text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как создать региональную финансовую службу

Если в компании планируется организовать региональную финансовую службу (подробнее о том, как обосновать такое решение, см. Когда оправдана децентрализация финансовой службы), чтобы избежать последующих проблем с ее функционированием, лучше придерживаться следующего алгоритма:

Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.

Как определить функционал региональной финансовой службы

Для выполнения задач, поставленных перед компанией при децентрализации, необходимо разграничить функционал между региональной финансовой службой и головным офисом. Это удобно сделать в форме матрицы ответственности, пример которой представлен в таблице 1.

Финансовая функция Основной функционал Головной офис Региональный финансовый отдел
Планирование Формирование бюджета движения денежных средств филиала К И
Формирование бюджета доходов и расходов филиала К И
Определение плановой себестоимости продукции К, И
Анализ Анализ исполнения бюджетов филиала К, И У
Анализ окупаемости проектов филиала К, И У
Анализ прибыльности продаж К, И У
Контроллинг Контроль соответствия затрат бюджету К И
Контроль соблюдения методологии учета и планирования К, И
Бухучет Подготовка первичных документов по операциям филиала К И
Расчет зарплаты сотрудникам филиала К, И У
Подготовка бухгалтерской отчетности филиала К, И
Казначейство Оплата расходных счетов филиала К И
Перемещение средств между банковскими счетами филиала К, И
К – контролирует исполнение, У – участвует в исполнении, И – отвечает за исполнение.

С ее помощью достаточно просто разграничить обязанности и избежать дублирования функций.

Как выделить основные бизнес-процессы региональной финансовой службы

По мере заполнения матрицы ответственности необходимо подготовить также списки бизнес-процессов, передаваемых в региональное отделение (о том, как оперативно перестроить бизнес-процессы в компании, см. Как быстро перестроить бизнес-процессы компании), и движения документов. Для этого есть множество различных программных продуктов, однако можно обойтись и без них. Как вариант – использовать простые формы, представленные в таблицах 2 и 3. Их будет достаточно для первоначального описания и организации последующих процедур.

Бизнес-процесс Основные этапы Ответственный сотрудник Вход Выход
Оплата расходного счета филиала Прием и оформление счета от контрагента Офис-менеджер филиала Счет от контрагента Счет от контрагента с присвоенным номером входящего документа
Занесение счета в автоматизированную систему учета Офис-менеджер филиала Счет от контрагента с присвоенным номером входящего документа Заявка на платеж в автоматизированной системе учета
Контроль на соответствие бюджету филиала Региональный финансовый контролер Заявка на платеж в автоматизированной системе учета Одобренная контролером заявка на платеж
Оплата счета Региональный казначей Одобренная контролером заявка на платеж Заявка на платеж со статусом «Отправлено в банк»
Получение из системы «Банк-Клиент» данных о фактической оплате счета Региональный казначей Выписка из системы «Банк-Клиент» Статус заявки на платеж в системе изменен на «Оплачено»
Разнесение фактических данных об оплате на основе информации из системы «Банк-Клиент» Бухгалтер Заявка со статусом «Оплачено» Проводка в бухгалтерской системе

Как сформировать организационную структуру региональной финансовой службы

Используя схему бизнес-процессов региональной финансовой службы и планируемый объем работ, необходимо сформировать организационную структуру и определить численность персонала региональной службы. Важно, чтобы все процессы были распределены между должностными лицами. Особое внимание стоит уделить контролю за тем, чтобы сотрудники не дублировали функции друг друга и головного офиса.

При расчете численности целесообразно придерживаться следующей последовательности:

Если некоторые должности загружены работой не полностью, следует перераспределить обязанности между ними и другими штатными единицами.

Пример организационной структуры региональной финансовой службы

Игорь Селиванов , финансовый директор «РБК»

Исходя из матрицы ответственности руководитель финансовой службы группы компаний составил оптимальную (с точки зрения минимизации затрат и распределения нагрузки сотрудников) структуру для своей региональной финансовой службы:

Пропорционально передаваемым функциям планируемый штат бухгалтерии в регионе составил 10 процентов от штата центральной бухгалтерии, а региональное казначейство – 20 процентов от главного.

Как подготовить регламенты для работы региональной финансовой службы

Для успешного функционирования очень важно создать актуальные и работоспособные регламенты, описывающие все аспекты работы и взаимодействия региональной финансовой службы с головным офисом.

Первым стоит утвердить положение о региональной финансовой службе. В нем нужно раскрыть все права и обязанности структурного подразделения, его руководителя и сотрудников, а также организационную схему региональной службы. Хорошей основой этого положения послужит сформированная на первом этапе матрица ответственности.

В список обязательных документов на начальном этапе также должны войти:

Как спланировать бюджет расходов на формирование региональной финансовой службы

На основе всех собранных данных необходимо составить и утвердить бюджет на проект создания региональной финансовой службы. Целесообразно предусмотреть следующие основные статьи расходов:

Если потребуется командировать в регион сотрудников из головного офиса, то необходимо предусмотреть дополнительные затраты на их переезд к месту работы и обустройство (аренда квартиры и т. п.).

Как выбрать руководителя региональной финансовой службы

Главой региональной финансовой службы можно назначить одного из сотрудников центрального офиса, что позволит сократить время на его адаптацию к компании. Также будет проще скоординировать отстраиваемую в регионе финансовую структуру с основными регламентами, нормами и корпоративными традициями, принятыми в компании. В этом случае можно предложить руководящую позицию заместителю финансового директора (или главному экономисту) центрального офиса, амбиции которого не полностью удовлетворены должностью заместителя.

Однако не всегда просто найти готового переехать сотрудника. Поиск и наем руководителя на региональном рынке труда позволяют избежать проблем с переездом, с привыканием к региональным особенностям и т. п. 

Как сформулировать первые задачи для созданной региональной финансовой службы

На начальном этапе важно уделять много внимания краткосрочным задачам построения и отладки бизнес-процессов в региональной финансовой службе, а решение более глобальных стратегических и долгосрочных вопросов отложить на время после старта работы проекта на полную мощность. Поэтому основной объем планов работ сначала следует ставить на срок от трех месяцев до полугода.

Всем поручениям нужно присвоить четкие приоритеты, также необходимо формировать регулярную отчетность о ходе их выполнения. Это особенно важно на стартовом этапе, так как любые изменения в ходе создания региональной службы проще реализовать в начале проекта. Отчет о планах и фактах выполнения задач может иметь вид, представленный в таблице 4.

Как укомплектовать и обучить штат сотрудников региональной финансовой службы

Исходя из сформированных регламентов, организационной структуры и задач необходимо начать подбор и обучение финансовых специалистов. Вариантов поиска несколько: самостоятельный набор, привлечение кадровых агентств, командирование части персонала московского офиса. Особое внимание следует уделить обучению персонала внутренним организационным процедурам и его адаптации к корпоративной культуре.

Желательно придерживаться следующих рекомендаций:

Совет:  выделяя региональную финансовую службу, заранее предусмотрите все сопутствующие риски

Игорь Селиванов , финансовый директор «РБК»

При организации региональной финансовой службы может возникнуть целый ряд проблем, осложняющих эффективную реализацию проекта (см. таблицу 5. Способы минимизации рисков при создании региональной финансовой службы).

Проблема Описание и последствия Степень риска Способы минимизации
рисков
Сложности с подбором персонала Подбор финансовых специалистов в региональном офисе может быть затруднен в связи с удаленностью кадровой службы головного офиса от региона (необходимо будет командировать на длительной основе специалистов центрального офиса), дефицитом необходимых специалистов на рынке труда региона и т. д. Высокая – Командирование в региональную службу на временной основе финансовых специалистов из центрального офиса на период запуска проекта;
– привлечение регионального кадрового агентства
Нечеткое распределение бизнес-процессов между регионом и центральным офисом Если на старте проекта по созданию региональной финансовой службы в компании не было проведено качественного обследования бизнес-процессов и распределения ответственности за них между регионом и центральным офисом, есть риски, что некоторые функции будут дублироваться Средняя – Детализированное описание всех бизнес-процессов;
– постоянный аудит распределения ответственности между регионом и головным офисом
Ошибка в выборе руководителя региональной финансовой службы Подобная ошибка может фатально сказаться на всем проекте либо привести к его существенному удорожанию, так как впоследствии придется перестраивать всю работу и организационную структуру, созданную прежним руководителем Высокая – Подбор кандидата среди проверенных сотрудников центрального офиса;
– привлечение регионального кадрового агентства
Недостаточный контроль над проектом создания региональной службы Если в первые три-шесть месяцев службы он будет поверхностным, это может привести к расхождению запланированных и фактических результатов. Тогда отладка нормальной работы региональной службы потребует значительных ресурсов Средняя – Ведение проекта как стратегического, использование классических правил и инструментов проектного управления;
– регулярное планирование и отчетность по среднесрочным и краткосрочным задачам;
– жесткий контроль за делегированными в регион функциями
Недостаточный учет региональной специфики Менеджмент компании не учитывает региональную специфику в работе, связанную, например, с менталитетом сотрудников в регионе. Особенно важно адаптировать к региону систему мотивации персонала, которую, возможно, придется скорректировать для региональной финансовой службы Низкая (для компании в одной стране).
Высокая (для зарубежных офисов)
– Проверка всех корпоративных норм и регламентов на соответствие региональной специфике;
– возможно привлечение HR-консультантов из региона
Финансовый учет в регионе строится в отрыве от учета в головном офисе Эта проблема возникает, если процедуры взаимодействия между региональной финансовой службой и центральным офисом недостаточно четко регламентированы и взаимоувязаны. В результате информация в учетных системах формируется по разным принципам и не актуализируется. Это не позволяет топ-менеджменту компании принимать эффективные решения Средняя – Жесткий контроль соблюдения методологии учета и планирования;
– применение единой учетной системы во всех офисах компании
Недостаточная интеграция сотрудников региональной финансовой службы с центральным офисом Эта проблема возникает, когда недостаточное внимание уделяется выстраиванию внутрикорпоративных коммуникаций с удаленными подразделениями. Это приводит к тому, что сотрудники региональных служб не ощущают себя частями единой корпоративной системы, создает проблемы в развитии корпоративной культуры Высокая – Регулярные мероприятия по обмену опытом между всеми филиалами компании;
– совместные обучающие программы;
– совместные корпоративные мероприятия
Недостаточно обученный персонал в регионе Не всегда на региональном рынке труда можно найти персонал, полностью удовлетворяющий требованиям компании и максимально эффективно интегрирующийся в бизнес-процессы. В связи с этим зачастую приходится жертвовать качественными характеристиками, чтобы заполнить все необходимые вакансии Средняя – Формирование пакетов обучающих мероприятий для региональных финансистов;
– регулярные тренинги
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.