text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как организовать работу казначейства в начале внешнеэкономической деятельности

Если предприятие планирует заниматься экспортом или импортом, не создавайте сразу специальный отдел в казначействе и не перестраивайте работу всей финансовой службы. Преобразовывайте отдел, когда:

Если у компании пока всего один международный контракт, поручите сотрудникам казначейства открыть валютный счет, собрать документы для регистрации договора, купить иностранную валюту и оплатить обязательства по договору.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

Чтобы начать работать с валютными контрактами, создайте инфраструктуру в финансовой службе:

1. Откройте валютные счета в том банке, с которым уже работаете, и дополнительные счета в другом банке – на случай, если у основной обслуживающей организации возникнут проблемы. Основной критерий выбора банка – его надежность.

2. Выберите способ хеджирования валютных рисков по внешнеторговому контракту. Включите валютные оговорки в текст соглашения или воспользуйтесь производными инструментами – форвардами, опционами или фьючерсами. См. подробнее о поставочном форварде. Подготовьте для казначейства инструкцию, когда и какие инструменты использовать. См.  пример инструкции.

3. Купите валюту. Если сумма контракта более 20 000 евро, откройте брокерский счет и приобретайте иностранную валюту на бирже. Это дешевле, чем покупать валюту через банк. Если сумма менее 20 000 евро, используйте расчетный счет, чтобы не тратить рабочее время на покупку иностранной валюты ради символической экономии: порядка 100 руб. при обмене 10 000 евро.

4. Определитесь с финансированием. Можете выбрать торговое финансирование, страхование экспортно-кредитного агентства или международный факторинг. Прорабатывайте эти варианты заранее, если планируете их применять.

5. Выберите, как перечислять таможенные платежи: через агента или со своего расчетного счета. Если через агента, придется следить, во сколько отправили деньги ему и успеет ли агент их перевести дальше. Если не успеет, таможня приостановит процесс очистки. Чтобы не привязываться к рабочим часам банка, оформите таможенную карту и перечисляйте платежи со своего расчетного счета в любое время.

6. Подготовьте документы для сделки в банк, если сумма сделки больше 3 млн руб.

Чтобы организовать работу казначейства в начале внешнеэкономической деятельности, определите:

Какие функции выполняет казначейство в рамках внешнеэкономической деятельности

Прежде чем организовывать работу казначейства по вопросам внешнеэкономической деятельности, определите, какие функции предстоит выполнять его сотрудникам. Например:

Проверка документов по внешнеторговой сделке. Удостоверьтесь, что все документы по внешнеторговой сделке соответствуют друг другу по наименованиям и количеству товара, цифрам, условиям поставки и оплаты, реквизитам. Пакет документов включает:

1. Полный комплект договоров по сделке со всеми дополнительными соглашениями. Убедитесь, что правильно указали наименование, адрес и платежные реквизиты контрагента, условия поставки, сумму и валюту контракта, условия платежа, цены в спецификации к контракту. Проверьте, нет ли в контракте рисков, что компания недополучит товар, не сможет вернуть брак или ей придется платить штраф.

2. Полный комплект документов по сделке: сообщения о переводе денег, с текстами аккредитивов, об авизовании, подтверждении, изменении условий аккредитивов, предоставлении постфинансирования, информационные письма обслуживающего банка об операциях с инструментами торгового финансирования.

3. Полный комплект товаросопроводительных документов по сделке: международные автомобильные (CMR) и авианакладные, коносаменты, упаковочные листы, грузовые таможенные декларации, проформы-инвойсы и коммерческие инвойсы, справка об уплате НДС на таможне для последующего возмещения НДС.

4. Прочие документы: акты выполненных работ, оказанных услуг, дебет-ноты, кредит-ноты.

Согласование сделки с валютным контролем банка. Поручите сотруднику казначейства заранее согласовать валютные платежи со службой валютного контроля банка. Если в документах есть ошибки, банк не пропустит платеж. Если потребуется исправлять документы, подписывать дополнительные соглашения, компания рискует нарушить свои обязательства по договору.

Прохождение валютного контроля. Представьте в департамент валютного контроля банка все документы по сделке. Если вы не успеете вовремя, по законодательству компанию могут оштрафовать.

Сделки, сумма которых больше 3 млн руб., регистрируйте в банке. Так как банки берут за это комиссию, можете увеличить сумму контракта. Укажите минимально возможную сумму и впоследствии увеличивайте ее, подписывая дополнительные соглашения.

Обеспечение финансирования внешнеторгового контракта. Условия финансирования пропишите в контракте. Например, можете предусмотреть предоплату и обеспечение остатка платежа безотзывным аккредитивом.

Чтобы обеспечить финансирование, казначей должен:

Хеджирование валютных рисков. Если вы определили, какие способы страхования валютных рисков будете использовать: опционы, форварды, фьючерсы, поручите сотруднику казначейства купить или продать валюту в рамках этого хеджирования, а также оформить для этого документы: заявки, договоры и т. д.

Покупка и продажа валюты. Если компания самостоятельно покупает валюту на бирже, казначей должен прогнозировать денежные потоки. Для этого учтите время, чтобы:

Проведение валютных выплат контрагенту и таможенных платежей. Чтобы провести валютную выплату, казначей должен:

Если вы перечисляете платежи с аккредитивов, контролируйте сообщения о том, что банк подтвердил оплату в пользу бенефициара. Для этого составьте график исполнения обязательств по каждому аккредитиву с датами платежей. Когда наступит указанный срок, запросите информационные письма в банке, который выпустил инструмент.

Сверка остатков по международным контрактам с отделом валютного контроля банка. Обяжите казначея ежемесячно спрашивать службу валютного контроля банка об остатках по внешнеторговым контрактам. Сверяйте эти данные с учетными данными компании. Расхождения свидетельствуют о том, что банк не получил какие-то документы по сделке, например дополнительные соглашения к внешнеторговым контрактам, товаросопроводительные документы, грузовые таможенные декларации, кредит-ноты и дебет-ноты. Выясните, каких конкретно бумаг не хватает, и передайте их в банк. Иначе по закону предприятие могут оштрафовать.

Как распределить обязанности между сотрудниками казначейства по внешнеэкономической деятельности

Для работы с валютными контрактами сотрудник казначейства должен знать:

Если предприятие начинает заниматься внешнеэкономической деятельностью, связанные с ней функции распределите между сотрудниками казначейства с учетом структуры этого подразделения, текущего распределения обязанностей, специализации и текущей загрузки персонала.

Если сотрудникам не хватает знаний о внешнеэкономической деятельности, обучите самостоятельно или отправьте на специальные семинары. Изучить особенности документооборота по зарубежным контрактам специалисты казначейства могут при помощи консультаций банковских менеджеров из профильных департаментов, а также сотрудников компании-брокера. Дополнительную ответственность сотрудников казначейства оформите приказами руководства, новые обязанности закрепите в их должностных инструкциях.

Если нагрузка на казначейство высокая и ожидается большой объем дополнительной работы, наймите новых сотрудников для работы по вопросам внешнеэкономической деятельности. Важен вопрос, понимают ли сотрудники документы на английском на том уровне, который необходим для проведения банковских операций и процедуры валютного контроля. Если специалистов, обладающих необходимыми знаниями, нет, замените кого-то из действующих сотрудников.

Как установить порядок взаимодействия казначейства и других подразделений по вопросам внешнеэкономической деятельности

В текущей работе по внешнеэкономической деятельности обычно участвуют:

Для эффективной работы казначейства в рамках внешнеэкономической деятельности обеспечьте полный и актуальный комплект документов, необходимых для валютного контроля.

Для этого во внутренних регламентах о документообороте компании закрепите правила, согласно которым сотрудники коммерческой, юридической, логистической служб должны оперативно представлять в казначейство все документы по внешнеторговым сделкам. Включите казначея в лист согласования внешнеторговых контрактов и изменений в них.

Как контролировать работу казначейства, связанную с внешнеэкономической деятельностью

Для контроля работы казначейства, касающейся внешнеэкономической деятельности, проводите сверку бухгалтерских данных об оплате и поставках по международным контрактам. Каждый месяц проверяйте, чтобы компания вовремя получала товар, работы или услуги за уплаченные ею деньги от зарубежного поставщика или чтобы на ее счет вовремя поступала выручка за реализованный товар, выполненные работы, оказанные услуги. Такой контроль позволит избежать не только переплат по контракту, но и штрафов за нарушение валютного законодательства России (подробнее о том, как избежать штрафов при исполнении международных контрактов, см. Как защититься от рисков валютного контроля).

Если есть остаток задолженности по внешнеторговому соглашению, после срока поставки или оплаты:

Периодичность сверки зависит от сроков исполнения обязательств сторон по конкретному контракту – ежемесячно, ежегодно и т. д. Ответственным за сверку назначьте руководителя казначейства.

В рамках контроля работы казначейства обратите внимание на то, штрафовали ли компанию за несвоевременное представление в банк документов по контракту. Если такие случаи были, это свидетельствует о том, что сотрудник казначейства своевременно не провел сверку с банком.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.