text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как составить бюджет расходов на внедрение корпоративной информационной системы

Для того чтобы составить бюджет проекта автоматизации, необходимо четко представлять себе общую структуру расходов на внедрение корпоративной информационной системы, в том числе на ее последующее сопровождение. Совокупная стоимость владения складывается из следующих затрат:

Как оценить расходы на покупку и обновление программного обеспечения

Одна из наиболее существенных статей расходов на проект по внедрению корпоративной информационной системы – стоимость программного обеспечения. Она может определяться различными способами, например, исходя из количества рабочих мест или объема функций. В структуре затрат на программное обеспечение можно выделить три основные статьи:

Приобретение программного обеспечения. Перед покупкой программного обеспечения необходимо рассчитать оптимальное количество рабочих мест для работы с корпоративной системой. Большинство поставщиков предоставляют информацию о цене лицензии для одного пользователя. Соответственно, спланировать расходы можно, умножив предполагаемое число сотрудников, которые будут использовать систему, на указанную сумму. Стоит учитывать, что практически все разработчики работают на условиях 100-процентной предоплаты.

Расходы на покупку дополнительных программных продуктов (операционных систем для серверов, антивирусов и др.) планируются по аналогии.

Обновление программного обеспечения. Затраты на обновление программного обеспечения (предоставление новых версий с улучшенным функционалом и устраненными ошибками) составляют 10–20 процентов от его стоимости. Как правило, в данную сумму не входит установка новых версий, поэтому эти расходы нужно планировать отдельно. В случае если функционал системы существенно переработан и адаптирован под специфику деятельности компании, необходимости в ее обновлении может не возникнуть, но такое решение стоит принимать, только проанализировав и изучив стратегию и планы развития бизнеса.

Как планировать расходы на внедрение корпоративной информационной системы

Стремясь сэкономить на проекте автоматизации, многие компании внедряют корпоративную информационную систему собственными силами. У такого подхода есть свои плюсы и минусы. Например, всех специалистов, вошедших в проектную команду, придется полностью освободить от других задач. Соответственно, нагрузка на других сотрудников возрастет. Если в штате предприятия нет IT-специалистов, обладающих необходимой квалификацией, или планируются масштабные и технически сложные проекты (например, автоматизация управляющей компании и всех филиалов холдинга), внедрение лучше поручить консультантам. В этом случае можно выделить следующие статьи расходов:

Стоимость услуг консультантов может рассчитываться по фиксированной ставке или исходя из фактически затраченного времени. При этом весь проект автоматизации разбит на несколько этапов. Предоплата за каждый из них составляет от 20–40 процентов от общей стоимости запланированных работ, остальное – по итогам завершения.

Кроме того, при составлении бюджета стоит учитывать, что не исключены переносы сроков, следовательно, руководитель проекта должен регулярно (например, ежемесячно) представлять в финансовый отдел прогноз выполнения работ и исполнения бюджета.

Для дополнительного контроля качества выполненных консультантом работ проводят внешний аудит (подробнее об этом в решении Как провести аудит проекта по внедрению информационной системы). Расходы на него также нужно учесть в бюджете.

Как спрогнозировать расходы на создание инфраструктуры

Внедрение корпоративной информационной системы требует соответствующей инфраструктуры (серверов, телекоммуникационного оборудования, компьютеров определенной мощности), которой у компании зачастую нет. Оборудование можно взять в аренду или купить. В первом случае в бюджете нужно предусмотреть денежные средства на перечисление ежемесячных арендных платежей. Во втором следует включить в него следующие статьи затрат:

Серверы и телекоммуникационное оборудование. Стоимость оборудования можно определить исходя из максимальной плановой нагрузки и мощности системы. Чтобы снизить расходы на создание инфраструктуры, его можно взять в аренду. Если в планах компании покупка серверов и оборудования, в бюджете нужно учесть аванс (30–50%) и выплату остальной суммы по факту поставки. По некоторым уникальным позициям поставщик может потребовать 100-процентную предоплату.

Следует также отметить, что в целях экономии работы по созданию инфраструктуры можно разбить на несколько этапов. На начальном этапе необходимо приобрести серверы и оборудование, необходимые для тестирования работы системы. По мере реализации проекта необходимо более точно определить, что именно нужно компании.

Запасные части и расходные материалы. Некоторые финансовые директора составляют бюджет проекта без учета затрат на приобретение запасных частей и расходных материалов для оборудования. Такая ошибка может привести к сбоям в работе корпоративной информационной системы, особенно после истечения гарантийного срока. Чтобы нивелировать такие риски, в бюджет стоит заложить резерв на эти цели в размере 5 процентов от стоимости оборудования.

Услуги по монтажу и запуску. Если работы по монтажу и запуску оборудования будут проводиться собственными IT-специалистами, то в бюджете нужно учесть дополнительные расходы на персонал (например, на выплату премий). В некоторых случаях такую работу лучше доверить специализированным компаниям. Планировать расходы на оплату их услуг можно по аналогии с расходами на внедрение системы.

Обслуживание и ремонт оборудования. Текущее обслуживание оборудования, как правило, проводит IT-служба компании, но если собственные сотрудники не справляются с этой работой или не обладают необходимыми навыками, то стоит воспользоваться услугами производителя или специализированного сервисного центра. Стоимость этой услуги необходимо предусмотреть в бюджете. Как правило, это абонентское обслуживание с фиксированной ежемесячной платой. Такие расходы можно спланировать исходя из общего количества оборудования, плановых работ и норматива трудозатрат.

Аренда каналов связи. При планировании затрат на внедрение стоит предусмотреть расходы на аренду каналов связи. Это существенная статья затрат, в особенности для холдингов, имеющих региональные представительства и филиалы. Если компания имеет удаленные подразделения, то стоит задача обеспечения их доступа к корпоративной информационной системе. Стоимость каналов связи определяется их пропускной способностью, которая в свою очередь зависит от характеристик внедряемой информационной системы.

Как рассчитать затраты на персонал

При составлении бюджета расходов на персонал следует учесть, что компании придется увеличить штат IT-службы и разработать систему мотивации для проектной команды, в которую должны входить координатор и как минимум по одному специалисту от каждого функционального подразделения.

Наем дополнительного IT-персонала. Не исключено, что для поддержки и развития системы потребуется увеличение штата IT-службы. Например, новые сотрудники на позицию администраторов баз данных. Сколько специалистов будет задействовано в работе над проектом, зависит от их квалификации и трудоемкости задач. Планировать эти расходы просто – количество открытых вакансий умножается на оклад. На всякий случай стоит составить бюджет с учетом резерва порядка 20 процентов от стоимости проекта.

Мотивация проектной команды. Внедрение корпоративной информационной системы сопровождается временным повышением нагрузки на специалистов, входящих в проектную команду, поэтому, планируя бюджет на внедрение, нужно предусмотреть бонусы и штрафы для этих сотрудников. Можно заранее рассчитать премиальный фонд для каждой позиции. Например, для сотрудников, которые привлекаются для выполнения отдельных поручений и задач, – из расчета 5 процентов от оклада. Для ключевых IT-специалистов – до 200 процентов зарплаты. Отдельно в соответствии с законодательством России могут оплачиваться сверхурочные работы.

Обучение персонала. Расходы на обучение персонала зависят от того, знакома ли сотрудникам выбранная информационная система. В случае если IT-специалисты уже обладают опытом работы с ней, затраты будут минимальными, а участие внешних консультантов сведется к минимуму.

Как рассчитать затраты на поддержку корпоративной информационной системы

Расходы на поддержку корпоративной информационной системы (обновление, устранение сбоев) зависят от ее стоимости и количества лицензий. Если поручить эту задачу собственным сотрудникам компании, нужно предусмотреть дополнительные расходы на персонал (дополнительные обязанности, сверхурочная работа). При привлечении внешних консультантов в структуре затрат будут преобладать издержки:

Кроме того, в эту сумму могут включаться расходы по перенастройке отдельных модулей.

Консультация пользователей. Стоимость консультаций может рассчитываться двумя способами:

Исправление ошибок и недочетов. Даже если все работы по внедрению корпоративной информационной системы были завершены вовремя и без дополнительных затрат, в процессе эксплуатации выявляется множество недочетов. Для их устранения бюджет проекта нужно составлять с учетом страховых резервов.

Оптимизация и развитие функционала. На последующее развитие и доработку функционала корпоративной информационной системы в бюджете стоит предусмотреть отдельную сумму порядка 20 процентов от стоимости проекта. Более точно спрогнозировать эти затраты поможет IT-служба. Для этого специалисты отдела должны собирать жалобы пользователей и их пожелания по доработке системы, анализировать полученные данные и на их основе составлять график работ. Таким образом, формируется уточненный бюджет на следующие периоды. Это позволит отказаться от некритичных доработок, не влияющих на эффективность бизнес-процессов.

Михаил Петров , директор департамента информационных систем «Оргкомитет «Сочи-2014»

Статья расходов Сумма без НДС, руб.
1. Программное обеспечение  
1.1. Лицензии 1 000 000
1.2. Обновление лицензий 200 000
1.3. Вспомогательные лицензии 100 000
2. Развертывание программного обеспечения  
2.1. Обследование и проектирование 400 000
2.2. Настройка КИС 800 000
2.3. Доработка ПО КИС 800 000
2.4. Разработка эксплуатационной документации 250 000
2.4.1. Пользователя 200 000
2.4.2. Администратора 50 000
2.5. Развертывание системы резервного копирования
2.6. Внешний аудит качества 200 000
2.7. Поддержка КИС после внедрения  
2.7.1. Исправление ошибок 50 000 (в мес.)
2.7.2. Консультации пользователей 50 000 (в мес.)
2.7.3. Оптимизация и развитие функционала – доработка, установка новых версий ПО 400 000
3. Оборудование и телекоммуникации  
3.1. Закупка серверного и телекоммуникационного оборудования 300 000
3.2. Запасные части и расходные материалы 1500
3.3. Услуги по монтажу и запуску 50 000
3.4. Поддержка оборудования (профилактическое обслуживание, ремонт) 5000
3.5. Закупка пользовательского, офисного и прочего оборудования (принтеры, POS-терминалы, сканеры и т. д.) 150 000
3.6. Аренда каналов связи 10 000 (в мес.)
4. Персонал  
4.1. Наем дополнительного IT-персонала 110 000 (в мес.)
4.2. Наем дополнительного персонала в функциональные подразделения 110 000 (в мес.)
4.3. Стимулирование существующего персонала, привлеченного к проекту 1 000 000
4.4. Повышение зарплаты персонала 200 000 (в мес.)
4.5. Обучение персонала 300 000
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.