text
Журнал

Как подготовить и провести аттестацию сотрудников финансовой службы

Неформальная аттестация силами финансовой службы не требует дополнительных расходов, комиссий, привлечения смежных специалистов или внешних экспертов. Чтобы организовать неформальную аттестацию, действуйте по плану:

Как определить цели аттестации сотрудников финансовой службы

Одна из главных целей аттестации – оценить, достаточен ли уровень профессиональных компетенций персонала финансовой службы, чтобы выполнять поставленные задачи. Кроме того, нужно выяснить, есть ли сотрудники, которые не справляются со своими прямыми обязанностями.

В процессе проверки знаний можно поинтересоваться личными планами подчиненных – собираются ли они уйти на пенсию, в декрет, на длительное обучение. Такая информация поможет предотвратить риск утраты функциональных компетенций – составить план плавного замещения, ротаций, организовать наставничество или поиск новых сотрудников, а также запланировать затраты на профессиональное повышение квалификации. В результате появится возможность разработать план создания кадрового резерва.

Чтобы детальнее определить цели аттестации и то, как к ней подготовиться, воспользуйтесь таблицей 1. Такая форма также поможет составить план мероприятий по устранению негативных результатов проверки.

Цели аттестации Раздел аттестационного листа Предварительная подготовка Документ предварительной подготовки Результат Результативный документ Мероприятия
Основные цели
Выявить, достаточен ли профессиональный уровень сотрудников Профессиональные тесты, разработанные персонально для каждого сотрудника – Определить наиболее важные функции финансовой службы;
– запросить у руководителей среднего звена и проанализировать матрицы функционалов;
– описать и графически проиллюстрировать бизнес- процессы, порядок движения информации и документов
– Матрица задач финансового директора;
матрица функционалов сотрудников финансовой службы «как есть»;
– схемы документооборота «как есть»;
– журнал процессов, документов, отчетов «как есть»
Оценка по 5-балльной системе – Заключительная часть аттестационного листа;
– матрица функционалов «как будет»;
– дерево целей;
– схемы документооборота «как будет»;
– журнал процессов «как будет»;
– проекты приказов об отмене отдельных отчетов
– Разработать план обучения сотрудников;
– запланировать затраты на обучение;
– подготовить докладную записку руководству и собственнику о квалификации персонала с предложением по обучению сотрудников
Дополнительные цели
– Определить оптимальное количество персонала;
– распределить зоны ответственности;
– выявить дублирование функций;
– убедиться в достаточности персонала;
– изучить документооборот и порядок движения информационных потоков
Описание функционала и компетенций, выявление дополнительных возможностей, самонормирование рабочего времени – Запросить у руководителей среднего звена и проанализировать матрицы функционалов;
– описать и графически проиллюстрировать бизнес- процессы, порядок движения информации и документов
Матрица функционалов сотрудников финансовой службы «как есть»;
– схемы документооборота «как есть»;
– журнал процессов, документов, отчетов «как есть»
Корректировка матрицы функционалов – Матрица функционалов «как будет»;
– дерево целей;
– схемы документооборота «как будет»;
– журнал процессов «как будет»;
– проекты приказов об отмене отдельных отчетов
– Разработать план замещений уходящих сотрудников, устранения дублирования и расширения зон обслуживания;
– запланировать бюджет на обучение пользованию современными базами данных, офисными программами;
– разработать и согласовать с руководством и собственником дерево целей и журнал процессов, документов, отчетов. Согласовать формы отчетов и прочих документов
Выявить сотрудников, которые не знают корпоративные стандарты компании Знание корпоративных стандартов Представить корпоративные стандарты руководителям направлений, установить сроки для изучения – Распоряжение финансового директора;
– иерархическая структура финансового департамента
Оценка по 5-балльной системе Заключительная часть аттестационного листа Назначить повторную аттестацию для отдельных сотрудников, поручить руководителям направлений провести ее
Оценить эффективность системы мотивации Система мотивации Изучить существующую систему мотивации Положение о премировании и оплате труда Оценка удовлетворенности сотрудника по 5-балльной системе Заключительная часть аттестационного листа Разработать новую систему мотивации или скорректировать существующую
Выяснить личные планы сотрудников, касающиеся работы в компании Личная беседа Изучить документы кадровой службы Персональные дела сотрудников Зафиксированные планы, договоренности о том, что сотрудник заблаговременно известит о намерении временно или навсегда покинуть компанию – Список кадрового резерва;
– график кадровых ротаций
– Создать список кадрового резерва;
– разработать график кадровых ротаций

Как собрать информацию о функциях, которые исполняют сотрудники финансовой службы

Чтобы определить, какие вопросы включить в профессиональные тесты для персонала финансовой службы, соберите информацию о том, какие функции исполняет каждый сотрудник. Оформить данные стоит в виде таблицы – матрицы функционалов, пример которой представлен на рисунке. На этапе подготовки к аттестации матрица отражает состояние дел «как есть». Она позволит выявить дублирование функций и незакрытые участки.

Матрица функционалов поможет определить, какими ключевыми навыками должны обладать финансовые специалисты различных отделов, и составить дифференцированные вопросы для аттестации. Впоследствии матрица пригодится, чтобы разграничить обязанности сотрудников, назначить ответственных за проекты и мероприятия, перераспределить нагрузку.

Составлять матрицу поручите руководителям отделов. Так они смогут дополнительно проанализировать компетенции подчиненных.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

В концерне «Высоковольтный союз» все функции департамента экономики и финансов в деталях зафиксированы в виде матрицы функционалов – см.  рисунок.

По вертикали перечислены направления деятельности – функционалы: например, бюджетирование, составление управленческой и оперативной отчетности и т. д. В рамках каждого направления подробно перечислены функции, которые требуется выполнять, с учетом специфики деятельности концерна. По горизонтали отражены названия центров финансовой ответственности. Поскольку структура управления концерна дивизиональная – центры финансовой ответственности совпадают с юридическими лицами. В скобках указана численность персонала.

Ниже строк с обозначенными центрами финансовой ответственности представлена структура управления департамента экономики и финансов концерна: бюджетно-экономическое управление, управление финансового контроля, бухгалтерия и т. д. Под управлениями перечислены отделы, которые в них входят, а ниже – должности и фамилии сотрудников каждого отдела.

К примеру, функцию «Подготовка ежемесячной, ежеквартальной управленческой отчетности» (п. 2.1) в концерне реализуют так: финансовый директор концерна контролирует ее исполнение, начальник бюджетно-экономического управления контролирует и организует, начальник отдела контроллинга контролирует и исполняет – консолидирует отчетность по группе, ведущий экономист исполняет – составляет отчетность для центров финансовой ответственности «Высоковольтный Союз – Екатеринбург». На начальника управления финансового контроля возложили все функции: контроль, организация, исполнение – подготовка определенных отчетов.

Если построить такую же матрицу не функций, а информационных потоков по каждому документу – на пересечении будут располагаться даты представления конкретного отчета на верхний уровень.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

Журнал процессов финансовой службы – это реестр процессов создания конкретных отчетов, который предварительно необходимо согласовать с высшим руководством. С помощью такого журнала можно проанализировать имеющиеся отчеты. Возможно, часть из них давно потеряла актуальность – когда-то их внедрили, ими никто не пользуется, но никто и не отменял. Упразднив их, можно высвободить трудовые ресурсы, например для нововведений.

Фрагмент журнала процессов холдинга по направлению «Обеспечение деятельности денежными средствами» представлен в таблице 2.

№ п/п Дата последнего изменения Обозначение документа – идентификационный номер, номер редакции Документ Процесс, в котором документ разрабатывается или ведется Дата извещения об изменении
1 15.09.2017 В-04-Ф-13 Регламент принятия решения по пополнению оборотных средств по центрам финансовой ответственности Обеспечение деятельности холдинга денежными средствами
2 24.07.2017 В-Ф-И-21-М-01-2017 Краткая пошаговая методика управления движением денежных средств Обеспечение деятельности холдинга денежными средствами
3 16.11.2017 В-01-62 Положение о кредитной политике Обеспечение деятельности холдинга денежными средствами
4 14.07.2017 В-04-Ф62 Регламент по формированию бюджетов движения денежных средств Обеспечение деятельности холдинга денежными средствами 17.07.2017

Как составить задания для аттестации сотрудников финансовой службы

В аттестационный тест включите задания, ориентированные на профессиональные умения и навыки , а также вопросы на знание корпоративных стандартов, структуры подчиненности, сроков и адресатов представления внутренней отчетности. Это поможет выяснить, знают ли сотрудники правила работы компании.

Тест на уровень профессиональных знаний не должен представлять собой экзаменационный лист из сотен вопросов во всех областях экономики, финансового анализа, бухучета и аудита. Выделить актуальные для проверки области знаний поможет матрица функционалов. Главная задача – убедиться, что сотрудник обладает знаниями для выполнения своих обязанностей.

К примеру, для главного бухгалтера и его заместителя по налогам подготовьте вопросы по последним изменениям в законодательстве в области налогового учета и отчетности. Если в компании планируют реструктуризацию – спросите, как отразить факты хозяйственной деятельности, например присоединения стороннего юридического лица, в бухучете, какие для этого понадобятся документы и как будет выглядеть баланс по окончании операции.

Если персонал использует в работе специализированные программные продукты, составьте тесты на знание возможностей этих программ. Вопросы должны быть только в рамках компетенции сотрудников. Поскольку финансисты часто используют в работе Excel, целесообразно проверить, как они владеют этой программой. Подробнее о том, какие вопросы по Excel включить в тест, см.  Как проверить соискателей на знание Excel.

Задания для проверки знаний корпоративных стандартов можно составить так. Выберите важный аспект, который имеет отношение к каждому сотруднику, сформулируйте вопрос и несколько вариантов ответов. Например, вопрос может быть таким: «Кто является владельцем процесса оплаты премий?» Варианты ответов: казначейство, бухгалтерия, финансовый директор, директор по персоналу, руководитель направления. Не зная, как работает регламент, как передается информация и какова иерархия подчинения, невозможно ответить на этот вопрос. Каждый из вариантов ответов может быть правильным – все зависит от того, как устроены бизнес-процессы компании. В тест можно также включить вопросы, связанные с профессиональной этикой, которые позволят выявить типовой уровень мышления в нестандартной ситуации.

Лучше не задавать вопросы, которые требуют развернутого письменного ответа, так как однозначно оценить результаты в таком случае невозможно. Не используйте для аттестации слишком сложные теоретические задачи. Часть заданий можно оформить в виде тестов с предлагаемыми вариантами ответов, а часть – как вопросы с ответами «да» или «нет». Примеры вопросов, которые можно использовать при аттестации сотрудников финансовой службы, – см.  Как протестировать знания соискателя на позицию заместителя финансового директора. Подготовьте ответы для всех заданий.

Если сотрудник ошибся, не стоит подчеркивать свою значимость, проявлять снисходительность – спокойно и доброжелательно укажите на ошибки. Обсудите, готов ли он учиться, какой видит выход из создавшегося положения, почему так получилось и т. д.

Если в финансовой службе большой штат, составьте тесты только для руководителей отделов и проведите их аттестацию первым этапом. Затем поручите им самостоятельно подготовить задания для их подчиненных, согласуйте уже готовые варианты.

Как оценить итоги аттестации сотрудников финансовой службы

Чтобы подвести итоги аттестации финансовых специалистов, определитесь с системой их оценки. Она должна быть одинакова для всех разделов, чтобы общий балл можно было рассчитать в виде средней величины.

Самая простая схема расчета – подсчитать число правильных ответов в каждом тесте и затем вычислить их процент от общего количества заданий в тесте. К примеру, если сотрудник ответил на 80 вопросов из 100, он справился с 80 процентами заданий.

Другой вариант – использовать 5-балльную шкалу. Чтобы подвести итоги теста и привести их к сквозной системе оценки по всему аттестационному листу, можно перевести проценты в баллы. Для этого предварительно определите, какой процент ответов оценивать в 1 балл, в 2 балла и т. д. Например:

Примите общее количество заданий в разделе за 100 процентов. Затем посчитайте долю правильных ответов. Предположим, тест содержит 10 вопросов. Опрашиваемый сотрудник не ответил на два. Его результат определите как частное от деления количества правильных ответов на общее число вопросов, выраженное в процентах. Итого – 80 процентов правильных ответов (8 : 10 × 100%), что соответствует 4 баллам.

Как составить отчет об аттестации сотрудников финансовой службы

В отчет об аттестации сотрудников финансовой службы включите такие данные – фамилию, имя, отчество и должность каждого сотрудника, результаты по каждому разделу аттестационной программы, средний балл. Сгруппируйте сотрудников по отделам финансовой службы. Пример отчета об аттестации см. в таблице 3. В примере расставлены оценки по 5-балльной системе и выведена средняя по всем разделам.

№ п/п Ф. И. О. сотрудника Должность Профессиональные знания Знание бухгалтерских и компьютерных программ Знание структуры концерна Средний балл
Бухгалтерия
1 Домбровских А.П. Заместитель главного бухгалтера 5 4 4 4,3
2 Зотина А.Ю. Бухгалтер 4 3 4 3,7
Отдел контроллинга
1 Пластов В.А. Экономист 2 4 4 3,3
2 Тимофеев О.О. Экономист 3 5 4 4
       
Экономический отдел
1 Антоненко А.А. Ведущий экономист по планированию и ценообразованию 4 4 4 4
2 Лившиц Г.М. Ведущий экономист по нормированию и организации труда 5 2 3 3,3

Оформив отчет об аттестации, подготовьте персональные отзывы обо всех сотрудниках финансовой службы. Составьте план дальнейших действий в отношении каждого.

Скачайте шаблон для подготовки отзыва о сотруднике

На основании отчета об аттестации сформулируйте предложения для руководства по развитию финансовой службы, сокращению затрат, ротациям, обучению персонала. Подробнее о том, как составить бюджет расходов на обучение сотрудников финансовой службы, см.  Как планировать расходы на обучение сотрудников финансовой службы.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

В компании «Альфа» по результатам аттестации сотрудников финансовой службы финансовый директор составил характеристики следующих сотрудников.

Анна Петровна Домбровских (1961 г. р.) – заместитель финансового директора. Специалист высокой квалификации. Отлично знает производственные процессы на предприятии, ориентируется в финансах, способна выполнять функции финансового директора. Инициативна, стремится к знаниям, жизнерадостна. Текущее положение устраивает. К работе относится серьезно, лояльна к руководству предприятия. Постоянно привлекается к работе по внедрению новых проектов и инициатив. Обладает хорошими лидерскими качествами.

Ирина Родионовна Лежанкина (1974 г. р.) – специалист отдела нормирования. Обладает знаниями среднего уровня, не очень инициативна, требует постоянного контроля, однако к качеству выполняемой работы претензий нет. В отделе нормирования трудится девять месяцев. Есть высокая вероятность переезда в другой регион.

Таким образом, Домбровских необходимо обучать управленческим навыкам и рекомендовать на пост финансового директора, а Лежанкину периодически опрашивать на предмет переезда и не инвестировать средства в ее обучение, а также организовать наставничество для другого специалиста под видом расширения зоны обслуживания – подготовить замену, сокращение должности.

Ольга Кочнева , финансовый директор группы компаний Tashir, ACCA

В процессе развития бизнеса часто возникает потребность в сотрудниках другой специализации, чтобы выполнять новые функции, к примеру, оценивать финансовые риски, оценивать бизнес, составлять отчетность по МСФО. Необходимо выбрать, нанять нового сотрудника или обучить имеющегося. Принимая решение, учтите, что потребуются ресурсы компании на то, чтобы:

Если взять нового специалиста, уже имеющего требуемую квалификацию, он сможет приступить к выполнению своих функций сразу. Помимо этого такой работник может обогатить компанию новыми знаниями и профессиональными контактами.

Поэтому, принимая решение о повышении квалификации сотрудников финансовой службы или найме нового, оцените имеющиеся сроки, уточните, кто из коллектива может претендовать на смену специализации, сопоставьте расходы на обучение и привлечение квалифицированного специалиста.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.