text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Все листы, содержащиеся в файле Excel « Автоматизированный платежный календарь», условно можно поделить на три группы. Первая предназначена для ввода данных. Вторая группа – листы анализа, на которых содержатся таблицы и отчеты, формируемые автоматически. Третья группа – справочники, в ней находится информация, используемая при описании операций с денежными средствами, и т. д.

Как работать с листами ввода данных при автоматизации платежного календаря в Excel

К листам автоматизированного платежного календаря, предназначенным для ввода данных, относятся: «Реестр», «Бюджет», «Остатки по счетам».

Лист «Реестр». Содержит информацию о планируемых и осуществленных платежах и поступлениях денежных средств (см. рисунок 1. Реестр поступлений и оттоков денежных средств). Источником данных для заполнения «Реестра поступлений и оттоков денежных средств» могут быть:

Общий принцип работы с этим листом следующий. Во-первых, перед началом месяца финансовый контролер заносит ожидаемые притоки и оттоки денежных средств, по которым есть определенная информация: выручку по дням, обязательства по заключенным договорам, прочие платежи без заключения договоров (например, зарплата). Во-вторых, в течение месяца каждый поступающий на оплату документ регистрируется с указанием всех обязательных признаков: управленческая аналитика, дата оплаты, сумма, расчетный счет. В-третьих, в течение месяца, в случае изменений планов по выручке или условий договоров и оплаты счетов, соответствующие признаки корректируются в ранее заполненных строках, что приводит к изменениям в платежном календаре. Подобное придется делать, если у компании возникают кассовые разрывы.

Лист «Бюджет». Содержит информацию о лимитах расходов по статьям бюджета движения денежных средств на каждый месяц с разбивкой по центрам ответственности и проектам (см. рисунок 2. Бюджет движения денежных средств). Эти данные автоматически переносятся в платежный календарь (листы: «Календарь 1», «Календарь 2» и «Календарь 3») и помогают понять – может ли быть одобрен тот или иной счет или договор, поступающий на согласование в финансовую службу.

Лист «Остатки по счетам». На этом листе собираются сведения об остатках на расчетных счетах и в кассах предприятия (см. рисунок 3. Реестр остатков денежных средств на счетах и в кассах). Данные ежедневно пополняются финансовым менеджером на основании банковских выписок. Благодаря этой информации в платежном календаре выводятся документально подтвержденные остатки по каждому счету (кассе) – по строке «проверка». Это позволяет ежедневно проверять корректность остатков денежных средств, вычисляемых программой. Возникновение отклонений – повод для уточнения правильности данных, внесенных в лист реестра платежей и поступлений денежных средств.

Как работать с листами анализа при автоматизации платежного календаря в Excel

Для автоматического планирования, анализа и контроля денежных потоков в файле Excel предусмотрены листы «Календарь 1», «Календарь 2», «Календарь 3». К этой же группе можно отнести и лист «Задание на оплату», который призван упростить работу финансовой службы.

Лист «Календарь 1». На этом листе расположена достаточно традиционная форма платежного календаря (см. рисунок 4. Проверка платежей на соответствие бюджету). С его помощью можно контролировать исполнение бюджета движения денежных средств, планировать меры по оптимизации денежных потоков. Данные в него вносятся автоматически из реестра платежей и поступлений денежных средств.

Лист «Календарь 2». Этот лист содержит сведения об остатках денежных средств по дням (см. рисунок 5. Контроль остатков на счетах и в кассах). Он поможет не допустить возникновение отрицательных остатков не только по предприятию в целом, но и по каждому из счетов.

Лист «Календарь 3». Здесь, как и на листе «Календарь1», располагается платежный календарь. Главное отличие в том, что денежные потоки представлены в разрезе проектов (см. рисунок 6. Контроль исполнения бюджета в разрезе проектов).

Лист «Задание на оплату». С помощью таблицы, созданной на этом листе, финансовая служба в несколько кликов может сформировать перечень платежных операций на конкретную дату (см. рисунок 7. Реестр платежей). Кстати, в отличие от листов «Календарь 1», «Календарь 2» и «Календарь 3», форма «Задания на оплату» не обновляется автоматически. Поэтому, прежде чем работать с ней, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в область таблицы и выбрать команду «Обновить».

Как работать со справочниками платежного календаря, автоматизированного в Excel

На листе «Справочники» описаны все возможные варианты аналитики, которая присваивается операциям поступления и выбытия денежных средств, отражаемых в реестре. Другими словами, это то, что при работе с другими листами появляется в качестве опций раскрываемых списков.

Справочники могут быть полностью переделаны под нужды предприятия. Для этого достаточно просто заменить существующие записи на те, которые нужны. При этом нельзя перемещать столбцы, а ведение записей (без учета шапки) должно начинаться с третьей строки.

Будьте готовы к тому, что при изменении состава статей в справочниках нужно будет также изменить наименования статей в листах «Календарь 1», «Календарь 2» и «Календарь 3». Другими словами, наименования статей движения денежных средств в платежном календаре должны совпадать (вплоть до запятых и пробелов) со статьями, перечисленными в справочнике.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.