text
Журнал

Как контролировать расходы на горюче-смазочные материалы

Для снижения расходов на горюче-смазочные материалы финансовому директору предстоит разработать обоснованные нормативы расходов топлива, внедрить технический контроль в процессы транспортировки, организовать проверку первичных транспортных документов и пересмотреть систему мотивации водительского состава.

Как разработать нормативы расхода горюче-смазочных материалов в компании

Нормативы расхода топлива лучше подготовить для каждого используемого в компании транспортного средства исходя из фактических контрольных замеров. Брать за основу нормы из Рекомендаций Минтранса России по расходам топлива или из технических документов автопроизводителя нецелесообразно, так как они, как правило, занижены. Нормативы должны быть разработаны применительно к каждой марке автомобиля компании с учетом его износа.

Для проведения контрольных замеров понадобится создать специальную комиссию (состав которой утверждается приказом по компании). Ее участники проедут по основным маршрутам и зафиксируют фактический расход топлива.

Протокол, содержащий данные о фактическом расходе топлива на 100 километров, обязательно подписывают члены комиссии. Нормативы утверждаются приказом по компании. Если климатические условия в разные времена года существенно различаются, нормы стоит корректировать с их учетом. Например, в зимнее время провести повторный замер фактического расхода топлива.

Плюс к этому необходимо регулярно проводить выборочную проверку фактической длительности поездок (километраж) – снимать данные спидометра на начало и конец маршрута. Зная реальный километраж, норму расхода на 100 километров, дату и время последней заправки, а также остаток топлива в бензобаке, нетрудно выяснить, превышены расходы на топливо или нет.

Дополнительная контрольная процедура – выборочная проверка работы автомобильных спидометров. Их неисправность может привести к завышению данных о пробеге транспортных средств. Кстати, нередко перебои в работе спидометра – результат умышленных действий.

Кроме того, стоит перейти на безналичные расчеты водителей с АЗС – воспользоваться топливными картами или талонами. В случае с картами компания получает возможность контролировать количество заправок и объем залитого топлива (процессинговый центр будет присылать ежемесячные отчеты). При использовании талонов ситуация несколько иная. Например, по итогам прошедшего месяца компания оценила фактический объем потребления топлива и исходя из результатов его расчета приобрела определенное число талонов на следующий месяц. С этих пор перед каждой поездкой водителю выдается один или несколько талонов нужного номинала (например, 10, 20, 40 литров) в зависимости от длительности маршрута. Такой способ позволит избежать излишне израсходованного топлива. Однако любые незапланированные поездки, под которые талоны не приобрели, могут привести к необходимости докупить бензин, но уже за наличный расчет.

Как проверять первичные документы по учету горюче-смазочных материалов

Для контроля транспортных расходов рекомендуется на выборочной основе проверять путевые листы, на основании которых расходы на горюче-смазочные материалы списываются на затраты в налоговом и бухгалтерском учете. Реквизиты путевого листа и порядок его заполнения должны соответствовать установленным требованиям Минтранса России.

В отдельных компаниях разрабатывают путевые листы самостоятельно, в том числе на основании данных приборов контроля GPS. Для снижения налоговых рисков целесообразно, чтобы эти формы первичных документов содержали все необходимые реквизиты, включая данные о маршруте поездки, движении топлива на момент выезда и возвращения, сведения о водителе и данные о проведенных медосмотрах, информацию о транспортном средстве и его собственнике.

Елена Сережкина , генеральный директор ООО «АРСЭ Консалтинг»

Убедиться в том, что расходы на горюче-смазочные материалы не завышены, позволит выборочная проверка первичных учетных документов, а именно путевых листов.

В ходе этой проверки необходимо помнить, что путевые листы могут быть составлены как по образцу, утвержденному Госкомстатом России, так и по форме, разработанной компанией. Важно, чтобы этот документ содержал обязательную информацию о сроке, в течение которого он может быть использован, наименование компании – владельца автомобиля (в т. ч. адрес организации и номер телефона). При рассмотрении документа необходимо убедиться, что в нем отражены данные об автомобиле (его тип и модель, регистрационный знак, пробег и др.) и о водителе (полное имя и дата его медосмотра, в т. ч. предрейсового и послерейсового). При этом в путевом листе могут содержаться и дополнительные сведения, связанные с особенностями деятельности компании. Если при проверке обнаружится, что какой-то путевой лист заполнен некорректно (например, содержит неверный пробег или в нем не указан регистрационный знак и др.), сумма на покупку израсходованного топлива, вписанного в этот лист, не может быть учтена в составе общих расходов на горюче-смазочные материалы (в т. ч. в целях сокращения налогооблагаемой базы). В этом случае от выборочной проверки стоит перейти к сплошной (т. е. рассмотреть все документы). Поскольку не исключено, что остальные путевые листы в отчетном периоде составлены с нарушениями.

Как мотивировать водителей на экономию горюче-смазочных материалов

Чтобы сократить затраты на горюче-смазочные материалы, в качестве дополнительной меры необходимо использовать мотивацию водителей на бережное расходование ГСМ. А именно увязать их премии с экономией (перерасходом) топлива. К примеру, по итогам расчетного периода (месяца) увеличивать или сокращать переменную часть зарплаты пропорционально сумме экономии или перерасхода топлива. Такой подход поможет стимулировать водительский персонал бережно относиться к горюче-смазочным материалам.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.