text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как усовершенствовать работу планово-экономического отдела

Функции планово-экономического отдела в компаниях нередко разнообразны, размыты, четко не регламентированы. Чтобы упорядочить работу этого подразделения, нужно сделать следующее:

Как проанализировать фактические функции планово-экономического отдела

Чтобы разобраться, какие функции планово-экономический отдел должен выполнять, а какие нет, нужно проанализировать объем его фактической работы и сравнить с должностными инструкциями сотрудников этого подразделения. Все, что делает этот отдел, можно условно разделить на следующие группы:

Также можно проанализировать ключевые бизнес-процессы компании, установить, в каких из них принимает непосредственное участие планово-экономический отдел (см. пример в таблице 1). Он не должен выполнять те функции, ответственность за которые лежит на других подразделениях (к примеру, планирование объема производства продукции, составление маркетинговых планов).

При выявлении лишних функций их необходимо закрепить за другими подразделениями компании или ликвидировать (если необходимость в них не велика).

Бизнес-процессы компании Функции планово-экономического отдела
Основные
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки Планирование, контроль и анализ научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок, закупок, других нематериальных активов
Продажи Планирование, контроль и анализ продаж
Производство Планирование, контроль и анализ производственных процессов
Закупки Планирование, контроль и анализ закупок товарно-материальных ценностей, основных средств
Вспомогательные
Технология Нормирование, контроль и анализ технологии производства научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок
Качество Планирование, контроль и анализ сертификации, лицензирования, метрологии
Инженерия Планирование, контроль и анализ планово-предупредительных ремонтов оборудования, обеспечения энергоресурсами
Капитальное строительство Планирование, контроль и анализ обслуживания и строительства зданий и сооружений
Транспорт (логистика) Планирование, контроль и анализ транспортных расходов
Разработка лимитов на горюче-смазочные материалы
Обслуживающие
Персонал Планирование, контроль и анализ фонда оплаты труда, расходов на управление персоналом
Маркетинг Планирование, контроль и анализ маркетинговых расходов
Финансы Планирование, контроль и анализ банковских, консультационных расходов, в том числе на аудиторские проверки
Юридическое сопровождение Планирование, контроль и анализ расходов на юридическое сопровождение деятельности
Общее администрирование Планирование, контроль и анализ расходов на администрирование

Артем Ворончихин , заместитель председателя наблюдательного совета НП «РусРиск»

В компании «Альфа» проанализировали фактический объем работы планово-экономического отдела следующим образом.

1. Провели инвентаризацию (составили перечень) всех регулярных и нерегулярных документов, которые готовит это подразделение (отчеты, таблицы, справки, расчеты), чтобы понять, какая информация в них содержится и для кого она предназначена.

Выделили следующие критерии:

2. Побеседовали с сотрудниками планово-экономического отдела о трудоемкости и способах подготовки отчетов (ручной, автоматизированный).

3. Уточнили у пользователей документов (отчетов, таблиц, справок), которые готовит для них планово-экономический отдел, насколько они необходимы, актуальны и важны.

4. Поговорили со смежными дирекциями, запросили аналогичный реестр их отчетных документов (техническая дирекция, производство, сбыт, закупки).

5. Сопоставили свой реестр с ответами пользователей и отчетностью смежников.

6. Проанализировали перечень реально принимаемых решений на основании данных документов, сопоставили с ответами пользователей.

Этого анализа было достаточно, чтобы сделать вывод, какие документы действительно нужны и важны, а от каких можно отказаться. Выявили, что различные отчеты содержали одинаковую информацию, но имели разные источники формирования, форматы и периодичность. Предложили унифицировать формы документов. Так сократили количество отчетов, которые для разных пользователей готовил планово-экономический отдел, в два раза.

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Чтобы определить, какие функции выполняет в компании планово-экономический отдел, можно составить матрицу задач финансовой службы. В ней стоит указать реальные функции, которые выполняет этот отдел. По каждой из них проставить удельный вес в зависимости от того, сколько рабочего времени тратят сотрудники на их реализацию.

Матрицу можно представить в таком виде.

Актуальность функций планово-экономического отдела может зависеть также от уровня развития компании, стадии ее жизненного цикла (см. пример в таблице 3).

К примеру, если компания выводит на рынок новый товар (продукт), для планово-экономического отдела будут первостепенны следующие задачи:

Как усовершенствовать организационную структуру планово-экономического отдела

После анализа фактических функций планово-экономического отдела стоит разобраться с его организационной структурой. Можно предложить несколько вариантов. В частности, такие:

Преимущество первого варианта – простота контроля работы планово-экономического отдела. Недостаток – несвоевременность предоставления информации от структурных подразделений. При такой организационной структуре за экономистами можно закрепить следующие функции:

При внедрении второго варианта организационной структуры часть сотрудников планово-экономической службы будет находиться непосредственно на производственных объектах. При этом их функции могут быть такими:

Экономисты с производственных площадок должны предоставлять всю рабочую информацию в центральное отделение планово-экономического отдела, где данные консолидируются в целом по компании, в разрезе бизнесов, направлений деятельности.

В этом случае плановики, работающие на производственных объектах, могут иметь двойное подчинение:

При втором варианте организационной структуры за сотрудниками центрального отделения планово-экономического отдела стоит закрепить следующие функции:

Преимущество такой формы организационной структуры – обеспечение своевременного предоставления аналитической информации. Недостаток – отсутствие должного контроля за работой экономистов на местах, особенно в ситуации двойного подчинения, а также раздутый штат сотрудников отдела.

Юлия Миронова , начальник планово-договорного отдела департамента информационных технологий ОАО «Ленэнерго»

Организационная структура планово-экономического отдела зависит от масштаба компании и ее специфики. На предприятиях небольших (менее 50 человек) в планово-экономическом отделе достаточно одного–двух экономистов, в крупных (в особенности производственных, строительных) численность этого подразделения может достигать 20 человек.

На среднем предприятии целесообразно ввести следующую организационную структуру планово-экономического отдела (см.  схему 1).

Как регламентировать деятельность планово-экономического отдела

Если в компании работа планово-экономического отдела не регламентирована, необходимо создать документ, который будет регулировать его деятельность. Это может быть положение либо регламент о планово-экономическом отделе. Данный документ также послужит базой для написания должностных инструкций его сотрудников. Важно в нем описать основные правила работы плановиков. Типовые его разделы могут быть такими:

Пример описания структуры этого документа можно посмотреть в таблице 4.

При описании в положении перечня регулярных отчетов важно закрепить дату их представления пользователям, а также сроки подготовки (см. пример в таблице 5).

Татьяна Андреева , независимый консультант

В регламенте работы планово-экономического отдела нужно максимально подробно описать выполняемые функции этого подразделения, права и зону его ответственности. Это позволит в дальнейшем минимизировать конфликты с другими подразделениями относительно объема работы.

К примеру, функции можно закрепить такие:

Права можно описать так: «Сотрудники планово-экономического отдела имеют следующие права:

Зону ответственности можно закрепить в регламенте таким образом: «Сотрудники планово-экономического отдела несут ответственность:

Татьяна Андреева , независимый консультант

Для оценки работы планово-экономического отдела можно использовать отчет, в котором указаны его задачи за определенный период времени (допустим, месяц) и критерии оценки их выполнения. Последние могут быть такими:

Отчет можно представить в таком виде:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.