text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что придется поменять в работе финансовой службы компании до внедрения информационной системы

Руководителю финансовой службы компании, принявшей решение о внедрении информационной системы, необходимо иметь как общее представление о реализации проекта и роли своего подразделения в нем, так и четкий план перехода от работы до внедрения к работе после внедрения. Для этого ему потребуется проанализировать действующий регламент, регулирующий деятельность вверенного ему подразделения, а также функционал сотрудников отдела. А затем подготовить службу к предстоящей автоматизации – перераспределить функции и зоны ответственности сотрудников, разработать новую схему мотивации, реорганизовать работу отдела с учетом нововведений.

Кроме того, нужно будет проинформировать сотрудников о предстоящем проекте автоматизации, его задачах и целях, ходе выполнения, роли финансовой службы в реализации проекта, и самое главное, об ответственности каждого его участника.

Как пересмотреть функционал сотрудников финансовой службы перед внедрением информационной системы

В функциональные обязанности сотрудников финансовой службы, как правило, входит подготовка разного рода отчетов и анализ полученных данных. Если в компании нет единой корпоративной информационной системы, то для сбора информации им приходится обращаться к всевозможным источникам, в том числе к данным складского и производственного учета, бухгалтерской и статистической отчетности и т. п. При этом сами сотрудники финансовой службы пользуются своими рабочими программами, которые зачастую никак не связаны с программами других подразделений компании.

После внедрения информационной системы большая часть данных обрабатывается и хранится в едином информационном контуре. Таким образом, основное внимание сотрудников финансовой службы будет сконцентрировано не на сборе информации, как это было раньше, а на контроле ее формирования другими подразделениями компании.

Чтобы обеспечить должный контроль, нужно четко распределить участки информационной системы между сотрудниками финансовой службы. Это может быть структурное или функциональное деление. В первом случае за специалистом закрепляется группа подразделений, например, филиалы, склады и т. п. А во втором – отдельные бизнес-процессы компании, например, закупки, реализация, производство и т. п. На своем участке специалист будет отвечать как за формирование данных (оформление первичных документов, проведение операций в системе и т. п.), так и за подготовку контрольной и аналитической отчетности (например, отчет о продажах, отчет о закупках, план-факт анализ и т. п.). Поэтому особое внимание нужно уделить контролю качества и достоверности данных, на базе которых готовятся отчеты. Если данные будут некорректными из-за ошибок исполнителей на местах, то подготовленная отчетность не отразит действительной ситуации в компании и может повлечь ошибочные управленческие решения. Это означает, что сотруднику финансовой службы нужно знать, как правильно оформляются операции и документы, входящие в его зону контроля. Например, ответственный за участок «Производство» должен уметь правильно заполнить накладную-требование, списать затраты в учете, оформить закрытие смены и т. п. Так он всегда сможет быстро проконтролировать работу исполнителя на своем участке, найти и исправить ошибки и, как результат, подготовить корректный отчет. Чтобы достичь этого, руководителю необходимо вовлечь сотрудников своей службы в активное участие в процессе автоматизации по каждому из участков, а также обучить правилам работы в системе.

Как организовать работу финансовой службы до внедрения информационной системы

Чтобы организовать качественную работу финансовой службы еще до внедрения информационной системы, ее руководителю необходимо разработать расширенный пакет документов, который закрепит за сотрудниками ответственность по отдельным участкам системы и учтет все изменения в функционале отдела, связанные с ее внедрением.

Далее следует перейти к определению порядка работы подразделений (при структурном делении) или функциональных направлений (при функциональном), а также описать основные правила и алгоритмы бизнес-процессов заданных зон, которые важно знать сотрудникам финансовой службы. Например, по участку «Реализация» или «Сбыт» в пакет регламентирующих документов должны входить Положение об отделе сбыта, политика продаж, кредитная политика, политика формирования цен и т. п.

Завершающим будет формирование порядка взаимодействия сотрудников финансовой службы со всеми подразделениями компании с позиции автоматизации.

Если в компании бизнес-процессы не описаны вообще или прописаны скудно, необходимо подготовить хотя бы упрощенные варианты регламентирующих документов.

В ходе автоматизации компании в любом случае потребуется определить ключевые правила по процессам, подлежащим автоматизации. Чем раньше это будет сделано, тем проще и успешней будет внедрение.

Как мотивировать сотрудников финансовой службы при внедрении информационной системы

Значительная часть успеха при внедрении информационной системы зависит от личной заинтересованности в этом каждого участника проекта автоматизации. Поэтому руководителю необходимо продумать грамотную систему мотивации своих сотрудников, которая будет включать как материальные поощрения при достижении ключевых показателей проекта внедрения, так и другие составляющие – например, смену статуса сотрудника как члена команды проекта, расширение полномочий как элемент карьерного роста и т. п.

Система мотивации должна быть многоуровневой, стимулировать как личный результат, так и успех работы команды в целом. Поэтому денежные премии можно назначать как ответственным сотрудникам за досрочное выполнение своей задачи, так и команде в целом за сдачу этапа до назначенного срока.

В качестве поощрения активного участия в разработке и реализации проекта можно утвердить ценный приз за лучшее рационализаторское предложение.

Отдельным мотивирующим стимулом может стать обучение сотрудников, выездные конференции, тренинги, как результат – повышение квалификации.

Элементы мотивационной схемы нужно создавать прозрачными и понятными сотрудникам еще до начала реализации проекта – только тогда они будут играть стимулирующую роль.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.