text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как контролировать договорную работу

Текущее финансовое состояние компании, ее платежеспособность во многом зависят от того, насколько качественно и четко отлажена договорная работа – от заключения контракта и отражения его условий в учетной системе до контроля исполнения обязательств. К примеру, своевременно ли поступают платежи от контрагентов за отгруженные товары, не растет ли непогашенная дебиторская задолженность. Или не нарушает ли сама компания своих обещаний поставщикам, не грозят ли ей за такие нарушения пени и штрафы. Чтобы избежать подобных проблем, следует каждый этап договорной работы сделать максимально прозрачным и контролируемым, в том числе:

Как подготовить проект договора

В зависимости от того, какую роль играет компания в том или ином договорном отношении (покупатель или поставщик), зависит и то, будет ли она отвечать за подготовку проекта договора. На практике форма контракта чаще всего предлагается поставщиком.

Для подготовки проекта договора вне зависимости от его вида (например, реализационный, закупочный и т. д.) предстоит:

Стоит заранее создать базу всех необходимых шаблонов договоров – типовых контрактов по значимым для компании операциям. К примеру, для оптовой торговли это могут быть шаблоны договора закупки товаров (для дальнейшей перепродажи) и продажи (реализации товаров), а также на оказание транспортных услуг. Так при оформлении каждой новой сделки не нужно будет заново сочинять оптимальный для компании текст контракта. Достаточно взять типовой документ и внести в него реквизиты операции и особые условия от контрагента. Упростится и процедура утверждения текста договора внутри компании – на этапе визирования достаточно согласовать только те пункты, которые выходят за рамки утвержденного шаблона (т. е. исключения из правил) или дополняющие его.

Кстати, может быть несколько шаблонов одного и того же договора, различающихся по одному или нескольким условиям. Например, на реализацию товара с предоплатой или отсрочкой платежа.

Подготовку пакета типовых контрактов имеет смысл поручить юридическому отделу. Если в компании такого подразделения нет, можно заказать шаблоны на стороне или обойтись при их разработке силами финансовой службы.

Как согласовывать проект договора внутри компании

Ускорить согласование договоров внутри компании позволит четко выработанный алгоритм визирования. Это означает, что для каждой категории контрактов должна быть назначена своя цепочка ответственных лиц, которые должны ознакомиться с этими документами и утвердить их.

В зависимости от особенностей бизнеса, категории договоров, к примеру, могут быть такими:

Соответственно, для первой и второй категории (реализация и закупка) необходимы визы:

Третья категория договоров (обеспечительные) согласуется в следующем порядке:

Поскольку в каждой компании свои особенности ведения бизнеса, указанный выше перечень виз можно расширить или сузить.

Полномочия финансовой службы в части проверки договоров могут быть различными. Все зависит от организационной структуры компании и фактического распределения контрольных функций между подразделениями. К примеру, если в компании нет юридического отдела, то финансовой службе стоит проверить:

Если в компании нет коммерческого отдела, финансовой службе предстоит проконтролировать:

Наконец в обязательном порядке финансовой службе и бухгалтерии следует обратить внимание на следующее:

Порядок согласования договоров фиксируется во внутренних документах компании. К примеру, это может быть регламент договорной работы (подробнее об этом см. Как регламентировать договорную работу), где указаны должностные лица соответствующих служб и максимальные сроки, в течение которых они обязаны завизировать поступивший к ним документ. Кроме того, удобно использовать специальные листы согласования, в которых уже прописан порядок визирования и предусмотрено место для даты и подписи проверяющего (см. рисунок. Лист согласования).

После того, как договор прошел все этапы согласования, он попадает к генеральному директору или лицу, уполномоченному на его подписание.

Юлия Пряхина , финансовый директор ООО «ПСГ "Система"»

Наладить успешную и эффективную договорную работу поможет одноименный регламент. Он позволит определить полномочия ответственных лиц, упросит контрольные процедуры. К примеру, можно разделить все договоры на особо контролируемые (крупные и важные) и рядовые в зависимости от масштабов компании. Для последних в рамках регламента можно предусмотреть упрощенную процедуру согласования, а для особо контролируемых описать ее подробнее.

Кроме этого, для снижения финансовых рисков в регламенте стоит расписать процедуру проверки надежности контрагентов. К примеру, указать документы, необходимые для нее. Это может быть действующая выписка из единого государственного реестра. По ней можно проверить полномочия руководителя, узнать, находится ли компания в стадии ликвидации, в том числе и под процедурой банкротства, уточнить основные виды деятельности контрагента. Кстати, для ускорения процесса проверки такую выписку можно заказать самостоятельно без участия потенциального делового партнера. В дополнении регламентом может быть рекомендован поиск сведений на сайте ФНС России (по ИНН место регистрации, руководителя и т. д.) и в едином федеральном реестра сведений о банкротстве. Не будет лишним собрать доступную информацию о поставщике, к примеру, в Интернете (упоминания в СМИ, сайт самой компании и т. д.).

Порядок сбора и хранения всей полученной информации о клиентах и поставщицах также стоит зафиксировать в этом регламенте (в каком виде – электронном или на бумаге, где именно – буквально в какой папке и т. п.). Все это в случае необходимости может стать одним из главных аргументов при спорах с налоговой инспекцией или судебных разбирательствах.

Не менее важно в регламенте указать уровень ответственности и порядок наказаний за несоблюдение требований к документам, регулирующих договорную работу.

Как подписать договор при имеющихся разногласиях с контрагентом

Подписание договора происходит сразу после согласования его проекта внутри компании. Затем он направляется контрагенту. Если последний имеет какие-либо замечания по тексту, то готовит протокол разногласий. В этом случае контракт подписывается с пометкой «с протоколом разногласий». Ее следует делать в разделе, отведенном под подписи сторон на последнем листе договора, а также на всех тех приложениях, с которыми контрагент не согласен.

Протокол разногласий, как правило, представляет собой таблицу из двух колонок. В обязательном порядке в нем указываются две формулировки проекта договора (компании и ее контрагента). Кроме того, может быть и третья колонка, в которой приводится обоснование позиции компании, составлявшей протокол.

Компания, получившая назад договор с протоколом разногласий, может согласиться со всеми замечаниями и подписать документ с формулировками в редакции контрагента. В таком виде договор действует во всех тех положениях, которые не оговорены в протоколе разногласий (т. е. во всем том, с чем не спорят стороны и что не противоречить закону). В обратной ситуации компании придется инициировать повторные переговоры с контрагентом по всем спорным пунктам. Итогом таких переговоров служит протокол согласования. Он так же представляет собой таблицу, в которой первые две колонки – те же, что и в протоколе разногласий, а третья – согласованный вариант (указывается формулировка, которую утвердили обе стороны). В результате действовать будут положения протокола согласования разногласий, а во всем остальном – положения договора.

Как организовать регистрацию договоров

Подписанные договоры следует регистрировать в информационной базе компании в форме реестра. Так удобнее отслеживать сроки действия договоров, качество исполнения обязательств сторонами, вести учет первичных документов.

Такой реестр должен содержать как минимум следующие сведения:

Обязанность по ведению реестра ложится на юридический отдел или финансовую службу. В крайнем случае можно доверить эту процедуру секретарю.

Как спланировать и отследить исполнение договорных обязательств

На основе заключенных и планируемых к подписанию договоров строится фактически весь бюджет компании. Соответственно, если в компании есть действующие контракты, то исполнение обязательств по ним должно быть запланировано в бюджетах доходов и расходов, движения денежных средств. Фактически реестр договоров – это база для бюджетирования.

Все вновь заключенные контракты должны проходить проверку на соответствие утвержденным в компании бюджетам. Очевидно, что исполнение обязательств будет зависеть от специфики самого договора. Но в любом случае оно должно найти свое отражение в отчетах об исполнении бюджетов доходов и расходов, движения денежных средств. Поэтому для финансового директора эти отчеты – ключевые инструменты контроля исполнения договорного процесса.

Как вести учет документов по договору

Учет документов по договору – прерогатива бухгалтерии. Однако если последняя находится в подчинении финансового директора, то у финансистов появляется ряд задач.

К примеру, прежде всего предстоит наладить систему учета документов. Наиболее удобный инструмент – реестр (подробнее об этом см. Как организовать регистрацию договоров). Он оптимален для проверки книги покупок и книги продаж, а также контроля НДС (поскольку этот налог отражается в учете не по дате документа, а по дате его получения).

При этом важно, чтобы ответственный за контракт (это, как правило, инициатор или специалист, который его ведет) отвечал и за формирование первичных учетных документов по нему.

Юлия Поднос , директор по экономике и финансам «Гарс Телеком»

Чтобы принять решение о том, заключать ли с клиентом договор на условии отсрочки платежа, можно воспользоваться простой системой поиска информации по контрагентам.

К примеру, запросить у потенциальных дебиторов бухгалтерскую отчетность за два–три последних квартала и выписку из Единого государственного реестра юридических лиц. Как правило, этих сведений хватает, чтобы отследить динамику движения денежных средств, размер уставного капитала и список участников.

Однако большинство российских предприятий продолжает оставаться непрозрачным и неохотно делится подобными сведениями. Выписку из единого реестра можно запросить и в налоговой инспекции. А вот остальную информацию приходится искать. Для этого вполне подходят специализированные интернет-ресурсы.. К примеру, база данных СКРИН.

Перечисленных источников информации о контрагенте более чем достаточно для того, чтобы провести оценку его надежности и платежеспособности. Их использование позволит избежать роста просроченной дебиторской задолженности, а также исключить возможность возникновения безнадежной дебиторки.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.