text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как оценить эффективность работы отдела бюджетирования

Чтобы оценить эффективность работы отдела бюджетирования, нужно проанализировать его задачи и функции, выделить из них те, исполнение которых можно оценить в количественных показателях, и установить для них целевые значения.

На какие функции отдела бюджетирования ориентироваться при его оценке

Показатели эффективности для отдела бюджетирования проще всего установить исходя из задач и функций этого подразделения. Полный список последних можно составить, ориентируясь на существующие в компании регламенты, например, на Положение об отделе управленческого учета и бюджетирования (о том, как строится работа отдела, см.  Как организовать работу отдела бюджетирования). Наиболее распространенные задачи, возлагаемые на отдел:

Реализуя эти задачи, отдел выполняет определенные функции. Обобщив их по признаку однородности направлений работы, можно выделить пять основных блоков.

Установление целевых показателей и нормативов. В рамках этой задачи отдел выполняет следующие функции:

Формирование бюджетов. При планировании бюджетов отдел:

Контроль использования ресурсов компании. Следя за использованием ресурсов компании, отдел бюджетирования контролирует выполнение:

Специалисты отдела также проверяют использование оборотных средств по их целевому назначению как в рамках утвержденных бюджетов в целом по предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям, ответственность по которым за соблюдение нормативов оборотных средств несут руководители центров ответственности компании. А по окончании планового периода производят план-факт анализ выполнения бюджетов.

Контроль операционных затрат. В рамках этой задачи отдел бюджетирования:

Контроль движения денежных средств. Следя за расходом денежных средств, отдел управляет платежным календарем, проверяет и согласовывает:

Из этого перечня функций нужно выделить те, которые можно взять за критерии оценки эффективности работы отдела и измерить в каких-либо единицах.

По каким критериям оценивать эффективность работы отдела бюджетирования

Чтобы оценка эффективности работы отдела бюджетирования не сводилась к определениям типа «хорошо-плохо» или «эффективно-неэффективно», а имела точное измерение в каких-либо единицах, необходимо:

Не стоит оцифровывать все функции сразу – это только усложнит оценку, а сбор данных для расчетов потребует много времени. Лучше выбрать несколько наиболее важных задач, требующих контроля и существенно влияющих на результат компании в целом, – пять основных и столько же вспомогательных. К примеру, корректность принятия руководством управленческих решений, своевременность поступления информации, достоверность бюджетов, сроки подготовки отчетов и т. д.

Чтобы оценить качество выполнения отделом его задачи по установлению целевых показателей и нормативов, можно использовать таблицу 1.

Оценить эффективность работы отдела по планированию бюджетов, их корректировке и т. д. помогут критерии, установленные в таблице 2.

Функции Критерий оценки Показатель эффективности Порядок измерения
1 Обеспечение согласованности и взаимной увязки бюджетов отделов и служб компании, составление проектов планов компании в целом Соблюдение регламента бюджетирования Отклонения в сроках – не более двух дней Сверка фактического документооборота с регламентом (см.  Как организовать работу отдела бюджетирования)
2 Внесение корректировок в бюджетные планы компании и отдельных подразделений в случае изменения производственно-хозяйственной ситуации Своевременность актуализации бюджетных планов Актуализация – не позднее чем за три дня до начала нового периода Сверка фактического документооборота с регламентом (см.  Как регламентировать внесение изменений в утвержденные бюджеты)
3 Участие в составлении плана выпуска готовой продукции и реализации товаров в денежном выражении. Определение плановой суммы прибыли и показателей рентабельности на год, по кварталам Степень достоверности плановых показателей в сравнении с фактическими Отклонения не превышают 15 процентов Анализ отчетов о выпуске готовой продукции, реализации, финансовых результатах и т. д. (чтобы обеспечить точность планирования, см.  Как оценить достоверность прогнозов в плане продаж)

Если нужно убедиться, что отдел качественно контролирует использование материальных и нематериальных ресурсов компании, стоит закрепить за ним показатели эффективности, предложенные в таблице 3.

Функции Критерий оценки Показатель эффективности Порядок измерения
1 Контроль выполнения бюджета движения денежных средств Платежеспособность компании Коэффициент текущей ликвидности – не менее 1,2 Расчет коэффициента ликвидности в конце периода (см.  Как проанализировать платежеспособность компании с помощью баланса)
2 Контроль выполнения бюджета доходов и расходов Рентабельность компании Рентабельность компании – на уровне не менее чем 12 процентов Анализ отчета о финансовых результатах компании, расчет рентабельности (см.  Как составить отчет о доходах и расходах)
3 Контроль выполнения бюджета развития компании Соблюдение нормы окупаемости и рентабельности инвестиционных проектов Рентабельность инвестиционных проектов – не ниже 25 процентов. Срок окупаемости проекта – не более трех лет Уровень показателей устанавливается экспертным путем или на основе предварительных расчетов (см.  Как оценить финансовую эффективность инвестиционного проекта)

Контроль над операционными бюджетами и мониторинг отделом текущих инвестиционных проектов компании можно оценить по показателям таблицы 4.

Функции Критерий оценки Показатель эффективности Порядок измерения
1 Контроль выполнения показателей операционных бюджетов центров ответственности и в целом по компании Соблюдение утвержденных параметров операционных бюджетов Выполнение бюджетов – не менее чем на 90 процентов План-факт анализ бюджетов (см.  Как анализировать и контролировать исполнение бюджетов)
2 Мониторинг и согласование текущих расходов компании Уровень операционных расходов в процентах к объему реализации Не выше 30 процентов Определяется расчетным путем из отчета о доходах и расходах
3 Контроль за ходом реализации инвестиционных проектов Соответствие фактических инвестиций утвержденным планам Превышение более чем на 15 процентов только по согласованию генерального директора План-факт анализ исполнения инвестиционного бюджета (см.  Как контролировать реализацию инвестиционного проекта)

Чтобы определить, насколько эффективно отдел бюджетирования следит за движением денежных средств и их использованием, можно воспользоваться таблицей 5.

Устанавливая такую систему оценки эффективности работы отдела бюджетирования, важно убедиться, что подразделение имеет реальные полномочия влиять на отмеченные показатели. Дополнительно стоит оценить, какими силами достигается такой результат работы – сколько сотрудников в действующем составе отдела, какое количество требуется для эффективного выполнения поставленных задач (подробнее см.  Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы).

Если компания прежде не оценивала работу своих сотрудников по жестко заданным показателям, то на начальном этапе имеет смысл ввести более мягкие требования – то есть к целевым параметрам эффективности ввести еще и допустимые. Например, целевой показатель уровня операционных расходов установить в размере 30 процентов от объема продаж, а предельно допустимое значение для признания работы отдела эффективной – 35 процентов. Во-первых, это поможет сотрудникам перейти на новую систему оценки их работы и накопить опыт контроля установленных параметров. Во-вторых, финансовый директор сможет убедиться, что эти показатели адекватны, соответствуют реально действующим процессам компании и не требуют корректировки. Чтобы такая модель имела еще и практическую ценность, необходимо привязать к ней и персональную систему мотивации сотрудников бюджетирования. Не стоит вводить в нее штрафные санкции – это демотивирует персонал. Мотивацию лучше строить по принципу «оклад + премия за достижение целевых показателей + дополнительный бонус за результат, который превосходит целевой показатель» (подробнее о том, как разработать систему мотивации, см.  Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.