text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как контролировать закупки

Практика показывает, что цена злоупотреблений в сфере закупочной деятельности довольно высока – при отсутствии должного контроля величина неофициальных премий (откатов), предоставляемых недобросовестным менеджерам по снабжению поставщиками, может достигать 10–20 процентов от общей стоимости закупок, а в некоторых случаях – существенно превышать эти цифры.

Для снижения рисков бизнес-процессы закупочной деятельности необходимо регламентировать в специальном положении (или в нескольких взаимосвязанных документах) и утвердить приказом по компании. В регламенте следует:

Как избежать сбоев в снабжении компании

Некачественное планирование закупочной деятельности оборачивается сбоями в снабжении. И даже может привести к срыву производственного цикла. Срочные закупки означают, как правило, невыгодные условия в договорах с поставщиками и как следствие высокие цены, существенную предоплату и т. д. Избежать аврального снабжения поможет долгосрочный план, сформированный на основании заявок, полученных от структурных подразделений организации. Как правило, такой план составляется на календарный год.

Своевременно и в полном объеме собрать заявки от структурных подразделений, консолидировать их в сводный закупочный план – основные задачи на этапе планирования, за которые отвечает служба снабжения. В заявках, как правило, указываются технические требования к закупаемой продукции (работам, услугам), количественные и качественные характеристики, иные существенные условия, предлагаемая закупочная процедура для выбора контрагента.

В ходе заявочной кампании могут возникнуть риски, снижающие эффективность процесса планирования снабжения, в их число входят в том числе:

Чтобы их минимизировать, в регламенте следует предусмотреть следующие контрольные процедуры: проверку плана закупок на предмет наличия в нем заявок от всех структурных подразделений, обязанных их подавать, контроль полноты их заполнения и соответствия производственной программе. При этом полномочия по консолидации закупочных заявок в единый план и проверке последнего должны быть разделены между разными должностными лицами. В частности, проверку плана можно поручить подразделению, отвечающему за подготовку проекта бюджета доходов и расходов, например, планово-экономическому отделу.

Как контролировать выбор контрагентов и исполнение ими своих обязательств

Выбор контрагентов и согласование договорных условий, на которых заключаются контракты, – важные бизнес-процессы закупочной деятельности. В их рамках следует уделить особое внимание:

Основной риск на данном этапе – возникновение личной заинтересованности как со стороны сотрудников службы снабжения, так и со стороны представителей иных структурных подразделений в работе с конкретным поставщиком. В результате создаются реальные возможности для заключения договоров на заведомо невыгодных для компании условиях и необоснованного обогащения недобросовестных сотрудников.

Основные контрольные процедуры этого этапа, которые следует отразить в соответствующем регламенте: распределение полномочий между специалистами службы снабжения, условия закупочных процедур, принципы анализа тендерной документации, проверка исполнения решений закупочной комиссии.

Разграничение полномочий. Предпосылки для злоупотреблений создаются в случае, если полный спектр или существенная часть закупочных функций (начиная от выбора поставщика до проведения оплаты по договору) замыкается на одном должностном лице или структурном подразделении. Поэтому в закупочном регламенте следует перераспределить полномочия в сфере снабжения между различными организационными звеньями. Например, подразделения-заказчики формируют технические требования к закупаемой продукции (работам и услугам) и потенциальному поставщику. Служба снабжения организовывает закупочную процедуру, но непосредственный отбор контрагента проводится на коллегиальной основе с участием представителей подразделения заказчика, службы закупок и иных структурных подразделений. Также служба снабжения проводит преддоговорную работу, но контракт должно будет подписывать должностное лицо, не участвовавшее в непосредственных переговорах с контрагентом. Что же касается оплаты по договору, то ее санкционирует финансовая служба.

Также должны быть разделены полномочия по заключению договора с поставщиком, текущему взаимодействию с контрагентом и последующей приемке продукции (работ, услуг). Последнюю лучше поручить сотрудникам, которые не взаимодействовали с поставщиком на этапе заключения контракта, это снизит риски возможного сговора и вероятность приемки некачественной продукции (работ, услуг).

Прозрачность закупочных процедур. Для повышения объективности выбора поставщиков в регламенте следует указать правила их отбора. При этом необходимо установить несколько критериев для оценки всех коммерческих предложений. Последние должны учитывать в комплексе стоимость, качество, сроки поставки и наличие гарантийного обслуживания. Предложения поставщиков лучше сопоставлять не только по цене, а с учетом общей стоимости владения. К примеру, нередко расходы на ремонт, энергопотребление и более частое техобслуживание оборудования могут перекрыть эффект низкой цены на него.

Регламент может предусматривать различные виды закупочных процедур в соответствии с категорией приобретаемых товаров. Например, в зависимости от стоимости и видов ТМЦ для отдельных групп может быть установлен упрощенный порядок, а для других – исключительно тендерные процедуры.

Для объективного выбора контрагентов в состав тендерной комиссии следует включать представителей подразделений, формально незаинтересованных в результатах проведения конкурса, например, службу экономической безопасности и финансовый департамент. В целях экономии времени на организацию закупочных процедур целесообразно проводить тендеры на заключение долгосрочных договоров с поставщиками, например, на поставку определенной позиции в течение года. Заключение длинных контрактов повышает надежность поставок и дает возможность для получения наиболее выгодных условий от поставщиков (к примеру, скидки за объем закупки). Также следует установить перечень документов, запрашиваемых у поставщиков, что позволит проверить контрагентов на предмет налоговой добросовестности.

Анализ тендерной документации. По наиболее дорогостоящим позициям целесообразно выборочно проверить условия тендерной документации – нет ли в ней завышенных требований к определенному оборудованию. Не исключено, что техническое задание может быть составлено под конкретную компанию, эксклюзивного поставщика определенной марки продукции, а в число участников тендера входят его дружественные фирмы, действующие в координации с потенциальным победителем и создающие только видимость проведения закупочной процедуры. К примеру, признаком сговора может быть согласие на поставку по предложенной цене только от одного из участников конкурса, в то время как остальные не делают никаких понижающих предложений.

Кроме того, проверка может выявить наличие необоснованно отклоненных коммерческих предложений с более выгодными условиями.

Для снижения подобных рисков в компании должна быть создана единая база поставщиков и обеспечено ее регулярное обновление. Руководству компании следует утвердить перечень основных поставщиков компании, с которыми имеется положительная история сотрудничества. В отношении них контрольные процедуры (проверка на предмет аффилированности и т. п.) могут быть сведены к минимуму.

Кроме того, на сайте компании рекомендуется также создать специальный раздел, где будут публиковаться акты, регламентирующие закупочную деятельность, планы закупок и соответствующая документация, прочая информация. Это повысит прозрачность работы службы снабжения и позволит избежать ситуаций, когда потенциальные компании-поставщики с привлекательными предложениями не получают информацию о предстоящих тендерах.

Проверка исполнения решений закупочной комиссии. Следует убедиться, что условия, на которых поставщик выиграл тендер, и условия заключаемого договора совпадают и не противоречат интересам компании. Проверку можно провести по наиболее крупным контрактам. Кроме того, необходимо проверить – содержит ли договор положения о штрафных санкциях, возлагаемых на поставщика в случае нарушений сроков поставки.

Санкционирование платежей. Финансовая служба перед перечислением оплаты по договору поставщику проводит проверку выставленного счета на предмет соответствия условиям договора и бюджету. Это должно стать стандартной контрольной процедурой. В регламенте имеет смысл установить суммовые критерии, по которым платежи на условиях 100-процентной предоплаты должны также обязательно санкционироваться службой безопасности, особенно если речь идет о новом контрагенте. Кстати, это условие прописывается в закупочном регламенте как норматив общего действия. Затем оно может дублироваться в условиях тендерной документации, составляемой к конкретной закупке.

Контроль исполнения контрактов. Подразумевает отслеживание фактов нарушения договоров поставки и выработку мер по своевременному и адекватному реагированию на них (внесение поставщика в стоп-лист, прекращение оплаты и т. п.). А кроме того, организацию контроля приемки ТМЦ и оборудования, в количестве, качестве, номенклатуре и цене, соответствующим условиям заключенных договоров.

Регулярный контроль позволит также выявить факты роста цен за определенный период. В этом случае оправданная реакция компании – переход к альтернативным поставщикам.

Кроме того, в ходе контроля договорной работы не лишнее – оперативное выборочное отслеживание цен по позициям, на долю которых приходится существенная часть себестоимости продукции. Это дополнение к выборочному анализу тендерной документации, позволяющее выявить нарушения, пропущенные при проверке тендерных документов. Его суть заключается в сравнении цен на сайтах поставщиков и теми, что указаны в договорах, заключенных с компанией. Разница может свидетельствовать о возможных злоупотреблениях со стороны службы снабжения. Эта контрольная процедура может проводиться в ходе внутреннего аудита бизнес-процессов закупочной деятельности соответственно подразделением внутреннего аудита.

Также следует предусмотреть процедуры приемки поступивших товаров, включая проверку ТМЦ на предмет соответствия тендерной документации, договору и товаросопроводительным документам. Это позволит, например, пресечь поставку оборудования, бывшего в употреблении, под видом нового. Для снижения вероятности конфликта интересов принимать продукцию должны сотрудники, не участвовавшие во взаимодействии с поставщиком при заключении контракта.

Служба безопасности должна проводить регулярный мониторинг поставщиков на предмет выявления их аффилированности с отдельными сотрудниками компании. Эффективное отслеживание закупочной деятельности также поможет выявить собственные ошибки, допускаемые отдельными подразделениями, приводящие к задержке сроков поставок и штрафным санкциям (например, вовремя не произвели предоплату, не уведомили поставщика, не сделали заявку на транспортировку и т. д.).

Подразделение внутреннего аудита периодически тестирует контроли на предмет получения представления об оценке их эффективности. При необходимости они могут дорабатываться в связи с возросшими рисками бизнес-процесса. Кроме этого, следует проверять закрепление контрольных процедур за ответственными лицами и отсутствие их дублирования.

Как снизить риск злоупотреблений сотрудников службы снабжения

Один из способов избежать махинаций при закупках в группе компаний – централизация закупочной функции. Когда договор на поставку ТМЦ заключается для всего холдинга, легче договориться с поставщиками о лучших условиях и снизить риск злоупотреблений. Дочерние компании при этом выступают в роли внутренних заказчиков, сообщают в центральный офис о своих потребностях в ресурсах и необходимых сроках. В регламенте имеет смысл установить критерии, определяющие, какие закупки должны быть централизованны, а какие могут быть переданы на уровень дочерних компаний.

Кроме этого, целесообразно внедрение специальных KPI (показателей эффективности) в переменную часть вознаграждения сотрудников отдела снабжения, зависящих от уровня затрат на закупаемую продукцию. Так, можно установить нормативные цены по закупаемым позициям с учетом прошлых закупок и поправкой на коэффициенты, отражающие изменение рыночной ситуации как минимум на инфляцию. По истечении отчетного периода подсчитывается соотношение между нормативными и фактическими ценами закупок, которая станет основанием для начисления бонуса. К примеру, если такое соотношение существенно отклоняется от допустимого норматива (из-за завышенной стоимости закупаемых товаров), сотрудники лишаются премии. В карте KPI, соответственно, следует установить пороговые, целевые и максимальные значения коэффициентов. В перечень KPI службы снабжения могут входить и другие показатели, например, характеризующие своевременность поставок и состояние складских запасов. Например, один из возможных KPI – длительность незапланированных простоев из-за срыва поставок. Он рассчитывается как суммарное время простоя за период. Или же, например, коэффициент обеспечения выполнения годового плана закупок – отношение разницы между планируемым и фактическим сроком выполнения к планируемому показателю.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.