text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Что проверить в договоре на аутсорсинг бухучета финансовому директору

Прежде чем передавать бухучет на сторону, нужно внимательно изучить основные положения договора с аутсорсинговой компанией. Особое внимание следует уделить тому, как сформулирован предмет соглашения, какую ответственность несет исполнитель за невыполнение условий сотрудничества, а также прочим нюансам.

Наталья Кульбицкая , независимый консультант

Один из важнейших реквизитов любого первичного документа – подпись должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и их учет. И даже если компания передала бухучет на аутсорсинг, подписывать всю отчетность и первичные документы по-прежнему обязаны генеральный директор, главный бухгалтер и финансовый директор. Поскольку главного бухгалтера в штате уже не будет, а руководитель предприятия не всегда присутствует на рабочем месте, финансовый директор может не успевать визировать документы вовремя. Чтобы избежать неприятностей в будущем, нужно заранее подумать о том, как грамотнее выстроить процесс согласования документов. В противном случае не исключены ситуации, когда отчетность сдана не в срок из-за отсутствия той или иной подписи, а предъявить претензии аутсорсинговой компании вряд ли удастся.

Решить эту проблему можно, указав в приложении к договору список сотрудников, обладающих правом подписи, а также конкретный срок, за который аутсорсер должен уведомить их о том, что документы готовы и их необходимо подписать. Также нужно четко прописать, как именно будет передаваться первичка (по почте заказным письмом, курьером или другим способом).

Кроме того, финансовому директору или другому сотруднику компании, который будет визировать первичку, могут потребоваться пояснения по тому или иному бухгалтерскому документу, что также требует времени. В идеале всей информацией должен владеть куратор – сотрудник компании, который отвечает за взаимодействие с аутсорсером и может ответить на вопросы руководства. Лучше всего, если ответственность за это возложат на специалиста, который разбирается в бухучете и налогах.

Таким образом, в приложении нужно прописать, кто и в какие дни будет передавать документы на подпись, а также указать, какое время потребуется на согласование. Например, финансовый директор обязуется рассмотреть (подписать или при необходимости отклонить) все документы и отчетность не позднее чем через три дня после получения.

Что указать в преамбуле договора на аутсорсинг бухучета

Поскольку термина «аутсорсинг» в российском законодательстве не существует, не стоит использовать его и в документах. В преамбуле и названии можно указать: договор на предоставление бухгалтерских услуг или договор о возмездном оказании услуг. В общепринятой практике стороны в договоре именуются «заказчик» и «исполнитель».

Как лучше сформулировать предмет договора на аутсорсинг бухучета

Чтобы в процессе работы не возникало разногласий с исполнителем по поводу его обязанностей, нужно избегать общих фраз в описании предмета договора на аутсоринг бухучета и использовать максимально конкретные формулировки. При этом не стоит впадать в другую крайность и расписывать все операции пошагово. Основная задача – четко обозначить, за что будет отвечать аутсорсер, в том числе перечислить все дополнительные услуги. Например, если планируется, что исполнитель будет консультировать сотрудников предприятия, нужно прописать это условие в предмете договора.

Пример подробного описания предмета договора на аутсорсинг бухучета

Ксения Вершинина , финансовый консультант компании «Авторитет»

«Исполнитель принимает на себя обязательства оказывать заказчику услуги по бухгалтерскому обслуживанию, а именно:

Какие вопросы лучше согласовывать письменно при аутсорсинге бухучета

Не всегда оправданно требовать от аутсорсинговой компании письменных ответов на все запросы, но есть ряд вопросов, которые нельзя решить по телефону. Например, если аутсорсером:

Избежать проблем в будущем можно, включив в договор список ситуаций, когда аутсорсер обязан письменно известить о них компанию. Можно использовать следующую формулировку: «Если о вышеуказанных случаях исполнитель не известил заказчика в письменной форме и это повлекло неблагоприятные для заказчика последствия, то материальную и иную ответственность несет исполнитель».

Что может повлиять на стоимость услуг аутсорсинговой компании

Обратите внимание, какие обязательства берет на себя компания-заказчик в разделе «Права и обязанности сторон» договора на аутсорсинг бухучета. Вполне допустимо, что по условиям соглашения она предоставит аутсорсеру программное обеспечение или специализированную отраслевую литературу, но в документах лучше избегать общих фраз типа «Заказчик обеспечивает исполнителя необходимыми для работы ресурсами». Иначе может оказаться, что под ресурсами понимались офис, мебель, оргтехника, автотранспорт и прочее.

Также желательно указать, что на протяжении всего срока действия договора аутсорсинговая компания обязуется сотрудничать со всеми контрагентами клиента, включая государственные органы, в том числе присутствовать при выездных проверках. Если это условие не закрепить документально, исполнитель может отказаться проводить сверки взаиморасчетов напрямую с покупателями (поставщиками) без дополнительной платы.

Наталья Евдошенко , генеральный директор компании «Кволити Финанс»

На итоговую сумму, которую компания заплатит за передачу бухучета на аутсорсинг, влияют три фактора. Во-первых, объем предоставляемых услуг. Также обратите внимание на то, что не все функции на практике можно передать на аутсорсинг и прописывать их в договоре нет необходимости. Например, подготовка табеля учета рабочего времени сотрудников. Если представитель аутсорсера не присутствует в офисе заказчика, то ему будет затруднительно составить табель. Будет лучше, если этот документ будут готовить собственные сотрудники и в готовом виде передавать исполнителю.

Во-вторых, дополнительные обязанности, которые аутсорсер берет на себя. Чтобы расходы на аутсорсинг не превысили затраты на содержание собственной бухгалтерии, важно учитывать не только применяемую систему налогообложения, наличие обособленных подразделений, но и ресурсы, которыми располагает компания. Например, в штате предприятия числится курьер, в этом случае аутсорсеру не придется самостоятельно забирать первичку у контрагентов, что, безусловно, позволит снизить стоимость услуг.

В-третьих, отрасль и специфика работы предприятия. Большинство аутсорсинговых компаний предлагает дифференцированную систему оплаты в зависимости от вида деятельности заказчика. Например, для девелоперов, производственных предприятий стоимость услуг будет выше, поскольку необходимо учитывать множество специфичных операций, что требует больше времени и ресурсов.

В-четвертых, участие представителей аутсорсинговой компании в выездных налоговых проверках. Часто проверяющие предпочитают проводить проверку не по фактическому адресу налогоплательщика, а в офисе аутсорсера, мотивируя это тем, что так проще и быстрее получать необходимые документы. Чтобы в дальнейшем избежать разногласий и разбирательств в суде, эти нюансы стоит прописать в договоре аутсорсинга.

Как правильно сформулировать положения о конфиденциальности в договоре на аутсорсинг бухучета

Один из основных пунктов договора на аутсорсинг бухучета, о котором нельзя забывать, – ответственность за разглашение коммерческой тайны и другой информации о компании. Внимание нужно акцентировать на двух моментах:

За нарушение этого условия нужно предусмотреть санкции в разделе «Ответственность сторон».

Какая ответственность должна быть закреплена за исполнителем в договоре на аутсорсинг бухучета

Во-первых, в договоре на аутсорсинг бухучета необходимо предусмотреть ответственность за разглашение коммерческой тайны. Это условие можно сформулировать так: «Разглашение исполнителем конфиденциальной информации влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством России. В случае ее разглашения исполнитель обязан возместить все убытки, возникшие по причине такового незаконного использования информации». Во-вторых, указать, что убытки должны возмещаться в полном объеме, то есть потери компании будут рассчитываться как реальный ущерб плюс упущенная выгода. В-третьих, важно установить ответственность аутсорсера за ненадлежащее исполнение обязанностей. Учитывая, что по закону все штрафы и пени будут взиматься с налогоплательщика (т. е. заказчика), нужно зафиксировать право компании в регрессном порядке взыскивать все убытки с исполнителя. Для этого в договор лучше включить такое условие: «Исполнитель несет ответственность за ущерб, возникший в результате выполнения или невыполнения закрепленных настоящим договором и приложениями к нему за исполнителем функций и задач. Ущерб определяется размером штрафов, пеней, а также прочих финансовых взысканий со стороны контролирующих органов в отношении заказчика». Также нужно не забыть предусмотреть сроки возмещения этого ущерба исполнителем. Тут можно использовать следующие формулировки: «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом ____, в течение трех банковских дней с даты взыскания с заказчика соответствующих сумм контролирующими органами» или «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом ____, в течение трех банковских дней с даты уведомления контролирующими органами заказчика о наложении штрафов и пеней».

Как снизить риски при досрочном расторжении договора на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Необходимо предусмотреть возможность досрочного расторжения договора на аутсорсинг бухучета. При этом указать четкие сроки, в которые инициатор решения должен уведомить о нем контрагента. Например, если исполнитель сообщит об этом, когда до сдачи отчетности (не важно, годовой или квартальной) остается менее 45 дней, у компании могут возникнуть проблемы с ее подготовкой. Чтобы их избежать, можно использовать следующую формулировку: «Если инициатором расторжения настоящего договора выступает исполнитель, а до окончания срока подачи налоговой, бухгалтерской и прочей отчетности остается менее 45 календарных дней, то по письменному требованию заказчика расторжение настоящего договора может быть перенесено до момента сдачи отчетов в соответствующие инстанции».

Вопрос:  Какие приложения к договору на аутсорсинг бухучета нужно проверить

Ксения Вершинина , финансовый консультант компании «Авторитет»

Есть три основных приложения к договору на аутсорсинг бухучета:

В процессе работы или после расторжения договора с аутсорсинговой компанией может выясниться, что один из первичных документов утерян. Это станет поводом для подозрений налоговиков или, например, причиной отказа в вычете НДС. Акт приема-передачи документов поможет нивелировать подобные риски. Как правило, он составляется два раза: при заключении и расторжении договора. Законодательно его форма не закреплена, поэтому каждое предприятие разрабатывает ее самостоятельно.

В приложении к разделу «Предмет договора» подробно описываются все организационные и финансово-учетные функции исполнителя, распределяются обязанности. Как лучше разделить сферы ответственности сторон, рассмотрим на примере одного из участков бухучета – учета зарплаты. Функции заказчика можно прописать так: «Подготовка и передача Исполнителю приказов о приеме на работу, о премировании, о предоставлении трудового отпуска, о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, а также штатного расписания и других документов, связанных с денежными выплатами». К задачам исполнителя относятся:

Подобным образом в приложении нужно раскрыть все аспекты учета, тогда в будущем удастся избежать споров с исполнителем.

В график документооборота и представления отчетности необходимо включать все отчеты, к которым имеет отношение бухгалтерская служба. Отдельное внимание стоит уделить срокам и порядку формирования отчетности, которая не закреплена законодательно (для банка или инвесторов и т. д.). Например, любая кредитная организация проводит ежеквартальный мониторинг финансового состояния заемщика. За нарушение сроков, в которые должны быть переданы данные, предусмотрены штрафные санкции.

В дополнение к графику лучше составить подробный список документов, которые нужно подготовить. Тут также желательно избегать общих фраз типа «квартальная отчетность для банковского мониторинга», а указать конкретно, какие отчеты требует банк. Это могут быть баланс с постатейной расшифровкой, отчет о ДДС, составленный кассовым методом, движение ТМЗ за период и т. д.

Важно указать в договоре сроки составления отчетов, не включенных в график документооборота. Например, генеральный директор попросил предоставить данные о движении основных средств и нематериальных активов, но раньше компания подобную отчетность не составляла. Оптимальная формулировка: «Срок представления иных отчетов и аналитических справок – три рабочих дня с даты поступления соответствующего запроса Исполнителю».

Наталья Кульбицкая , независимый консультант

Риск утери конфиденциальной информации – одна из основных причин, по которой финансовые директора опасаются передавать бухгалтерию на аутсорсинг. Чтобы избежать проблем в будущем, на этапе согласования условий сотрудничества этому разделу стоит уделить особое внимание. Во-первых, имеет смысл указать, какие именно данные относятся к коммерческой тайне и не подлежат разглашению ни при каких обстоятельствах. Это должен быть подробный список с названиями и реквизитами документов, а не абстрактная фраза «все бухгалтерские данные». Также лучше сразу прописать в приложении к договору случаи, когда коммерческая информация по договоренности с заказчиком может передаваться внешним пользователям. Например, если получен запрос от налоговой инспекции. Кроме того, с кем из сотрудников вашей компании и в каком порядке такое решение необходимо согласовать.

Во-вторых, не стоит подписывать документы, в которых соблюдение коммерческой тайны гарантируется парой шаблонных фраз. Например, указано, что исполнитель обязуется не передавать эти данные третьим лицам. В случае утечки информации будет сложно доказать вину аутсорсера. Кроме того, из такой формулировки не ясно, как будет контролироваться процесс передачи и хранения тех или иных сведений. Безусловно, нельзя забывать о человеческом факторе. Конечно, ни один контракт, даже самый тщательно продуманный, не защитит от ошибок сотрудников. Тем не менее нивелировать возможные угрозы позволит разграничение уровней доступа к конфиденциальной информации. Для этого в приложении к договору можно указать, что за обработку первичных документов и составление отчетности должны отвечать разные сотрудники, и прописать их фамилии и имена. Соответственно, и доступ к учетной системе они должны иметь ограниченный. Например, бухгалтер по расчету зарплаты не может просмотреть, как ведется учет ТМЦ. Аутсорсер обязан представить список всех специалистов и четко указать, кто из них получит неограниченный доступ ко всем документам и данным, а кто – только к определенным сведениям (например, специалист по расчету зарплаты).

В-третьих, необходимо определиться, к кому из специалистов вашей компании и по каким вопросам будут обращаться сотрудники аутсорсера. Например, все проблемы, возникшие при расчете зарплаты, может решить только начальник службы управления персоналом, адресовать эти запросы другим специалистам предприятия запрещено. Своих сотрудников с таким решением нужно ознакомить и включить соответствующие пункты в должностные инструкции и положение о коммерческой тайне.

В-четвертых, важно, чтобы процесс передачи, получения и обработки данных заказчика был четко регламентирован. В приложении к договору нужно указать не только сроки, но и фамилии ответственных за работу с документами сотрудников.

И наконец последнее – нужно заранее согласовать с аутсорсинговой компанией, где и как будут храниться документы. Представители налоговой службы, например, могут запросить первичку по сделке, заключенной пару лет назад, и важно знать, где именно эти документы искать. Иными словами, нужно обеспечить надлежащее хранение и ограниченный доступ к такой информации.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.