text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как контролировать процессы технического обслуживания и ремонтов

Без эффективной системы внутреннего контроля вероятность превышения фактических расходов на ремонтно-техническое обслуживание запланированных значений будет всегда высокой. Это может быть вызвано как неоптимальной ремонтной стратегией, так и отсутствием регламентации технических процессов и четкого распределения сфер ответственности, а также контрольных процедур, покрывающих существенные риски.

А кроме того, к числу негативных факторов следует отнести и совмещение критических полномочий в рамках одного и того же структурного подразделения (функционального блока), создающее реальные предпосылки для злоупотреблений.

Какие риски характерны для ремонтно-технического обслуживания

Основные риски в ходе технических процессов и ремонтов компании, как правило, связаны с изначально неэффективной организацией управления. Например, когда ремонт проводится по мере возникновения поломок, без детального изучения причин возникших неполадок и принятия мер по предотвращению дальнейших сбоев.

О неэффективной организации технического обслуживания можно судить и когда оборудование эксплуатируется до отказа. Такой подход оправдан лишь в краткосрочном периоде при отсутствии планово-предупредительных ремонтов. Действительно, расходы на техническое обслуживание снижаются, особенно если общее состояние парка оборудования вполне удовлетворительно. Однако эффект от такой экономии сводится на нет все возрастающими рисками возникновения аварийных ремонтов, вызванными отсутствием у менеджмента адекватной информации о текущем техническом состоянии производственных активов. Как следствие, неисправности приходиться устранять в пожарном режиме. В результате возникают непредсказуемые простои основных средств, а расходы на них превышают запланированный бюджетный лимит. Все это отрицательно сказывается на производственных показателях.

Менее рискованна стратегия планово-предупредительных ремонтов (ППР), основанная на заблаговременном предупреждении незапланированного выхода из строя оборудования (диагностика, смазка, обтяжка, замена отдельных деталей). Она позволяет обеспечить нормальное функционирование агрегата в течение установленного срока эксплуатации за счет регулярного ремонта, согласно требованиям нормативно-технической документации, даты последней починки и длительности установленного межремонтного периода.

В то же время соблюдение этой стратегии в чистом виде может повлечь за собой риски завышения ремонтных издержек вследствие следующих факторов:

В результате такие расходы определяются на глазок, по принципу «факт прошлого года плюс», что приводит к их завышению, разногласиям между техническими и финансовыми службами и утверждению бюджета технических процессов и ремонтов в размере большем, чем это фактически необходимо. Планируя расходы на ремонт, производственно-технические службы нередко завышают фактический износ оборудования. Это обусловлено следующими факторами:

Как предотвратить завышение расходов на ремонт и техническое обслуживание оборудования

Чтобы предотвратить завышение расходов на техническое обслуживание оборудования, необходимо усовершенствовать стратегию планово-предупредительных ремонтов в соответствии со следующими принципами:

Для получения достоверной информации следует инициировать комплексную диагностику производственного оборудования. В целях повышения объективности результатов технического аудита в состав рабочей группы по проведению диагностики, помимо представителей инженерно-производственных служб, целесообразно включить независимых экспертов.

Проведенная диагностика даст возможность установить фактический износ производственных активов с учетом реальных условий эксплуатации, что позволит распределить их по четырем основным группам:

Разделение производственных активов на группы поможет расставить приоритеты. Прежде всего бюджет технического обслуживания будет расходоваться на ремонт агрегатов первой и второй групп (т. е. на предотвращение выхода из строя оборудования, поломка которого влечет наиболее существенные убытки и риски остановки производственного цикла). В следующую очередь он будет тратиться на третью группу. В отношении некритичного оборудования из четвертой группы возможен ремонт по состоянию исходя из фактических поломок.

Вопрос:  Что должен содержать регламент ремонтно-технического обслуживания компании

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Эффективно управлять техническими процессами и ремонтами в компании без установленных правил довольно затруднительно. Регламент этой деятельности должен определить стратегические принципы организации технических процессов в компании и установить контрольные процедуры, снижающие риски до приемлемого уровня. В этом документе следует зафиксировать правила:

  • планирования и выполнения ремонтных программ;
  • формирования бюджета ремонтов и контроль целевого расходования средств;
  • организации комплексного управления ремонтами;
  • технического надзора за проведением этих процессов и ремонтов;
  • обеспечения контроля качества выполненных работ со стороны привлеченных контрагентов и (или) внутренних ремонтных подразделений.

Регламент необходимо утвердить приказом по компании и ознакомить с ним сотрудников, задействованных в реализации технических процессов и ремонтов.

Вопрос:  Как усилить контроль качества ремонтно-технического обслуживания

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Повысить контроль качества выполняемых ремонтных работ помогут технологические карты, содержащие перечень проводимых ремонтных операций и нормы трудозатрат на них. Поручить подготовку таких карт можно инженерно-технической службе.

Кроме этого, в регламенте ремонтно-технического обслуживания следует формализовать процедуры приемки оборудования из ремонта и его проверки на соответствие качественным показателям.

В договоры с внешними подрядчиками, выполняющими ремонтно-техническое обслуживание, необходимо включать штрафные санкции за аварийные простои оборудования, а сами контракты заключать на тендерной основе.

Информационная система компании должна предоставлять возможность получать информацию о фактическом наличии запчастей и их расходовании. Повысить контроль за их движением в бухгалтерском учете поможет привязка конкретной запасной части к инвентарному номеру производственного основного средства.

Как организовать бюджетирование технического обслуживания и ремонта в компании

Наличие достоверных данных о текущем техническом состоянии производственного оборудования позволит разработать дорожную карту – стратегическую основу для подготовки ежегодного бюджета технических процессов компании, содержащую полную информацию о ее потребностях в проведении ремонтов на трех–пятилетний летний период, декомпозированную в конкретные мероприятия. К последним относят:

На основании долгосрочной стратегии развития технических процессов составляется ежегодный план ремонтных расходов. В нем учитываются приоритетность оборудования, его техническое состояние, требования нормативно-технической документации, статистика предыдущих ремонтов, акты, заключения и предписания внешних инспектирующих и контролирующих органов.

Потребность в ремонтах производственные подразделения определяют совместно с инженерно-техническим блоком, составляя дефектные ведомости с расчетами затрат и графики проведения ремонтов. Для важнейшего оборудования первой и второй групп в бюджет технических процессов дополнительно закладывается резерв на случай внеплановой поломки или аварийной ситуации.

Проект сводного графика проведения технического обслуживания на предстоящий год должен пройти экспертизу и утверждение коллегиальным органом, состоящим из представителей инженерно-технического, производственного и финансового блоков. Последний отвечает за оцифровку ремонтных потребностей и их включение в общий бюджет компании.

При этом следует предусмотреть контрольные механизмы, лишающие производственные подразделения возможности отказаться от уже запланированных и утвержденных мероприятий по техническому обслуживанию в целях достижения экономии средств.

Для повышения прозрачности расходов в этом бюджете должны быть отмечены отдельные расходные статьи по ремонту силами внешних организаций и собственными ресурсами.

Для сокращения затрат на запчасти целесообразно инициировать проект по постепенной унификации производственного оборудования.

Как разделить полномочия в рамках ремонтно-технического обслуживания

В число основных функций технического обслуживания компании входят определение потребности в ремонтах и их заказ; проведение технических работ и надзор за состоянием оборудования и качеством выполненного ремонта.

Замыкание всего спектра полномочий по техническому обслуживанию за одним и тем же структурным подразделением компании – основа для злоупотреблений. Поэтому для снижения подобных рисков функции производства, инженерного надзора и выполнения ремонтных работ должны быть организационно разделены с подчинением каждого блока отдельному заместителю генерального директора.

В этом случае сферы ответственности оптимально распределить между следующими подразделениями и службами:

Инженерно-техническая служба. Основные задачи этой службы – обеспечение независимого надзора за техническим состоянием фонда производственного оборудования и соблюдением производственными подразделениями правил эксплуатации агрегатов, а также контроль своевременности ремонтных работ в соответствии с ранее утвержденными графиками. Для их выполнения инженерно-технической службе следует проводить:

Желательно, чтобы информационная система компании (соответствующий модуль ERP) поддерживала ведение баз данных о выполненных плановых и внеплановых ремонтно-технических работах, выявленных дефектах, фактах отказа оборудования, затраченных ресурсах.

Производственные подразделения. Отвечают за выполнение производственной программы и выступают в роли заказчика технического и ремонтного обслуживания, необходимого для бесперебойного выпуска продукции.

Поскольку самые актуальные знания о техническом состоянии агрегата аккумулированы у непосредственно работающих на нем сотрудников, снизить риски незапланированных аварийных остановок можно, если передать мастерам и начальникам производственных участков часть функций инженерно-технической службы как раз по мониторингу технического состояния. Имеет смысл обязать работников производства сразу извещать ремонтную службу о малейших отклонениях в работе агрегатов. Благодаря такой оперативной информации будет проще отслеживать технические проблемы и определять приоритетность по видам работ на каждом объекте.

Ремонтные подразделения. Когда в каждом производственном цехе есть собственные ремонтные службы со своими бюджетами и складами, расходы на ремонтно-техническое обслуживание зачастую непрозрачны и завышены. Повысить эффективность управления ими можно за счет централизации этой функции на базе единого цеха. Это избавит от нерациональной загрузки технический персонал, а кроме того, упростит процессы закупки, учета и хранения запчастей. Такой центральный ремонтный цех получает статус центра финансовой ответственности, устанавливает внутренние цены на свои услуги для обслуживаемых подразделений.

При выводе ремонтно-технического обслуживания в дочернюю компанию (аутсорсинг) следует правильно выстроить взаимоотношения с вновь созданной ремонтной организацией. Например, при подрядной схеме (человеко-часы) существует риск завышения ремонтной «дочкой» своих счетов, выставляемых компании за ремонтно-техническое обслуживание. Снизить эти риски можно, зафиксировав расценки в договоре сервисного обслуживания. И не стоит забывать о том, что дочерняя компания будет заинтересована в поломках, ведь они для нее означают увеличение заказов на выполнение ремонта (особенно когда других заказчиков, кроме материнской компании, нет).

Учитывая, что переданное на аутсорсинг ремонтно-техническое обслуживание не отличается большой оперативностью, функции по устранению аварийных ситуаций в отношении ключевого оборудования лучше оставить внутри компании. Независимо от того, кто именно будет отвечать за ремонтные работы, контролировать их по-прежнему будут инженерно-техническая служба и производственные подразделения.

Финансовый департамент. Это подразделение обеспечивает бюджетный контроль целевого расходования средств, выделенных на техническое обслуживание, а также проводит план-факт анализ бюджета и оценку эффективности вложений в ремонт.

Бухгалтерия. Контролирует правильность составления первичных документов, отражающих движение товарно-материальных ценностей, проводит инвентаризацию запчастей, инициирует заключение договоров с должностными лицами о полной материальной ответственности.

Подразделение внутреннего аудита. Эта служба анализирует риски и эффективность контрольных процедур, их покрывающих. При необходимости вносит предложения по повышению качества контролей.

Вопрос:  Как повысить эффективность управления ремонтно-техническими работами

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Повысить эффективность управления ремонтами можно, если увязать переменную часть зарплаты работников подразделений, отвечающих за техническое обслуживание, с выполнением таких ключевых показателей эффективности:

  • коэффициент технической готовности (доля времени полноценной работы оборудования при соблюдении лимитов бюджета);
  • доля времени выполнения ремонтных работ от общего времени ремонтного простоя;
  • соблюдение графика ремонтов;
  • доля аварийных ремонтов;
  • продолжительность межремонтного периода.

При этом в ключевые показатели эффективности лучше не включать индикаторы, направленные на «чистое» снижение ремонтных затрат. Это может привести к необоснованным отказам от проведения ремонтно-технического обслуживания в целях достижения экономии, как результат, повысится вероятность аварийных выходов из строя оборудования и дополнительных расходов.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.