text
Журнал

Что проверить в политике закупок финансовому директору

Политика закупок (закупочная политика) определяет порядок приобретения товаров и услуг, правила доставки и хранения на складе сырья и готовой продукции. Как правило, она содержит ответы на основные вопросы: что покупать, в каком количестве, у каких поставщиков и на каких условиях. Во многих компаниях к составлению этого регламента подходят формально. В результате предприятие теряет миллионы рублей на откатных схемах, а цены постоянных поставщиков превышают рыночные. Чтобы сократить убытки и предотвратить мошенничество со стороны сотрудников, финансовому директору стоит самостоятельно проверить закупочную политику. В документе нужно обратить внимание:

Какие риски позволяет нивелировать политика закупок

С финансовой точки зрения при закупке товаров и услуг возможны следующие риски:

Риски срыва поставок. Несвоевременная поставка, например, отгрузка сырья на неделю позже, может привести к остановке производства, что сопряжено с огромными убытками. Также несоблюдение сроков поставщиками может повлиять на отношения с покупателями, продукция не будет произведена в срок, и компании придется выплатить клиентам пени и штрафы. Чтобы этого избежать, нужно удостовериться, что в закупочной политике прописаны процедуры, позволяющие соблюдать сроки получения товаров и услуг.

Затоваривание склада. Отсутствие контроля за закупками может привести к серьезным кассовым разрывам. Это связано с тем, что деньги компании обездвижены в запасах, расходы на хранение готовой продукции или сырья постоянно возрастают. Если речь идет о скоропортящихся продуктах, то потери могут быть еще более существенными. Чтобы избежать затоваривания складов, в регламенте должны быть предусмотрены сроки поставок и их периодичность с учетом реальных потребностей предприятия.

Злоупотребления сотрудников. Выявление нарушений и злоупотреблений сотрудников компании и предотвращение подобных ситуаций в будущем – задача службы безопасности предприятия. Тем не менее регламент также должен содержать правила и контрольные процедуры, позволяющие снизить подобные риски. Например, централизация закупок или введение специальных целевых показателей эффективности (KPI) для менеджеров, зависящих от уровня затрат на приобретаемую продукцию.

Главное правило, позволяющее избегать мошенничества, – решения о выборе контрагента и об условиях сотрудничества с ним должны приниматься коллегиально. Например, договор заключается только после согласования его основных положений со специальной комиссией, в которую, помимо менеджера по закупкам, входят руководитель производственного отдела, коммерческий директор, юрист и начальник склада. Кроме того, имеет смысл четко разграничить полномочия и ответственность между подразделениями и сотрудниками, вовлеченными в процесс. Например, отдел материально-технического снабжения предоставляет информацию о поставщиках, планово-экономический отдел сравнивает финансовые условия, комиссия принимает решение о заключении контракта после его утверждения юристами и финансовым директором.

Как прописать порядок выбора поставщиков в политике закупок

Один из важнейших пунктов закупочной политики, которому стоит уделить повышенное внимание, – порядок выбора поставщиков. Важно убедиться, что в регламенте прописан четкий и понятный алгоритм принятия решений, зависящий от общей суммы контракта. Например, не стоит вовлекать генерального директора в процесс выбора поставщика канцелярии, на которую ежемесячно расходуется не более 5 тыс. руб. В противном случае сроки согласования условий сотрудничества могут затянуться на месяцы. Вместе с тем, не стоит излишне упрощать процесс, превращая его в простую формальность. Для этого в закупочной политике должны быть предусмотрены как минимум две процедуры выбора поставщиков: основная (для значительных поставок) и упрощенная (закупки для оперативных нужд компании). Кроме того, должны быть указаны четкие критерии, при которых применяется одна из процедур. Например, закупки на сумму более 100 тыс. руб. должны утверждаться закупочной комиссией и проводиться в форме тендера, все решения на меньшую сумму руководитель отдела закупок может принимать самостоятельно.

Следующий важный аспект закупочной политики – это количество поставщиков. Желательно, чтобы компания сотрудничала как минимум с пятью поставщиками по типу товаров и услуг.

Ксения Вершинина , финансовый консультант компании «Авторитет»

В закупочной политике можно предусмотреть две процедуры закупок: основную (тендерную) и упрощенную.

Основная процедура должна включать следующие этапы:

Финансовому директору необходимо удостовериться, что при выборе контрагента учитываются такие факторы, как цена, условия оплаты (предоплата или отсрочка платежа), условия и сроки поставки, опыт и репутация компании. Для этого в закупочной политике лучше предусмотреть условие об обязательной оценке поставщика по таким критериям. Для удобства можно использовать следующую таблицу.

В таблицу включаются только те факторы, которые наиболее важны для компании. Поставщик, набравший наибольшее количество баллов, выигрывает тендер.

Такая система поможет менеджерам по закупкам сравнить условия сотрудничества (цены, сроки оплаты и доставки и т. д.) и при необходимости представить аргументированный ответ, почему выбран тот или иной контрагент.

Кроме того, в закупочной политике должны быть прописаны условия, при которых приобретение товаров, сырья и материалов допускается по упрощенной процедуре. Например, содержать ограничения по сумме. Кроме того, в регламенте важно:

Как регламентировать порядок планирования закупок

Отсутствие четкого графика закупок – одна из наиболее распространенных ошибок, которую допускают сотрудники коммерческого отдела. Соответственно, финансовый директор не может включить эти суммы в бюджет, а при необходимости срочного пополнения запасов сырья или материалов вынужден привлекать краткосрочное заемное финансирование. Возможны и обратные ситуации, когда для подстраховки менеджеры по закупкам приобретают в два раза больше товаров, чем необходимо. Чтобы избежать подобных проблем, экономисты компании должны составить детальный бюджет закупок с учетом запросов производственного отдела. При этом важно, чтобы были учтены следующие данные:

Задача финансового директора – убедиться, что заявленные в бюджете закупок цифры не противоречат производственному плану и бюджету продаж (подробнее об этом в решении Как оценить достоверность плана закупок).

Кроме того, закупочная политика должна содержать условие о том, что решение о приобретении товаров и услуг принимается на основании заявок, подготовленных специалистами планово-экономического и производственного (или отдела продаж) подразделений компании, с разбивкой на удобные периоды поставки.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.