3 месяца подписки в подарок | ✆ 8 (800) 550-07-98 Присоединяйтесь
Журнал

Как выбрать комплексную информационную систему

Прежде чем сделать выбор в пользу той или иной комплексной информационной системы (КИС), предстоит изучить существующие на рынке предложения и оценить их на соответствие требованиям компании. Последние можно условно разделить на четыре группы:

Как сформулировать требования к функциональности информационной системы

Определиться с функциональными требованиями к корпоративной информационной системе поможет полный список бизнес-процессов, подлежащих автоматизации. Причем, помимо простого перечисления автоматизируемых блоков, желательно обозначить и их связи между собой (см. Пример подготовки требований к функционалу системы автоматизации).

Нередко в качестве самостоятельных функциональных направлений в составе комплексных систем рассматриваются логистика, управление договорами, техническим обслуживанием и ремонтами. В зависимости от потребностей конкретной компании в состав программного обеспечения могут включаться и более редкие компоненты – специфичные отраслевые решения, проектное управление, риск-менеджмент и т. п.

Елена Юрина , директор проектов компании IBS

В компании «Альфа» основная статья затрат на производство продукции – закупка древесины. Отсюда требования будут сформулированы так:

  • «Система должна обеспечивать связь плановых показателей закупки и расходования древесины между собой, а также возможность автоматического сопоставления сумм плановых затрат на приобретение и отпуск в производство материала с фактическими показателями за каждый отчетный период;
  • план производства должен иметь связь с бюджетом производственных расходов для расчета количества и плановой стоимости отпускаемой в производство древесины исходя из нормативов расходования производственных запасов на единицу продукции;
  • количество и стоимость материала, подлежащего закупке в плановом периоде (показатели бюджета закупок), должны рассчитываться на основе бюджета производственных расходов, с учетом запасов на складе и фиксированного уровня неснижаемого остатка сырья;
  • из бюджета закупок информация о плановых затратах на приобретение материала должна поступать в бюджет финансирования центра финансовой ответственности «Производство» с поправкой на сумму НДС и условия оплаты поставщикам;
  • показатели планирования должны иметь логическую связь с фактическими данными бухучета. При этом детализация аналитики бухучета может иметь большую глубину, чем аналитика планирования. Информационная система должна поддерживать связь аналитик на уровне детализации по виду материала;
  • программный комплекс должен формировать план-факт отчеты на основе бюджета производственных расходов, бюджета закупок и запасов, бюджетов финансирования центров финансовой ответственности с автоматическим сопоставлением плановых и фактических показателей и расчетом отклонений (+/-). План-факт отчеты должны формироваться за любой период, кратный действующему в компании интервалу планирования».

Не менее важно определить требования к составу и качеству отчетности, которую хотелось бы получать с помощью системы. В частности, потребуется оценить ориентировочное число форм (основных, вспомогательных), полноту их наполнения (количество показателей, которые должны в них отражаться). А также решить, что именно нужно будет выводить на печать, важна ли возможность «проваливаться» из отчета в отчет, достаточно ли набора преднастроенных форм или же есть необходимость самостоятельно формировать произвольные таблицы.

Как влияют требования персонала на выбор системы автоматизации

В комплексной информационной системе предстоит работать сотрудникам разных подразделений: бухгалтерии, финансово-экономического департамента, казначейства, отдела кадров и т. д. Поэтому в качестве обязательного требования к системе понадобится назвать число ее будущих пользователей (см. Пример расчета необходимых рабочих мест в системе автоматизации). Количество рабочих мест должно быть достаточным, но не чрезмерным. Если в компании планируются какие-либо организационные изменения (увеличение или сокращение штата, присоединение других компаний, открытие новых филиалов и т. п.), число пользователей нужно рассчитывать с их учетом.

При расчете числа рабочих мест стоит учесть, что разработчики многих информационных систем могут предлагать как конкурентные, так и персональные лицензии на системы автоматизации. Конкурентные лицензии не привязаны к конкретным пользователям и дают право на одновременную работу в программе лимитированного числа сотрудников (число рабочих мест в целом может быть как ограниченно, так и нет). Персональные лицензии предполагают закрепление прав пользования системой за определенными специалистами компании. Поэтому, заявляя требования к системе, необходимо указать:

Пример расчета количества лицензий для покупки

Если необходимо организовать единое информационное пространство, развернув программу на рабочих местах в разных регионах, это обязательно нужно указать в составе требований к ней.

Какие технические характеристики важны для внедрения корпоративной информационной системы

Чтобы определиться с основными требованиями к техническим характеристикам корпоративной информационной системы, можно опросить ее будущих пользователей – какие параметры критичны для их работы. Как правило, к ним относятся быстродействие, надежность, безопасность, масштабируемость и т. д.

Быстродействие. Необходимо задать приемлемые для рабочего процесса временные рамки выполнения важных и частых операций. Например: регламентная процедура автоматического расчета себестоимости продукции должна выполняться не дольше трех минут и т. п.

Надежность. Поскольку информационная система хранит и обрабатывает огромное количество информации, она должна быть работоспособной и обеспечивать восстановление своих функций в любой внештатной ситуации. Обязательно должно быть заявлено требование резервного копирования с заданной периодичностью.

Безопасность. Требование безопасности лучше формулировать в трех аспектах: охрана труда (соблюдение техники безопасности в отношении пользователей, на чьих рабочих местах развернута система), информационная безопасность, как внутренняя (разграничение прав доступа пользователей), так и внешняя (профилактика утечки данных). При этом необходимо указать желаемый уровень защиты, будет ли храниться в системе информация, относящаяся к государственной тайне, и в каком объеме, будут ли обрабатываться персональные данные физических лиц.

Масштабируемость. В зависимости от планов развития компании, стоит указать в требованиях возможность расширения:

Эргономика и техническая эстетика. Этот блок требований характеризует, насколько удобно должно быть пользователю работать в системе (доступ к основным функциям и операциям, качество визуализации экранных и графических элементов, режим работы с программой). К примеру, требования могут быть такие: интуитивно понятный дружественный интерфейс, преимущественное использование мышки, использование клавиатуры только при заполнении или редактировании текстовых и числовых полей, наличие горячих клавиш, контекстная справка на русском языке. К обязательным требованиям можно отнести:

Интеграция со смежными ИТ-системами. Приобретаемая программа должна органично влиться в общую ИТ-архитектуру компании. Поэтому в числе требований к новой системе понадобится перечислить все имеющиеся информационные решения, потенциально смежные с ней (см. Пример описания требований к возможности интеграции системы автоматизации с другими программными решениями). Причем ориентируясь как на текущее, так и на будущее состояние ИТ-ландшафта.

Как сопоставить стоимость внедрения различных информационных систем

Стоимость внедрения информационной системы – одно из самых значимых требований. Она может включать затраты на покупку лицензий, оплату услуг по проектированию и внедрению системы и при необходимости расходы на модернизацию аппаратной части (серверов, каналов связи и т. п.).

Чтобы оценить дальнейшую стоимость владения системой, нужно:

Как сравнивать разные информационные системы между собой

Не растеряться в обилии вариантов автоматизации и определить взвешенную и сопоставимую оценку для каждого из них поможет матрица выбора корпоративной информационной системы. Она представляет собой таблицу, в которой по вертикали фиксируются критерии отбора программы, а по горизонтали – все поступившие предложения. На пересечении строк и граф проставляются оценки каждого критерия по каждому предложению. По сумме баллов определяется победитель конкурса (см. таблицу 2. Матрица выбора корпоративной информационной системы).

Матрица строится в несколько этапов:

Пример сравнения нескольких систем автоматизации

Елена Юрина , директор проектов компании IBS

В компании «Альфа» предложения по внедрению системы автоматизации оцениваются по пяти критериям (см. таблицу 1. Удельный вес характеристик корпоративной информационной системы), максимум по пять баллов за каждый.

Получив три коммерческих предложения на внедрение корпоративной информационной системы, компания «Альфа» оценила их и выбрала победителя конкурса при помощи матрицы выбора (см. таблицу 2. Матрица выбора корпоративной информационной системы). Им стала программа 1, набравшая наибольшее количество баллов.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Цель-2 | Дело не в везении Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности Постороение бизнес-моделей. Настольная игра стратега и новатора
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.