text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Каких ошибок лучше избегать при внедрении корпоративной информационной системы

Внедрение корпоративной информационной системы (КИС) – масштабный проект, инвестиции в который достигают сотен тысяч рублей. Любая ошибка может обернуться для компании увеличением сроков работ и дополнительными затратами, а в некоторых случаях и провалом проекта автоматизации. Снизить эти риски можно. Для этого необходимо заранее подумать о том:

Какие ошибки возможны на этапе выбора информационной системы

Перечень проблем, связанных с выбором информационной системы и ее функционала, огромен. Тем не менее есть несколько наиболее распространенных.

Выбор нераспространенной версии корпоративной информационной системы. При выборе корпоративной информационной системы нередко топ-менеджеры допускают одну и ту же ошибку. Сначала, руководствуясь достаточно поверхностными требованиями, решают, какая система нужна компании, а потом уже ищут подрядчиков, готовых ее внедрить (подробнее о том, как не ошибиться при выборе информационной системы, можно прочитать в статье Как выбрать комплексную информационную систему). В случае если выбранная система не очень распространена, договориться с разработчиками и внедренцами будет сложнее. Кроме того, возможности заменить подрядчика также ограничены.

Некорректные цели проекта. Сроки и бюджет проекта автоматизации во многом зависят от того, насколько четко сформулированы цели, которые преследует компания. Следует избегать общих и расплывчатых фраз. Например, не стоит указывать, что таким образом топ-менеджмент рассчитывает повысить стоимость бизнеса. Чтобы корректно описать цели автоматизации, нужно решить:

Это один из важнейших этапов проекта. В зависимости от того, какие цели ставит перед собой компания, – составляется техническое задание для разработчиков и внедренцев (как правильно подготовить техническое задание, можно прочитать в статье Как подготовить техническое задание на внедрение информационной системы).

Чтобы избежать проблем, важно указать цели не только всего проекта автоматизации, но и его отдельных этапов. Это поможет более эффективно контролировать процесс внедрения.

Михаил Петров , директор департамента информационных систем «Оргкомитет «Сочи-2014»

Для определения цели проекта автоматизации лучше использовать конкретные показатели, например:

Это позволит понять, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, мотивировать подразделение – заказчика системы и IT-службу на достижение целей проекта, а также более эффективно контролировать работу в процессе и после внедрения системы.

Неоптимальный функционал системы. Снизить риски автоматизации можно, если заранее определиться с необходимым функционалом и решить, насколько оперативно в информационной системе должны отражаться данные. Например, отражение остатков ТМЦ в бухучете может растянуться на два–три дня, для управления складскими запасами такие сроки неприемлемы. Соответственно, еще до начала проекта и подписания договора с консультантами нужно решить, что подходит компании. В некоторых ситуациях оправдано внедрение комплексной ERP-системы, которая охватывает все бизнес-процессы и направления деятельности предприятия, в других – лучше использовать отдельные модули или несколько различных систем. Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, выбор зависит от целей, которые ставит перед собой компания, от особенностей бизнес-процессов, бюджета проекта и т. д.

Неоправданная автоматизация бизнес-процессов. Не все бизнес-процессы в компании целесообразно автоматизировать. Например, если у предприятия всего один–два кредита, то рассчитать проценты по этим займам вполне можно и в Excel. Поэтому при анализе бизнес-процессов важно не только учитывать жалобы сотрудников о том, что они тратят много времени на отражение в системе какой-то операции, но и сделать хронометраж, а также оценить ее долю в общих трудозатратах. Чтобы проанализировать, какие именно операции нужно автоматизировать, можно привлечь внешних консультантов.

Нередко компании тратят от 10 до 50 процентов бюджета проекта по внедрению корпоративной информационной системы на автоматизацию учета агентских и давальческих схем. Хотя на самом деле их использование может быть некорректным или же срок их реализации скоро закончится. Иногда проще закрыть два–три месяца вручную и не тратить денежные средства и время на автоматизацию этих процессов.

Покупка ненужного оборудования. Чтобы сократить бюджет на внедрение, необходимо заранее продумать, какое оборудование потребуется. Для этого важно найти такого подрядчика, который смог бы заранее подготовить макет системы и произвести нагрузочное тестирование исходя из особенностей предприятия. Это позволит более точно подобрать оборудование, сэкономить на избыточной производительности и одновременно заложить возможность его модернизации.

Какие ошибки связаны с неправильной организацией работы проектной команды

Если четко не разграничить, за что в проекте автоматизации отвечают сотрудники компании, а за что консультанты, стоит сразу подготовиться к тому, что проект затянется надолго и обойдется в более крупную сумму денег, чем предполагалось. Самые большие организационные ошибки – отсутствие внутренней проектной команды и неправильное распределение сфер ответственности по проекту.

Отсутствие внутренней проектной команды. При внедрении корпоративной информационной системы многие руководители во всем полагаются на мнение консультантов, считая, что у них больше опыта в подобных проектах. При этом собственные специалисты компании в процесс не вовлечены. Это одно из главных заблуждений, которое нередко приводит к конфликтным ситуациям. Даже в том случае, если компетентность консультантов не вызывает сомнений, стоит ориентироваться на то, что 70–90 процентов работы будет выполняться собственными силами. Например, сотрудники предприятия смогут формализовать и описать основные бизнес-процессы, протестировать работу системы и т. д. Еще до начала процесса автоматизации важно сформировать проектную команду и разработать систему мотивации для ее участников.

Неправильное распределение сфер ответственности сотрудников. Планируя внедрение информационной системы, важно правильно разделить зоны ответственности между бухгалтерами, операторами, менеджерами и другими сотрудниками компании. Нельзя поручать сотруднику ввод информации, которую он не может проверить и проанализировать. Например, обязанности за введение новой номенклатуры в систему целесообразно возложить на сотрудника, обладающего наибольшей информацией о ней (наименовании, сроках хранения, сертификатах, весе, единицах измерения и т. д.) Не следует возлагать эти обязанности на бухгалтера, который на выполнение этих функций потратит гораздо больше времени.

Михаил Петров , директор департамента информационных систем «Оргкомитет «Сочи-2014»

Важный момент, про который часто забывают при внедрении корпоративных информационных систем, – подготовка специального регламента управления проектом. В нем должны быть определены и зафиксированы:

Регламент необходимо утвердить приказом руководителя компании.

Кроме того, в ходе проекта обязательно должен быть разработан документ, в котором будет распределена ответственность сотрудников подразделений за выполнение тех или иных операций в системе (например, заполнение и контроль справочников, документов, выполнение этапов согласования, получение отчетов и др.).

Не следует забывать о работе системы после внедрения. Должны быть определены:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.