text
Журнал

Как контролировать продажи

Если менеджеров по продажам не контролировать, то они вполне могут принимать ключевые для компании решения в свою пользу и на условиях, не всегда приемлемых для бизнеса. Например, предоставить клиенту значительную скидку или отсрочку платежа, предварительно получив вознаграждение в конверте. Результаты подобных действий не заставят себя долго ждать – скидки «съедят» всю маржу, а сама продукция окажется отгруженной на условиях отсрочки платежа сомнительным и непроверенным контрагентам. Как результат, возрастет безнадежная дебиторская задолженность.

Избежать негативных последствий поможет детальная регламентация бизнес-процессов коммерческой деятельности. Как правило, достаточно одного регламента продаж. В нем следует дать описание основных бизнес-процессов (планирование продаж, предоставление скидок и отсрочки платежа, отгрузка продукции и т. д.), а также контрольных процедур, позволяющих снизить риски до приемлемого уровня. Чтобы обеспечить повседневный контроль исполнения регламента, потребуется дополнить должностные инструкции ответственных сотрудников обязанностями по реализации контрольных процедур.

Как исключить возможные риски на этапе планирования продаж

Планирование продаж – прерогатива коммерческо-маркетинговой службы (подробнее о методике формирования прогнозов реализации см. Как планировать продажи при составлении бюджета). Но, учитывая важность этого процесса, в регламенте коммерческой деятельности следует предусмотреть участие в подготовке плана продаж не только коммерческих, но и финансовых, планово-экономических, а также производственных служб. Это поможет объективно подойти к оценке потенциала рынка, на котором работает компания, с учетом информации о себестоимости продаж и возможностей выпуска продукции. А также позволит исключить умышленные занижения прогнозных объемов реализации.

Чтобы избежать рисков такого рода, при подготовке плана продаж должны быть учтены:

Кроме того, в регламенте следует предусмотреть такую контрольную процедуру, как регулярный план-факт анализ исполнения плана продаж.

Как контролировать ценообразование и предоставление скидок покупателям

Чтобы процесс ценообразования в компании сделать прозрачным, а политику предоставления скидок регулируемой, в регламенте коммерческой деятельности следует установить правила формирования и пересмотра прайс-листа на продаваемую продукцию. Это позволит избежать неоправданного завышения или занижения стоимости реализуемой продукции.

Не будет лишним обязать финансовую службу согласовывать цены как на этапе установки, так и пересмотра. Так можно будет формировать прайс-лист с учетом информации о себестоимости продукции и требуемой маржинальной прибыли.

Особое внимание в регламенте необходимо уделить правилам предоставления скидок, установив четкие критерии, от которых зависит их размер, например, объем закупки и условия оплаты; отсутствие пророченной задолженности и т. д. В этом случае размер скидки для конкретного клиента будет варьироваться в зависимости от его попадания в ту или иную категорию.

Текущий контроль предоставляемых скидок также лучше поручить финансовой службе. Последняя проверяет их обоснованность и соответствие установленным правилам. Несоблюдение процедур – это сигнал для приостановки отгрузки и подготовки пояснений со стороны менеджера, отвечающего за продажу.

Как отслеживать предоставление отсрочки платежей

Продажа на условиях коммерческого кредита – составная часть стратегии по расширению доли рынка. Между тем бесконтрольное предоставление отсрочек приведет к росту просроченной дебиторской задолженности и снижению качества финансовых показателей. Поэтому следует установить конкретные правила отгрузки в долг. Обычно они регламентируются кредитной политикой (подробнее об этом см. Как определить срок, на который предоставить отсрочку платежа). Оптимально разделить клиентов на группы и присвоить им кредитный рейтинг в зависимости от уровня их платежеспособности (подробнее об этом см. Как оценить кредитоспособность контрагента). Основой для рейтинга может служить балльная система, учитывающая следующие факторы:

Балльная система оценки позволит разделить клиентов по группам, для которых будут установлены свои правила отгрузки. Например:

Соответственно, в текущем режиме должна исполняться контрольная процедура по проверке обоснованности предоставленных клиенту рейтинга и отсрочки платежа. Исполнение данной процедуры может быть делегировано финансовой службе, которая, выявив факт нарушения установленных правил, приостановит отгрузку продукции клиенту.

Как определить ответственного за управление дебиторской задолженностью

В регламенте коммерческой деятельности компании или ином документе необходимо зафиксировать порядок управления дебиторской задолженностью (подробнее об этом см. Как разработать систему управления дебиторской задолженностью). Если отгрузки в долг не единичны, не будет лишним создать специальное подразделение, отвечающее за текущий мониторинг уровня дебиторки и координацию мероприятий по ее взысканию в соответствии с утвержденным алгоритмом действий, к примеру, подготовка письма-напоминания, письма-претензии, включая процедуры взыскания пеней (подробнее об этом см. Как контролировать состояние дебиторской задолженности).

Как контролировать клиентскую базу

Во избежание утери клиентской базы при переходе «сейлза» к конкуренту следует внедрить IT-контроли, предусматривающие доступ менеджера по продажам только к данным по тем контрагентам, которых он курирует, и ограничивающие возможности для какого-либо копирования информации.

Кроме того, служба безопасности компании должна периодически проверять покупателей – нет ли личных связей между ними и ведущими менеджерами компании. Это позволит исключить ситуацию, когда основной объем продукции приобретается такими аффилированными фирмами за копейки, а затем уже перепродается конечным потребителям.

Как избежать потери клиентов

Несоблюдение компанией сроков исполнения заказов – одна из основных причин ухода клиентов к конкурентам. Поэтому важно наладить регулярный мониторинг реализации заказов и проводить выборочную проверку уже исполненных. Так можно выявить недоработки, допускаемые службой продаж, и предотвратить недополученные заказы в будущем.

Функции по ведению клиента и контролю исполнения заказа следует разграничить между сотрудниками. К примеру, проверку допустимо поручить представителю подразделения, не участвующего в процессе исполнения заказа.

Что касается финансовой службы, она вполне может каждый раз по окончании отчетного периода ранжировать выполненные заказы по прибыли и на основании этого рекомендовать коммерческой службе расширить продажи конкретного товара определенным клиентам или свернуть убыточные позиции.

Реализацию заказов, как и всей сбытовой деятельности в целом, сделать более эффективной позволят также и ключевые показатели эффективности (KPI) менеджеров по продажам. При этом следует помнить, что эти показатели не должны быть привязаны только к объему реализации. В противном случае возможны продажи ради продаж, без учета получаемого финансового результата, или даже фиктивные отгрузки с последующим возвратом товара.

В основу карты ключевых показателей эффективности сейлз-менеджеров целесообразно заложить маржинальную прибыль от сделки по продаже, дополнив показателями о состоянии уровня дебиторской задолженности.

Кроме этого, для повышения рентабельности продаж и своевременности исполнения заказов необходим и контроль эффективности контрольных процедур. Служба внутреннего аудита должна проводить регулярное тестирование имеющихся контролей в соответствии с утвержденным планом проверок. По результатам аудита контроли могут быть пересмотрены.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.