text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Когда оправдана децентрализация финансовой службы

Создание региональных финансовых служб может позволить существенно повысить эффективность работы компании, подразделения которой расположены в различных федеральных округах. Но не стоит забывать о необходимости соблюдения разумного баланса при распределении функций.

Когда целесообразна децентрализация финансовой службы

В общем случае создание региональной финансовой службы оправдано, если:

С учетом перечисленного выше главная предпосылка для создания региональной финансовой службы – географически разветвленная сеть филиалов при существенном объеме деятельности в регионах, особенно когда разница во времени превышает 3 часа.

Что считать существенным объемом деятельности в регионах – ответ на этот вопрос будет зависеть от особенностей конкретной компании, масштаба всего бизнеса. Но можно ориентироваться на денежные потоки или количество документов, формируемых на местах. Если на центральный офис приходится менее 70 процентов денежного или документационного оборота, стоит задуматься о децентрализации финансовой функции.

Еще один немаловажный фактор – наличие в регионах ценных активов (прежде всего недвижимости и дорогостоящего оборудования), требующих особого внимания. Например, если у компании в собственности находится торговая недвижимость в регионе, которая сдается в аренду, то целесообразно децентрализовать не только финансовую, но и юридическую службу для эффективного контроля и проведения операций с недвижимостью. Аналогичная ситуация складывается и когда в регионе расположены склады с готовой продукцией, требующей ежедневного материального учета.

Также оправдано создание региональной финансовой службы, когда компания испытывает кадровый дефицит квалифицированных финансистов в головном офисе и хочет решить эту проблему с помощью региональных специалистов. Либо компания хочет сократить затраты на персонал за счет найма сотрудников с меньшим уровнем зарплаты и низкой стоимости аренды и обслуживания офисных помещений. Однако эти ситуации не должны стать основной причиной децентрализации.

Игорь Селиванов , финансовый директор «РБК»

Специалисты финансовой службы «Галатея Плюс» рассчитали выгоду от вывода части бухгалтерии компании (10 человек) из Санкт-Петербурга в Новосибирск.

Исходя из данных о средней стоимости аренды офиса и средней заработной платы бухгалтера в этих городах были вычислены ежемесячные затраты для двух городов.

В Санкт-Петербурге сумма расходов равна 835 000 руб. в месяц:

  • аренда офиса – 515 000 руб. в месяц (10 чел. × 5 кв. м × 10 300 руб. (средняя стоимость 1 кв. м в марте 2013 года));
  • заработная плата – 320 000 руб. в месяц (10 чел. × 32 000 руб. (средняя заработная плата бухгалтера на март 2013 года)).

В Новосибирске затраты на содержание финансовой службы составят 590 000 руб. в месяц:

  • аренда офиса – 360 000 руб. в месяц (10 чел. × 5 кв. м × 7200 руб. (средняя стоимость 1 кв. м в марте 2013 года));
  • заработная плата – 230 000 руб. в месяц (10 чел. × 23 000 руб. (средняя заработная плата бухгалтера на март 2013 года)).

Так, потенциальная экономия при выводе 10 бухгалтеров из Санкт-Петербурга в Новосибирск составит 245 000 руб. в месяц.

В чем преимущества децентрализации финансовой службы

Важно максимизировать выгоду от децентрализации финансовой службы и при ее подготовке учесть все нюансы.

Сокращение времени на транспортировку первичных документов. Очевидно, что в случае, когда финансовая служба находится в непосредственной близости с региональным филиалом, время на получение первичных документов сокращается. Это происходит за счет того, что нет необходимости пересылать их куда-либо, а также есть возможность уточнить все возникающие вопросы на месте в непосредственном контакте с производственными или дистрибьюторскими подразделениями. Можно рассчитывать на то, что в учетных системах постоянно обновляется вся существенная и наиболее важная информация, что позволяет принимать в головном офисе решения в режиме реального времени.

Учет региональной специфики в работе. Географическая близость финансовой службы к региону позволяет полностью адаптировать ее к региональным (а также национальным, если это зарубежный филиал) особенностям и обычаям делового оборота. Например, специфика, связанная с нежеланием контрагентов представлять дополнительную запрашиваемую отчетность, отказ сотрудничать с банками вне региона.

Непосредственный контакт с компаниями-клиентами. Если финансовые службы ключевых контрагентов находятся в регионе, будет удобнее и быстрее решать все вопросы, связанные с документооборотом и взаиморасчетами, непосредственно на месте.

Уменьшение нагрузки на центральный аппарат финансовой службы. Вывод части финансовой деятельности в регионы позволяет высвободить значительное время в центральном аппарате. Это даст возможность перераспределить обязанности и, например, назначить высококвалифицированных сотрудников на более высокие должности.

Ускорение согласования документов. За счет делегирования принятия части операционных решений региональной финансовой службе (например, о самостоятельной оплате счетов в пределах определенной суммы, об открытии счетов в региональных банках, об отгрузке клиентам продукции в кредит на сумму не более конкретного лимита и т. п.), как правило, удается также сократить цепочку согласований в повседневных вопросах, что позволяет быстрее реагировать на изменения в регионах и, соответственно, повысить эффективность работы.

Формирование кадрового резерва. За счет того, что в компании появляется региональная финансовая служба, возникает практическая возможность создать площадку для поиска, тестов, тренинга и адаптации к бизнес-процессам компании талантливых сотрудников из региона. Это существенно расширяет возможности поиска и подбора персонала. Наиболее ценные сотрудники региональной финансовой службы фактически становятся кадровым резервом для головного офиса. Особенно важно, что при переводе нет необходимости проводить обучение в компании.

Рост производительности финансовой службы. Если компания работает в нескольких часовых поясах (с разницей 3 часа и более), за счет распределения функций между регионами можно фактически наладить круглосуточную работу финансовой службы. Например, наличие трех подразделений бухгалтерии в Калининграде, Новосибирске и Владивостоке при правильном распределении труда позволяет организовать рабочий день (при восьмичасовом графике) с 2:00 до 19:00 по московскому времени (т. е. 17 часов работы). Это потребует определенных усилий, связанных с регламентацией, распределением функционала и координацией действий, но может дать значительное повышение эффективности. Информация в управленческой системе будет появляться своевременно, и при правильной организации решение срочных вопросов по окончании дня в одном городе можно доверить финансовой службе другого региона.

Возможное сокращение затрат. Из-за разницы в зарплате между регионами, а также в ставках аренды офисов и стоимости недвижимости, за счет вывода части финансовой функции в регионы с меньшим уровнем цен можно существенно сэкономить.

В чем недостатки децентрализации финансовой службы

Готовя проект децентрализации финансовой службы, необходимо предусмотреть возможные недостатки планируемого разделения.

Сложность с организацией единообразного управленческого учета. Компании, имеющие географически разветвленную структуру, как правило, испытывают сложности с унификацией процедур и бизнес-процессов и контролем за соблюдением единых стандартов, так как на нормы и регламенты головного офиса почти всегда накладываются определенные изменения, связанные с региональной спецификой (например, разные формы отчетности и т. п.).

Сложность оптимизации денежных потоков внутри всех финансовых структур. В связи с тем, что многие финансовые операции проводятся региональной службой самостоятельно, могут возникнуть сложности, связанные с координацией денежных потоков. Когда, например, плановый отдел в регионе подтверждает закупку товарно-материальных ценностей в рамках своего бюджета по более высокой стоимости, чем это можно было бы сделать, если заказать их с доставкой в регион через головной офис. В случае делегирования функционала в региональную финансовую службу могут возникнуть ситуации, когда будут приняты решения без учета интересов всей группы компаний. Например, финансисты региона могут разместить временно свободные денежные средства на срочном депозите в региональном банке, не предполагая, что в головном офисе в перспективе одной–двух недель возникнет кассовый разрыв, требующий привлечения заемных средств.

Если управление региональными банковскими счетами ведется не через головной офис, это может привести к тому, что денежные потоки группы компаний будут использоваться неэффективно. Например, головной офис возьмет овердрафт в банке для оплаты поставщикам, в то время как на счетах регионального представительства будут в наличии свободные денежные средства.

Затруднения с оперативным управлением. Когда необходимо срочно выполнить оперативные поручения во всех подразделениях финансовой службы компании, в случае наличия региональной структуры это может быть затруднено из-за разницы во времени и других коммуникационных сложностей. Это менее заметно в крупных компаниях, не испытывающих проблем с внедрением телекоммуникационных технологий (видеоконференцсвязь и т. п.), но для среднего бизнеса может стать значительной проблемой.

Например, если в Москве будет подготовлен приказ для финансовой службы офиса во Владивостоке в 12:00 по московскому времени, то в регионе он будет получен уже на следующий рабочий день. За это время текущая ситуация в головном офисе может измениться, что приведет к неактуальности распоряжения.

Недостаточная формализация процессов. Если центральный офис не в состоянии ежедневно контролировать соблюдение регламентов и норм бизнес-процессов в региональной структуре, с течением времени в последней могут появиться отклонения от формализованных типовых процедур. Ввиду того, что контроллинг со стороны центрального офиса в режиме реального времени невозможен, то возникает необходимость периодических выездных проверок. При этом нет гарантий, что после проведения проверки и до начала следующей деятельность будет вестись в соответствии со всеми нормами и стандартами. В централизованной финансовой службе наладить такой контроль проще.

Потенциальные затруднения с внедрением инноваций в работу финансовой службы. В случае масштабной автоматизации, реинжиниринга бизнес-процессов и внедрения новых методов работы реализовывать их в разветвленной структуре сложнее. Прежде всего это связано с трудностями контроля за изменениями, которые должны быть синхронизированы между всеми региональными структурами.

Вопрос:  Какие финансовые функции не стоит передавать региональным подразделениям
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.