text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как систематизировать справочную информацию в управленческом учете

Создавая систему справочников в целях управленческого учета и отчетности, необходимо определить:

Ответ на первый вопрос зависит от того, какие аналитические признаки потребуются для конкретного объекта (подробнее о том, как сформировать их перечень, см. Как определить аналитические признаки для справочников управленческого учета).

Чтобы выбрать подходящую структуру справочников, следует рассмотреть их возможные виды.

Для ответа на третий вопрос необходимо определиться, нужны ли для учета несколько равнозначных справочников или один из них будет главным, а остальные – подчиненными.

Как структурировать справочники для управленческого учета

Структура справочника будет зависеть от того, какую информацию в него нужно включить и как ее систематизировать.

С точки зрения отражаемых реквизитов выделяют:

Например, если в справочник материалов (см. таблицу. Справочник материалов) включить только данные, представленные в столбцах 1–4 (наименования и коды номенклатурных позиций), то это будет справочник-перечень. Если добавить к ним столбцы 5-8, то получится справочник-описание, отражающий, помимо названий и кодов, информацию о способе получения, месте хранения и прочих характеристиках материалов.

В зависимости от схемы систематизации значений справочники делятся на:

В простых справочниках значения перечислены в линейном (одномерном) виде; для систематизации объектов используется или только один аналитический признак, или ни одного. В сложном справочнике применяются два (и более) признака, а его структура отличается от линейной.

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Справочник основных средств можно подготовить, используя несколько подходов.

1. Составить перечень основных средств, ориентируясь на итоги инвентаризации. Он будет лишен какой-либо систематизации, то есть будет носить совершенно произвольный характер: объекты в него будут попадать по мере их «обнаружения» в ходе проводимой инвентаризации. Такой перечень будет линейным (одномерным), общее множество объектов не будет разделяться на какие-либо подмножества. В результате будет получен простой справочник.

2. Систематизировать составленный в ходе инвентаризации перечень объектов основных средств с использованием того или иного признака классификации. В частности, можно упорядочить список в алфавитном порядке (используемый в этом случае признак классификации – «Место в алфавите первых букв наименования объекта»). Или разместить объекты в списке в зависимости от даты их ввода в эксплуатацию (признак классификации – «Хронология ввода объекта в эксплуатацию»). Полученный справочник также будет простым.

3. Систематизировать полученный перечень объектов с использованием нескольких признаков классификации – разделить основные средства в зависимости от сферы применения и особенностей конструкции на разделы, классы, группы и т. д. В этом случае справочник получится сложным, нелинейным, в нем общее множество объектов последовательно разбивается на подмножества: сначала на разделы, потом на классы и т. д.

Использовать ли простую или сложную структуру справочника, зависит в первую очередь от количества представленных в нем значений. Если их немного, то лучше сформировать простой справочник, если много – то сложный. Например, справочник «Способ получения материалов» может содержать всего два значения – «Приобретение» и «Передача для переработки». Поэтому очевидно, что его структура будет простой в отличие от справочника «Места возникновения затрат», который может содержать несколько десятков или даже сотен значений.

Совет:  не стремитесь отражать всю информацию о группе объектов управления в одном справочнике, иначе им будет неудобно пользоваться

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Использование совокупности справочников может быть более удачным вариантом, чем применение одного «большого справочника».

Например, необходимо обеспечить раздельное планирование и учет переменных и постоянных затрат. Для этого в справочнике статей затрат некоторые статьи, имеющие переменную и постоянную составляющие, разделяются на соответствующие подстатьи: статья «Содержание основного производственного оборудования» делится на «Содержание основного производственного оборудования – переменные» и «Содержание основного производственного оборудования – постоянные» и т. д.

Допустим, некоторые статьи затрат также важно учитывать в привязке к отдельным регионам. Для этого в справочник вводятся подстатьи вида «Затраты на содержание – представительство Пермь», «Затраты на содержание – представительство Челябинск» и т. д.

В итоге справочник получается громоздким и неудобным для использования. Пользователи либо не указывают в первичных документах статью для отнесения затрат, либо допускают ошибки в выборе нужной статьи или подстатьи.

Удобнее было бы использовать компактный справочник статей затрат и совместно с ним справочники «Характер поведения затрат (в зависимости от уровня деловой активности)» и «Места возникновения затрат» (или «Регионы»).

Сложные справочники в зависимости от порядка использования аналитик можно разделить на те, в которых применяется:

В случае иерархической схемы каждый последующий используемый аналитический признак детализирует предыдущий. Построенный таким образом справочник имеет древовидную структуру. При фасетной классификации никакой прямой связи между используемыми признаками нет, они независимы друг от друга, применяются одновременно и параллельно. У такого справочника матричная структура.

Иерархическая схема в силу своей наглядности проста для понимания. Поэтому с построенными на ее основе справочниками легко работать. Данный подход следует применять, если предполагается большой объем ручной работы (в частности, применение справочников для оформления первичных документов). У этой схемы есть и некоторые недостатки. Во-первых, как уже было сказано выше, иерархия подразумевает, что каждый последующий используемый признак классификации детализирует предыдущий, то есть иерархия справочника строится от более важного признака к менее важному. На практике не всегда удается однозначно определить приоритетность признаков, часто они равнозначны. Например, применительно к материалам совершенно неочевидно, какой из признаков классификации важнее – «Способ получения материалов» или «Место хранения материалов». Во-вторых, сложным оказывается внесение изменений в выстроенный по иерархической схеме справочник – например, когда нужно изменить последовательность применения признаков или один из них поменять на другой.

Фасетная классификация лишена указанных недостатков (сложности возникают только при нестабильности представленных в ней объектов – например, если постоянно добавляются новые объекты или исчезают существующие). Однако построенный с использованием такого подхода справочник (многомерную матрицу) трудно представить и понять, а потому и пользоваться им сложно. Этот подход лучше использовать, если справочники применяются для автоматизированной обработки информации (например, при формировании аналитических отчетов).

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

В таблице приведен фрагмент трехуровневого справочника с иерархической классификацией элементов. Первый уровень – группы статей затрат, второй – статьи внутри каждой из групп, третий – подстатьи внутри статей.

Группы статей выделены по аналитическому признаку «Группа процессов (в которых возникают затраты)»; статьи – «Целевое назначение затрат»; подстатьи – «Характер поведения затрат (в зависимости от уровня деловой активности)». Аналитики применяются последовательно: второй признак конкретизирует первый, а третий признак – второй.

Например, подстатья «Содержание управленческого персонала – переменные» (указывающая на то, что затраты носят переменный характер) образована путем выделения из статьи «Содержание управленческого персонала» (название которой говорит о том, что целевое назначение данных затрат – содержание персонала). В свою очередь статья «Содержание управленческого персонала» была выделена из группы статей «Общехозяйственные затраты» (название которой указывает на то, что затраты возникают при реализации общехозяйственных процессов).

На схеме представлен фрагмент справочника статей, структура которого образована на основе фасетной классификации.

В нем используются те же три аналитических признака, что и в случае со справочником с иерархической структурой. Только применяются они не последовательно, а параллельно. Каждый из признаков образует свою независимую ось координат. А все вместе они создают трехмерную матрицу. Соответствующие значения по каждой из осей координат формируют определенную статью (подстатью) затрат.

Например, статья (подстатья) «Содержание управленческого персонала – переменные» образуется как пересечение следующих значений:

  • по оси «Целевое назначение затрат» – значения «Содержание персонала»;
  • по оси «Группа процессов» – значения «Общехозяйственные процессы»;
  • по оси «Характер поведения затрат в зависимости от уровня деловой активности» – значения «Переменные».
Совет:  разработать управленческие справочники будет проще, если взять за основу общероссийские или отраслевые классификаторы

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Разрабатывая справочники для управленческого учета, можно использовать в качестве образца официальные справочники – международные, общероссийские или отраслевые (например, Общероссийский классификатор стран мира, Общероссийский классификатор услуг населению, Общероссийский классификатор основных фондов).

В некоторых случаях подобные документы могут применяться вообще без изменений или с минимальными корректировками. Например, из Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления фактически путем копирования может быть получен необходимый в управленческом учете справочник «Регионы».

В других случаях «внешние» справочники могут быть использованы как классификаторы, то есть как документы, задающие структуру формируемых компанией справочников. Например, справочник основных средств может быть создан на основе структуры, заложенной в Общероссийский классификатор основных фондов.

Как организовать взаимодействие справочников

Возможны два основных варианта взаимодействия справочников:

Использование главного и подчиненных справочников. С точки зрения выполняемой роли справочники делятся на главные и подчиненные. Главные всегда содержат данные о наименованиях и номерах объектов и могут также включать информацию об их характеристиках. Каждый из подчиненных справочников отражает ту или иную характеристику объекта и используется для наполнения главного (см. схему 1. Порядок использования главного и нескольких подчиненных справочников).

Например, представленный в таблице справочник материалов главный, независимо от того, содержит он только столбцы 1–4 или еще и столбцы 5–8. Все прочие справочники («Способы получения материалов», «Места хранения материалов» и т. д.) по отношению к нему подчиненные, отражающие характеристики представленных в нем объектов.

На схеме 1 показан порядок формирования главного справочника. С точки зрения применяемых методов классификации он смешанный: левая его часть (столбцы 1–4) построена по иерархической схеме, правая (столбцы 5–8) – с использованием фасетной классификации. Выбирая этот подход, нужно учитывать, что всякое изменение в любом из подчиненных справочников непременно приводит к изменениям в главном.

Применение такого варианта уместно, когда:

Пример главных и подчиненных справочников в управленческом учете

Сергей Шебек , руководитель проекта COSTKILLER.RU

Для решения управленческих задач менеджерам компании необходимо видеть информацию не только об имеющихся основных средствах, но и о том, какие подразделения их используют. Для этого к справочнику основных средств «привязывается» справочник центров финансовой ответственности (ЦФО). Первый из них будет главным, а второй – подчиненным.

Следует заметить, что это деление не абсолютное, а относительное. То есть, говоря о том, что справочник главный или подчиненный, всегда следует уточнять – по отношению к какому именно справочнику (или справочникам).

В данном примере справочник ЦФО подчиненный по отношению к справочнику основных средств. Но справочник ЦФО будет главным по отношению, например, к справочнику сотрудников. Второй из них «привязывается» к первому, чтобы получать информацию о руководителях каждого ЦФО.

Применение равнозначных справочников. Этот подход подразумевает, что между справочниками непосредственной взаимосвязи нет, при этом они используются для наполнения учетного регистра (и косвенно взаимодействуют через него). Деление на главный и подчиненный справочники в этом случае носит условный характер – фактически все справочники равнозначные и независимые.

На схеме 2 представлен порядок применения таких справочников. Для учета наличия и движения материалов используется одноименный регистр. Он заполняется данными в таком порядке:

Этот вариант понятен пользователям, не вызывает сложностей в использовании и подходит для ручного применения. Он гораздо более гибок и легок для внесения изменений (как в части изменения представленных значений, так и в части структуры справочников). К относительным недостаткам можно отнести то, что в некоторых ситуациях этот способ проигрывает первому варианту в части трудоемкости: при его применении пользователю часто достаточно обратиться к одному (главному) справочнику, тогда как при втором варианте всегда нужно обращаться ко всем справочникам.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.