text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как мгновенно проверить заявку на платеж с помощью Excel

Заявку на оплату проще проверить, если в ней автоматически будут контролироваться:

Такие дополнительные ограничения можно установить с помощью Excel (подробнее о том, как улучшить управление денежными средствами, см.  Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel). Для этого нужно:

Какие исходные данные потребуются для контроля заявки на платеж

В новой книге Excel необходимо создать таблицу (например, на отдельном листе «План»), в которой будут содержаться плановые расходы из утвержденного бюджета. По мере проведения платежей эту таблицу следует дополнять и фактическими суммами затрат – переносить сюда все исполненные заявки.

В форме должны быть предусмотрены поля:

Для удобства заполнения стоит отформатировать таблицу: поставить на нее курсор и в главном меню нажать кнопку «Форматировать как таблицу», как это показано на рисунке 1. Тогда, чтобы дополнить таблицу новыми строками, например, фактическими платежами, нет необходимости форматировать данные или исправлять расчетные формулы – все изменения будут выполняться автоматически.

В этой же книге нужно создать лист шаблона заявки на платеж (см. рисунок 2. Шаблон заявки на платеж) с аналогичной бюджету детализацией.

В графе «Контроль» необходимо ставить отметку «Факт» и после проведения платежа копировать строку в исходную таблицу на листе «План», чтобы накапливать информацию об исполненных расходах.

Как контролировать корректность заполнения заявки на платеж

Чтобы сотрудник не совершил случайных или намеренных ошибок при заполнении заявки, а также для упрощения ввода данных можно сделать следующее:

Какие контрольные значения внести в заявку на платеж

Контроль вводимой в заявку на платеж суммы поможет не допустить превышения бюджета по конкретной статье расхода или лимита, если такой установлен.

Чтобы не просто ограничить возможность ввода данных, а помочь сотруднику внести их корректно, в форме стоит указать общую сумму по выбранной им статье, а также объем доступных на текущий момент средств. Для этого на листе, где размещен шаблон заявки на платеж, необходимо создать дополнительную таблицу с графами «Доступно» и «Бюджет».

В графе «Бюджет» должна отражаться сумма по той статье, которую внес в графу «Статья» пользователь, причем за тот период, который он выбрал (месяц или квартал). Сделать это можно с помощью вызова функции СУММЕСЛИМН(). Встав в ячейку H4, вводим:
=СУММЕСЛИМН(диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2]; …)
и выбираем:

Итоговая формула примет следующий вид:
=СУММЕСЛИМН(План[Сумма];План[Месяц];B4;План[Статья];C4;План[Контроль];"план")

Теперь если в ячейке B4 будет указан месяц январь, а в ячейке С4 – статья «Материалы», то в ячейке H4 отобразится полная сумма запланированных в январе расходов на материалы.

Далее необходимо показать в шаблоне заявки объем доступных средств. Для этого в графе «Доступно» в ячейке G4 необходимо прописать формулу:
=H4-СУММЕСЛИМН(), где:

План[Сумма];План[Месяц];B4;План[Статья];C4;План[Контроль];"факт"

возвращает фактическую сумму израсходованных средств с листа «План» по выбранной пользователем статье и месяцу.

Как ограничить сумму денежных средств в заявке на платеж

Чтобы ограничить доступные сотруднику денежные средства, достаточно установить специальную проверку графы «Сумма», которую он будет заполнять.

Для этого необходимо перейти в ячейку E4, открыть в меню вкладку «Данные» и выбрать «Проверка данных». В раскрывшемся окне нужно указать следующие параметры:

А чтобы сотрудник понимал, в чем причина, стоит выводить и информацию об ошибке. Для этого в том же меню «Проверка вводимых значений» нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и написать в ней желаемое объявление, например:

Теперь при вводе в заявку некорректной суммы будет появляться контрольное замечание (см. рисунок 8. Контрольное сообщение в заявке на платеж) и сотрудник сможет своевременно исправить вносимые им данные. Однако такое ограничение не позволит отследить, если в заявке повторяется несколько раз одна статья. Например, если введена сумма на закупку материалов 25 000 руб., что не превышает доступных средств, а строкой ниже – 20 000 руб., они по-прежнему не превысят лимит, так как в графе «Доступно» еще неисполненные платежи.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.