Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как контролировать логистику

Снизить расходы на транспортировку сырья, материалов и готовой продукции, их хранение и перемещение внутри компании, предотвратить злоупотребления в сфере логистики по силам любой компании. Для этого предстоит сделать следующее:

Как создать отдел логистики

Как правило, в компаниях основные логистические функции (закупка, доставка, складирование и т. д.) распределяются между несколькими службами: закупки, продаж, складским и производственным хозяйством. Нет единого подразделения, которое целиком и полностью отвечало бы за расходы на логистику.

Такой подход оправдан, если эти расходы невелики. Если же они существенны, целесообразнее создать специализированное структурное подразделение и сделать его ответственным за общую координацию логистики. Так получится синхронизировать и ускорить следующие процессы:

Создавая службу логистики, важно сразу же побеспокоиться о качественных регламентах для ее деятельности – положении о службе, должностных инструкциях. В них понадобится раскрыть основной функционал и полномочия. К примеру, в областях:

Учитывая, что отдел логистики замкнет на себе управление всей цепочкой товарных потоков, а также будет отвечать за принятие решений, затрагивающих деятельность сразу нескольких структурных подразделений, стоит напрямую подчинить его руководителя генеральному директору в ранге заместителя. Это позволит избежать давления на логистов со стороны других служб и обеспечит возможность принятия комплексных решений, например, в случае разногласий между департаментами в части согласования планов по закупке, производству, доставке и реализации. А кроме того, статус заместителя генерального директора позволит возложить на руководителя логистики полную материальную ответственность, тем самым застрахует компанию от неоправданных расходов и необоснованных списаний товара.

Повысить эффективность работы новой службы можно, установив для нее ключевые показатели эффективности. Они должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать стратегии компании. К примеру, в качестве ключевых индикаторов эффективности для отдела логистики можно использовать:

Как добиться полного контроля новых расходов на логистику

Нивелировать риски необоснованного завышения стоимости услуг логистических операторов можно, если перейти на их конкурсный отбор. Такая процедура оградит компанию от практики «премирования подрядчиками» ее же менеджеров по снабжению или доставке.

Чтобы качественно и точно планировать расходы на логистику, одноименный отдел нужно сразу же подключить к бюджетному процессу. Например, обязать готовить заявки в централизованный долгосрочный план закупок, раскрывать в них технические требования к необходимым услугам, существенные условия. Так удастся исключить авральные контракты и заключать преимущественно долгосрочные договоры с транспортными компаниями.

Повысить прозрачность отбора контрагентов помогут:

При этом выбор подрядчика для логистики должен проводиться с учетом целого комплекса критериев, включая, кроме цены, качество и уровень сервиса. В противном случае простои в перевозке грузов, вызванные, например, частым ремонтом транспортных средств, используемых подрядчиком, могут перекрыть весь эффект от достигнутой экономии.

Как контролировать капитальные вложения в логистику

В состав контрольных мероприятий работы службы логистики важно включить и проверку капитальных затрат. А именно расходов на покупку (строительство) объектов собственного логистического комплекса, а также на создание распределительного центра или дочерней транспортной компании. Контроль капвложений необходим, к примеру, для снижения рисков необоснованного приобретения основных средств, покупки их по завышенной стоимости продавца, аффилированного с менеджерами компании (подробнее об этом см. Как контролировать закупки и Как свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников).

Поэтому еще на этапе их планирования следует обеспечить прозрачный отбор и качественную проработку инвестиционного проекта (подробнее об этом см. Как контролировать инвестиционную деятельность). В том числе:

Затем, после его утверждения и запуска, необходимо отслеживать соблюдение графика намеченных мероприятий, расходование средств, предназначенных для реализации этого проекта, и т. д.

Как обеспечить документальное оформление процесса логистики

Чтобы максимально защитить позиции компании и снизить риск возможных судебных споров, еще на этапе планирования договорных отношений с транспортно-экспедиционной компанией стоит особое внимание уделить условиям контракта.

К примеру, для компании оптимально заключить договор на долгосрочной основе, в котором определить четкие условия:

Кроме того, в ходе договорных отношений стоит выборочно отслеживать первичные документы процесса логистики (подробнее о том, как контролировать соблюдение договорных обязательств, см. Как контролировать договорную работу). К примеру, проверять транспортные накладные, оформленные под конкретную загрузку, содержат ли они все необходимые данные:

Стоит контролировать каждый экземпляр транспортной накладной на предмет наличия в ней подписи уполномоченных представителей предприятия и компании-перевозчика.

Рассматривая первичные документы, лучше не забывать о том, что контрагент (перевозчик) дополнительно должен представить оформленный путевой лист и сопроводительную ведомость (в случае если погрузка груза и выгрузка из контейнера производятся путем снятия его с транспортного средства).

Если издержки по страхованию груза несет компания, желательно регламентировать порядок взаимодействия ее сотрудников и страховщика, особенно при возникновении страховых случаев.

Как проконтролировать складские издержки

Чтобы свести к минимуму риск хищений и недостач на складе, крайне важно обеспечить регулярный контроль перемещения запасов, поступлений и списаний. К примеру, можно определить необходимый объем складских запасов, а также их минимальный страховой запас (подробнее об этом см. Как определить оптимальные для компании товарные запасы). Для этого понадобится провести АBС-анализ товарных позиций (подробнее об этом см. Как проверить ассортимент компании на экономически невыгодные товары), а иначе говоря, отранжировать их по ликвидности и рентабельности. Далее определить для каждой группы запасов порядок управления закупками (подробнее об этом см. Как регламентировать закупки) и рассчитать оптимальный уровень норматива запаса.

Для контроля можно проводить регулярный мониторинг запасов по группам. Так будет проще отследить рост доли неликвидных товарных позиций и своевременно отреагировать на него (подробнее об этом см. Как определить оптимальный объем складских запасов).

Группировка запасов позволит организовать их оптимальное размещение, при котором наиболее ходовые товарные позиции хранятся в лучших зонах склада, а неликвиды – в труднодоступных местах. Так складские площади будут использоваться рациональнее.

Регулярная инвентаризация склада дает возможность сверить данные об остатках товарных позиций, указанных в информационной системе, с фактическими объемами, находящимися на складе (подробнее о том, как это сделать, см. Как провести инвентаризацию). Кроме того, она поможет пресечь злоупотребления складских сотрудников.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Для оптимизации логистических процессов в договор с перевозчиком следует включить критерии, выполнение которых со стороны компании станет условием для снижения цены за транспортные услуги.

В число данных критериев, на достижение которых реально может повлиять компания, как правило, включают:

Дополнительным инструментом для снижения цены может стать перераспределение логистического сервиса в пользу наиболее рентабельных товарных позиций, выявленных по результатам проведенного компанией АВС-анализа.

В этом случае наиболее ходовая группа товаров получает максимальный уровень обслуживания со стороны логистического оператора, а уровень сервиса (например, скорость доставки, складского обслуживания и т. д.) в отношении малопродаваемых и неликвидных позиций может быть снижен.

Как проконтролировать работу логистов с помощью технических средств

Снизить риски злоупотреблений, а также хищений в подразделении логистики помогут специальные технические средства.

Например, системы видеонаблюдения, установленные в местах отгрузки продукции и комплектования заказов (подробнее об этом см.  Как выстроить систему внутреннего контроля продаж и снабжения).

Нелишним будет ужесточить пропускной режим в служебных помещениях, установить систему, фиксирующую время прихода и ухода сотрудников. Как вариант, ввести в практику выборочный осмотр сотрудников, покидающих рабочее место в конце рабочего дня, проверять их с помощью металлоискателя. Эта мера позволит снизить риск потерь (недостач) и убытков (в виде необоснованных списаний испорченных или поврежденных товаров).

Также важный момент – это риск потерь при транспортировке. Снизить его поможет контроль перемещения груза в режиме реального времени. Обеспечить его позволят системы слежения на основе спутникового сигнала, например глобальная навигационная спутниковая система (ГЛОНАСС).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.