Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как отдать бухучет на аутсорсинг

Прежде чем передать ведение бухучета на сторону, стоит тщательно взвесить все плюсы и минусы такого шага, оценить расходы. Ориентироваться можно на количество транзакций: чем их больше, тем сложнее и дороже будет проект по передаче бухгалтерии на аутсорсинг.

Как правило, передача бухучета стороннему провайдеру становится актуальной в следующих случаях:x

В чем преимущества передачи бухучета на аутсорсинг

К преимуществам аутсорсинга бухучета принято относить упрощение процедуры прохождения налоговых проектов, снижение издержек на содержание бухгалтерии и т. д.

Упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. В большинстве случаев при проведении налоговой проверки предприятия, бухучет которого передан на аутсорсинг, налоговые инспекторы работают напрямую с представителями компании-провайдера. Это позволяет не отрывать руководство предприятия от более важных задач.

Снижение издержек на содержание бухгалтерской службы. Принимая решение об аутсорсинге бухучета, не стоит стоимость услуг провайдера сравнивать только с размером зарплаты бухгалтеров (она в любом случае будет выше примерно на 20−30 процентов). Такое сопоставление не совсем корректно. Анализируя стоимость внутренней финансовой функции, необходимо учитывать и стоимость рекрутмента новых специалистов, а также удержания существующих (даже при одинаковом объеме работ сотрудник не будет работать за ту же зарплату более двух–трех лет), амортизацию оборудования, стоимость аренды офиса и настройки программного обеспечения. В компании-провайдере процесс рекрутмента и оценки бухгалтеров поставлен на поток, а при самостоятельном найме на работу одного бухгалтера предприятию будет сложно оценить его квалификацию.

Консультации по вопросам налогообложения. В большинстве случаев у специалиста компании-провайдера можно проконсультироваться по вопросам налоговых последствий, вызванных теми или иными управленческими решениями.

Вопрос:  Действительно ли можно сэкономить, передав бухгалтерию на аутсорсинг

Алексей Гребенюк , директор по развитию ГК «Медси»

У аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета есть несколько основных преимуществ. Первое и основное – экономия на содержании собственной бухгалтерии. Стоимость услуг специализированной компании на практике действительно обходится дешевле при условии, что для сравнения были учтены все затраты на содержание бухгалтеров (командировочные, ЕСН с зарплаты бухгалтеров, оплата курсов повышения квалификации, организация и содержание рабочего места, лицензионное программное обеспечение и т. д.).

Также к плюсам аутсорсинга можно причислить то, что финансовому директору не нужно будет решать кадровые вопросы, например, подбирать квалифицированных сотрудников, решать вопрос распределения нагрузки во время болезни одного из бухгалтеров и т. д. Более того, аутсорсинговая компания компенсирует пени и штрафы, выставленные предприятию налоговыми органами из-за ошибок, допущенных в учете.

Разумеется, есть и минусы. За каждую, даже самую простую операцию, которая не предусмотрена договором, придется платить. Более того, компании, прежде чем переходить на аутсорсинг, придется провести внутренние преобразования. Например, обелить зарплату, упорядочить бизнес-процессы и документооборот. Оказывая услуги по расчету зарплаты, аутсорсер берет на себя полную ответственность за начисление всех налогов и сборов перед государственными органами (ИФНС России, фондами социального и пенсионного страхования). Поэтому он не заинтересован в работе с любыми сомнительными схемами оптимизации. Что касается документооборота, то отсутствие четких регламентов движения документов и взаимодействия подразделений у заказчика с высокой вероятностью выльется для предприятия-заказчика в дополнительные расходы и большую стоимость услуг.

Техника выбора аутсорсинговой компании. По сути, работа по выбору аутсорсинговой компании не слишком отличается от выбора любых консультантов. Главные критерии – опыт работы с компаниями, аналогичными по размеру и отрасли, рекомендации со стороны прежних заказчиков, квалификация сотрудников, готовность страховать свои риски профессиональной ответственности и наконец соотношение цен (качества).

Важная тонкость. При выборе аутсорсера сравнение нескольких предложений должно быть основано на сопоставлении базового пакета бухгалтерского сопровождения. Другими словами, имеет смысл сравнивать тот набор услуг (выполняемых операций, формируемых отчетов), которые аутсорсинговая компания будет выполнять, не требуя дополнительной платы. Кстати, у большинства аутсорсеров базовый пакет сильно отличается. В итоге может оказаться, что компания, предложившая самые выгодные расценки, возьмет на себя минимум работы, а за все остальное, что, на ваш взгляд, является обязательным минимумом, будет требовать дополнительную оплату. И в результате стоимость аутсорсинга окажется намного больше, чем та сумма, на которую рассчитывало предприятие.

Один из основных недостатков, которые традиционно приписывают аутсорсингу бухучета, – риск утраты информации, составляющей коммерческую тайну. Формально проблема решается подписанием с аутсорсером соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. Однако это не исключает того, что информация может быть раскрыта по требованию судебного или исполнительного государственного органа. Более того, соглашение не слишком спасает и от возможной утечки конфиденциальных данных к конкурентам.

Намного больший эффект может быть получен, если представители компании – заказчика аутсорсинговых услуг самостоятельно убедятся в том, что доступ к базам данных и файлам заказчика строго ограничен и предоставляется только команде обслуживания. Пофамильный перечень сотрудников, их полномочия и права доступа к информации по уровням ответственности прописываются в приложении к договору. Для большей уверенности имеет смысл проверить, подписали ли эти сотрудники обязательства о неразглашении конфиденциальной информации заказчика внутри своей компании.

Правила безопасного перехода на аутсорсинг. Процессом перехода на аутсорсинг можно управлять, как и любым проектом, который находится под контролем финансового директора, будь то внедрение информационной системы или работа по реорганизации бизнеса. Для этого у аутсорсера и клиента формируются проектные команды. В проектную команду со стороны клиента, как правило, входят представители всех функциональных подразделений, которые затрагивает аутсорсинг: дирекция по персоналу, финансовая служба, IT-служба. Менеджером проекта, который должен обладать достаточными полномочиями и самостоятельностью в отношении принимаемых решений, часто назначают финансового директора или кого-либо из его заместителей.

Обмен информацией о статусе проекта, обсуждение возникающих проблем и возможных путей их решения стоит проводить регулярно, иначе переход на аутсорсинг может затянуться надолго. По времени притирка компаний, как правило, занимает от месяца до полугода в зависимости от масштабов бизнеса и квалификации аутсорсинговой компании.

Чтобы взаимодействие компаний проходило максимально эффективно, будет отнюдь не лишним заранее обсудить и согласовать следующие жизненно важные вопросы:

  • перечень, формат и порядок передачи аутсорсеру необходимых документов (оригиналов или копий) и баз данных, а также порядок организации документооборота, способы коммуникации, каналы связи (основные и запасные);
  • распределение функций и ответственности специалистов с обеих сторон;
  • регламенты обмена информацией;
  • основные процедуры по обеспечению непрерывности предоставления услуг (например, в случае задержки в предоставлении информации со стороны клиента).

Для правильного понимания текущего состояния дел в компании аутсорсеру потребуется некоторое время для детального знакомства с ее корпоративными политиками в области учета. На этом этапе стоит уделить максимальное внимание процессу передачи информации сотрудникам аутсорсера и дать все необходимые разъяснения. Рассчитывайте не на один вводный инструктаж, а на регулярные встречи.

Проанализировав состояние учета на момент приема на обслуживание, аутсорсер может предложить меры по минимизации рисков, например, налоговых. Идти на эти меры или нет – право решения остается за компанией, менять принципы учета под аутсорсера необязательно. Здесь на этапе обсуждения методических вопросов логичным будет уточнить и согласовать форматы и сроки подготовки отчетности, а также состав и порядок регулярных и периодических процедур контроля качества услуг.

Еще один нюанс, о котором нередко забывают на практике, – это работа с персоналом. Так или иначе с аутсорсинговой компанией будут взаимодействовать многие штатные сотрудники предприятия. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, стоит заранее объяснить персоналу новые правила работы с удаленной бухгалтерией, а в идеале для каждой должности разработать регламент, определяющий порядок взаимодействия с аутсорсером.

Наконец последний шаг в процессе выделения функции на сторону – подписание контракта (основные условия) вместе с приложениями (перечни уполномоченных лиц и способов коммуникации, а также стоимость, условия оказания услуг, регламент взаимодействия по каждой из них).

Как взаимодействовать с компанией, оказывающей услуги аутсорсинга бухучета

Чтобы компания-провайдер могла вести бухучет, необходимо организовать регулярное представление ей первичной бухгалтерской документации. При этом передавать документы ежедневно, особенно если предприятие находится в другом городе, нецелесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов по факсу или электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Чтобы исключить проблемы, возникающие при неправильном оформлении бухгалтерских документов, стоит в договоре оказания услуг предусмотреть проведение сотрудниками компании-провайдера семинаров для разъяснения персоналу предприятия основных требований к оформлению и порядку подготовки первичной документации.

Возможна также передача на аутсорсинг функции оплаты счетов поставщикам. В этой ситуации наиболее эффективно использовать систему Банк-Клиент»: провайдер осуществляет подготовку платежных поручений в системе, а генеральный директор предприятия сохраняет за собой право подписи (авторизации). Большинство компаний нуждается в оперативном контроле поступлений и дебиторской задолженности. Этот вопрос решается за счет предоставления удаленного доступа через Интернет к бухгалтерской базе данных, в которой провайдер ведет бухучет предприятия.

Большое заблуждение считать, что если бухгалтерия была передана провайдеру, то про нее можно забыть. Поскольку часть подпроцессов все равно контролирует сама компания, отсутствие контроля работы бухгалтерии может привести к нарушению взаимодействия предприятия с провайдером и, как следствие, к невозможности обеспечить необходимое качество бухгалтерской и налоговой отчетности. Очень важно, чтобы менеджмент контролировал соблюдение сотрудниками подразделений оговоренных процедур документооборота и принятия решений.

На отладку процессов взаимодействия, как правило, требуется от месяца до полугода (в зависимости от размеров компании). Сократить этот период можно с помощью коротких семинаров для сотрудников предприятия, разъясняющих принципы работы с компанией-провайдером.

Как разграничивается ответственность заказчика и аутсорсинговой компании

В договоре передачи бухгалтерии на аутсорсинг необходимо тщательно разграничить ответственность предприятия и провайдера за выполнение тех или иных операций по ведению бухучета. Это позволит избежать многих проблем при дальнейшем взаимодействии.

Функции Ответственная сторона
Ведение главной книги и налогового учета
Введение проводок по поставщикам в главную книгу Провайдер
... ...
Закрытие периода, расчет курсовых, суммовых разниц и отложенных налоговых обязательств Провайдер
Ведение регистров налогового учета и подготовка налоговых деклараций Провайдер
Авторизация налоговых деклараций, писем и отчетов Клиент
Представление налоговых отчетов в налоговые органы и фонды Провайдер
Представительство в налоговых органах (на основании доверенности) Провайдер
Подготовка и сдача статистической отчетности Провайдер
Учетная политика, налоговое планирование, консультирование и управленческая отчетность
Разработка и корректировка учетной политики, разработка методологии бухучета Провайдер
Разработка и внедрение системы обмена данными и документами между отдельными участками учета Провайдер
Организация и методологическое обеспечение работы сотрудников клиента в области бухгалтерии Провайдер (по договоренности с клиентом)
Выборочная проверка результатов работы сотрудников клиента в области бухгалтерии Провайдер (по договоренности с клиентом)
Налоговое консультирование и планирование Провайдер (по договоренности с клиентом)
Составление управленческой отчетности и отчетности для головного офиса Провайдер (по договоренности с клиентом)
Консультации и переписка с головным офисом по поводу отчетности и налогообложения Провайдер (по договоренности с клиентом)
Сопровождение клиента в процессе инициативного или налогового аудита Провайдер (по договоренности с клиентом)
Работа с банком
Подготовка платежных поручений и других банковских документов Провайдер
Подготовка документов валютного контроля Провайдер
Авторизация банковских платежных документов Клиент
... ...
Реализация
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах Клиент
Составление счетов Клиент
Кодирование выставленных счетов для целей фискального и управленческого учета Провайдер
Составление отгрузочных документов, счетов-фактур Клиент
Авторизация и рассылка счетов Клиент
Авторизация и рассылка отгрузочных документов, счетов-фактур Клиент
Ведение книги продаж Провайдер
Подшивка документов по реализации Клиент
Контроль и выверка дебиторской задолженности Провайдер
... ...
Прочие услуги административного характера
Продление регистрационных документов по мере истечения срока их действия Провайдер (по договоренности с клиентом)
Перерегистрация по требованию государственных органов Провайдер (по договоренности с клиентом)
Подготовка решений учредителей на основе формулировок, предоставленных клиентом Провайдер (по договоренности с клиентом)
Регистрация изменений в учредительных документах Провайдер (по договоренности с клиентом)
Подбор и копирование бухгалтерской документации для головного офиса клиента Провайдер (по договоренности с клиентом)
Организация подписи на налоговых и бухгалтерских документах представителем клиента за границей (перевод документов, если необходимо) Провайдер (по договоренности с клиентом)
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.