text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как организовать работу инвестиционного отдела

Чтобы организовать работу инвестиционного отдела в компании, нужно определить, какие функции будет выполнять это подразделение, оценить необходимое количество сотрудников и их квалификацию, распределить функции между ними и регламентировать обязанности специалистов.

Когда оправданно выделить отдельное подразделение по работе с инвестициями

Если в компании небольшое количество инвестиционных проектов, то обособленное подразделение для управления ими не всегда целесообразно. Достаточно расширить обязанности действующего сотрудника финансовой службы либо нанять специалиста нужной квалификации. Если же предполагаемые проекты разрабатываются для разных видов деятельности, требуют больших вложений или привлечения сторонних организаций (инвесторов или банков), то лучше выделить специальный отдел, который будет сопровождать и контролировать их (подробнее об этом см. Как контролировать инвестиционную деятельность).

Работа с инвестиционными проектами носит периодический характер – основной ее объем приходится на расчет инвестиций, составление бюджета и формирование отчетности. Затем, наладив регулярный контроль, который не потребует много времени, специалистов отдела можно отвлечь на другие задачи, не связанные с финансовыми вложениями.

В организационной структуре инвестиционный отдел может входить в бюджетно-экономическое управление или подчиняться непосредственно финансовому директору – все зависит от поставленных задач и квалификации специалистов.

Какие функции закрепить за инвестиционным отделом

Главная цель инвестиционного отдела – обеспечить эффективное планирование финансовых вложений предприятия. Для этого за подразделением нужно закрепить следующие функции:

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

В группе компаний «Альфа» запустили дорогостоящий проект. Необходимо было решить, как контролировать этапы его реализации, получать отчетность, проводить расчеты эффективности и т. д. Территориальная удаленность не позволяла полностью централизовать управление, а персонал на местах не мог обеспечить выполнение поставленных задач на 100 процентов. Тогда в инвестиционном отделе головного офиса выделили отдельного сотрудника для сопровождения нового проекта. Всю исходную информацию (планы, отчеты) формировали специалисты на местах. Экономист управляющей компании получил удаленный доступ к учетным базам и мог в рабочем режиме контролировать достоверность данных, проводить сверки, запрашивать дополнительные сведения и т. д. Такое комбинирование функций позволило наладить прозрачный контроль проекта и качественное управление им.

Как регламентировать работу инвестиционного отдела

Для регламентации работы инвестиционного отдела в первую очередь разрабатывают отдельный документ – положение об инвестиционном отделе. В нем закрепляют организационную структуру подразделения, описывают порядок взаимодействия сотрудников как внутри отдела, так и со смежными службами (можно утвердить и отдельный регламент, например, регламент инвестиционного процесса компании «Альфа»). А затем оформляют должностные инструкции (для линейных сотрудников и руководства), где более подробно описывают функциональные обязанности специалистов, их ответственность и т. д.

Прежде чем выстраивать документооборот, необходимо выяснить, какую входную информацию нужно обеспечить отделу, каких данных ожидать на выходе. После чего следует разработать регламент управления инвестициями (см. Как регламентировать управление инвестиционными проектами), форматы и шаблоны документов (анкет, отчетов, бюджетов и др.) и инструкции по работе с ними. Здесь же нужно оформить порядок движения документации (к примеру, зафиксировать этапы корректировки проекта). Стоит подробно прописать весь процесс формирования инвестиционного проекта от идеи до итоговых расчетов с указанием сроков окупаемости, описанием денежных потоков, дальнейшим его контролем и т. д.

Обязательно нужно разграничить зоны ответственности и последовательность передачи информации между сотрудниками, отделами – процедуры согласования и утверждения проекта, порядок финансирования и т. д.

Поможет выстроить эффективную службу управления инвестиционными проектами регламент взаимодействия со смежными подразделениями компании. Сюда может войти один или целый пакет документов, например: регламент управления денежными средствами, кредитная политика, управленческая учетная политика и т. д. Если речь идет о группе компаний, в каждой из которых есть свой инвестиционный отдел, то необходимо выстроить и регламентировать связи между этими подразделениями.

Отдельно следует рассмотреть создание инвестиционного комитета, установить правила его работы, разработать для этого специальный документ.

Как распределить функции инвестиционного отдела

Как лучше распределить функции инвестиционного отдела, зависит от величины компании, масштабов ее новых проектов, специалистов, которые занимаются планированием инвестиций. Так, функции отдела можно централизовать, отдать в управление региональной службы, где реализуют проект, либо комбинировать.

Большинство компаний используют комбинированный метод. Это позволяет точнее планировать инвестиции, формировать отчетность, проводить мониторинг, поскольку у специалистов на местах более полный и быстрый доступ к необходимой информации, а также лучше взаимосвязи с ответственными сотрудниками. А за центром (управляющей компанией) остаются контроль, разработка методологии, поиск новых источников финансирования инвестиций.

Если же компетенция персонала, задействованного в проекте, или его численность не позволяет организовать качественное управление собственными силами, можно централизовать все функции в головном офисе. Для этого потребуется обеспечить его сотрудников удаленным доступом к источникам информации, находящимся на территории объектов инвестиций. Централизованное управление выгодно еще и тем, что экономист, который обеспечивает анализ и контроль, находится вне зоны влияния ответственного за проект сотрудника (или руководителя), что снижает вероятность намеренного искажения результатов (к примеру, искусственного завышения показателей и т. д.).

Как определить оптимальный штат инвестиционного отдела

На состав и численность штата инвестиционного отдела влияют характер деятельности компании, количество и сложность разрабатываемых проектов, их длительность, а также бюджет, выделяемый на содержание специалистов.

В зависимости от того, какое управление предполагается, нужно распределить функции отдела и рассчитать количество сотрудников, определить их квалификацию. Отсюда можно спланировать оклады и разработать систему премирования.

В крупной компании обязанности сотрудников можно разделить по функциям. Например, один специалист может заниматься только планированием и оценкой эффективности проектов, другой – сбором фактических данных и составлением отчетности, третий – методологией и т. д. Организовать работу можно и по регионам, юридическим лицам, видам проектов и т. п. – тогда один специалист охватит все функции по своему направлению (планирование, контроль), будет нести полную ответственность за подаваемые им данные.

Если средства на фонд оплаты труда ограничены, то имеет смысл пригласить на должность начальника отдела высококвалифицированного специалиста, а для линейных позиций подобрать менее опытных и низкооплачиваемых, но перспективных сотрудников. Тогда с развитием отдела и приобретением опыта можно будет повышать зарплату до среднерыночной, обеспечить карьерный рост.

В подразделении можно ввести должность технического эксперта (нанять собственного сотрудника или оплачивать временные работы стороннего специалиста), который будет оценивать техническую сторону инвестиций – выбор оборудования, применение новых технологий, их эффективность и т. д. Такого эксперта лучше вывести из подчинения техническому директору или директору по производству, чтобы обеспечить объективную оценку производимых вложений. В некоторых случаях стоит организовать экспертную комиссию с переменным составом сотрудников в зависимости от вида проекта. Но чаще всего технического эксперта привлекают из специализирующейся на этом виде услуг компании.

Укомплектовывая штат, стоит иметь в виду, что даже после автоматизации процесса управления инвестиционной деятельностью (расчетов, сбора фактических данных и др.) сократить сотрудников будет затруднительно. Как правило, любые автоматизированные системы требуют ввода большого количества информации, поэтому они, скорее всего, скажутся на качестве и скорости подготовки отчетов, но не на количестве сотрудников отдела.

Как оценить эффективность работы инвестиционного отдела

Чтобы убедиться в эффективности работы инвестиционного отдела (по каждому специалисту или в целом по подразделению), нужно выработать критерии оценки. К примеру, если в регламенте управления инвестиционными проектами или в положении по отделу установлены определенные сроки подготовки документов, сдачи отчетности, оформления итоговых расчетов и т. п., то можно определять процент их исполнения.

Качество планирования можно проверять по величине отклонений фактических данных от плановых. Здесь важно четко разграничить ответственность экономиста, производящего расчеты, и специалиста смежного подразделения, отвечающего за проект. Так, техническая ошибка может случиться по вине экономиста. Но результаты может исказить некорректная вводная информация (например, экономисту подали завышенные данные об объеме сбыта, что спровоцировало ошибки в остальных показателях).

Не стоит мотивировать экономиста на достижение запланированной прибыли или другого аналогичного показателя, поскольку он отвечает только за расчеты и не может повлиять на этапы процесса (закупку оборудования, своевременный ввод его в эксплуатацию, запуск производства, начало продаж и т. д.). Иначе можно спровоцировать подгонку результатов под плановые данные с целью получения премии.

Еще один показатель эффективности работы отдела – привлеченные источники финансирования (кредитные ресурсы, лизинг и др.). Здесь можно установить зависимость не только от количества новых источников (банков, инвесторов, фондов и т. д.), но и от преимуществ (или недостатков) предлагаемых ими условий.

В качестве вспомогательного критерия оценки работы инвестиционного отдела можно ввести число внесенных альтернативных предложений по поставщикам, оборудованию и прочим составляющим проекта. В целом за техническое наполнение отвечает не инвестиционный отдел, а ответственный за проект, но любую помощь сотрудников стоит поощрять дополнительными бонусами.

На основании этих критериев в дальнейшем можно модифицировать систему премирования специалистов отдела.

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

Чтобы упростить работу экономистов при сборе необходимой им информации для планирования и контроля инвестиций, нужно перед запуском проекта провести обучающие мероприятия для сотрудников, ответственных за него. Здесь можно ограничиться инструкциями по работе с формами бюджетов и отчетов, объяснить важность предоставляемых данных либо рассказать в том числе об основах управления инвестиционными проектами и работы с экономическими показателями и т. д., тем самым повысив квалификацию персонала компании.

Хорошо, если корпоративное обучение проведут сторонние специалисты (по заранее оговоренному плану) – предложат наглядные задачи, требующие командного решения и совместной работы над ошибками. Это сэкономит рабочее время штатных сотрудников на подготовку методических материалов, повысит важность происходящего и сплотит коллектив.

Закрепят результат неформальные мероприятия (выезды на природу, встречи и др.). Особенно если состав территориально разрознен (к примеру, когда проекты находятся в разных регионах и удалены от управляющей компании). Затраты на подобные мероприятия необходимо заранее планировать.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.