text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как финансовому директору сообщить подчиненным о непопулярном решении

Управляя большим коллективом, финансовый директор может столкнуться с различными трудностями – невыполнением установленных планов, текучкой кадров, нарушением трудовой дисциплины и т. д. Для их ликвидации он находит несколько возможных вариантов решений и выбирает оптимальное – то, что лучше всего исправит ситуацию с наименьшими затратами. При этом он четко понимает, какой ожидается результат от принятых мер. Но понимает ли это персонал?

Перед тем как озвучить свое решение, финансовому директору необходимо оценить, каков риск, что сотрудники службы воспримут его негативно, какими могут оказаться последствия и как этого избежать.

Как решение финансового директора может стать непопулярным среди персонала

Непопулярным может стать любое взвешенное и целесообразное решение финансового директора, если оно отрицательно расценивается сотрудниками. Например, сокращение размера фиксированной части оплаты труда и увеличение премиальной части, введение системы штрафов за опоздание, повышение ключевых показателей эффективности и т. д. (о том, какие ошибки допускают руководители при разработке мотивационной схемы, см. Какие ошибки допускают компании при создании системы мотивации). Чаще всего это происходит из-за неправильного донесения информации, когда специалисты отделов не видят очевидных руководителю выгод. Тогда недовольным оказывается весь коллектив, появляются неформальные лидеры, истолковывающие решения руководства по-своему. Слухи обрастают подробностями и превращаются в мифы. В результате финансовый директор получает сплоченный коллектив, который «дружит против руководителя», формальное исполнение сотрудниками своих обязанностей, конфликты, а то и настоящий саботаж (о том, как лучше снизить напряжение в коллективе, см. Как избежать конфликтов между сотрудниками финансовой службы). Главный ущерб от всей этой ситуации – снижение эффективности работы.

Как финансовому директору правильно довести свое решение до персонала

Самый простой способ известить сотрудников о нововведениях в работе финансовой службы – написать письмо с приложением приказа и фразой: «Обязательно для ознакомления всем сотрудникам компании». Фразу можно поменять на более «душевную». Например, «Прошу всех принять к сведению». Однако для некоторых решений лучше не использовать электронный формат, а собрать на короткую встречу и лично объявить о вступлении приказа в силу, озвучить его ключевые пункты. Стоит предварительно подготовиться к такой беседе, чтобы избежать недопонимания персонала и критического восприятия решений руководителя.

Как подготовиться к мотивационной беседе. Мотивационная беседа с персоналом направлена на то, чтобы не заставить, а вдохновить на принятие тех или иных реформ, убедить в необходимости преобразований не только для успешности компании, но и для выгоды самих сотрудников (о том, как можно заинтересовать сотрудников, см. Как заинтересовать персонал в достижении целей компании). Исходя из этого следует строить свою подготовку, а именно:

Перед тем как проводить беседу, дополнительно опросите персонал – насколько его устраивают нынешние условия (подробнее об этом см. Как составить отчет об удовлетворенности персонала). Это поможет при составлении достоинств и недостатков нового решения выделить наиболее важные для сотрудников критерии и усилить внимание к ним.

Как провести мотивационную беседу. Соберите всех сотрудников, которых коснется новое решение. Известить о встрече можно по электронной почте. Желательно, чтобы обстановка была не слишком формальной. Чтобы беседа прошла максимально результативно, нужно придерживаться следующих семи шагов.

  1. Кратко опишите проблемную ситуацию – что послужило мотивом к принятию решения. Обязательно укажите, как эта проблема влияла на компанию в целом и на сотрудников по отдельности.
  2. Конкретно и пошагово озвучьте решение. Убедитесь, что все одинаково поняли суть.
  3. Представьте таблицу «было» и «стало» – нужно визуально показать, что глобальных изменений нет, все легко вписывается в регулярные процессы.
  4. Озвучьте плюсы.
  5. Озвучьте минусы и тут же переведите их в плюсы. Вам поможет фраза: «С одной стороны может показаться, что… Однако на самом деле…».
  6. Спросите сотрудников, есть ли у них вопросы или опасения. Если есть, разберите каждое опасение подробно. Важно, чтобы при этом присутствовал весь коллектив. Это один раз прояснит сложность и снимет необходимость генерировать другие варианты толкования в местах отдыха и общего пользования.
  7. Оставьте «дверь» открытой. Скажите, что сейчас наверняка не все вопросы пришли в голову. Завтра или через неделю могут возникнуть новые. Не держите их в себе. Обязательно в любое время задавайте их. Будем решать. Ведь эффективность нашей работы – это наше общее дело.
Пример негативных последствий неправильной презентации финансовым директором изменений в системе оплаты труда

Оксана Гриценко , ведущий менеджер по обучению и организационному развитию издательства «ЭКСМО»

У группы компаний «Альфа» имеется сеть филиалов по всей России. Зарплата сотрудников финансового департамента складывалась из премиальной части и оклада, однако премия составляла наименьшую долю в общей сумме. Это привело к тому, что персонал привык работать только за оклад, поэтому и выполнение показателей эффективности (KPI) стало стабильно низким. Финансовый директор группы решил внести изменения в мотивационную схему сотрудников и увеличить премиальную часть за счет снижения оклада. Расчет был следующим – если сотрудники выполняют свои планы на 100 процентов и добросовестно подходят к исполнению своих функциональных обязанностей, то их общий доход не изменится (о том, как не допускать ошибок при пересмотре системы мотивации, см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы).

Решение представляли каскадом: сначала региональным директорам, те, в свою очередь, финансовым директорам филиалов и линейным руководителям, которые уже донесли эту информацию до своих сотрудников. Проблемы начались на участке «региональный руководитель – финансовый директор». Не до конца вникнув в суть изменений, не выделив выгод, которые получат сами сотрудники, финансовые директора поверхностно проинструктировали начальников служб (бухгалтерии, казначейства, планово-экономического отдела). Новое и очевидно эффективное решение спровоцировало недовольство на уровне линейных руководителей. Они передавали усовершенствованные схемы мотивации своим сотрудникам без разъяснений, уверенные, что теперь потеряют большую часть персонала. После двухнедельного затишья стали поступать заявления об уходе по собственному желанию, возникла паника. К устранению проблемы пришлось привлечь дорогостоящих внешних консультантов.

Консультанты провели групповые беседы. Для диагностики задавались два вопроса:

Наиболее встречающиеся ответы на последний вопрос были следующими:

Эти ответы показывают, что выводы, сделанные персоналом, далеки от тех результатов, которые прогнозировало руководство в новой мотивационной схеме оплаты труда. А значит, если бы руководители прошли должную подготовку и были грамотно проинструктированы, компания бы сэкономила на оплате внешних консультантов, а также времени, ушедшем на стабилизацию положения.

Вопрос:  Как обосновать сотрудникам сокращение оплаты труда

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

Чтобы обосновать сотрудникам решение о сокращении зарплаты, необходимо на уровне высшего руководства предприятия определиться с официальными причинами и общей тактикой подачи информации. Главная задача – избежать слухов и паники. Важно объяснить сотрудникам, что происходит в компании. У них должна быть уверенность в том, что топ-менеджеры понимают, какие меры следует принять в сложившихся обстоятельствах.

Причинами снижения уровня вознаграждения сотрудников могут быть:

В соответствии с Трудовым кодексом РФ снижение доходов сотрудников допускается при:

По законодательству проинформировать персонал компании о принятом решении необходимо за два месяца до сокращения оплаты труда. Если сотрудник не согласился с предложенными условиями, работодатель обязан предложить ему другую должность.

К примеру, в 2009 году концерн «Высоковольтный Союз», как и многие другие, ощутил негативное влияние мирового финансового кризиса – сначала покупатели задерживали оплату, затем резко сократился объем заказов. Руководство предприятия разработало поэтапную программу сокращения затрат, в том числе и ФОТ:

  1. В Положение об оплате и стимулировании труда был включен пункт, позволяющий работодателю при определенных обстоятельствах снижать сумму вознаграждения сотрудников. Подразумевалось следующее: если компания по итогам квартала не получила прибыль, за последний месяц не поступило ни одного заказа или бюджет движения денежных средств в части поступлений не исполнен на 70 процентов, размер премий и бонусов может быть пересмотрен.
  2. Работающим пенсионерам было предложено с почетом выйти на пенсию.
  3. Руководство определило круг сотрудников, потеря которых лишила бы предприятие ключевых компетенций – кадровое ядро компании. Для них собственник установил особые условия по оплате труда.
  4. Остальным сотрудникам (каждому индивидуально) было предложено подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое позволило увязать премиальный фонд с прибылью компании. При ухудшении финансовых результатов предприятия бонусы сотрудников сокращались на определенный процент. Фактически вес этого показателя дифференцировали для разных категорий специалистов в соответствии с их вкладом в создание прибыли, занимаемой должностью и выполняемыми обязанностями. Например, у сотрудников бухгалтерии соотношение постоянной (оклад) и переменной (премиальной) частей вознаграждения составляло 60 на 40 процентов соответственно. Чистая прибыль – основной KPI, от которого зависит 20 процентов бонуса главного бухгалтера, 15 процентов – заместителя главбуха, 10 процентов – бухгалтеров на участках. Если компания не получала прибыль по итогам квартала, бонусы не выплачивались. Это позволяло частично покрывать кассовые разрывы, образовавшиеся из-за систематических неплатежей покупателей.

Нововведения были оформлены общим приказом по компании, с которым были ознакомлены все сотрудники. Еще до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору они могли убедиться, что от прибыли компании зависят не только их премии, но и вознаграждение топ-менеджеров. Для них вес этого показателя превышал 50 процентов от переменной части доходов. Таким образом, персонал был проинформирован о том, что в первую очередь в зарплате потеряет руководство предприятия, а их проблемы затронут в меньшей степени. Так удалось сохранить командный дух.

Перечисленных мер оказалось недостаточно, возникла необходимость в оптимизации штата. После длительных переговоров с собственником было решено снизить фонд оплаты труда на определенную сумму. Чтобы избежать увольнений в департаменте экономики и финансов, я поступила следующим образом: собрала весь коллектив, объяснила сложившуюся в компании ситуацию, предложила сотрудникам ежемесячно на три-четыре дня уходить в отпуск за свой счет. Как результат, даже в условиях кризиса удалось удержать всех специалистов и избежать сокращений.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.