text
Журнал

Как регламентировать управление инвестиционными проектами

Задача регламентации управления инвестиционными проектами – установить в компании правила:

Их можно утвердить как одним документом (отдельным положением или регламентом), так и целым пакетом документов.

Весь документ можно условно разделить на четыре части:

Что указать в вводной части регламента управления инвестиционным проектом

Цель вводной части в регламенте управления инвестиционным проектом – ознакомить пользователя с терминологией документа, областью применения, дополнительными материалами к нему (формами, положениями, отчетами, методиками).

Перечень документов. Здесь нужно перечислить документы, на которые следует ссылаться при разработке регламента и последующей работе с ним. К примеру, при финансировании инвестиционного проекта используется Положение по движению денежных средств, в котором указаны сроки, формы платежных заявок, порядок их согласования и т. д.

Область применения. Описывая область применения, нужно перечислить те бизнес-процессы и их участников, которые будет охватывать регламент. Детализировать можно от целого процесса до отдельно взятого действия, от подразделения до отдельно взятого человека. К примеру, регламент может затронуть производство, продажи, финансы и т. д. Участниками процесса станут: генеральный директор, финансовый директор, руководители структурных подразделений, начальник и сотрудники бюджетно-экономического управления, сотрудники финансового контроля и т. д.

Определения и сокращения. Подробное описание определений и сокращений в регламенте поможет избежать недопонимания и разночтений в процессе его использования. Сюда можно включить:

Пример описания определений и сокращений в регламенте управления инвестиционным проектом

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

Руководитель проекта – руководитель, ответственный за результаты реализации проекта, принятие управленческих решений в рамках центра финансовой ответственности (ЦФО), охваченных системой управленческого учета капитальных вложений.

Исполнитель проекта (инициатор проекта, ответственный за реализацию проекта) – лицо, ответственное за принятие управленческих решений в рамках инвестиционного проекта, охваченных системой управленческого учета капитальных вложений.

ЦФО – центр финансовой ответственности, структурное подразделение, руководитель которого несет ответственность за осуществление инвестиций в рамках определенной для этого подразделения зоны ответственности.

Инвестиционный комитет – орган, ответственный за управление процессом инвестирования и подготовку решений по вопросам формирования инвестиционного бюджета (отчета) для последующего утверждения собственниками.

БЭУ – бюджетно-экономическое управление.

ГДК – генеральный директор концерна.

УФК – управление финансового контроля.

Что включить в общие положения регламента управления инвестиционным проектом

В общих положениях регламента управления инвестиционным проектом предстоит:

Роль и ответственность инвестиционного комитета. Если в компании предполагается создание инвестиционного комитета, в регламенте необходимо описать:

В практике крупных компаний порядок работы инвестиционного комитета чаще всего устанавливается отдельным положением. Поэтому при написании регламента следует предусмотреть возможность разработки и такого документа.

Инвестиционный бюджет и периодичность его составления. В этой части документа нужно четко установить, в какие сроки составляется инвестиционный бюджет, с какой периодичностью (в начале года или ежеквартально), сколько времени отводится на его корректировку. Здесь же важно определить формы, необходимые для старта проекта и формирования бюджета:

Формы дополнительных материалов можно представить как в тексте документа, так и в приложениях к нему.

Состав и сроки предоставления отчетов. Здесь нужно зафиксировать, какие отчеты требуются для управления инвестиционными проектами, какие сроки отведены на их подготовку, как часто их нужно составлять (к примеру, если проект состоит из множества небольших этапов, то его лучше контролировать ежемесячно). Минимальный пакет документов для управления проектом состоит из отчетов:

Формы отчетов необходимо также представить в приложении к регламенту.

Ответственные сотрудники. За каждой статьей бюджета необходимо закрепить ответственное лицо, как со стороны инициатора инвестиций (ЦФО или подразделения компании), так и со стороны экономических служб (финансового, планово-экономического, инвестиционного отдела). Причем за одну статью могут отвечать разные должностные лица, но контроль за весь проект в целом (проведение работ, реализацию инвестиций) возлагается только на его руководителя.

Полный перечень лиц, ответственных за формирование и исполнение инвестиционного бюджета и отвечающих за тот или иной участок проекта, удобнее всего представить в форме таблицы 1.

Код
статьи
Статьи
инвестирования
Руководитель
проекта
Инициатор
инвестиционного
проекта
Ответственный экономист
по учету затрат
ЦФО Проект
Фонд инвестирования
1. Инвестиции производственного назначения
1.1. Капитальные ремонты и реконструкция ОС производственного характера Директор по производству Главный инженер Экономист ЦФО ... Строительно-монтажные работы, капитальные ремонты помещений производственного характера
Начальник управления недвижимостью ...
1.2. Приобретение ОС производственного характера Директор по производству Главный инженер Экономист ЦФО ... Оборудование основного производства
Технический директор Технический директор ... Оборудование для внедрения нового производства
1.3. Инвестиции в проекты НМА Технический директор Технический директор Экономист ЦФО ... Разработка новых продуктов
2. Инвестиции непроизводственного назначения
2.1. Капитальные ремонты непроизводственного характера Исполнительный директор Главный инженер Экономист ЦФО ... Капитальный ремонт помещений
2.2. Приобретение ОС непроизводственного характера Директор по IT Руководители подразделений Экономист ЦФО ... Организация рабочих мест (оргтехника)
Исполнительный директор Директор по продажам ... Приобретение автотранспорта
2.3. Инвестиции в проекты НМА Директор по IT Начальник отдела АСУП Экономист ЦФО ... Информационные технологии, программное обеспечение

Как раскрыть в регламенте методику планирования и оценки инвестиционных проектов

В методической части регламента управления инвестиционным проектом утверждается порядок его формирования и согласования, условия финансирования, правила внесения корректировок, а также анализа итоговых отчетов.

Формирование инвестиционного проекта. В этом разделе нужно определить:

Нагляднее всего представить этапы формирования инвестиционного бюджета в таблице (см. таблицу 2. Порядок формирования инвестиционного бюджета).


п/п
Действие Ответственный Входные формы Выходные
формы
Куда
представляется
Сроки
представления
Комментарии
1 Формирование инвестиционного проекта Исполнитель проекта Технико-экономическое обоснование (описание, схемы, презентации) + инструкция по заполнению инвестиционной заявки Инвестиционная заявка в утвержденной форме с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Руководитель проекта Согласно приказу о формировании и представлении бюджета на планируемый период Проект формируется по направлениям финансовых инвестиций. Инвестиционная заявка формируется по ЦФО
2 Согласование инвестиционных проектов по ЦФО Руководитель проекта Инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Согласованные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Бюджетно-экономическое управление У одного руководителя проекта может быть несколько подконтрольных ЦФО
3 Проверка инвестиционного проекта Бюджетно-экономическое управление Согласованные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Проверенные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Инвестиционный комитет
4 Утверждение проекта инвестиционным комитетом Руководитель проекта Проверенные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Утвержденные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Бюджетно-экономическое управление
5 Консолидация инвестиционного бюджета Бюджетно-экономическое управление Согласованные: инвестиционная заявка с расчетом эффективности проекта, план реализации проекта Консолидированный инвестиционный бюджет + график финансирования проектов Генеральный директор
(совет директоров)
Формат инвестиционного бюджета, утвержденный приказом

Финансирование инвестиционного проекта. Если финансирование проекта предполагается за счет сторонних организаций (банков, инвесторов), нужно описать правила взаимодействия с ними (выбора инвестора, проведения переговоров, сбора документов и т. д.), ответственных за коммуникацию сотрудников и т. д. А лучше оформить эти положения отдельным регламентом.

Если компания финансирует проекты самостоятельно, то регламент должен содержать порядок оформления и проведения оплат по инвестиционному бюджету или графику, а именно:

В общих чертах этот порядок можно представить в виде таблицы 3.


п/п
Действие Ответственный Входные формы Выходные формы Куда представляется Сроки представления Комментарии
1 Финансирование инвестиционного проекта Руководитель проекта Согласованный инвестиционный бюджет.
Согласованный график финансирования проектов, формат заявки на оплату
Заявка на оплату по проектам со специальных счетов Управление финансового контроля Согласно срокам, установленным в регламенте по формированию бюджета движения денежных средств (БДДС) Финансирование осуществляется со специальных счетов
2 Консолидация заявок на оплату Управление финансового контроля Заявка на оплату по проектам со специальных счетов Консолидированная заявка на оплату по проектам ИБ Бюджетно-экономическое управление Согласно срокам, установленным в регламенте по формированию БДДС
3 Утверждение заявок на оплату Бюджетно-экономическое управление Консолидированная заявка на оплату по проектам Согласованная заявка на оплату по проектам Управление финансового контроля Согласно срокам, установленным в регламенте по формированию БДДС Проверка соответствия заявленных платежей утвержденному инвестиционному бюджету по срокам и суммам

Корректировка инвестиционного бюджета. Для оформления правил внесения корректировок в инвестиционный бюджет нужно:

В табличном виде этапы корректировки инвестиционного бюджета могут выглядеть как в таблице 4.

№ п/п Действие Ответственный Входные формы Выходные формы Куда представляется Сроки представления Комментарии
1 Формирование изменений в утвержденном инвестиционном проекте Исполнитель проекта Технико-экономическое обоснование изменений сроков реализации инвестиционного проекта, суммы затрат по проекту Измененная инвестиционная заявка с обоснованием Руководитель проекта 10-е число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом Изменения плана реализации проекта формируются по центрам затрат
2 Согласование с департаментом экономики и финансов (ДЭФ) изменений сроков, сумм финансирования проекта Руководитель проекта Измененная инвестиционная заявка с обоснованием Согласованная измененная инвестиционная заявка с обоснованием ДЭФ 15-е число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом
3 Согласование с генеральным директором изменений в проекте Руководитель проекта Согласованная измененная инвестиционная заявка с обоснованием Согласованная служебная записка с указанием причин и обоснования изменений инвестиционного проекта + согласованный измененный план реализации проекта Генеральный директор, совет директоров 20-е число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом

Формирование отчетов инвестиционного проекта. В этом разделе регламента нужно описать порядок оформления промежуточных и итоговых отчетов по проекту. Он будет включать:

Порядок формирования отчетов можно представить таблицей 5.

№ п/п Действие Ответственный Входные формы Выходные формы Куда представляется Сроки представления Комментарии
1. Отчет о сроках реализации инвестиционного плана
1.1. Оперативное исполнение инвестиционного проекта (ИП) Исполнитель проекта Оперативные данные + план реализации проекта Отчет о сроках реализации ИП Руководитель проекта 3-е число месяца, следующего за отчетным Отчет по выполнению мероприятий плана реализации проекта
1.2. Согласование отчета о сроках реализации ИП Руководитель проекта Отчет о сроках реализации ИП Согласованный отчет по срокам реализации ИП Генеральный директор, совет директоров, инвестиционный комитет 5-е число месяца, следующего за отчетным
2. Формирование отчета об исполнении инвестиционного бюджета
2.1. Фактическое исполнение инвестиционного бюджета (ИБ) Бюджетно-экономическое управление Данные управленческого и бухгалтерского учета + формат отчета об исполнении ИБ + формат мониторинга ИП Отчет об исполнении ИБ, мониторинг ИП Исполнитель проекта, руководитель проекта Ежеквартально до 16-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом

Фактический учет ведется в разрезе проектов и ЦФО.

Ключевые параметры мониторинга определяются при защите проектов

2.2. Согласование отчета об исполнении ИБ Исполнитель проекта, руководитель проекта Отчет об исполнении ИБ, мониторинг ИП Согласованный отчет об исполнении ИБ, мониторинг ИП Бюджетно-экономическое управление Ежеквартально до 18-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
2.3. Предоставление отчетности руководству Бюджетно-экономическое управление Согласованный отчет об исполнении ИБ, мониторинг ИП Согласованный отчет об исполнении ИБ, мониторинг ИП Генеральный директор, совет директоров, инвестиционный комитет Ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Пример плана реализации инвестиционного проекта

Татьяна Афанасьева , заместитель финансового директора управляющей компании группы компаний «ЯВА»

Компания «Альфа» планирует новый инвестиционный проект. Длительность проекта – 11 месяцев. На весь период составляется план-график его реализации. Он включает информацию:

ЦФО: компания «Альфа».

Руководитель проекта: Иванов И.И.

Единица измерения: тыс. руб.

Код Мероприятие Исполнитель Операция Период, мес. Итого
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
... Заключение контракта ...                       0
... Утверждение планировки ...                       0
... Подготовка проектной документации ... Подготовка, сумма без НДС   20                   20
Оплата, сумма с НДС   20                   20
... Подготовка коммуникаций производственной площадки, подключение ... Подготовка, сумма без НДС     990                 990
Оплата, сумма с НДС 475 475 238                 1188
... Получение и оплата оборудования ... Подготовка, сумма без НДС           1000           1000
Оплата, сумма с НДС   300 650 50         1000
... Изготовление пресс-форм и оснащения, приобретение инструмента ... Подготовка, сумма без НДС           130           130
Оплата, сумма с НДС         120 30         150
... Таможенные и транспортные платежи ... Подготовка, сумма без НДС           150           150
Оплата, сумма с НДС           150           150
... Монтаж и пусконаладочные работы ... Подготовка, сумма без НДС           100           100
Оплата, сумма с НДС           120           120
... Сертификация, аккредитация и оформление прочих разрешительных документов ... Подготовка, сумма без НДС             20         20
Оплата, сумма с НДС             22         22
... Обучение персонала ...                       0
... Запуск в эксплуатацию (акт ввода) ...                       0
... Продажа старого оборудования ... Подготовка, сумма без НДС                 –100     –100
Оплата, сумма с НДС                   –120   –120
... Переход на трехсменную работу ...                       0
... Прекращение кооперации ...                       0
... Всего ... Подготовка, сумма без НДС 0 20 990 0 0 1380 20 0 –100 0 0 2310
Оплата, сумма с НДС 475 795 238 0 120 920 102 0 0 –120 0 2530

О чем упомянуть в заключение регламента управления инвестиционным проектом

В заключительные положения регламента можно добавить следующую информацию:

В завершение необходимо привести все те приложения, на которые ссылались в документе: шаблоны бюджетов, отчетов, инструкции по их заполнению, примеры заполнения бюджетов, отчетности (если в этом есть необходимость), приказы и т. д.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.