text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как организовать работу отдела бюджетирования

Вопрос – создавать или не создавать отдел бюджетирования – нужно рассматривать с позиции объема и сложности выполняемых задач, а также эффективности их исполнения. Как правило, выделение отдельного подразделения целесообразно в компании или группе компаний со сложной организационной или финансовой структурой или большим разнообразием бизнес-процессов, чтобы управлять и контролировать деятельность ее центров финансовой ответственности (подразделений, филиалов или дочерних обществ).

Для организации работы отдела необходимо определиться с его основными целями и задачами, конкретизировать функции. Потребуется также оценить трудозатраты менеджеров на обслуживание действующей системы бюджетирования и эффективность распределения функционала между ними. Кроме того, придется разработать положения и регламенты, формы отчетности и прочие документы, устанавливающие порядок работы отдела и его взаимодействия с другими подразделениями компании.

Какие функции закрепляются за отделом бюджетирования

Главная цель отдела бюджетирования – обеспечение эффективности финансового планирования в компании. Исходя из этого за отделом стоит закрепить такие задачи: планирование, контроль, учет и анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности.

К функциям отдела бюджетирования можно отнести:

Кроме того, дополнительной функцией отдела может стать разработка и совершенствование методологии системы бюджетирования.

Как определить оптимальный штат отдела бюджетирования

Количество и состав необходимого персонала в отдел бюджетирования рассчитывается из объема выполняемых им работ. Расчет объема можно сделать, основываясь на нормативных трудозатратах для реализации поставленных задач либо опираясь на экспертное мнение, например, финансового директора, что чаще всего и встречается на практике.

Определение численности специалистов можно рассчитывать исходя из:

Вне зависимости от того, как рассчитывался состав отдела бюджетирования, через полгода нужно провести анализ эффективности его работы и при необходимости откорректировать численность, а возможно, и сам состав. Обычно на стадии запуска системы бюджетирования речь о ее автоматизации не идет. Поскольку все расчеты ведутся в приложениях MS Office – это, безусловно, оказывает свое влияние на количество занятого в процессе бюджетирования персонала. В будущем, при внедрении автоматизированной системы, потребность в большом количестве специалистов снизится, и возможно, придется провести сокращения.

В состав службы на начальном этапе лучше набирать уже имеющих опыт специалистов: финансистов, экономистов со специализацией «финансовый менеджмент». Причина заключается в том, что при формировании отдела нет времени на обучение персонала, так как нужно внедрять бюджетирование, требовать от сотрудников других служб соблюдения регламентов, то есть не только выполнять текущую работу, но и помогать другим. Со временем при необходимости замены сотрудника или расширении состава требования к квалификации специалистов могут быть менее жесткими. К примеру, в штат можно привлечь молодых специалистов или студентов, а коллектив отдела поможет им адаптироваться и наработать должный опыт.

Как распределить функции между сотрудниками отдела бюджетирования

Распределить функциональные обязанности между сотрудниками отдела бюджетирования можно по той же методике, что использовалась при определении его численности, – по задачам бюджетирования, видам деятельности компании, бизнес-процессам и т. д.

Например, если компания ведет несколько видов деятельности, то каждый из специалистов может выполнять все функции бюджетирования (планирование, контроль, анализ) по отдельному виду. Если же деятельность одна, а предприятий много, то распределить функции можно по задачам – например, планирование закрепить за одним сотрудником, контроль – за другим, анализ – за третьим. Либо планирование и контроль может вести один человек, а анализ – другой.

Методологией как таковой чаще всего занимается непосредственно начальник отдела. Он же контролирует работу всей службы. Однако специалисты отдела участвуют в процессе бюджетирования и могут, что называется, изнутри увидеть все огрехи внедряемой системы, а значит, давать предложения по ее своевременной корректировке.

Как регламентировать работу отдела бюджетирования

Основной документ, регламентирующий работу отдела бюджетирования, – Положение о бюджетировании. Это документ, в котором расписываются цели, задачи и функции финансового планирования, их распределение по подразделениям компании, должностные лица – участники процесса бюджетирования, объекты, виды бюджетов, их классификация и формы, а также процедуры согласования, утверждения и контроля их исполнения (подробнее о разработке положения см. Как разработать положение о бюджетном планировании).

Еще один документ, составляющий важную часть в работе, – Положение об отделе бюджетирования. В нем определяются задачи и функции самого отдела, его состав. Распределяются функциональные обязанности сотрудников, устанавливается их ответственность, а также формируется порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Еще одной группой документов, необходимых для эффективной работы отдела, можно считать локальные регламенты, определяющие порядок решения задач бюджетирования, – регламент планирования платежей, методику формирования бюджета доходов и расходов, порядок корректировки планов и бюджетов, инструкцию по бюджетному контролю, регламент составления и исполнения бюджета движения денежных средств и т. д.

К примеру, регламент планирования платежей нужен для контроля движения денежных средств компании. Тогда в нем устанавливаются сроки, в которые в отдел бюджетирования должна поступать информация от подразделений (заявки на платеж, платежные календари), согласовываться менеджерами отдела и формироваться в единый реестр платежей подразделений компании. Если в процессе бюджетирования появляются ситуации, когда необходимо включить не предусмотренный бюджетом платеж, в регламенте должна быть прописана процедура его согласования. По каждому отклонению в отдел бюджетирования нужно предоставлять пояснения с указанием их причин. В регламенте также можно предусмотреть рамки отклонений, при которых объяснения не потребуются.

Как упростить взаимодействие отдела бюджетирования с другими подразделениями компании

Отдел бюджетирования координирует и контролирует весь процесс бюджетирования в компании. Хотя сам порядок взаимодействия расписывается в Положении о бюджетировании, специалистам отдела приходится по нескольку раз объяснять, что и для чего должны делать сотрудники других подразделений. Поэтому в выстраивании отношений должен принимать участие и сам финансовый директор и, что может оказаться важным условием успешного начала работы отдела, генеральный директор.

Все необходимые связи специалистов отдела бюджетирования с другими подразделениями компании прописываются в соответствующих регламентах. В них устанавливаются ответственные исполнители на местах, сроки и регулярность подачи данных, а также формы их представления. Так, сотрудник управляющей компании, отвечающий за планирование и контроль движения денежных средств, взаимодействует с казначеями ее филиалов, дочерних обществ или проектов. Занимается сбором и проверкой заявок, платежных календарей, последующей консолидацией и согласованием плана платежей. А значит, должен иметь соответствующие полномочия для установки контроля за работой казначеев на местах – соблюдение ими сроков и формы подачи данных, их соответствие согласованному на период (неделя, месяц или год) бюджету платежей и т. д.

Вопрос:  Как облегчить общение сотрудников отдела бюджетирования с нефинансистами

Андрей Черников , исполнительный директор группы компаний ЮНИКОН

Специалистам по бюджетированию будет проще общаться с сотрудниками нефинансовых подразделений компании, если последних обучить основам финансового планирования. Проводить занятия может как начальник отдела или финансовый директор, так и наиболее подготовленные специалисты финансовой службы. Программу обучения желательно разделить на циклы. Так, первое занятие может стать ознакомительным. На нем следует объяснить цели внедрения бюджетирования в компанию, дать общие понятия и определения, показать формы бюджетов, разъяснить статьи бюджетов, рассказать о регламенте будущего взаимодействия, ответить на вопросы. В таком семинаре должны участвовать все подразделения. Дальше занятия лучше проводить с каждым подразделением в отдельности. На этих встречах нужно рассмотреть те документы, регламенты и формы, которые относятся непосредственно к каждому подразделению. Будет полезно показать примеры заполнения форм бюджетов и предложить самостоятельно подготовить какой-либо документ. На этом этапе можно решить много вопросов и разрешить недопонимания, которые возникли бы в будущем в процессе работы. Для закрепления результата лучше провести еще по одному занятию с каждым подразделением отдельно и уделить внимание разбору ошибок, возникших при самостоятельной подготовке документов. Далее «дообучение» сотрудников подразделений происходит уже в рабочем режиме – посредством Интернета, телефона либо при личном контакте исполнителя документа и ответственного за его сектор сотрудника отдела бюджетирования.

Как мотивировать сотрудников отдела бюджетирования

Для сотрудников отдела бюджетирования можно использовать следующую схему оплаты труда: оклад (на 5–10% ниже среднего по рынку труда) + ежемесячная премия (бонус) за выполнение показателей KPI.

В целом же размер оплаты не должен быть ниже рынка, а лучше, если на 3–5 процентов выше, это будет дополнительным стимулом.

Показатели KPI можно выбрать таким образом:

Премиальная (бонусная) часть начальника отдела может включать те же показатели, но в целом по компании.

Если говорить о нематериальной мотивации, то можно применить следующее:

При стимулировании работы сотрудников используются также и смешанные виды мотивации:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.