text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как контролировать исполнение договорных обязательств с помощью Excel

Чтобы контролировать обязательства компании перед поставщиками и подрядчиками, составьте реестр, пропишите в нем условия договоров. Скачайте и используйте готовую модель в Excel.

 

Образец документа. Шаблон реестра договоров и платежей

 

 

Модель содержит три листа: реестр договоров, реестр платежей по договорам, проверка соответствия их сумм. В файле есть макросы, поэтому, как только откроете, над строкой формул увидите предупреждение системы безопасности. Чтобы шаблон работал корректно, разрешите макросам доступ к программе. Для этого кликните по кнопке «Параметры», в диалоговом окне поставьте галочку рядом с фразой «Включить это содержимое».

Как вести реестр договоров с помощью Excel

На первом листе модели сформируйте реестр договоров, смотрите рисунок 1.

Данные в реестр вносите вручную сразу после того, как подпишете новый контракт. Заполните все поля таблицы: реквизиты документа  – номер договора , наименование контрагента и работ , сумма оплаты по договору в рублях с НДС.

Формула в шаблоне проверяет номера договоров, чтобы исключить их дублирование. Если введете номер, который уже существует в реестре, программа автоматически выделит одинаковые ячейки красным цветом. Смотрите также Как автоматически выделить цветом изменения в бюджете с помощью Excel.

Набор полей в шаблоне – минимальный. При необходимости дополните его важными для компании данными: контактами контрагента, датой заключения договора, ответственным лицом и т. д.

 

Образец документа. Регламент договорной работы

 

 

Как вести реестр платежей с помощью Excel

После того как зарегистрируете новый договор в шаблоне Excel, заполните лист «Реестр платежей», смотрите рисунок 2.

В первом столбце введите номер договора и нажмите Enter. Вручную укажите дату, когда планируете платеж. Из листа «Реестр договоров» автоматически подтянутся данные для столбцов «Контрагент», «Наименование работ», «Сумма общая». Формула приравняет значение ячейки «Сумма оплаты» к общей сумме по договору.

Если условия договора предусматривают частичную оплату контрагенту, то внесите в реестр платежей каждый из этапов. Для этого выберите следующую свободную ячейку столбца «Номер договора» и продублируйте номер договора, по которому планируете поэтапную оплату. Вручную внесите сумму и дату платежа. Проверьте, чтобы в итоге сумма частичных оплат равнялась общей сумме договора. Смотрите также Как исключить ошибки при вводе данных в Excel.

Чтобы завершить регистрацию платежа в реестре, вручную внесите в столбец «Примечания» важные сведения по договору и контрагенту, например, размер пеней, необходимость отправки копии платежного поручения контрагенту и т. д. Эта информация поможет учесть договорные обязательства, когда будете оплачивать или переносить платеж на более позднюю дату.

Чтобы быстро найти определенный номер договора, контрагента и другие реквизиты в реестре платежей, используйте выпадающий список в заглавии каждого столбца таблицы. Смотрите также Как отсортировать реестр оплат одновременно по двум критериям с помощью Excel.

После того как внесете данные, сформируйте реестр оплат на текущий день. Для этого установите фильтр с сегодняшней датой в столбце «Максимальная дата оплаты». Если решили перенести платеж на более поздний период, то новую дату укажите вручную. Смотрите также Как подсветить нужные даты и сроки в отчете с помощью Excel.

Так, если своевременно регистрировать новые договоры и ежедневно контролировать оплаты платежей, реестр платежей всегда будет содержать актуальную информацию.

Чтобы быстро отсортировать платежи в зависимости от планируемой даты оплаты, используйте четыре фильтра: оплата в течение 7, 12, 21 и 28 дней. К примеру, если кликнете по кнопке «Оплата в течение 7 дней», в реестре останутся счета, которые необходимо оплатить в течение семи дней от текущей даты.

С помощью кнопки «Обнулить» можно снять все параметры фильтрации, смотрите рисунок 2. Такой функционал поможет точнее планировать платежи на предстоящий период и оперативно управлять ими с учетом договорных обязательств.

 

Образец документа. Положение о формировании реестра платежей на оплату компании

 

 

Как контролировать равенство сумм в реестрах договоров и платежей с помощью Еxcel

Чтобы в шаблоне реестра договоров и платежей проверить, соответствуют ли суммы из договоров заявкам на оплату, перейдите на лист «Проверка», смотрите рисунок 3.

Данные по договорам подтягиваются из листа «Реестр договоров», по платежам – из листа «Реестр платежей» и группируются в сводные таблицы, смотрите рисунок 3.

Чтобы автоматически проверить данные в реестрах договоров и платежей, сначала убедитесь в их актуальности. Для этого перейдите на лист «Проверка» и обновите сводные таблицы – используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + F5 или команду «Обновить все», смотрите рисунок 4. Обновляйте данные каждый раз после того, как меняете реестр.

Если внесли нового контрагента в реестр договоров, в столбце «Проверка» добавятся новые строки. Чтобы проверить равенства сумм в реестре договоров и платежей по всем контрагентам, продлите формулу на новые пустые ячейки. Для этого перейдите на любую ячейку из столбца «Проверка» и протяните формулу вниз.

После того как обновите данные таблиц и добавите формулу проверки, увидите, соответствуют или нет суммы платежей сумме договоров, смотрите рисунок 3.

Если проверка показала «Истина», то сумма оплат по данному контрагенту равняется общей сумме договора, который с ним заключили. Если «Ложь» – на листе «Реестр платежей» сумма оплат не соответствует общей сумме по договору, необходимо перепроверить данные.

 

Видеосеминар. Инструменты Excel для управления ликвидностью и платежами

 

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.