Чтобы определить нормативы труда для сотрудников финансовой службы, прежде всего необходимо выбрать операции, выполнение которых можно оценить не только качественно, но и количественно. Потребуется собрать и систематизировать данные о фактической загрузке по каждой из этих операций, выбрать измерители их выполнения и установить нормативные результаты.
Какие направления деятельности финансовой службы нужно нормировать
Прежде чем приступать к нормированию труда специалистов финансовой службы, нужно определиться, что именно нормировать, какие операции. Естественно, это должны быть простые в исполнении и регулярные работы, результат которых можно измерить. К примеру, для подготовки платежных поручений, счетов-фактур, типовых писем можно в качестве норматива установить время формирования этих документов (от 2 до 20 минут). Такую операцию, как подготовка комментария к одному из отклонений в план-факт отчете, нормировать бессмысленно. Это нетиповая работа, бывает не всегда и каждый раз занимает разное время. Та же логика и в отношении таких редких операций, как подготовка справки о балансовой стоимости объектов, подлежащих продаже. Целесообразность их нормирования сомнительна.
Чтобы определить направления деятельности финансовой службы, которые нужно нормировать, можно разбить обязанности (работу) сотрудников на регулярные операции (элементы), а затем правильно выбрать измерители для каждой из них.
Например, при оценке нагрузки бухгалтера по расчету заработной платы важно рассмотреть все выполняемые им действия. Одной из операций в его фотографии рабочего времени будет начисление зарплаты одному сотруднику. Если отдельным сотрудникам компании предусмотрена квартальная премии, а остальным нет, то эту операцию нужно разбить на две: расчет оклада и расчет переменной части. Они, скорее всего, будут иметь различные нормативы по сроку выполнения. Если же установить один норматив, бухгалтер будет существенно перевыполнять его в месяцы, когда переменная часть не начисляется. И появится ложное ощущение, что его производительность значительно выросла. При включении в норматив времени только на расчет постоянной зарплаты в периоды, когда необходимо рассчитать переменную часть, будет казаться, что сотрудник делает намного больше работы, чем должен. Иными словами, эти два варианта будут ошибочными, поскольку база для расчета норматива выбрана некорректно.
Операции, включаемые в норматив, должны быть максимально схожи по трудоемкости, продолжительности и содержанию (критерий однородности). Это позволит выбрать подходящий измеритель для них. Если выделенный элемент работы не получается измерить, это верный признак того, что он выбран некорректно.
В целом текущие операции сотрудников финансовой службы можно объединить в следующие группы:
- создание документов;
- ввод информации, полученной из внешних источников (от других сотрудников или от контрагентов);
- подготовка отчетности – формирование и проверка отчетов;
- анализ данных в отчетности;
- взаимодействие с внешними контрагентами и сотрудниками внутри организации (сверка данных, выявление противоречий и решение споров);
- разработка методологической документации.
В каждой из перечисленных групп нужно выделить измеримые операции, типовые (регулярные и однообразные) и нетиповые (разные по структуре и нерегулярные). Далее с помощью фотографии рабочего времени (подробнее о том, как с помощью этого метода выбрать данные, необходимые для разработки нормативов, см. Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы) необходимо выяснить, сколько в среднем разные специалисты тратят на проведение одной операции. Кстати, затраты времени можно замерить секундомером или указать со слов самих сотрудников.
Из собранных данных для типовых операций нужно выбрать наименьший и наибольший период выполнения (от и до), а для нетиповых – максимально допустимый. Все результаты следует внести в таблицу (таблица. Финансовые операции и их измерители).
Из данных таблицы нужно выбрать фактическое время исполнения типовых операций, для которых и предстоит определить норматив (подробнее об этом см. Как использовать данные о нагрузке сотрудников при разработке нормативов для финансовой службы). Для нетиповых операций максимальный срок выполнения (например, не больше 30 минут на одну операцию) можно считать нормативом (лимитом), превышение которого уже будет свидетельствовать о низкой производительности.
Как использовать данные о нагрузке сотрудников при разработке нормативов для финансовой службы
Нормативная нагрузка специалистов финансовой службы определяется исходя из данных о фактическом времени проведения типовых операций (от минимального до максимального).
Если за операцию отвечает один и тот же сотрудник, достаточно выбрать из статистики по нему данные о том, сколько он тратил времени на эту операцию в разные периоды – минимум и максимум. Если же ее выполняют несколько специалистов, можно использовать информацию о лучшем и худшем времени исполнения операции в группе.
Среднее арифметическое минимального и максимального времени – средние затраты времени на выполнение этой операции (характерны для большинства сотрудников).
Если разница между лучшим и средним временем выполнения операции незначительна (к примеру, до 5%), можно в качестве норматива выбрать среднее значение уже между ними. К примеру, лучшее время выполнения – 5 минут, а среднее – 7 минут, соответственно, в качестве норматива можно установить время выполнения операции 6 минут ((5 мин + 7 мин) : 2).
Если же разница между ними существенна, в качестве норматива можно определить показатель значительно ниже среднего значения (например, на половину или на 40%). Такой подход стимулирует большинство сотрудников повышать свою производительность. Например, лучшее время выполнения работы – 2 минуты, среднее – 8, очевидно, что в коллективе большинство сотрудников выполняют операцию достаточно медленно. На основании этого руководство приняло решение ужесточить норматив – установить его на уровне 50 процентов от средних затрат времени – 4 минуты (8 мин × 0,5).
Выбор способа нормирования зависит от корпоративной политики и предпочтений руководителя. К примеру, возможна установка:
- трудновыполнимого норматива, который, как правило, незначительно недовыполняется (этот норматив значительно выше среднего фактического времени выполнения работы, ближе к лучшему или равен ему);
- выполнимого норматива, достижение которого под силу любому подготовленному сотруднику на 100 процентов. А его перевыполнение – специалисту более высокой квалификации (к примеру, этот норматив может быть равен среднему фактическому времени выполнения операции или быть незначительно ниже его).
Значения разработанных нормативов стоит закрепить в должностных инструкциях или в положениях об отделах. В частности, способность выполнить определенные нормативы по работе может быть критерием готовности сотрудника к занятию следующей должности.
После формирования проекта нормативов не стоит их вводить сразу же. Необходимо собрать статистику в течение нескольких отчетных периодов, например, трех месяцев. Если за это время станет понятно, что нормы выполнимы, информацию о них будет проще донести до сотрудников.