text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как регламентировать подготовку отчета о доходах и расходах

Чтобы регламентировать подготовку отчета о доходах и расходах, предстоит разработать:

Кроме того, необходимо решить, с какой периодичностью нужно составлять такой отчет. Установленные правила следует зафиксировать во внутреннем документе (подробнее о подходах к созданию такого регламента см.  Как разработать положение об управленческой отчетности). Классификатор статей доходов и расходов, а также форму отчета о доходах и расходах можно приложить к этому документу.

Как разработать классификатор статей доходов и расходов

Для составления бюджета и отчета о доходах и расходах компании потребуется отдельный вспомогательный документ – классификатор статей доходов и расходов, приведенный в соответствие с планом счетов бухгалтерского учета (подробнее об этом см.  Как составить отчет о доходах и расходах).

Разрабатывая классификатор, стоит тщательно продумать необходимую аналитику, а также степень детализации статей. Проще всего будет определиться, выяснив у пользователей управленческой отчетности, насколько подробные данные им нужны.

Рекомендуется обеспечить возможность последовательного раскрытия информации в самой отчетной форме, создав несколько уровней вложенной иерархии статей. Например: «Расходы периода», «Административные расходы», «Расходы на связь», «Сотовая связь». Такую иерархию возможно реализовать в Excel.

Для группы компаний стоит разработать единый сквозной классификатор доходов и расходов с учетом особенностей и нюансов деятельности каждого предприятия, входящего в холдинг. Это упростит консолидацию данных, гарантированно обеспечив единообразие наполнения статей. В такой классификатор необходимо также включить аналитику, позволяющую идентифицировать «внешнюю» и «внутреннюю» выручку и себестоимость.

Для этого можно предусмотреть такие разделы, как «Доход от реализации продукции собственного производства сторонним контрагентам», «Доход от реализации услуг, оказываемых сторонним контрагентам», «Доход от реализации продукции, услуг собственного производства предприятиям группы компаний». В каждом из них (как в доходной, так и в расходной части) можно выделить список предприятий, входящих в группу компаний (см. рисунок 2. Детализация данных о доходах по компаниям группы). Этот прием поможет упростить консолидацию отчетности. Чтобы обеспечить надлежащий контроль над операциями группы и избежать ошибок при консолидации данных, желательно также составлять дополнительный отчет по внутригрупповым оборотам.

Как регламентировать методику заполнения отчета о доходах и расходах

Отчет о доходах и расходах можно формировать на основе бухгалтерских данных, однако методика его формирования может отличаться от подходов к составлению бухгалтерского отчета о финансовых результатах. Поэтому правила создания первого необходимо закрепить во внутреннем документе.

К примеру, для целей бухгалтерского и управленческого учета могут использоваться разные методы калькулирования затрат (в одном случае применяется метод полной себестоимости, а в другом – директ-костинг). Собственник может требовать, чтобы лизинговые платежи, проценты по кредиту на покупку нового оборудования, расходы на основные средства стоимостью менее 40 тыс. руб. рассматривались как расходы на инвестиционную деятельность и капитализировались, тогда как в бухгалтерском учете их можно списать в отчетном периоде, что ухудшит финансовый результат. Расхождения могут быть и в части расходов, связанных с действием локальных документов компании, например, коллективного договора, положения о социальном обеспечении, положения о премировании. В бухгалтерском учете материальную помощь, оплату дополнительных дней к отпускам, лечения определенных заболеваний и т. д. можно относить на затраты периода. Для собственника подобные траты означают расходование прибыли. Корректируя статьи отчета на разрешенные к списанию в бухгалтерском учете суммы, можно добиться того, чтобы в отчете о доходах и расходах была представлена прибыль, очищенная от затрат, не связанных с производственным процессом. Для отражения инвестиционных расходов и социальных выплат рекомендуется применять отдельные отчеты (подробнее о первом из них см.  Какой отчет поможет контролировать исполнение инвестиционного бюджета), то есть вести учет производственных затрат, инвестиционных и расходования прибыли раздельно.

Кроме того, отчет о доходах и расходах может включать данные о хозяйственных операциях в соответствии с их экономическим смыслом, а не документальным оформлением.

Наталья Кузнецова , финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»

Отчет о доходах и расходах формируется методом начисления. Все доходы отражаются со знаком плюс, расходы – со знаком минус.

Любые доходы (расходы) неденежного характера следует исключать с помощью корректировок из отчета о доходах и расходах предприятия (т. е. они не должны влиять на финансовый результат периода). Их необходимо показывать как изменения соответствующих статей управленческого баланса. В частности:

Бухгалтерские суммы доходов и расходов от продажи векселей и других денежных эквивалентов, от курсовой разницы, связанной с операциями в иностранной валюте, в управленческом отчете необходимо исключать из строк и показывать либо в неоперационных доходах, либо в неоперационных расходах в зависимости от финансового результата по всем операциям подобного типа за отчетный период.

В каком формате представить отчет о доходах и расходах

Важное преимущество отчета о доходах и расходах по сравнению с бухгалтерским отчетом о финансовых результатах – возможность план-факт анализа каждой запланированной статьи.

Для этого в отчет о доходах и расходах следует включить графы:

Разрабатывая правила подготовки отчета, важно указать, какой уровень отклонений от плана считать существенным (в процентах или суммой). Например, перерасход бюджета на ремонт производственного оборудования на 10 процентов может составлять миллионы рублей. Необходимо будет разобраться, были ли некорректно запланированы расходы по этой статье или, возможно, причина отклонения кроется в аварийном состоянии оборудования, халатном отношении к планово-предупредительным ремонтам и т. д. При этом 200 процентов перерасхода по статье «Канцтовары» могут уложиться в сумму 200 руб. и не иметь принципиального значения для компании. Уровень существенности стоит устанавливать по группам статей: например, расходы на энергоносители, офисные расходы, транспорт и т. д.

В форме отчета о доходах и расходах можно предусмотреть специальную графу (например, «Примечание») для указания причин отклонений. В положении может содержаться, к примеру, следующая формулировка: «При отклонении факта от плана (в отчетности за квартал, полугодие, девять месяцев, год) более чем на 10 процентов необходимо расшифровывать причины отклонения в столбце «Примечание» отчета о доходах и расходах».

В отчет можно включить и сравнение с предыдущим аналогичным периодом, в этом случае его нужно дополнить графами:

Необходимо, чтобы в свернутом виде, предназначенном для собственника, отчет и доходах и расходах располагался на одной странице формата А4.

С какой периодичностью составлять отчет о доходах и расходах

Регламентируя правила составления отчета о доходах и расходах, в положении об управленческой отчетности следует указать периодичность его формирования.

Если обороты компании относительно невелики (обороты менее 60 млн руб. в год), то для контроля финансового состояния, скорее всего, будет достаточно составлять отчет о доходах и расходах раз в квартал. Для оперативного контроля деятельности можно использовать отчет о движении денежных средств, так как чаще всего такие компании применяют упрощенную систему налогообложения, а выручку учитывают по кассовому методу.

Для предприятий среднего и крупного бизнеса стоит предусмотреть ежемесячный отчет о доходах и расходах (а также дополнительные оперативные отчеты для контроля различных аспектов ее деятельности). Формулировка в регламенте может быть, к примеру, такой: «Отчет о доходах и расходах за I квартал, полугодие, девять месяцев, год составляется накопительным итогом с начала года. Отчет о доходах и расходах за месяц составляется по результатам работы предприятия за месяц, то есть не является накопительным с начала года». Во внутренних документах стоит также зафиксировать, к какому числу должен быть готов отчет: например, до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если в компании квартальные отчеты формируют на основе бухгалтерских данных, подготовку отчета о доходах и расходах можно приурочить к датам сдачи декларации по НДС или налогу на прибыль. К этому времени в бухгалтерии обычно выверены все данные. Составлять управленческую отчетность можно и раньше при условии онлайн-работы ERP-систем.

При этом необязательно проводить все процедуры, необходимые для получения достоверной бухгалтерской отчетности: инвентаризировать статьи баланса, ждать акты сверки с контрагентами, точно начислять налоги и т. д. (т. е. не нужно ждать, когда бухгалтерия закроет период), вполне достаточно информации операционных отчетов или данных, почерпнутых из оборотно-сальдовых ведомостей. Однако стоит учитывать, что чем ближе будет момент сдачи управленческого отчета к дате окончания текущего отчетного периода, тем ниже степень достоверности данных и тем выше уровень информационной неопределенности для принятия пользователями управленческих решений.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.