text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как нормировать труд специалистов финансовой службы

Чтобы определить нормативы труда для сотрудников финансовой службы, прежде всего необходимо выбрать операции, выполнение которых можно оценить не только качественно, но и количественно. Потребуется собрать и систематизировать данные о фактической загрузке по каждой из этих операций, выбрать измерители их выполнения и установить нормативные результаты.

Какие направления деятельности финансовой службы нужно нормировать

Прежде чем приступать к нормированию труда специалистов финансовой службы, нужно определиться, что именно нормировать, какие операции. Естественно, это должны быть простые в исполнении и регулярные работы, результат которых можно измерить. К примеру, для подготовки платежных поручений, счетов-фактур, типовых писем можно в качестве норматива установить время формирования этих документов (от 2 до 20 минут). Такую операцию, как подготовка комментария к одному из отклонений в план-факт отчете, нормировать бессмысленно. Это нетиповая работа, бывает не всегда и каждый раз занимает разное время. Та же логика и в отношении таких редких операций, как подготовка справки о балансовой стоимости объектов, подлежащих продаже. Целесообразность их нормирования сомнительна.

Чтобы определить направления деятельности финансовой службы, которые нужно нормировать, можно разбить обязанности (работу) сотрудников на регулярные операции (элементы), а затем правильно выбрать измерители для каждой из них.

Например, при оценке нагрузки бухгалтера по расчету заработной платы важно рассмотреть все выполняемые им действия. Одной из операций в его фотографии рабочего времени будет начисление зарплаты одному сотруднику. Если отдельным сотрудникам компании предусмотрена квартальная премии, а остальным нет, то эту операцию нужно разбить на две: расчет оклада и расчет переменной части. Они, скорее всего, будут иметь различные нормативы по сроку выполнения. Если же установить один норматив, бухгалтер будет существенно перевыполнять его в месяцы, когда переменная часть не начисляется. И появится ложное ощущение, что его производительность значительно выросла. При включении в норматив времени только на расчет постоянной зарплаты в периоды, когда необходимо рассчитать переменную часть, будет казаться, что сотрудник делает намного больше работы, чем должен. Иными словами, эти два варианта будут ошибочными, поскольку база для расчета норматива выбрана некорректно.

Операции, включаемые в норматив, должны быть максимально схожи по трудоемкости, продолжительности и содержанию (критерий однородности). Это позволит выбрать подходящий измеритель для них. Если выделенный элемент работы не получается измерить, это верный признак того, что он выбран некорректно.

В целом текущие операции сотрудников финансовой службы можно объединить в следующие группы:

В каждой из перечисленных групп нужно выделить измеримые операции, типовые (регулярные и однообразные) и нетиповые (разные по структуре и нерегулярные). Далее с помощью фотографии рабочего времени (подробнее о том, как с помощью этого метода выбрать данные, необходимые для разработки нормативов, см.  Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы) необходимо выяснить, сколько в среднем разные специалисты тратят на проведение одной операции. Кстати, затраты времени можно замерить секундомером или указать со слов самих сотрудников.

Из собранных данных для типовых операций нужно выбрать наименьший и наибольший период выполнения (от и до), а для нетиповых – максимально допустимый. Все результаты следует внести в таблицу (таблица. Финансовые операции и их измерители).

Группа типовых операций Штатная единица Операция (элемент работы) Измеритель, шт. Тип операции Фактическое время на проведение операции
Создание документов Бухгалтер-операционист Создание счета на оплату Один счет Типовая От 2 до 7 минут
Специалист казначейства Подготовка платежного поручения Одно платежное поручение Типовая От 2 до 8 минут
Кредитный контролер Подготовка требования об оплате (письмо на официальном бланке) Одно письмо на официальном бланке * Типовая От 7 до 30 минут
Ввод информации (документов), полученных из внешних источников Специалист казначейства Загрузка выписок по расчетному счету в учетную систему Загрузка одной выписки по одному расчетному счету ** Типовая От 5 до 10 минут
Бухгалтер-операционист Проведение накладной Одна накладная Типовая От 5 до 10 минут
Подготовка отчетности Финансовый контролер Проверка правильности присвоения статьи затрат Одна запись в регистре учета затрат Типовая От 0,5 до 1 минуты
Специалист казначейства Сведение платежного календаря Балансировка одного счета на один день Типовая От 15 до 30 минут
Анализ данных в отчетности Финансовый контролер Подготовка план-факт анализа Подготовка комментария по одному отклонению Нетиповая Не больше 30 минут на один комментарий
Взаимодействие с сотрудниками Финансовый контролер Контроль исполнения поручений бюджетного комитета Присвоение значения «исполнено» («не исполнено») по одному поручению одному исполнителю *** Нетиповая Не больше 30 минут на один комментарий
Финансовый контролер Согласование условий договора Подготовка замечания по одному условию Нетиповая Не больше 30 минут на один комментарий
Кредитный контролер Выяснение причины просрочки у менеджера, ведущего клиента Одна просрочка по договору Нетиповая Не больше 30 минут на один комментарий

* Подразумевается, что в норматив входят подписание письма уполномоченным лицом и постановка печати.

** При делении на операции следует учесть особенности используемых систем «Банк-Клиент». В случае если скорость этой операции в разных системах отличается, можно установить индивидуальный норматив для каждой из этих систем.

*** В элемент не входят выяснение и описание результатов и причин. Это отдельные операции работы.

Из данных таблицы нужно выбрать фактическое время исполнения типовых операций, для которых и предстоит определить норматив (подробнее об этом см.  Как использовать данные о нагрузке сотрудников при разработке нормативов для финансовой службы). Для нетиповых операций максимальный срок выполнения (например, не больше 30 минут на одну операцию) можно считать нормативом (лимитом), превышение которого уже будет свидетельствовать о низкой производительности.

Как использовать данные о нагрузке сотрудников при разработке нормативов для финансовой службы

Нормативная нагрузка специалистов финансовой службы определяется исходя из данных о фактическом времени проведения типовых операций (от минимального до максимального).

Если за операцию отвечает один и тот же сотрудник, достаточно выбрать из статистики по нему данные о том, сколько он тратил времени на эту операцию в разные периоды – минимум и максимум. Если же ее выполняют несколько специалистов, можно использовать информацию о лучшем и худшем времени исполнения операции в группе.

Среднее арифметическое минимального и максимального времени – средние затраты времени на выполнение этой операции (характерны для большинства сотрудников).

Если разница между лучшим и средним временем выполнения операции незначительна (к примеру, до 5%), можно в качестве норматива выбрать среднее значение уже между ними. К примеру, лучшее время выполнения – 5 минут, а среднее – 7 минут, соответственно, в качестве норматива можно установить время выполнения операции 6 минут ((5 мин + 7 мин) : 2).

Если же разница между ними существенна, в качестве норматива можно определить показатель значительно ниже среднего значения (например, на половину или на 40%). Такой подход стимулирует большинство сотрудников повышать свою производительность. Например, лучшее время выполнения работы – 2 минуты, среднее – 8, очевидно, что в коллективе большинство сотрудников выполняют операцию достаточно медленно. На основании этого руководство приняло решение ужесточить норматив – установить его на уровне 50 процентов от средних затрат времени – 4 минуты (8 мин × 0,5).

Выбор способа нормирования зависит от корпоративной политики и предпочтений руководителя. К примеру, возможна установка:

Значения разработанных нормативов стоит закрепить в должностных инструкциях или в положениях об отделах. В частности, способность выполнить определенные нормативы по работе может быть критерием готовности сотрудника к занятию следующей должности.

После формирования проекта нормативов не стоит их вводить сразу же. Необходимо собрать статистику в течение нескольких отчетных периодов, например, трех месяцев. Если за это время станет понятно, что нормы выполнимы, информацию о них будет проще донести до сотрудников.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.