text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как контролировать управление финансами компании

Ужесточить контроль над деньгами компании можно, если внедрить контрольные процедуры на каждом ключевом участке работы финансовой службы: бюджетирование, подготовка отчетности, платежи, привлечение финансирования, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, а также свободными денежными средствами.

Как проконтролировать подготовку финансовой отчетности

Подготовка финансовой отчетности (бухгалтерской, налоговой, управленческой) – это один из самых уязвимых участков работы финансовой службы. Всегда есть риски искажения фактических данных об активах и обязательствах компании как по ошибке, так и умышленно. При реализации этих рисков в отношении налоговой отчетности компании грозят штрафы. Ошибки в бухгалтерской и управленческой отчетности опасны потерей доброго расположения внешних инвесторов и кредитных организаций. Наконец недостоверная отчетность – повод для аудиторов увеличить объем выборки и выставить больший счет за услуги, а крайний вариант – не дать положительного заключения.

Чтобы снизить такие риски, предстоит:

Определить значимые статьи в отчетности. Значимыми можно считать статьи активов и пассивов, искажения в которых значительно повлияют на достоверность отчетности в целом. Например:

Для каждого из выбранных существенных показателей стоит подготовить описание учетных процессов (например, в учетной политике компании) исходя из требований положений РСБУ, МСФО или управленческого учета компании.

При этом можно указать:

Выявить причины возможных искажений в отчетности. Необходимо разобраться, где находятся слабые места в учетных процессах компании, по каким причинам появляется возможность искажения фактической информации. Например, в системе документооборота есть проблемные участки, из-за которых первичные документы структурных подразделений поступают в бухгалтерию с опозданием. Либо существует высокая вероятность ошибок при заполнении финансовой отчетности (Бухгалтерского баланса и Отчета о финансовых результатах) на основании первичных документов или же в ходе корректировки учетных данных.

Разработать контрольные процедуры. После выявления значимых показателей и возможных причин ошибок в финансовой отчетности необходимо разработать и утвердить контрольные процедуры, покрывающие существенные риски ее искажения. Например, один из таких рисков – некорректный учет активов (в частности, при выбытии основных средств компании в связи с реализацией), возникающий из-за несвоевременного поступления информации о продаже (покупке) и из-за задержки регистрации сделки. Для снижения этого риска необходимо регламентировать договорную работу, а именно разработать порядок, процедуры, сроки их исполнения, выбрать должностных лиц, ответственных за своевременную подготовку документов, регистрацию сделок. Конечно, подразделения стоит уведомить о новых правилах заранее. Оптимально для каждого объекта контроля (например, первичной документации, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также производственных издержек) указать контрольные процедуры (например, как это сделано в таблице. Контрольные процедуры для учетных процессов).

Объект контроля Контрольные процедуры
Первичные документы Включение в договоры с контрагентами положений, устанавливающих штрафные санкции за несвоевременное представление первичных документов (актов выполненных работ, сверок взаимных расчетов).
Выборочная проверка первичных документов на предмет санкционирования со стороны уполномоченного должностного лица.
Контроль сроков прохождения документов в соответствии с корпоративным графиком документооборота
Товарно-материальные ценности (ТМЦ) Наличие на складах компании образцов подписей лиц, имеющих право:
– затребовать ТМЦ со склада;
– разрешать отпуск ТМЦ в производство и на сторону.
Выборочная сверка образцов подписей с подписями на первичных документах.
Сопоставление данных, указанных в первичных документах о расходе ТМЦ, с информацией из отчетов о движении материальных ценностей, производственных отчетов
Производственные издержки Санкционирование сверхлимитного отпуска материалов в производство со стороны уполномоченных лиц.
Инвентаризация незавершенного производства

Как проконтролировать подготовку и исполнение бюджетов

Оперативно проверить уровень подготовки и исполнения бюджетов возможно, если предварительно повысить качество бюджетного планирования и обеспечить условия для контрольных процедур его исполнения.

Повысить качество бюджетного планирования. Для повышения качества подготовки бюджетов стоит регламентировать бюджетирование. А именно в локальном нормативном акте (регламенте) установить правила формирования бюджета, указать сферы ответственности должностных лиц и включить контрольные процедуры, направленные на повышение качества бюджетного планирования, в том числе:

Обеспечить контроль исполнения бюджета. В бюджетном регламенте необходимо предусмотреть процедуры проведения финансовой службой текущего план-факт контроля показателей, установленных для центров финансовой ответственности. Для обеспечения контроля нужно утвердить формы отчетности. При этом рекомендуется обеспечить сопоставимость отчетных бюджетных форм, а также разработать детальные инструкции по формированию бюджетной отчетности.

В регламенте стоит указать, что только уполномоченные сотрудники финансовой службы могут перераспределять денежные средства между статьями бюджета и между структурными подразделениями, а также переносить неиспользованные средства на следующие периоды (если такое допускается).

В рамках организационной структуры компании лучше распределить полномочия по бюджетному контролю и учету затрат, подчинив ответственных должностных лиц разным руководителям.

Как проконтролировать платежи компании

Чтобы обеспечить контроль платежей компании, необходимо:

Разработать регламент платежей. Основной риск платежной деятельности – совершение несанкционированных и незапланированных платежей. Пресечь излишнее расходование денежных средств поможет процедура согласования платежей, включающая:

Кроме того, в ходе расчетной деятельности возникают валютные риски. Для их снижения необходимо:

Установить порядок работы с дебиторской задолженностью. Отсутствие контроля отгрузки с отсрочкой (рассрочкой) платежа может привести к росту неплатежеспособности и зависшим долгам.

Поэтому прежде всего важно разработать правила предоставления отсрочки платежа, к примеру, в соответствии с кредитным рейтингом контрагентов. Либо установить предельные лимиты по количеству дней предоставления отсрочки платежа и суммовым ограничениям поставок на условиях коммерческого кредита.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Снизить риски нецелевого расходования денежных средств в группе компаний поможет централизация денежных потоков. Для этого необходимо:

Как контролировать привлечение внешнего финансирования

Главный инструмент контроля внешнего финансирования – кредитная политика компании. В этом документе на усмотрение финансового директора, к примеру, указывают:

Условия привлечения банковских кредитов и займов определяются финансовым директором для различных целей. Например, для окупаемых инвестиционных проектов, для ликвидации краткосрочных кассовых разрывов и т. д. Кроме того, в кредитной политике указывают максимально возможную для компании сумму задолженности (по одному займу или кредиту), а также допустимый размер процентной ставки (% годовых) в рублях и валюте.

Лимит долговой нагрузки определяют исходя из нормы текущей ликвидности компании. При этом контролируют предельный размер заимствований и превышение лимитов допускают, только если получено разрешение высшего руководства компании. Также устанавливают и ограничение объема кредитного портфеля в расчете на одного кредитора (для снижения зависимости).

В крупных компаниях часто определяют порядок взаимодействия с кредитными организациями, что позволяет повысить качество банковского обслуживания и минимизировать его стоимость. Также устанавливают критерии отбора банков для обслуживания компании. К примеру, это могут быть минимальные требования по объему активов, собственных средств, достаточности собственного капитала, кредитному рейтингу и т. д. Поэтому для повышения качества текущей работы финансовому директору необходимо:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.