text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что проверить в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Прежде чем передать расчет зарплаты сотрудников сторонней организации, необходимо убедиться, что предложенный договор на оказание этой услуги соблюдает интересы компании. Для этого потребуется изучить все существенные и дополнительные пункты документа, удостовериться в правильности их формулировок – как в описании прав и обязанностей сторон, так и в отражении процедур их взаимодействия.

Что проверить в описании услуг в договоре об аутсорсинге расчета зарплаты

Проверяя описание предмета договора на аутсорсинг зарплаты, нужно убедиться, что в нем дана не просто формулировка предоставляемой услуги, а перечислен полный перечень функций, передаваемых аутсорсеру. Это может быть прописано как в самом тексте договора, так и в отдельном приложении. Необходимо удостовериться, что все операции, требующиеся компании, учтены и максимально детализированы – это поможет избежать разногласий в работе.

Как правило, полный пакет услуг разбивается аутсорсером на базовый и дополнительный. Прежде всего проверьте базовый пакет, поскольку именно он существенно влияет на стоимость и качество работ. Чтобы оценить, соответствует ли он требованиям компании, нужно отталкиваться от тех процедур, которые производятся ею в рамках расчета зарплаты ежемесячно. К примеру, их можно представить следующим списком:

Проследите, чтобы в базовом пакете описывались все обязательные операции, выполняемые ежеквартально и ежегодно, а также подробно излагалась информация о расчетных документах и об отчетах, представляемых аутсорсером, – результаты оказания услуг.

В дополнительный пакет могут входить промежуточные расчеты, аналитические отчеты и т. д.

Если предложенный в договоре объем операций превышает требующийся компании, то не следует сразу исключать ненужные процедуры. Лучше оценить, могут ли они оказаться востребованными в будущем. Ведь любые обращения к аутсорсеру после подписания договора приведут к изменению стоимости контракта.

Вопрос:  Что проверить в коммерческом предложении на аутсорсинг расчета заработной платы

Ирина Пахомова , менеджер ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс»

Выбирая провайдера для аутсорсинга расчета заработной платы, нужно внимательно изучить его коммерческое предложение, сопоставить его с договором. Некоторые компании включают в него далеко не весь спектр операций, необходимых для полноценного оказания услуги. В результате попавшийся «на крючок» клиент делает выбор в пользу такой организации, опираясь на «мнимую» экономию, но уже первый счет заставляет разочароваться.

Чтобы избежать этого, можно выяснить ряд вопросов, которые помогут оценить, удовлетворяет ли коммерческое предложение нуждам компании:

  • что входит в пакет услуг и как формируется его стоимость;
  • какие отчеты уже включены в пакет услуг, а какие могут потребоваться дополнительно;
  • какие виды начислений и удержаний могут использоваться в расчетах, ограничено ли их количество;
  • как организуется подключение к внешней системе расчета заработной платы, какова стоимость этой операции и т. д.

Конечно, это лишь небольшая часть того, что требуется обсудить и согласовать до подписания договора, но часто именно эти пункты в дальнейшем могут вызывать споры.

Как изложить права и обязанности сторон в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Права и обязанности аутсорсера и клиента закрепляются отдельным разделом договора. В нем излагаются обязательства компании о передаче провайдеру необходимой для работы информации, об оплате услуги и т. д. И аутсорсера – о надлежащем выполнении работ по договору и представлении их результатов. Проверяя этот раздел, уделите внимание формулировкам и составу передаваемой информации. Желательно развести такие понятия, как первичные данные и исходные данные. Это позволит избежать недопонимания в ходе взаимодействия с провайдером.

Первичные данные нужны для настройки системы и начала выполнения расчетов аутсорсером и передаются один раз. К ним относится информация:

Исходные данные – информация, которая будет предоставляться аутсорсеру ежемесячно, требуемая для выполнения расчетов и формирования результатов. Это могут быть:

В этом же разделе или приложении к нему нужно проверить список данных, которые исполнитель обязуется предоставлять в качестве результатов работ. Как правило, расчеты должны передаваться с регулярностью месяц, квартал, год. В список документов входят:

Если эти условия не отражены в тексте договора, их нужно оформить в качестве соответствующих приложений.

Как убедиться в сохранности данных при передаче расчета зарплаты на аутсорсинг

Конфиденциальность – отдельный пункт договора, который требует пристального внимания. Если этот раздел освещен лишь парой шаблонных предложений, от партнерства с такой компанией лучше отказаться. Остановить свой выбор лучше на том провайдере, который сможет обеспечить соблюдение всех требований законодательства и иных правовых актов в отношении обработки и передачи персональных данных, полученных от своего клиента. Нужно проверить, чтобы все взаимоотношения в части передачи, обработки, хранения и защиты данных были строго регламентированы договором и чтобы в нем присутствовали ссылки на соблюдение сторонами действующего законодательства ( п. 3 ст. 6 и ст. 19 Закона «О персональных данных»). Они могут быть оформлены приложением к договору или представлены как отдельное положение о защите, хранении, обработке и передаче данных.

В этом разделе договора уточняется:

Необходимо помнить, что конфиденциальными считаются любые данные, составляющие коммерческую тайну, – информация о клиентах, партнерах, бизнес-планах, ценах и т. д.

Существует практика заключения отдельного документа – соглашения о конфиденциальности. В нем описываются и устанавливаются договоренности по обмену конфиденциальной информацией. Следует уточнить у своего провайдера, готов ли он заключить такое соглашение.

Ответственные за выполнение работ лица и уровни конфиденциальности информации определяются обязательным приложением к договору – актом назначения контактных лиц. Например, первый уровень конфиденциальности предполагает неограниченный доступ к первичным и исходным данным, расчетам и результатам расчетов. Провайдер должен четко определить и указать в акте, какие именно специалисты будут иметь этот уровень доступа к данным компании, к примеру: основной специалист по расчету зарплаты, резервный специалист, руководитель расчетной группы. Для каждого из них должны быть прописаны ответственность и обязательства перед клиентом. Это позволит обеспечить обмен конфиденциальными сведениями строго между уполномоченными контактными лицами с обеих сторон.

Более низкие уровни конфиденциальности можно присвоить специалистам, которые отвечают за отдельные участки и имеют доступ только к определенной части данных. Они также должны быть отражены в акте, чтобы сделать процедуру взаимодействия максимально прозрачной.

Что рассмотреть в разделе о передаче результатов работ в договоре аутсорсинга расчета зарплаты

От того, как будет выстроен порядок получения, обработки исходных данных и представления итоговых расчетов аутсорсером, зависит выплата зарплаты сотрудникам компании. Чтобы исключить любые риски, связанные с задержками установленных сроков, нужно убедиться, что в договоре прописан пункт о порядке передачи оказанных услуг (данных) либо есть дополнительные приложения, в которых определяются правила передачи расчетов, графики и форматы их представления и т. д.

Способы – удостоверьтесь, что они удовлетворяют требованиям компании, а также соблюдают условия безопасности и конфиденциальности информации. Аутсорсер может также предложить удаленный доступ к своей системе, что ускорит и упростит процесс обмена информацией.

Форматы – может быть два варианта: шаблоны аутсорсера или собственные разработки компании. В этом разделе договора необходимо убедиться, что указанный формат устраивает компанию, а также перечислены все отчетные формы и их шаблоны есть в приложениях.

График передачи данных для расчета – в договоре обязательно прописываются даты предоставления исходных данных компанией. Указывая их, нужно отталкиваться от дня получения результатов расчетов от аутсорсера. Это позволит сохранить временную связь и четко обозначит ответственность каждой стороны. Точный график расчета зарплаты на год, включая даты и даже часы передачи данных и результатов расчетов, должен быть согласован и оформлен в виде приложения к договору.

Возможность в течение определенного срока вносить коррективы – такой пункт в договоре нужен на случай, если потребуются оперативные корректировки, уточнения или дополнения переданной аутсорсеру информации. Это поможет снизить ошибки, возникающие из-за особенностей бизнес-процессов компании или человеческого фактора. Необходимо проверить, чтобы в документе были прописаны процедуры внесения изменений, определен срок, до которого можно направлять уточнения. Важно понимать, что после истечения какого-то времени провайдер объективно уже не сможет включить изменения в текущий расчет, поскольку он, в свою очередь, жестко ограничен датами выдачи зарплаты.

Сроки передачи результатов расчетов на подтверждение – такой пункт можно назвать формальностью. В то же время он дает компании возможность еще раз удостовериться, что все расчеты аутсорсера верны. Например, вовремя обнаружить, если в исходные данные был включен уволенный сотрудник. В этой части договора нужно оценить сроки, отведенные на проверку и подтверждение. Они должны быть четко прописаны в тексте договора или его приложении и быть достаточными для того, чтобы провести контрольные процедуры, предусмотренные бизнес-процессами компании. Стоит заметить, что формальность подтверждения расчетов не снимает с провайдера ответственности за их точность и своевременность.

Ирина Пахомова , менеджер ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс»

Договор с аутсорсинговой компанией может обернуться неожиданными расходами. Финансовому директору стоит убедиться, что этого не произойдет. Так, согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в письменной форме известить каждого своего сотрудника о составе заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выдаче. Если это не исполняется, компанию могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства, а также наложить штраф в размере 30 000–50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до трех месяцев. Передавая расчет заработной платы сторонней организации, компании следует предусмотреть связанные с этим риски. Так, в договоре нужно прописать пункт, обязывающий аутсорсера представлять расчетные листы на ежемесячной основе. Лучше сразу согласовать варианты доставки этих документов – например, передавать их в индивидуально запечатанных конвертах каждому сотруднику лично либо организовать безопасную электронную рассылку на корпоративные адреса.

Как регламентировать ответственность сторон в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

Пункты, связанные с ответственностью сторон, зачастую вызывают много вопросов в процессе согласования. Ответственность аутсорсера должна быть жестко зафиксирована и включать обязательства по возмещению ущерба за некачественные услуги, в частности, если компании были предъявлены штрафные санкции из-за ошибок в расчетах зарплаты, налогов и взносов с фонда оплаты труда, а также нарушения сроков подготовки и сдачи обязательной отчетности.

Еще одно условие, которое необходимо проверить в договоре, – будет ли аутсорсер участвовать при проведении аудита компании и ее проверках контролирующими органами. Если такое обязательство закреплено договором, то риски компании при нарушениях расчетов зарплаты, налогов и т. д. сведутся к минимуму.

Следует помнить, что в рамках заключаемого договора и компания несет перед своим провайдером обязательства – за предоставление первичных и исходных данных, их правильность и своевременность. Их несоблюдение может послужить основанием для отказа в возмещении ущерба, если ошибки в расчетах возникли не по вине аутсорсера, а в результате неверно или несвоевременно поданной клиентом информации.

Что проверить в описании стоимости услуг в договоре на аутсорсинг расчета зарплаты

При заключении договора на аутсорсинг расчета зарплаты особое внимание нужно уделить разделу о стоимости услуг. Желательно, чтобы в нем была указана не только сумма контракта, но и порядок ее расчета. Необходимо еще раз проверить, что цена включает все требуемые процедуры. Помимо основных условий, в этом пункте могут быть и дополнительные, например, – взаимозависимость между качеством работ и системой вознаграждения поставщика. Подобное условие позволит учесть такие аспекты, как:

Параметры оценки соблюдения сроков расчетов, их правильности, своевременности передачи документов и отчетов и т. д. лучше представить в виде таблицы и оформить приложением к договору.

Нужно также указать сроки, регулярность оценки ключевых показателей – ежемесячно или ежеквартально, а также предусмотреть оформление соответствующих актов и других отчетных документов.

Что учесть при расторжении договора на аутсорсинг расчета зарплаты

Одно из ключевых замечаний, которые нужно предусмотреть, передавая расчет зарплаты сторонней организации, – возврат базы данных компании при расторжении договора. Эта услуга может оказаться платной – ее стоимость будет складываться аутсорсером исходя из времени, потраченного им на подготовку и передачу этих данных.

Раздел «Расторжение договора» должен содержать информацию о том:

Если компании требуется база в ее собственном формате, а не в том, как рассчитывал аутсорсер, то в договоре должен быть описан алгоритм, по которому будет вычисляться цена ее представления.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.