text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как избежать перерасхода при внедрении корпоративной информационной системы

Основные источники перерасхода при внедрении автоматизированной информационной системы могут быть следующими:

Как не переплатить при выборе автоматизированной информационной системы

Чтобы не заплатить лишнего при выборе ERP-системы, нужно учитывать масштаб бизнеса. Не стоит поддаваться на уговоры и красочную рекламу продавцов, для них главное – продать систему как можно дороже. Если компания планирует вести в автоматизированной системе только бухучет, то будет достаточно приобрести бухгалтерскую программу. Покупка ERP-системы в таком случае – лишняя трата финансовых и трудовых ресурсов.

Также следует оценить, готова ли компания к масштабному внедрению автоматизированной информационной системы. Для крупного предприятия со сложными внутренними взаимосвязями может действительно быть оправданна покупка дорогостоящей информационной системы. Если же предприятие совершает первые шаги от Excel к комплексной автоматизации, то целесообразно начинать с менее затратных продуктов, к примеру, отечественного производства.

Когда планируется автоматизация нескольких направлений деятельности, целесообразно сравнить стоимость отдельных продуктов и полнофункциональной системы. Например, если необходимо автоматизировать бухгалтерский, складской и кадровый учет одновременно, следует сравнить затраты на три специализированные программы и ERP-систему, в которой будут охвачены все эти процессы.

Чтобы подобрать подходящую компании автоматизированную информационную систему и не потратить лишнего, желательно заранее сформулировать требования к ней, ответив на следующие вопросы:

Внедрение ERP-системы в зависимости от поставленных целей может занять от трех месяцев до года, и нельзя допустить, чтобы к моменту начала промышленной эксплуатации компания «переросла» систему. Тогда понадобится либо ее доработка, либо покупка нового продукта.

Какой способ внедрения автоматизированной информационной системы выгоднее для компании

Методы внедрения автоматизированной информационной системы могут быть следующими:

Привлечение стороннего подрядчика. Использовать услуги подрядчика, как правило, дороже, чем привлекать штатных специалистов. Кроме того, его необходимо посвятить во все тонкости организации бизнес-процессов, иначе покупка программы может оказаться пустой тратой средств. Если, к примеру, какие-то процессы – ноу-хау компании и руководство не желает открывать его сторонним лицам, то в результате за большие деньги можно получить автоматизированную информационную систему, в лучшем случае частично отражающую реальное положение дел. В худшем – она будет непригодна для использования. В результате продукт придется налаживать и адаптировать своими силами, то есть внедрение станет «смешанным», а это потерянные деньги и время.

К плюсам работы с опытным подрядчиком можно отнести тот факт, что компания будет сотрудничать со специалистами, реализовавшими не один проект (главное – не ошибиться с выбором организации) и они предложат простые и быстрые решения.

Внедрение силами IT-службы компании. Самый экономный способ, но он требует больше времени, чем работа с подрядчиком. Прежде всего, профессиональная IT-служба должна уже быть сформирована к началу внедрения автоматизированной информационной системы. Как правило, если компания ранее не решала масштабные технические задачи, такой команды у нее может не быть. Поиск программистов высокого уровня – это деньги и время.

С экономической точки зрения выгодно привлекать собственную IT-службу к внедрению ERP-системы, если в компании уже были автоматизированы отдельные бизнес-процессы (например, бухгалтерия или склад). Но, скорее всего, скорость реализации проекта будет ниже, чем при подряде сторонней организации, так как некоторые решения, которые для подрядчика бывают типовыми, специалистам компании придется искать впервые.

Смешанный способ. Это компромисс между работой с подрядчиком и установкой собственными силами. Компания понесет затраты на услуги сторонней организации, но собственная IT-служба позволит сэкономить на задачах, которые она сможет выполнить самостоятельно.

Если предприятие внедряет систему более сложную, чем бухгалтерская программа, то, чтобы не переплачивать за услуги сторонних специалистов, непременно придется заниматься поиском программиста для ее сопровождения. Постоянные консультации подрядчика, как правило, значительно дороже штатного специалиста. Для принятия окончательного решения по этому вопросу можно рассчитать стоимость часа работы подрядчика и нового сотрудника, планируемое количество пользователей, проанализировать динамику бизнес-процессов в компании. Если пользователей много и их навыки их работы с ERP-системой невысоки, то обязательно нужен специалист для консультирования. Если требуется перераспределение работ между отделами, изменение схемы документооборота, создание новых подразделений, направлений деятельности, также необходим штатный квалифицированный программист.

Как не потратить лишнего на внедрение автоматизированной информационной системы

Внедрение выбранной ERP-системы, как правило, включает в себя следующие этапы:

На каждом из этих шагов возникают соответствующие затраты. Часть из них поддается предварительной оценке:

Заранее сложно точно рассчитать:

Выплаты за техническую поддержку продукта нужно стараться перевести в категорию оцененных затрат на этапе принятия решения о приобретении. Эти издержки очень существенны и могут повлиять на выбор компании.

Очень важно учесть расходы, которые компания непременно понесет при реализации проекта автоматизации:

Расходы, связанные с написанием инструкций, определением уровней доступа и обучением, можно минимизировать, проведя все эти мероприятия собственными силами. Аналитик и программист будут необходимы компании и в дальнейшем, и стоимость их услуг будет меньше, чем приглашение подрядчика.

Чтобы избежать нехватки денег на оплату услуг подрядчика и последующих штрафов за просрочку выплат, необходимо составить календарный график внедрения системы и соответствующий ему план финансирования. В договоре с подрядчиком необходимо четко описывать каждый этап и планируемые результаты, а также в какой форме они будут представлены. Это сформирует однозначное понимание итогов работ и стоимость их достижения. При крупных разногласиях с подрядчиком целесообразно выбрать другого, так как подобные недопонимания приводят как минимум к удлинению сроков внедрения и дополнительным расходам.

Важно закреплять в договоре сроки реализации всех шагов и предельное время согласования результатов каждого. Если внедрение автоматизированной информационной системы – принципиальное условие реализации бизнес-проекта, нарушение сроков может повлечь расходы в виде упущенной выгоды (недополученной прибыли).

Обследование объекта и формирование технического задания. Процедуру лучше проводить силами подрядчика с обязательным участием аналитика проекта. Ошибки в описании могут повлечь перерасход на следующих этапах внедрения. В договоре необходимо закрепить, что описание объекта должно иметь фиксированную стоимость. Если оплата будет зависеть от количества часов, отработанных подрядчиком, может возникнуть перерасход в результате:

Как результат, для сокращения расходов компания может принять описание, с которым она согласна в неполной мере.

Разработка алгоритмов документооборота. Эта процедура также требует указания конкретной стоимости и предельных сроков согласования. Некорректно разработанные схемы могут привести к общей неработоспособности системы и, как следствие, повторному мероприятию за дополнительную плату. Ошибки могут возникнуть в следующих случаях:

Адаптация системы к особенностям бизнес-процессов компании. Адаптация системы – самый большой источник расходов, в том числе и нецелесообразных. По результатам предыдущих этапов подрядчик определяет бизнес-процессы, индивидуальные для компании, не имеющие подходящего функционала в ERP-системе. Доработки могут предполагать формирование нетиповых отчетов, документов и их полей.

Важно определиться с максимальным размером расходов на доработки в абсолютной сумме или процентах от стоимости продукта. Все предложенные подрядчиком варианты должны быть проанализированы группой внедрения программы (как минимум двумя сотрудниками – программистом и аналитиком). При необходимости доработки отчетов зачастую проще и дешевле использовать типовые формы.

Изменение логики вводимой и выводимой информации в системе – дорогостоящее и рискованное мероприятие. Предприятие становится сильно зависимым от подрядчика и программиста, написавшего модификацию. Чтобы не потратить деньги зря, необходимо оценить, действительно ли уникальность бизнес-процесса служит конкурентным преимуществом компании или же, наоборот, усложнением работы.

Без доработки документов и их полей не может начаться эксплуатация автоматизированной системы. В то же время реальная необходимость этих процедур будет выявлена только в процессе работы. Чтобы избежать перерасхода, можно провести доработки, не вызывающие сомнения, а в процессе опытной эксплуатации принять окончательное решение по спорным вопросам. Возможно, что ряд действий реально выполнить силами IT-службы, что также будет дешевле, чем прибегать к услугам подрядчика.

Также источником перерасхода может стать исправление модификаций, если предприятие не устраивает результат. Этот риск переплаты сложно контролировать, так как техническое задание, как правило, пишет подрядчик, но его участие можно минимизировать.

Определение круга пользователей и уровня их доступа. Данный этап может стать источником бесконечных расходов, если внедрять проект только силами подрядчика. Работу экономнее делать силами IT-службы, так как круг пользователей и их обязанности могут меняться, это достаточно динамичный аспект автоматизированной информационной системы.

Опытная эксплуатация объекта и обучение пользователей. Если компания небольшая, то пользователей системы может обучить подрядчик. Если сотрудников много, лучше всего эти функции возложить на аналитика проекта. Возможен смешанный вариант: по одному пользователю от каждого направления обучают у подрядчика, далее они станут наставниками под контролем аналитика проекта.

На этапе опытной эксплуатации могут возникнуть значительные расходы на регулярные консультации, так как сотрудники еще недостаточно знают программу. Для экономии можно на два-три месяца заключить абонентский договор на эти услуги, что будет дешевле почасовой оплаты.

Промышленная эксплуатация и адаптация к изменениям в компании. Этот этап подразумевает постоянную работу пользователей при технической и методологической поддержке аналитика и программиста. Расходы могут быть связаны с приобретением дополнительных лицензий и необходимостью адаптации системы к изменениям бизнес-процессов организации. Чтобы эти издержки не оказались непредвиденными, желательно заранее обсудить с подрядчиком его опыт работы с аналогичными компаниями и постараться заранее оценить возможности для экономии.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.