном порядке передается исполнителем на подписание лицу, уполномоченному заключать договоры от имени Общества.

2. Подписанный уполномоченным лицом от имени Общества договор возвращается исполнителю.

3. Подписанный сторонами оригинал договора с листом согласования и также обоснование заключения договора не позднее двух рабочих дней после подписания представляются исполнителем в юридический департамент для регистрации, которая производится путем присвоения договору номера и внесения сведений о нем в реестр договоров.

4. Реестр договоров содержит регистрационный номер договора, дату составления (подписания) договора, название (предмет) договора, наименования сторон договора, информацию об окончании срока действия договора, об исполнителе, о приложениях к договору.

5. Подлинник заключенного Обществом договора вместе с листом согласования и также обоснование заключения договора хранятся в юридическом департаменте.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Контроль исполнения договора осуществляет исполнитель. Исполнитель направляет копии договора в соответствующие подразделения Общества, в том числе в бухгалтерию, для организации работы по его исполнению и обеспечивает исполнение договорных обязательств по срокам, количеству и качеству.

2. Инициатор договора обязан вести мониторинг собственных действующих договоров и своевременно инициировать закрытие исполненных договоров, пролонгацию договоров.

3. Инициатор не позднее одного рабочего дня обеспечивает информирование финансового и юридического департаментов при возникновении дебиторской задолженности сроком не менее ___ тыс. руб., срок которой составляет не менее __ дней».

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.