text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как кодировать справочники в управленческом учете

Кодирование справочников нужно выполнять с соблюдением следующих общих требований:

Совокупность применяемых при кодировании методов и правил называется системой кодирования. Ее элементы:

Длина кода – это количество знаков, используемых для обозначения объектов (зависит от числа кодируемых объектов и количества их характеристик).

Схема кодирования – это последовательность расположения знаков кода и заложенная в них «смысловая» нагрузка.

В зависимости от того, справочник какого вида формируется – простой или сложный, с иерархической или фасетной классификацией (подробнее о построении справочников объектов управленческого учета см. Как систематизировать справочную информацию в управленческом учете), могут применяться следующие схемы кодирования (таблица 1. Виды справочников и схем кодирования):

Как кодировать простые справочники

Для простых справочников применяется регистрационное (порядковое и серийное) кодирование, не предполагающее предварительную классификацию объектов.

Порядковое кодирование. Номера присваиваются объектам последовательно в зависимости от места, которое они занимают в справочнике. Место в справочнике может задаваться произвольно или с помощью простейшей систематизации – по мере идентификации объектов в ходе инвентаризации, по степени важности объектов и т. д. В таблице 2 представлен фрагмент справочника основных средств, в котором объекты расположены в порядке их ввода в эксплуатацию. В соответствии с их позициями (порядковыми номерами) в справочнике им присвоены коды.

Порядковая схема кодирования – самая простая для понимания. Вместе с тем, она имеет и недостатки. Во-первых, она не несет никакой информации о характеристиках объектов. Во-вторых, не подходит для справочников с большой номенклатурой, так как в этом случае ими неудобно пользоваться.

Количество разрядов (длина кода) определяется количеством объектов. Если, например, их меньше 100, то достаточно двух разрядов, до 1000 – три разряда, и т. д.

Серийное кодирование. Вся совокупность объектов делится на группы по какому-либо признаку классификации. Внутри каждой из них коды присваиваются так же, как и при порядковой схеме, но в пределах определенного диапазона (серии) номеров, выделенного для данной группы. Пример использования серийной схемы в отношении справочника основных средств представлен в таблице 3. Все объекты в зависимости от их роли в деятельности компании разбиты на три группы – «Машины и оборудование», «Здания и сооружения» и «Прочие основные средства». Для каждой определен диапазон номеров:

Серийная схема кодирования имеет преимущества по сравнению с порядковой. Она содержит определенную информацию о характеристиках объекта – о нем можно сделать вывод исходя из его номера. Поэтому коды следует присваивать очень аккуратно, выбирая их из правильного диапазона.

Длина кода определяется как числом выделенных групп объектов, так и количеством объектов внутри каждой из них. В рассмотренном примере (см. таблицу 3. Справочник основных средств с группировкой объектов по их роли и серийной системой кодирования) три группы (т. е. менее 10) и внутри каждой из них не более 100 объектов. В этом случае достаточно трех разрядов. Если же групп будет 10 и больше или внутри какой-нибудь из них окажется более 100 объектов, то потребуется четыре разряда и более.

Какие схемы кодирования применять для сложных справочников

Для кодирования сложных справочников применяется классификационное (последовательное и параллельное) кодирование.

Последовательное кодирование. Эта схема используется для справочников с иерархической классификацией. На каждом уровне иерархии задается диапазон значений. Из них нужно выбрать то, которое соответствует конкретному объекту. Код формируется как последовательность этих значений. В нем под каждый уровень отводится один или несколько разрядов.

Пример использования этой схемы представлен в таблице 4.

В представленном справочнике проведена последовательная иерархическая классификация объектов основных средств: в группах выделены подгруппы, которые в свою очередь делятся на виды и подвиды. Внутри подвидов отдельные объекты идут списком в произвольном порядке. Код объекта на каждом из уровней иерархии определяется исходя из того, к какому подмножеству данный объект относится.

Например, код объекта «Плоскошлифовальный станок Olivetti NP300 с заводским номером изготовителя 12007» будет сформирован следующим образом:

В итоге код данного объекта – 111102.

При последовательной схеме длина кода определяется количеством уровней иерархии и значений (подмножеств) на каждом из них. В рассмотренном примере оказалось достаточно шести разрядов. Если бы, например, на третьем уровне иерархии (виды основных средств) было выделено 10 и более видов станков, то для отражения значений данного уровня иерархии пришлось бы использовать не один, а два разряда, и общее количество разрядов увеличилось бы до семи.

Для этой схемы значения кодов на каждом из разрядов нужно рассматривать во взаимосвязи с кодами на предыдущих уровнях иерархии. Только последовательное сочетание кодов различных разрядов обеспечивает точную идентификацию объекта. Например, если на четвертом разряде стоит значение «2», то объект может относиться как к подвиду «Круглошлифовальные станки», так и к подвиду «Револьверные токарные станки». Поэтому для однозначного определения объекта необходимо указать и вид, и подгруппу, и группу, к которым он относится.

Последовательной схеме кодирования присущи те же достоинства и недостатки, что и иерархической классификации: с одной стороны – доступность понимания и использования, а с другой – негибкость, сложность внесения изменений.

Параллельное кодирование. Этот подход применяется для справочников с фасетной классификацией объектов. На каждом из фасетов для объекта выбирается соответствующее ему значение из установленного диапазона. Код формируется как набор этих значений. Под каждый фасет в нем отводится один или несколько разрядов.

Пример использования параллельного классификационного кодирования представлен в таблице 5.

В этом примере в отношении основных средств применено четыре признака классификации (четыре фасета):

Дополнительно для точной идентификации конкретного объекта используется порядковый номер, который ему присвоен в инвентарной описи каждой отдельной структурной единицы.

Например, код объекта «Плоскошлифовальный станок Olivetti NP300 с заводским номером изготовителя 12007» формируется следующим образом:

В инвентарной описи ремонтно-энергетического цеха этот станок идет под номером 23, поэтому на пятом и шестом разрядах стоит значение «23».

Код этого объекта – 111223.

При параллельном кодировании количество разрядов определяется числом фасетов (аналитических признаков) и значений внутри каждого из них. Если бы в условиях рассмотренного примера количество выделенных в компании структурных единиц составило 10 и более, то для отражения значений по этому фасету пришлось бы использовать уже два разряда, а общее количество разрядов увеличилось бы до семи.

В параллельной схеме значения кодов на разных разрядах никак не связаны между собой. Например, если на четвертом разряде значение кода равно 2, то это будет всегда указывать на то, что объект основных средств используется в ремонтно-энергетическом цехе независимо от его принадлежности к определенной группе, участия в определенном процессе или от способа получения контроля над ним.

У этой схемы те же достоинства и недостатки, что и у фасетной классификации: гибкость, возможность внесения изменений и в то же время сложность для понимания пользователями. У нее есть ограничение. Параллельная схема кодирования не всегда позволяет точно идентифицировать объекты. Например, в таблице 5 фасетная классификация в чистом виде не позволила бы выйти на уровень отдельных инвентарных объектов. Поэтому была применена смешанная фасетно-иерархическая классификация.

В код вошли значения, выбранные на каждом фасете, а кроме того – номер из инвентарной описи объектов основных средств, которая использовалась для ремонтно-энергетического цеха (дополнительное иерархическое деление).

Совет:  кодировать справочники можно не только с помощью цифр, но и букв, а также их сочетаний

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Для кодирования справочников чаще всего используются коды:

  • цифровой (предполагает использование в качестве знаков цифр);
  • буквенный (использование букв);
  • смешанный (одновременно задействованы и цифры, и буквы).

У цифр два существенных преимущества. Во-первых, они лучше «читаются» информационными системами. Во-вторых, «язык» цифр – интернациональный, тогда как, применяя буквы, нужно принимать во внимание языковые различия.

У применения букв есть свои плюсы: названия запоминаются легче, пользователи быстрее и точнее идентифицируют объекты. Например, в авиаперевозках для обозначения пунктов отправления и назначения (аэропортов) применяются коды – сокращенные наименования, использующие латинские буквы. Это позволяет даже не очень искушенным пользователям – пассажирам – легко ориентироваться в информации, представленной в расписании, авиабилетах, багажных бирках и т. д.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.